1、感謝你的觀看單證計劃調度崗位工作流程圖 1單證計劃調度崗位工作流程單證計劃調度崗位工作主要為三大塊，架構如下：一、訂貨單處理：1、接單（即接受各客戶傳真回廠的訂貨單） ：由于單證工作室成員分微波爐/空調/ 小家電三個項目進行跟蹤，在訂單的接受上需分清楚產品線。2、訂單處理：訂單收悉后處理圖表分析：運輸調度員安排車隊實際發貨業務員填寫訂貨單注意事項：業務員需在客戶回傳公司的訂貨單上留下自己的姓名及聯系方式。根據當天公司發給各營銷中心的庫存表協助客戶做次日的訂貨單。核實價格是否超常規，如有特殊價格一定要事前報告中 請，并在回傳公司的定單上注明清楚報告內容及日期。如代理商帳面余額不足，出具了銀行承兌

2、匯票、支票、或 匯票，則業務人員應將原件仔細核對確認無誤后第一時間 EMS 回公司，并在復印件上簽名后傳真回公司以便第一時間能發貨， 如果該票是背書的銀行承兌，則連同票據的背面都要傳真過來；（業務員是首先收到票據的人， 所以一定要注意看這張票據的蓋章是否清晰， 收款人的帳號和名稱有沒有寫錯； 還要注意看這張票據的客戶所屬的銀行是否屬于保兌倉的銀行承兌和是否屬于商業銀行承兌， 如果此票據屬于商業銀行承兌， 那就必須要先請示集團公司副總裁同意才能收下） 。如帳面余額不足，短時間內又無法辦款， 則要求訂貨客戶出具欠款委托書， 說明欠款時間，發貨金額，報公司批示后方可發貨。如有需要安排隨貨走的臨時贈品

3、、 宣傳資料請在訂單上額外注明。在做宣傳資料申請數量時要求與終端科協商好具體出庫數量。如代理商發貨至異地倉， 業務人員需要求訂貨單位開具委托書注明收貨地址、聯系人及聯系電話， 與訂單一同回傳公司， 并在訂單的右上角處明確注明發至異地（？） 。單證計劃科處理訂貨單注意事項：1）單證計劃組接受到定單后，首先檢查訂單上是否有我司業務人員的簽名，以及購貨單位的公章。無公章，通知業務人員要求訂貨單位蓋章確認后再重傳公司。2）初步查看所訂型號是否有斷貨，如某型號斷貨則聯系業務人員是否調整，如有調整則將此份訂單作廢，避免重復做單。如業務告知無須調整則待貨源齊全后再補單。3）核對產品價格是否正常，有沒有特殊性

4、，如價格特殊，則在各地區報告文件夾中查找是否有特殊報告申請， 并將此報告與訂單附在一塊作為審核的依據。 如沒有特殊申請而價格又特殊則與業務員電話溝通，詢問清楚情況，要求打報告申請。4）通過內務管理系統查詢客戶帳面是否有余款，核實余款是否足夠發貨。如余額不夠， 查看業務人員在訂單回傳公司的同時是否有相關銀行票據一起回傳。如有票據， 則打開內務管理系統將新回傳的票據輸入系統內，在輸入票據的過程中要核實是否重復輸入。要求業務人員將原件必須以最快時間EMS 回總部。票據原件回廠后首先入內務管理系統， 注意是否有重復登記，并在筆記本上登記后轉交財務部門。如余額不足， 又無任何票據則查看是否有超過公司給與

5、各客戶的信用額度，如超過信用額度則查看是否有公司總部批示過的由營銷中心打的申請報告以及客戶出具“到期付款保證書” ，保證書欠款額度100以下俞堯昌副總裁批示即可， 欠款額度 100 萬以上要求執行總裁批示。這一方面也是為了保障公司的利益， 規范工作制度。 另外要求些都是很重要的。貨款問題注意細節：a、原則上：發貨采用現款現貨的原則、超市或專業連鎖系統有帳期或信用額度。b、票據類型：匯票、銀行承匯（三方銀行承匯必須按“銀行提貨單”金額提貨） 、電匯（新單位必須貨款到我司帳戶中方可發貨） 、支票（只限廣東部分區域廣州、東莞、江門、佛山） 。c、當收到票據后，先檢查票據是否有問題，如蓋章模糊、字體不

6、規范。d、復印一式四份，留檔、給財務（2份）、出納；6原件登記在本子上并給出納簽收；f、若遇到退票的，如蓋章不清，超過三次背書的，馬上退何辦事處重辦，并定期跟蹤情況，直到寄回公司。g、做好全國三方客戶（保兌倉）的余額明細表，要是有票據快要期的客戶時，要馬上提醒業務員去跟進， 讓客戶盡快到三方銀行存錢辦提貨通知書。h、抓緊資金回籠，公司總部對業務員前期已傳真過來的匯票、銀承或電匯底單，超過 10 天還未寄回公司財務的，除電話通知他們立即寄回外，還要將客戶名稱、票號、金額、負責收款的業務名單登記清楚，如果超過 20 天還未寄回或者換了票不通知公司的， 除要業務員說明清楚原因外，給予一定的扣罰。i

7、、返利手續未辦完如何發貨？客戶必確認我司財務的“財務對帳單” ，再由客戶出保證書，方可發貨。5）分配貨源將目前庫存型號結合各地區訂單情況進行分配， 根據各業務主管的要求安排貨源6）計算車位，安排贈品根據分配好貨源的訂單開始計算車位， 超過整車車位或略少與整車的訂單與業務人員聯系略做調整， 保證整車出貨， 盡量避免走臨擔，因為目前運費空漲，公司承擔了很大運輸壓力。每做一份訂貨單的同時， 要優先考慮售后部是否有配件、 辦事處是否贈品、樣機和資料隨貨走， 還要注意這個要發貨的單位是否已經有手續要求在發貨單價中下浮返利差價； 注意準確計算產品裝車貨運量，如果該客戶走的是零擔，就必須要在訂單上注明清楚；

8、如果遇到是第一次發貨的客戶， 就要讓業務員提前提供資料單位全稱、收貨詳細地址、聯系人電話、收貨時間、貨倉在市區還是在郊區、白天貨車通行有無限制、有無裝卸工人，要提醒業務員該客戶由于是首次發貨， 因此該客戶的票據要收到正本、 電匯要到公司帳戶上才能安排發貨，等等。具體明細見附表一：3、安排出貨：1）做好計劃單后，根據計劃單叫車，即安排運輸車隊次日來廠裝貨。2） 將做好的計劃單送財務單證組打單。 財務打單人員按 “產品訂貨單”打印成“產品提貨通知單”。 “產品提貨通知單”各聯作用：第一聯業務科存查財務打單人員存檔第二聯倉庫存倉庫計帳員計帳第三聯財會部門結算財務部人員計帳第四聯銷售計提及財務結算財務

9、部人員計帳第五聯送貨回單運輸公司運費結算第六聯業務員存相關業務員記帳存檔第七聯隨貨同行運輸司機存檔第八聯門衛放行保衛科存檔3）將打好的產品提貨通知單交財務科審核，蓋“發出商品專用章”確認。4）將蓋好章的計劃單轉交運輸調度員，運輸調度員按運輸公司的車輛情況具體安排發運。并在“產品提貨通知單”右上角標注具體車號。安排車隊司機去倉庫提貨。5）財務打單員與次日上午根據前一天發運的具體情況（發貨單位、數量、金額、車號、備注等） ，匯總數據發電子郵件至各地辦事處。6）如果運輸車隊出現任何問題：各運輸公司的路線由計劃調度員提供聯系方式；在途車輛直按向運輸公司有關人員查詢，7）當天所有訂單處理完畢后，根據倉庫

10、條碼系統查詢當日庫存情況，并發全國營銷中心，方便各各客戶、業務員清晰知道公司里到底哪些型號有貨、 哪些型號無貨， 無貨的型號預計在哪天生產，確保他們能準確掌握公司最新的產品庫存信息。同時，我們還要注意產品庫存的準確性， 要是成品倉里存在質量問題而不能正常出貨的產品，請技術部和倉庫人員第一時間電話通知，避免由于倉庫沒貨裝而導致整天改單據， 浪費公司資源， 重復工作。二、生產計劃調度與安排1）每月 20 日做下月的常規生產計劃：各營銷中心必須按產品訂貨單填寫下月各地區所需要型號數量、贈品數量。與生產部門協調安排生產根據生產部門的建議做出適當調整注意： 由于生產計劃的落實必須以下月的銷售目標的指定為

11、前提，因此需要各業務部門的大力配合，每月 20 日前將下月的要貨計劃回傳公司，且務必確保計劃的準確性，可靠性。 2）據實際提貨及時跟進生產，安排計劃：與公司計劃調度中心的人員溝通好， 當遇到有部分貨源在有計劃生產的前提下， 而公司庫存數量不多， 但比較暢銷的型號斷貨時，要主動向計劃員反映，請他們立刻協調車間安排生產，爭取不讓暢銷型號斷貨太久，喪失市場份額。三、代理商庫存盤點1）每月3031 號收集各營銷中心代理商庫存盤點表2）根據收集齊全的盤點表進行匯總分析，并報集團公司副總裁閱。3）盤點表的格式由計劃單證科不斷更新。即盤庫表格里的產品型號要隨著有新型號的增加而不斷地更新，然后發 E-mail

12、 給全國辦事處。4）代理商庫存盤點要求一定要準確。業務人員要結合當月客戶的進銷存情況進行實地盤庫， 不能僅僅憑借代理商提供的數據就回傳公司， 一定要確?？蛻舯P庫的準確性。流程分析：以上是單證計劃科的大致工作流程， 通過具體工作時的流程跟蹤我們發現， 每個環節一旦出了問題， 單證計劃工作室的科員就需要電話聯系業務人員， 告訴相關變動信息， 如此大量的重復的工作耗費了我們 80% 的精力， 也就是說做單前的準備工作 （也就是價格的核實，帳務問題的處理以及貨源的安排）耗用了我們超過一半的時間，真正安排做單計算車位發貨的時間三分之一都不到，因此在流程的處理上很容易出現斷檔。簡單來說：財務單證是需要計劃單才可打單，而由于我們一小時中前48 分鐘是用來準備資料， 要在后 12 分鐘才能將做好的計劃單出來送交財務，財務單證組才能進行下一個環節的工作， 而如果我們準備資料的時間只需要花2530 分鐘那么我們就可以將打單時間提前，那么也就可以更快進入下一個環節，大大提高我們的工作效率。通過以上分析