1、會議管理制度 會議 管理規定 目 錄 第一章 公文管理的總則1 第二章 公司內部會議1 第三章 公司外部會議4 第四章 會議文件5 第五章 會后事項6 第六章 會議紀律及處罰規定7 第七章 附則8 集團 會議管理制度 會議管理 制度 第一章 總則 第一條 為規范公司會議管理，提高會議質量、效率及服務水平，根據公司實際情況，特制定本制度。 第二條 本規定適用于集團內部各類會議和對外參加的各項會議。包括會議前期準備、會議進行中及會議后期的管理等三個階段。本規定所指的公司內部會議不包括股東會會議、董事會會議。 第三條 會議管理的組織體系實行董事長（執行董事）領導下的總經理負責制。董事長是各類重要會議

2、的審批人。董辦是各類會議的管理部門和監督部門，各部門主管領導是會議申請、會議組織及會議紀要落實的第一責任人。 第二章 公司內部會議 第四條 公司內部會議主要包括董事長辦公會、員工大會、專題會、部門例會及臨時會議等五大類。 第五條 董事長辦公會會議由董辦行政部召集，由董事長主持，也可由董事長委托執行董事主持。 第六條 董事長辦公會的會議議題由董事長或執行董事或有關部門提出，由董事長確定。會議內容包括但不限于以下方面： （一）學習國家、北京市有關房地產開發的政策。 （二）研究公司發展規劃、經營策略。 （三）研究公司經營發展中遇到的重大問題。 （四）聽取有關部門的工作匯報。 （五）研究人事安排。 （

3、六）研究處理可以不經董事會討論，但又不宜由相關個人決定的事宜。 第七條 董事長辦公會原則上每周召開一次會議，時間一般安排在星期一下午 5 點，在董辦會議室召開，根據工作需要可臨時召開。 第八條 除臨時召開的董事長辦公會會議須提前半天通知外，原則上不另行通知。 第九條 董事長辦公會由執行董事、董事長助理、董辦主任、各部門總監出席。 第十條 經董事長辦公會討論通過的文件，由董事長或執行董事簽發。 第十一條 董事長辦公會會議在研究問題時，應當充分討論，最后由董事長決定。 第十二條 董事長辦公會參會人員因故不能出席，必須提前向董事長請假，并報行政部備案；參會人員不得遲到、早退。 第.條 董事長辦公會會

4、議精神可傳達的內容由各部門總監向本部門傳達，除經董事長批準可以在公司公開的外，與會人員應嚴格保密，不得泄露。 第十四條 員工大會會議分為半年會議和全年會議，分別在每年的 7 月和 1 月上旬召開。 第十五條 員工大會會議由董辦組織召開，公司全體員工參加。 第十六條 員工大會會議內容包括但不限于： （一）進行工作總結； （二）動員部署下半年或新的一年工作； （三）進行制度培訓。 第十七條 員工大會會議使用的全局性的文件由董事長助理起草，專業文件由專業部門起草，行政部審核，經董事長審核通過后，提交大會使用。 第十八條 員工大會會議原則上不得請假。特殊情況需要請假的，須董辦主任批準，報行政部備案。

5、第十九條 專題會會議由部門總監確定召開，并邀請與專題會議相關的部門及人員參加。需要董事長出席的，部門總監應提前向董事長報告。 第二十條 申請部門應提前一天填寫內部會議申請單報行政部。申請單上寫明會議議題后及時交行政人事部。會議時間的變更必須通知行政部。 第二十一條 專題會召集部門應于會議召開的次日將會議紀要及會議簽到表報行政部。 第二十二條 各部門例會會議由部門總監確定召開時間，由各部門全體人員參加，部門例會會議內容主要為總結上周每個人的工作，安排本周工作。 第二.條 根據實際情況，對重大事宜需專題討論研究的可 組織召開臨時會議，由董事長擬定內容，行政部負責通知參會人員。由與會議主題內容對應的

6、部門整理會議紀要。 第三章 公司參加 外部會議 第二十四條 公司參加的外部會議(下稱外參會)主要是指公司應邀參加政府及相關聯單位的各類會議。 第二十五條 各部門接到會議通知后（包括書面通知、電話通知及傳真通知），應將會議通知連同本部門的參會意見報到行政部；由行政部報相關領導批準后,通知參會部門及人員按時參會，并由主管領導在批準單上簽字確認。 第二十六條 根據會議通知的議題,由主管該項工作的部門負責人召集有關部門開會并針對會議議題提出匯報形式、匯報內容，以及需要解決的問題、以書面形式報行政部。從會議召集、前往會議地點、參會現場安排到會議結束的全程均由分管該項工作的部門負責人負責。 第二十七條 由

7、匯報部門根據需要準備錄音、攝像設備，并撰寫向公司領導匯報的會議情況報告。 第二十八條 參加外部會議的公司人員須著正裝，提前十五分鐘到場。 第二十九條 參加外部會議后，公司參會人員要及時在公司傳達會議精神，討論落實措施。在政府部門開會后當天必須進行總結。 第三十條 由行政部督促各部門關注政府會議紀要的簽發，保 障會議紀要的內容的準確性。 第三十一條 如接到外部會議通知未報行政部而去參加會議的（董事長特批的除外），視為私自對外參會，將給予降職、罰款的處理，情節嚴重的解除勞動關系，由此造成的一切不良后果由其個人承擔責任，公司保留進一步追究的權利 第四章 會議文件 第三十二條 會后要及時撰寫會議紀要。

8、會議紀要必須準確、清楚，充分表達會議討論的情況。會議召集部門在會議召開后的 24小時內整理發布會議紀要。 第三.條 會議紀要的結論經與會人員確認無誤，由會議召集人簽發，并抄報董事長。 第三十四條 會議紀要內容要概括到議事議題的主旨內容，不得簡略，經行政部審查后發現文件內容不清晰，行政部予以退回，相應扣減行政考核分數。 第三十五條 會議紀要應當按照公司規定的格式記錄。 第三十六條 各類會議紀要后附公文審查單寫明會議需要落實事項及會議成果報行政部，由行政部報相關領導審閱，同時必須向行政部提交書面文檔及其電子版。 第三十七條 會議紀要中記錄的工作必須歸集到部門周工作總結與工作計劃中，會議紀要中應列明

9、此項任務完成的時間。如果未落實到周計劃中視為未完成。行政部負責督辦各類會議中涉及到的工 作。 第三十八條 會議紀要及有關文件，屬于公司內部的商業秘密，必須妥善保管，各部門建立嚴格的管理及查閱制度，任何人不得對外界泄露資料內容。 第三十九條 對外參會及董事長辦公會的會議紀要由行政部存檔。其他類型會議的會議紀要由會議召集部門負責存檔，每三個月將會議紀要電子臺賬報行政部。行政部將進一步核查。 第四十條 年終由行政部將上述文件裝訂成正式案卷，經檢查合格后保存，并按檔案管理規定查閱。 第四十一條 重要會議文件檔案由公司行政部保存，保存期限不少于五年。 第五 章 會后事項 第四十二條 會議議定事項由會議召

10、集部門分解到相關部門落實辦理。 第四.條 行政部負責催辦專題會中議定事項及董事長辦會中董事長布置的工作。 第四十四條 辦結事項及時向有關領導反饋，并按月做出總結報告，綜合向領導匯報。 第四十 五 條 重要事件可分多次反饋，使領導及時了解辦理情況。 第六章 會議紀律及處罰規定 第四十 六 條 參加公司各類會議應遵守以下會議紀律： （一）發言時不可長篇大論。 （二）不可一直緘默。 （三）不可取用不正確的資料。 （四）不要只做期待性預測或只談抽象概念。 （五）不可對發言者吹毛求疵，不可做人身攻擊。 （六）不可隨意打斷他人發言。 （七）會議期間嚴禁吸煙，不可隨意中途離席； （八）會議期間將手機關閉。 第四十 七 條 開內部會議遲到或早退的相關參會人員，每次給予50 元的罰款，遲到或早退超過半個小時的，給予 500 元罰款，累計三次以上的，公司有權給予降職或者開除處分；開外部會議遲到或早退的人員，每次給予 200 元罰款，遲到或早退超過半個小時的給予1000 元罰款，累計二次以上的，公司有權給予降職或者開除處分。 第四十 八 條 未按要求提交會議紀要