1、采購業務不相容職務分離助推公司內控建設 本文想敘述的是：企業日常發生的采購業務如何通過分辨不相容職務，從分離可能引發錯誤和舞弊的不相容職務入手，健全并完善內部控制體系。在設計采購業務內控體系時如何根據企業的具體情況，植入“合格供應商管理”，強化“采購招投標管理”，細化“采購付款管理”，等，同時把采購業務控制的“內容、職責和具體流程、關鍵控制點”等要素融入企業內部控制體系。企業采購不相容職務分離。所謂不相容職務是指那些如果由一個人擔任，既可能發生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務。不相容職務分離的核心是“內部牽制”，它要求每項經濟業務都要經過兩個或兩個以上的部門或人員的處理，使得單

2、個人或部門的工作必須與其他人或部門的工作相一致或相聯系，并受其監督和制約。內部控制制度的建立和實施必須貫徹不相容職務分離的原則，其內容包括：對每一項業務不能完全由一人經辦；錢、賬、物分管，例如：倉庫保管員負責原材料的收、發、存和管理工作，并負責登記原材料的數量，而相關的賬務處理則由會計人員負責；有健全嚴格的憑證制度。企業采購業務不相容的崗位有：請購人和審批人的崗位；咨詢價格和確認供應商的崗位；采購合同和價格確定及審核合同的職位；、采購、驗收及相關的會計記錄的職位；、付款的申請審批及執行的職位。滿足采購業務不相容職務的分離，其最終目的是為了設計采購業務內部控制體系的需要。采購業務的內部控制是指企

3、業為滿足經營需要而發生的購買物資或接受勞務以及支付款項等相關活動而制定和實施的制度、規定、程序和方法。通過對采購業務的控制，滿足公司經營發展需要，規范采購行為，防范采購風險，降低采購成本，提高采購質量。采購業務控制主要包括：采購計劃管理、合格供應商管理、采購執行管理、采購招標管理、采購付款管理等。案例分析通過案例分析的方法，解剖不同公司的不同側面，如何運用內控設計的時機，有重點的系統解決公司采購業務管理中的難點問題，完善內部控制。一、采購與合格供應商管理A公司的采購業務管理制度中沒有設置“采購供應商管理制度”，所以采購部門在實際的采購業務管理中選擇怎樣的供應商、采購物資價格的確定、合同的簽訂均

4、由這個部門按習慣一手操作，最終報分管副總審批。其它部門沒有發言權，也不參與采購業務的相關管理，長期以來缺乏“內部牽制”。由于采購部經理年滿60歲退休，新上任經理改變了原來的習慣做法，改變了供應商的選擇方法，實施了多個供應商之間公開詢價競爭的方法，且由公司其他部門共同參與“評審供應商”。新的方法實施以后，原來采購的主要原材料價格在保持原有質量的前提下，價格明顯的下降，每年可為公司節約近百萬元。公司嘗到了內部控制的甜頭后，當年在在采購部試點，聘請咨詢機構設計“采購業務內部控制制度”，第二年在全公司鋪開。A公司的采購業務內部控制的要點如下：A公司供應商管理的信息管理：A公司供應商資格審核： A公司的

5、供應商管理“內部控制流程圖”： 二、采購招投標管理B公司建立了采購招標管理制度，日常采購招標均由采購部負責實施。制度明確規定了公司設立招標領導小組，但是在具體實施中公司從未召開過招標領導小組會議，招標事項也從未經招標領導小組審核。招標的評審、合同的簽署等全部過程均由采購部一個部門負責實施，其它相關部門均未能參與。雖然B公司有了采購招標管理制度，但是公司的這項制度僅停留在紙面上，并未真正付諸實施，制度成了一種擺設。要使采購招標管理制度活起來，必須從采購業務招標管理的不相容職務分離入手，才能使招標起到“內部牽制”的作用。從內部控制角度考慮，B公司的采購招標活動至少要做到以下三個分離：B公司的采購業

6、務超過一定額度或數量時，須通過招標的形式在已選定的供應商庫內實行公開的招標，最終選定實際供應商和相關服務或物資的數量與價格。招標的相關主要內容如下圖：招標管理B公司根據本行業的具體特點，在確定招標工作內容的同時，根據企業內各職能部門的分工，須建立招標領導小組，負責領導本企業的招標事項，并制定相關流程，使整個招標過程有條不紊。見以下流程示意圖：三、采購付款管理C公司是一家小型企業，公司日常的采購業務是由辦公室負責辦理，因辦公室人手緊，平時的采購、入庫驗收、實物臺賬、領用發放等均由一名管理人員兼管。每到年末公司審計時進行盤點，倉庫內的實物與賬面總是對不攏，往往是賬面數大于實物數，此現象意味著實物的

7、盤虧。究其原因主要在于采購、入庫、發放沒有做到不相容職務（崗位）分離。C公司欲消除上述弊端，必須改變原有的做法，按照“采購付款管理”的內控要求看，至少要做到以下分離：在采購驗收與付款管理上須關注相關的風險。如：驗收標準不明確、驗收程序不規范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符及采購物資損失。如：付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，可能導致企業資金損失或信用受損。企業將驗收和付款的相關實務以流程圖的形式固定下來，并形成關鍵控制點，如下圖：點評：1、公司內部控制建設從不相容崗位分離切入，找到了控制點，找到了責任人。沒有制約，何談控制。我們在加強管理的過程中，一定要善于分析，尋找控制的薄弱點，用制約的方法堵住漏洞。2、合格供應商管理制度是采購內部控制的重要制度，招標管理是具體落實供應商管理的配套措施。該項工作必須在公開、公平、公正的前題下開展。招標管理落實了，合格的供應