1、外來文件管理規定1 目的 為對外來文件進行識別并控制其分發，規范外來文件的管理，特制定此規定。2 適用范圍適用于所有公司外部所提供文件的管理，包括國家標準、行業標準、法律法規、政策文件、客戶資料等。3 外來文件分類3.1 技術性文件：與本公司產品涉及技術有關的國家標準、行業標準，客戶提供的圖紙、技術要求等。3.2 質量類文件：與本公司產品品質的檢驗、量測有關，與質量或環境管理體系相關的國家標準或國際標準、政策文件等。 3.3 管理性文件：適用的法律法規，與管理、安全、衛生等相關的政策文件。4 職責4.1 銷售部負責客戶資料的接收與更新。4.2 技術部負責識別、更新技術性文件。4.3 質量部負責

2、識別、更新質量類文件。4.4 安保科負責識別、更新與安全相關的管理性文件，綜合管理部負責識別、更新與管理、衛生等相關的管理性文件。4.5 相關部門的部門負責人負責文件的審核，主管領導或總工負責文件的批準。4.6 綜合管理部文控中心負責外來文件的歸檔和資料的發放、回收、保存、銷毀等管理工作。5 工作內容5.1 外來文件的獲取公司各部門可通過如下渠道搜集相關的外來文件：a.國家、省、市政府及各相關職能部門；b.各種會議、專業報刊、雜志、出版社；c.互聯網、電話傳真；d.客戶5.2 外來文件的識別5.2.1技術性文件a.客戶提供的產品圖紙、技術要求等文件，銷售部應在兩天內移交給技術部；b.技術部對客

3、戶文件進行確認，識別與產品相關的圖紙、技術要求、產品規格等，并考慮加入到內部技術要求或工藝文件中。c.技術部對國家標準、行業標準進行識別，應識別文件的有效性及適宜性。5.2.2 質量類文件a.質量部對與本公司產品品質的檢驗、量測有關的標準進行識別，以確保所采納的檢驗、量測方法正確或更優，并考慮加入內部檢驗規程中。b.質量部對與質量環境管理體系相關的標準或政策文件進行識別，識別其有效性及適用本公司的條款，并作為質量環境手冊及程序文件更新的依據。5.3.2 管理性文件a.凡是國家頒布的與安全有關的法律法規、政策文件，安保科應及時收集并篩選與公司相關的文件，并識別其有效性和適宜性。b.凡是國家頒布的

4、與管理、衛生等有關的法律法規、政策文件，安保科應及時收集并篩選與公司相關的文件，并識別其有效性和適宜性。5.3 外來文件的審批 經過相關部門識別后的外來文件，需經部門負責人審批，主管副總或總工批準。5.4 外來文件的分發5.4.1文件審批后，由文件識別部門確定發放范圍并移交綜合管理部文控中心進行分發和存檔；5.4.2 文控中心需對外來文件建立外來文件清單，編號按原文件編號記錄。并按文件控制程序進行發放、回收和管理。5.4.3文控中心對需分發的外來文件，復印后加蓋紅色的“受控文件”章進行發放，原件需存檔。文件發放時，應文件發放/回收記錄表作發放記錄，并有文件接收人員簽收。5.5 外來文件的更新5.5.1各部門對各自負責的外來文件應及時更新，確保為最新的有效版本。5.5.2各部門應隨時關注國家行業標準、法律法規、政策文件，有新出臺的文件時應及時收集并識別。5.5.3銷售部應隨時跟蹤客戶的信息，及時更新客戶資料。5.6 外來文件的使用、保管、借閱及更改、回收、作廢、銷毀 參照文件控制程序。6 相關文件6.1 JX/QP-01 文件控制程序7 記錄表格7.1 JX/QR-00-001(01) 公司外來文件清單7.2 JX/QR-00-003 文件資料作廢/銷毀清單7.3 JX/QR-00-004 文件補發借用申請單7.4 JX/QR-