1、    探析檔案信息化建設的重要性及管理對策    黃悅芝摘要：無紙化辦公已經成為當前辦公的主要形式，在相關技術的影響下，單位在文件簽收、催發等過程中的工作方式被進一步優化，有效滿足了辦公自動化管理的要求。檔案管理是辦公管理的重點，也是信息技術主要的應用方向，不僅簡化了檔案管理的應用方向，還顯著提高了檔案管理效率。由此可判斷，將信息技術應用到檔案管理中具有重要意義。關鍵詞：檔案；信息化建設；對策一、檔案管理信息化建設原則所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體管理保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向企業以及社會提供服務為重心的轉變過

2、程。這樣一來，不僅可以使檔案本身的原則不發生改變，還可以實現資源共享、檔案信息社會化的目的。信息化建設必須依靠一些正確的基本原則，而主要信息化建設的主要原則有以下幾項：（1）實用性原則。只有信息化的建設以實用性作為基本原則，才就能夠保證業務能夠更加規范化，工作更加有效率；（2）安全性原則。在信息化的建設中，安全性也是極其重要的一個環節。因此我們必須要提高計算機軟件信息的加密機制，此外還要建立信息防火墻來對重要信息資源權限進行管理，保證操作的合理性；（3）可靠性原則。在使用信息資源中要對所有信息用戶的權限進行分級，除此之外還要及時地進行信息數據的備份；（4）易用性原則。信息系統的設計要以實用、易

3、用、簡單作為宗旨。系統使用人員不需經過培訓，便可靈活、方便地使用，使辦公方式真正的自動化；（ 5）先進規范原則。使用先進、成熟的計算機硬軟件技術，在使用oa 與internet /intranet 技術之前，就必須充分對其的可繼承性、可擴展性與可伸縮性進行考慮，延長其生命周期及提高其技術含量。二、檔案信息化建設的重要性檔案資源作為當前企業的寶貴財富之一，檔案資源如何有效管理及利用，如何更好的為企業提供服務，檔案信息化建設是勢不可擋的。檔案信息化的重要性體現在以下幾點：（1）檔案信息化使檔案存貯無限化。充分利用電子空間的無限性，為數據庫無紙化創造契機；（2）檔案信息化使檔案的檢索和使用更便捷。電

4、子智能化檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理；（3）提高檔案的運行效率。檔案信息化使檔案信息更加形象、直觀，大限度地提高檔案利用率，并節省儲存空間、人力和財力資源，同時又保障了檔案的安全備份，可極大限度地提高檔案的運行效率；（4）實現檔案信息資源共享。檔案信息資源主要體現在檔案信息的系統性、有效性和完整性，其目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，這是檔案信息順應社會信息化發展的趨勢所在。三、檔案信息化建設的現狀（一）企業管理人員檔案信息化建設意識不強在大多數的企業之中，企業管理人員沒有徹底認清檔案管理的重要性，仍傳統的認為它只是文字工作，并沒有真正意識到檔案管理

5、工作的重要意義，更不會把這項工作歸結到企業的信息化發展規劃當中，使得企業對于這項管理工作的重視程度不夠，財力投資不足，造成了企業檔案信息化的落后。（二）檔案管理軟件缺乏統一性由于計算機型號規格各異，各自開發軟件不易兼容合并，制約了檔案信息電子化進程。（三）檔案信息化建設尚無統一標準檔案信息化建設本階段僅著眼于某個企業或某個專業系統，無法全面實施和推廣統一標準，制約了檔案信息化建設。（四）檔案管理人員現代技術水平偏低目前檔案管理人員不僅對自己工作的認識不健全，沒明白建設檔案信息化給企業所帶來的巨大利益，也沒能夠真正認識到建設檔案信息化對邁向現代化企業的重要意義，而且本身檔案信息化建設技術水平偏低

6、，也給檔案信息化建設進程造成一定影響。四、檔案信息化管理對策研究（一）健全優化檔案管理制度隨著檔案信息化程度的不斷加深，從本質上改變了收集、保存信息的方式以及檔案管理的模式。這就要求檔案管理制度需要隨著時代的變化而進行革新和完善。所謂無規矩不成方圓，加強檔案管理的制度建設，才能使管理目標更加明確，使管理的流程更加高效、科學，從而使檔案管理的信息化水平更上一層樓。檔案管理人員要根據國家的法律法規，更新檔案管理制度，創新檔案管理體系，推進檔案管理的目標與提高信息化水平的連接程度。（二）樹立檔案信息意識，加強檔案信息素質教育檔案管理人員是對檔案進行科學管理的主要力量，他們的主觀能動性在信息化的建設中

7、起著關鍵性的作用。因此，對于檔案管理人員而言，不僅需要樹立檔案信息化意識，還需提高業務素質，這樣才能夠盡心盡職的完成自己的工作任務，而不是死板的進行管理。加強檔案信息素質教育，促使檔案管理人員要從雜業型轉向專業型。（三）加大檔案信息化建設投入企業有時候為了發展，需要和國際進行接軌，因此，對于企業的檔案管理而言也是一樣的。為了使企業更好的發展，需要盡快完善檔案信息化的相關工作，加大對其的資金投入，使企業的相關管理配置能夠滿足管理的需要，建設本企業的檔案管理查詢、存儲和檢索模式。此外，要盡量保證檔案信息平臺與企業數據平臺保持聯網，減少甚至是完全取代紙質檔案，使得檔案的管理不再出現紙質檔案所帶來的問題，真正的實現電子化管理模式，使企業的檔案管理逐漸發展為企業的內部財富。對于企業的檔案信息化建設需要成立專門的管理部門對其進行管理，同時，還要嚴格要求管理人員，不僅要定期接受技術培訓，還需提高責任意識，使檔案的管理工作真正得到落實，真正做到專業化、信息化的管理，實現信息資源之間的共享。五、結束語綜上所知，檔案管理信息化是企業適應社會發展的必然選擇，同時也是企業需要長期堅持的一項工作，是提高社會服務能力所必不可少的手段。檔案管理工作者要根據實際情況，實事求是的開展工作，明確工作目標并不斷改進和完善檔案管理制度