1、論提高中職院校檔案管理的對策【摘 要】檔案管理工作隨著社會的發展而發展。現如今檔案學已成 為一門專業的學科，由此可見，檔案管理工作在社會發展中起的作用越來 越大，也越來越重到人們的關注。學校的檔案管理是整個檔案學管理的一 部分重要內容，它在整個學校管理中所扮演的角色越來越重要。【關鍵詞】檔案管理；管理制度；工作條件；電子檔案一、中職院校檔案管理工作的重要性檔案管理工作隨著社會的發展而發展。現如今檔案學已成為一門專業 的學科，由此可見，檔案管理工作在社會發展中起的作用越來越大，也越 來越重到人們的關注。學校的檔案管理是整個檔案學管理的一部分重要內 容，它在整個學校管理屮所扮演的角色越來越重要。因

2、為學校檔案是全校 教職員工教育、教學管理工作的真實記錄，是學校管理、教學和教研等活 動的結晶；它不僅記載著全校師生員工的德、能、勤、績等原始資料，同 時也反映了學校最基本的職能活動；一個學校的管理水平、辦學特色，都 可以從檔案中反映出來。所以學校檔案管理是衡量一所學校管理水平的重 要標志之一。充分有效地開展學校檔案管理工作，意義是重大的。無論是在總結教 育經驗、掌握教育規律方面，還是在維護學校教學、評估學校管理水平方 面，都具有非常重要的作用。近些年來，國家教育部出臺多項政策，要加 強對中職院校的管理，提高中職院校的辦學水平。我國的中職學校正面臨 著重人的變革，檔案工作做為中職院校學校管理工作

3、的重耍組成部分，也 面臨著嚴峻的挑戰。適應國家教育形勢的新發展，提高中職學校檔案管理 水平已是迫切需要了。二、提高中職院校檔案管理的對策(-)健全檔案管理制度，完善科學的檔案管理機制。制度是丁作的 保障。高效的工作效率是以完善的工作制度和科學的管理機制為前提條件 的。所以要提高中職院校的檔案工作管理水平，首先要健全檔案管理制度, 它是檔案工作逐步實現規范化管理的最可靠保證。具體的制度要做到以下 方面：一是檔案管理制度，包括歸檔制度、保管、保密、保管、鑒定、銷 毀制度等；做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫 房管理有措施等。二是與檔案工作相關的制度，包括立卷制度、文書處理 辦法

4、、檔案人員崗位責任制等；做到職責要明確，分工要科學，監察要到 位，責任要落實等。其次，要冇科學的檔案管理機制。在中職院校的檔案 管理，耍實行統一集中管理和各部門科室分散配合的相結合的管理模式。 一方面要建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、 設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。另一方面，又 要充分利用各職能部門檔案管理靈活、対檔案信息反應靈敏的優點，為其 專門配備一名兼職檔案工作人員，專門負責收集和職能管理本處室的檔案 資料；這些就形成了整個學校的檔案工作齊抓共管的局面，可以有效的保 障學校的各種資料齊全完整。(二)提高檔案管理人員業務索質，改善工作條件。檔案

5、工作人員的業務素質直接影響著學校檔案管理工作的成效。業務素質是指檔案人員履 行職責的知識水平和實踐能力。因此，必須提高中職院校檔案管理人員的 包括知識水平和實踐能力在內的綜合業務素質，首先，創新是進步的靈魂, 檔案管理人員也不能固步自封，而應當重視觀念更新，不斷研究新的檔案 管理理論，多學習多比較其它單位、其它部門的檔案管理經驗，不斷豐富 自己的管理水平，這是其提高檔案工作局面的關鍵所在。其次，檔案管理 人員應當提高自己的業務技能。檔案工作從根本上而言，既是一項常規業 務性工作，同時又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的檔案 人員，既要冇扎扎實實的檔案管理的業務功底，又要有較強的管理水

6、平和 服務精神。再次,檔案管理人員還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管 理方法，在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一專多能的檔 案工作人才。另外，改善工作條件也是提高管理水平的重要條件之一。檔 案部門的經費，應列入學校預算。學校各職能部門要對與本部門關系密切 的歸檔材料、設備，從學校經費屮給予支持。要為檔案部門添置必要的設 備，以便于開展工作。檔案庫房建設，應列入學校基木建設規劃，逐步改 善工作條件，維護檔案的完整與安全。（三）實施信息化電子檔案建設，實現檔案管理的標準化。信息化管 理是現代化管理的必然趨勢，檔案的信息化管理是整個社會信息化發展的 一個重要組成部分。要充分利用計算機網

7、絡等現代化工具開發信息資源， 將手工查詢向網絡查詢轉變。檔案室耍把紙質檔案升級為數字化信息，完 成檔案的數？化丁作，加快檔案數據庫建設，把電子文件檔案化和傳統檔 案電子化。學校條件許可時，可開設多媒體閱覽室，利用多媒體技術傳遞 文字信息，從而提高檔案信息的利用效率和水平。力爭達到檔案管理的系 統化、信息化，從而更好地保護好檔案，延長檔案的壽命，更有效地保障 檔案資源的開發和利用。提高檔案管理現代化水平后，應該在手工操作的 基礎上，利用微機、掃描儀、數碼相機等設備，運用光、電、聲等技術對 檔案的整理、檢索工具的制作、檔案的保護等，實現檔案管理的信息化。與檔案的信息化相適應，檔案的管理也應該h趨標

8、準化。首先，管理 上要與時俱進，要止確樹立中等院校檔案管理理念，制訂一整套科學嚴密 的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制、在原紙質檔案立卷的基礎 上，實現檔案的電了化升級，并力爭做到各個部門之間的檔案信息共亨； 其次，管理上也要以人為本，加強對相關人員的培訓。原紙質檔案的工作 人員經過多年實踐，己具備相當的經驗，己形成相對穩定的骨隊伍，有 較好的工作基礎，各立卷部門也都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督 促檢查立港工作。因此，在電子檔案的升級過程中，文件管理也要以人為 本，要充分發揮原有工作人員富有工作經驗的優勢，去承擔此項工作。電 子檔案的處理手法與紙質文檔不同，需耍新的知識和技術手段，現有的工 作人員要通過業務學習和技術培訓,盡快掌握信息管理自動化的基本知識 和技能，擔負起電子文件管理工作的重任，要將電子文件管理工作并列入 整個信息管理工作程序當