1、文件制定修訂廢止保存管理規(guī)定意力廣州電子科技有限公司e e l ye c w t e c h n o l o g y l t d管制文件controlled files 制訂/compiled日期/date： 2010-09-24文件編號(hào)/document no.： get-qd-wi023 版本/edition：4 版次/ver.：0 修訂/revised日期/ date：文件制訂、修訂、廢止、保存管理規(guī)定擬制compiled by審核checked by批準(zhǔn)approved by日期date日期date日期date此文件為意力廣州電子科技有限公司之機(jī)密文件，未經(jīng)答應(yīng)，不得復(fù)印。eely-e

2、cw technology ltd all rights reserved, unauthorized duplication as a violation of applicable laws.文件變更履歷文件編號(hào)(no.) get-qd-wi023版本/版次 (ver.) 4/0頁次pages 1 of 4序號(hào)變更日期變更內(nèi)容變更頁面變更頁面版次文件版次申請(qǐng)人0 2010-09-24 文件中增加ohsas18000體系要求，文件整體變更為版本：4，版次：0。全部0 0 劉斌1、目的為標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)場(chǎng)文件變更流程管理，確保文件的修改流程能得到有效地施行，促進(jìn)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化。2、適用范圍適用于各部門

3、文件變更管理。3、職責(zé)3.1 品管部：負(fù)責(zé)按各部門供應(yīng)的文件變更資料對(duì)文件原稿電子檔進(jìn)展更新并下發(fā)各用法部門和工序；3.2 各相關(guān)部門：在文件制訂、修訂、廢止的過程中嚴(yán)格按此文件要求進(jìn)展。4、作業(yè)內(nèi)容4.1 文件編寫要求4.1.1常用文件的內(nèi)容字體要求為“宋體、字號(hào)為“五號(hào)、段落值一般設(shè)為“固定值：18磅 (特別情況時(shí)除外) 。文件封面的文件編號(hào)、版本版次、日期欄字號(hào)為“五號(hào)，其它局部文件名字號(hào)為“初號(hào)、公司名字號(hào)“小二、其它內(nèi)容字號(hào)為“四號(hào)；4.1.2 iso/ts16949新增的內(nèi)容字體為“黑體、字號(hào)為“五號(hào)、段落值同4.2.1格式特別時(shí)除外；4.1.3 文件修改后的內(nèi)容字體要求為“隸書以

4、強(qiáng)調(diào)修訂局部、字號(hào)為“五號(hào)、段落值同4.2.1格式特別時(shí)除外。4.1.4新申請(qǐng)制訂的文件其“版本/狀態(tài)為當(dāng)前文件版本和版次，具體的文件編號(hào)規(guī)章見get-qd-wi025文件編號(hào)規(guī)章管理標(biāo)準(zhǔn)。4.2 品質(zhì)文件制訂、修訂、廢止、保存管理流程4.2.1品質(zhì)文件的制訂流程a. 第一階：管理手冊(cè)由管理者代表申請(qǐng)編制，get行政總監(jiān)審核批準(zhǔn)公布；b. 其次階：程序文件由get部門主管制訂，管理者代表審核，get行政總監(jiān)批準(zhǔn)；c. 第三階：作業(yè)指導(dǎo)書、一般管理標(biāo)準(zhǔn)等文件由部門主管審查、管理者代表審核批準(zhǔn)。當(dāng)文件內(nèi)容不適用時(shí)，文件用法部可填寫申請(qǐng)單對(duì)文件進(jìn)展修改ed文件除外。d. 第四階：品質(zhì)表單記錄那么由g

5、et部門主管審查，交于品管部體系管理課編號(hào)管制前方可用法。4.2.2 掌握方案：由工程部、品管部主導(dǎo)召開apqp小組會(huì)議制訂，并由apqp小組成員確認(rèn)，品管部主管核準(zhǔn)；4.2.3技術(shù)文件：屬工程規(guī)格技術(shù)類文件，由工程部工程工程師制訂，部門主管批理準(zhǔn)，視其技術(shù)類文件管理的性質(zhì)打算是否交體系管理課管制分發(fā)；4.3.4 暫行文件：由相關(guān)部門提出后，交于相關(guān)部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)，由品管部體系管理課管制分發(fā)。暫行文件上必需注明試行期限、生效日期及截止日期，試行期限規(guī)定為3個(gè)月，暫行文件試行到期前一周五個(gè)工作日，文件制訂部門需重新確認(rèn)此文件的有效限性及適合性。假設(shè)需納入體系管制文件，那么申請(qǐng)納入；

6、反之，可申請(qǐng)廢止或延期用法延期時(shí)間為3個(gè)月；4.3.5 文件申請(qǐng)部門在填寫文件制訂、修訂、廢止申請(qǐng)單時(shí)，需在申請(qǐng)單中的“文件需分發(fā)部門、車間欄進(jìn)展勾選，明確文件需下發(fā)的范圍。同時(shí)，當(dāng)文件內(nèi)容涉及其他部門時(shí)，應(yīng)將申請(qǐng)單供應(yīng)于相關(guān)部門之主管簽署看法，最終交由品管部體系管理課編號(hào)管制和下發(fā)。4.4 品質(zhì)文件修訂管理流程4.4.1品質(zhì)文件的修訂流程a. 當(dāng)本部門體系文件內(nèi)容與實(shí)際生產(chǎn)和操作不符時(shí)，由本部門人員供應(yīng)出申請(qǐng)并填寫“文件制定、修改、廢止申請(qǐng)單申請(qǐng)修改(掌握方案除外), 各審批流程按本文件4.3.1、4.3.5進(jìn)展；b. 當(dāng)其他部門文件內(nèi)容與實(shí)際生產(chǎn)或操作不符時(shí)，由申請(qǐng)部門填寫“文件更改建議單

7、一式兩份，交由文件制訂部門進(jìn)展評(píng)估后回復(fù)一份于文件修改建議部門保存作為文件未修改前的臨時(shí)根據(jù)。另一份由文件制訂部門將修改后的文件電子檔和“文件制定、修改、廢止申請(qǐng)單一并交體系管理課備案，各審核流程按本文件4.3.1、4.3.5進(jìn)展；c. 掌握方案:需召開apqp小組會(huì)議，由apqp小組成員爭論確定詳細(xì)修改內(nèi)容，并填寫“文件制定、修改、廢止申請(qǐng)單重新簽名確認(rèn)后交文控組管控分發(fā)，其審批流程同本文件4.3.2、4.3.5。注：以上文件發(fā)生修改后需將修改狀況記錄于體系文件總覽表中，以便后續(xù)查詢。4.4.2技術(shù)文件修改：從生產(chǎn)過程、設(shè)計(jì)部門或顧客投訴提出，需要更改原來做法，變更操作詳細(xì)如下： (根據(jù)車間

8、的適用性，我司技術(shù)文件分erp系統(tǒng)電子檔管制分發(fā)與紙張型管制分發(fā)。)a. oson訂單：對(duì)于紙張型管制分發(fā)之技術(shù)文件，由設(shè)計(jì)工程師挺直在原有的工程規(guī)格書上變更。變更時(shí)，設(shè)計(jì)工程師需在變更內(nèi)容上簽名及加上變更日期方生效；對(duì)于erp系統(tǒng)管制之技術(shù)文件，由工程部設(shè)計(jì)工程師提出后，交部門主管或主管指定人員審核批準(zhǔn)后挺直在erp系統(tǒng)上更改；b. ipon訂單：由工程部發(fā)出“規(guī)格書變更通知單生產(chǎn)，同時(shí)，舊版規(guī)格文件作廢,詳細(xì)管制如下：1紙張型管制之技術(shù)文件：由工程部發(fā)出“規(guī)格書變更通知單生產(chǎn),通知品管部體系管理課文控組將舊版規(guī)格文件回收作廢，品管部體系管理課憑工程部供應(yīng)的新版變更資料進(jìn)展復(fù)印管制下發(fā)；2e

9、rp系統(tǒng)管制之技術(shù)文件: 無需體系管理課進(jìn)展管制，由工程部設(shè)計(jì)工程師提出申請(qǐng)更改，交部門主管或主管指定人員審核批準(zhǔn)進(jìn)展變更。注：如即用erp系統(tǒng)電子檔管制，又用紙張型管制之技術(shù)文件，在變更時(shí)，erp系統(tǒng)電子檔和紙張型技術(shù)文件需同時(shí)變更。4.4.3 暫行文件修改：暫行文件制訂部門需在文件試行到期前7個(gè)工作日內(nèi)，確認(rèn)是否要將此文件納入正式的體系文件。假設(shè)是那么必需申請(qǐng)納入申請(qǐng)流程同4.3.1；假設(shè)否那么申請(qǐng)將延期(延期時(shí)間同樣為3個(gè)月)或?qū)⑵鋸U止。4.5 文件廢止流程a.程序文件:由制訂部門提出，部門主管審核，相關(guān)部門簽署看法，管理者代表審批通過，get行政總監(jiān)批準(zhǔn)；b.第三階文件：由制訂部門提出

10、，部門主管審核，相關(guān)部門簽屬看法，管理者代表批準(zhǔn)；c.掌握方案：由工程部或品管部填寫申請(qǐng)單，并經(jīng)apqp小組成員確認(rèn)后廢止；d.技術(shù)文件:工程部提出，相關(guān)部門執(zhí)行，品管部監(jiān)視，并視文件的分發(fā)性質(zhì)進(jìn)展管制；e.暫行文件：由制訂部門提出，相關(guān)部門簽屬看法，管理者代表核準(zhǔn)。4.6 各類文件的保存4.6.1 品管部文控組對(duì)體系管制文件電子檔進(jìn)展保存，并保存體系管制文件的一、二、三階紙張?jiān)澹员阕匪菁安樵儭５谒碾A文件表單存放于erp資料中心文件資料中心；4.6.2 修訂后文件品管部文控組需對(duì)回收之舊版文件蓋紅色“作廢文件章并保存一份，于修改后之新版文件蓋藍(lán)色“管制文件章裝訂成冊(cè)保存，以便區(qū)分和追溯。全部廢止文件均需由體系管理課回收并蓋紅色“作廢章作廢，但需保存一份存檔以便追溯；4.6.3 對(duì)換版本之舊版本文件的保存，品管部文控組只保存現(xiàn)行版本的前一版本文件紙張檔，當(dāng)下次文件換版時(shí)那么保存現(xiàn)行版本的文件紙張檔。如：0版本文件更新為1版本時(shí)，保存0版本文件紙張檔。當(dāng)1版本晉級(jí)為2版本時(shí)，那么將0版本文件消毀保存原1版本文件紙張檔。保存時(shí)需在文件右上角加蓋“保存之作廢文件章。5、參考文件5.