1、 上午好！ 非常榮幸能夠在這里與大家一起探討辦公室接待、會務和門戶網站管理等方面工作。關于接待、會務和門戶網站管理，我也是邊做邊學，了解不深，所以今天的發言如有不對之處，敬請指正！ 接待工作是辦公室工作人員必不可少的日常事務工作，辦公室代表單位接待來賓，其接待工作如何，直接影響到來賓對本單位的評價，進而影響單位的聲譽和形象。 作為辦公室工作人員，其熱情、禮貌、耐心、細致的接待能使客人有賓至如歸的感覺，從而留下美好的印象。反之，如果接待人員的態度冷漠、言行舉止粗魯，考慮問題不細致，來訪的客人遭受到冷遇，他就會認為你的單位整體水平太差，因而對你和你的單位失去信賴。所以，作為一名辦公室主任必須重視和

2、切實做好接待工作。 1、為何要注重宣傳 注重接待工作中的宣傳，對于塑造本單位對外形象，打造良好的社會品牌，創造更大社會效益具有積極的促進作用。 2、怎樣做好宣傳 事前，接待人員要對宣傳內容進行整理和熟悉，要根據接待對象的實際情況，有所側重地加以介紹，若接待對象不同，宣傳內容也應有所區別。 3、宣傳貫穿整個接待工作的始終，接待人員要選擇合適的時機，向接待對象進行介紹。 1、把握“四原則” （1）誠懇熱情 熱情、友好的言談舉止，會使來訪者產生一種如春風拂面的溫暖、愉快的感覺。因此，對于來訪者，不管是行政官員、企業經理、一般職工群眾，還是上訪者，都應該給予尊重和禮遇，熱情有禮地接待，不能以衫看人，看

3、到來賓穿戴不凡，派頭十足，就畢恭畢敬，見到來者穿戴一般，不像是官員、大款就輕視冷落。 （2）講究禮儀 對辦公室工作人員來說，在接待工作中，僅僅開口說一句“有朋自遠方來，不亦樂乎”，是遠遠不夠的。我國是禮儀之邦，接待活動作為一項典型的社會交際活動，務必以禮待人，要求在接待工作中，明確地樹立起禮賓的意識。 （3）細致周到 接待工作要“于細微處見真情”，九字執行文化中“嚴、深、細”的“細”字，既是對辦公室接待工作的最好概括，又是局領導對辦公室接待工作提出的要求。這就要求辦公室在接待工作中心細如發，綜合考慮問題，把工作做得面面俱到，細致入微、有條不紊。 （4）按章辦事 “無規矩，不成方圓”。建立規章制

4、度是一個單位正常運作的基礎，制度建立起后，就需要很好地確保其貫徹落實。此前，局機關制定了接待和會務管理方面的規章制度，并分別以川煤地200621號文和川煤地辦200744號文印發機關各處室，從執行的情況看，成效比較顯著。2、日常接待中的幾個細節 （1）為客人做好引導 例如，在引導客人進入會客室前如果是拉門（朝外開的門），接待人員應站在走廊里按住門，等客人進入后再進入，如果是推門（朝內開的門），接待人員應先入內，把住門，側身請客人入內。 在為客人引座時，應將客人引至上座入座，以示尊重和歡迎之意。一般來說，室內離門口越遠的座位是上座。 A 門 A 門（圖上“A”座為“上座”） （2）一杯香茶動人心

5、 為客人泡一杯茶水，看似無足輕重，實則非常重要，因為它實際上是給客人傳達的一種“主人尊敬來訪者，愿意和來訪者進一步交談”的信息。 （3）送別客人有禮儀 做好接待工作，必須有始有終，使來訪者走的時候仍然面帶微笑。如果對方是常來常往，通常應將其送至門口、或樓梯旁。如果對方是初次來訪的貴客，則還可陪伴對方走得更遠一些。 1、有備無患要細心（1）收集背景資料（2）擬定接待方案（3）具體準備工作 2、迎賓接待要熱情（1）時間問題（2）人員問題（3）地點問題（4）確認問題（5）禮儀問題 3、起居飲食安排好 在接待來訪者時，在力所能及和符合規定的前提下，要想方設法讓來賓吃得香、住得好，這是確保接待工作在整體

6、上取得圓滿成功的重要一環。 4、外出陪車有講究 為來賓安排交通工具時，要考慮日程、安全舒適等因素，同時，還要注意乘車座次的安排。 5、巧借禮品傳心意 對于重要賓客的前來拜訪，接待方往往會向來賓贈送禮物，以盡地主之誼。贈送禮物要綜合考慮“因人而異”、“風格體現”和“輕重是否得當”等問題，同時，還要考慮贈送的時間、場合和方式等問題。 6、送別事宜要周到 來賓結束了活動，要啟程回去，接待人員要做好相關的送客事宜。如：要提前購好車、船、機票，提前備好送別車輛等事宜，熱情、周到地為客人送行。 宴請接待是接待工作中的一個重要方式，通過宴請，可以聯絡感情，促進與其他單位的關系，所以，辦公室要特別予以重視。為

7、了成功籌辦一次宴請，需要考慮以下事宜。 1、宴前邀請 （1）確定宴請的目的 宴請的目的指的是舉行宴請的緣由。由單位舉行的宴請，一定要有明確的目的，要服務于某一件事。另外，對于巧借工作需要的名目，而大肆舉辦各種宴會大吃大喝的壞風氣要堅決反對。 (2)宴請的對象 籌辦宴請，一定要確定好宴請的對象。這包括，邀請哪些行業的人士，哪些人，多少人，己方又有哪些人等。 (3)宴請的形式 根據實際情況，請示領導后進行安排。 (4)宴請的地點 舉行宴請的地點一定要環境優雅、設施齊全、服務可靠、菜肴可口美味，不宜過亂、過臟、過雜。同時，對于第一次或不熟悉的宴請地點，還需提前進行實地考察。 (5)宴請的時間 確定宴

8、請的時間時，需考慮賓主雙方，尤其是來賓方面是否方便，不要勉強從事。 (6)如何發出邀請 可通過領導直接邀請，或通過領導協調，由辦公室致電或發出請柬、邀請卡，并登門邀請。 2、宴座安排 （1）桌次的排法 按照國際慣例，席次、桌次的高低以偏離主桌位置的遠近而定，近者高，遠者低，并遵循“以右為上”，主桌的右手為上，左手為下，即右高左低。 例1例2入 口入 口主 桌主 桌1212入 口主 桌213例3主 桌入 口321例4入 口主 桌213例5436入 口主 桌21345入 口主 桌21例754例6入 口4531267主 桌213697854主 桌入 口例9例8主 桌1例109638521074入口2

9、114710258369主 桌入 口例11主 桌入 口例1214951071261181323（2）席次的排法 席次的高低以離主人的座位遠近而定，同時也遵循右高左低的慣例。而排席位的主要依據是主賓次序。因此，在排席位前，要按禮賓次序并列主賓雙方的名單。 例1 1 3 5 2 7 8 4 6 主人例2 5 8 37 6 第一 主人 第二主人 1 2 4 3、點菜的技巧 接待人員在確定菜單時，既要符合單位的有關規定，反對鋪張浪費，又要盡可能地照顧赴宴者，不要自以為是，若有少數民族、省外的客人，點菜時，還要考慮到少數民族或省外客人的飲食習慣。 4、宴賓禮儀 迎接小憩開宴致辭席間宴畢歡送(PPT圖示見

10、下頁)。迎 接小 憩開 宴 辦公室人員應陪同上司在迎接客人到來的宴會門口等待辦公室人員應陪同上司在迎接客人到來的宴會門口等待客人的到來，并為客人準備好存放衣帽的架子和地方。客人的到來，并為客人準備好存放衣帽的架子和地方。 客人抵達后，賓主相互握手問好，隨即由辦公室人員或客人抵達后，賓主相互握手問好，隨即由辦公室人員或吩咐服務人員將客人引領至休息廳小憩。吩咐服務人員將客人引領至休息廳小憩。 客人剛到需要休息，這段時間也可等待其他還沒有到來的客人剛到需要休息，這段時間也可等待其他還沒有到來的客人。客人。 小憩可以在休息廳，也可以在客廳，總之不要讓客人看服小憩可以在休息廳，也可以在客廳，總之不要讓客

11、人看服務人員準備飯菜。務人員準備飯菜。 這時，可以為客人準備茶水和擦洗手的干濕紙巾，并陪客這時，可以為客人準備茶水和擦洗手的干濕紙巾，并陪客人敘談一會兒。人敘談一會兒。 等預定時間一到，而且主要的客人也已到齊時就可以開宴等預定時間一到，而且主要的客人也已到齊時就可以開宴了。了。 開宴時需要注意客人的落座。如果事先已經安放了座位卡，開宴時需要注意客人的落座。如果事先已經安放了座位卡，也需要引座，由服務人員為其他客人引座；如果沒有安放座位也需要引座，由服務人員為其他客人引座；如果沒有安放座位卡，則需要有秩序地引領客人們入席，先主后賓，一批一批地卡，則需要有秩序地引領客人們入席，先主后賓，一批一批地

12、領到座位上。領到座位上。致詞 如果主賓雙方需要在席間講話表達某種意愿，入席以后就可以開始發表講如果主賓雙方需要在席間講話表達某種意愿，入席以后就可以開始發表講話了。話了。 如果是你的上司講話，你可適當為上司作介紹，并適當調動氣氛。如果是你的上司講話，你可適當為上司作介紹，并適當調動氣氛。 如果是你作為代表發言，你發言最好簡短一些，并注意氣氛的輕松幽默和如果是你作為代表發言，你發言最好簡短一些，并注意氣氛的輕松幽默和禮貌客氣，富于熱情則更好。禮貌客氣，富于熱情則更好。席間宴畢歡送 客人入座后，主方可代表上司舉杯向客人敬酒。客人入座后，主方可代表上司舉杯向客人敬酒。 碰杯先后以座次的順序為序，從主

13、到次進行，只僅僅一碰即可，不可碰得碰杯先后以座次的順序為序，從主到次進行，只僅僅一碰即可，不可碰得太響，因為碰得太響顯得粗俗。太響，因為碰得太響顯得粗俗。 碰杯、干杯之后，主方可持筷子示意，請客人正式用餐。碰杯、干杯之后，主方可持筷子示意，請客人正式用餐。 席間，主方應當充分發揮自己的公共關系技巧，活躍宴會氣氛，使大家愉席間，主方應當充分發揮自己的公共關系技巧，活躍宴會氣氛，使大家愉快就餐。快就餐。 如果宴會比較正式，通常等主人起立宣布宴會結束方為宴會完畢。如果宴會比較正式，通常等主人起立宣布宴會結束方為宴會完畢。 如果你用餐較快，不要中途離席，中途離席是十分不禮貌的，更何況你是如果你用餐較快

14、，不要中途離席，中途離席是十分不禮貌的，更何況你是接待人員。你可以一邊喝水或喝飲料，一邊和客人聊天等待宴會結束，或者借故接待人員。你可以一邊喝水或喝飲料，一邊和客人聊天等待宴會結束，或者借故離開餐桌休息一會再回來。離開餐桌休息一會再回來。 客人就餐完畢，起身告辭，辦公室人員應陪同上司送主賓至門口，熱情友好客人就餐完畢，起身告辭，辦公室人員應陪同上司送主賓至門口，熱情友好地話別。地話別。 在比較正式的場合，辦公室人員與上司、及其他接待人員列隊于門口，與其在比較正式的場合，辦公室人員與上司、及其他接待人員列隊于門口，與其他客人一一握手話別，表示歡送之意。他客人一一握手話別，表示歡送之意。 會務是辦

15、公室的一項重要工作之一，辦好一次會議涉及到方方面面，從會前的計劃、設計，到會中的組織、控制，再到會后的總結，每一個環節都必須加以重視，盡量減少或不出差錯，如此才能辦好會議。 5、掌握飲酒的分寸 賓主歡聚，舉杯共飲，這是人生的一大樂事，但是“酒極則亂”，言多必失。作為接待人員，應該讓客人飲得既要盡興，又要適度，讓酒宴上的氣氛始終歡快融洽。 會務工作的順利實施必須要有規則，使會議召開有章可循，會議組織有條不紊。如：局制定的局會議管理辦法，對會議計劃內容、會議費用報銷、臨時性會議的召開等內容進行了規定，對推進局會議的制度化、規范化、科學化起到了積極作用。 1、確定會議主題 會議主題就是指召開一次會議

16、的指導思想。凡正式會議，都應首先確定其主題。會議主題，不僅可在其具體名稱上有所體現，而且往往也是確定會議的方式、內容、議程、任務、期限、人員的先決條件。 2、制定實施方案 在籌備會議時，首先要制定辦會的實施方案，并要分工落實到具體人員身上。同時，在會議召開前、中、后，會務人員還要做到相互補臺，彌補在制定方案時沒有考慮周全的地方，最大可能防止會議出現差錯。 3、擬好領導講話材料 主要領導的會議講話材料是體現會議主旨的重要文字載體之一，領導所講的代表了單位在會后較長一段時間的發展理念和思路，因此，提前擬好主要領導講話材料尤其重要。 4、擬發會議通知 除日常工作會議外，對大中型會議的通知應發書面通知

17、，盡量不要用電話或口頭通知。會議通知，必須簡明扼要，并應具備：“會名、內容、開會時間、地點、參加人員范圍、報到時間及地點”等要素。同時，對代表的相關要求也應一并寫入。 5、起草會議文件 會議所需要的各種文件資料，均應在會前準備完成，并在會議正式開始之前發給參會者人手一份。 6、編制會議指南 一份會議指南就是參會者的指導手冊，對于參會者非常重要。它包括：“會議日程安排、參會人員名單、座位圖表、分組討論人員名單、就餐安排、住房安排以及相關注意事項”等。 7、做好相關事務性工作 會前，許多具體的事務性工作，應當一一認真做好。要重點安排好會議工作人員，布置好參會者的接待，聯系好傳媒，準備好會議的場地，

18、并且對會議舉行時所需使用的各種音響、照明、投影、攝像、空調、通風設備都要進行必要的調試和檢查，防止會議期間讓你手忙腳亂，不知所措。1、會場工作 （1）人員簽到 （2）座次安排 主席臺排座 必須遵守三條規則：一是中央高于兩側；二是左側高于右側；三是前排高于后排。具體而言，排座時又有單數與雙數之別。主 席 團10 8 6 7 95 3 1 2 4 群 眾 席大型會議主席團排座之一主 席 團 8 6 5 7 4 2 1 3 群 眾 席大型會議主席團排座之二 群眾席的排座 大中型會議時，參會者通常就座的群眾席有兩種排座方式。要么是自由式，即大家自由擇座，不做統一安排；要么是按一定順序排座，請各單位、各

19、部門的參會者集中在一起就座。 （3）引導就座 召開大型會議，為了方便參會者盡快就座和保持會場秩序安靜，都需要采取某種方式將不熟悉座位的參會者引向座位。 （4）會議紀錄 不論規模大小的會議都應有紀錄。真實地記載會議的情況，客觀反映會議的內容和進程，可以為日后分析研究會議的內容提供依據。 （5）現場控制 會議進行之中，難免會出現一些不可預見的錯誤，這就需要負責會務的同志提前進行預控，或者若有意外情況發生，要及時進行控制，防止會議受到影響。 2、會議集體攝影 要根據領導者的意圖，按照會議的性質，確定攝影的規模和參加范圍，并列入會議日程之中。攝影時，要搞好現場指揮，以保證大中型會議集體攝影活動有條不紊

20、地順利進行。 3、后勤服務工作 （1）住房安排 （2）飲食服務 4、會后事項處理 （1）安排參會者離會 會議結束后，應做好參會者離會工作，對于有外地人員參加的會議，要事先登記，并代為購買返程車（船、機）票。對于個別需要暫留的參會人員，還應安排好他們的食宿。 （2）整理會議紀錄（資料） 會議結束后，要及時對現場紀錄進行整理，作為編發會議資料和整理會議紀要的依據。 （3）會議文件的立卷歸檔 （4）督促會議精神落實 會議精神是需要下級單位貫徹執行的。為督促下屬單位及時貫徹執行，避免會議精神不落實，則需要在會后對下屬各單位進行督促、催辦。 （5）會議宣傳 會后，要及時撰寫新聞稿件，并根據會議規模和影響

21、大小，選擇宣傳媒體，盡快向外界宣傳報道。發布前都應送領導審核，以免出現偏差或錯誤。 （6）財務結算 會議編制的經費預算，必須按照規定，根據實際需要，本著精簡辦會的原則，經過領導審核、批準后執行。超過預算支出，必須申明正當理由。會費結算后，要進行登記，歸類備案，以利于年末統計數據。 （7）會務工作總結 為總結會務工作經驗，不斷改進會務工作，會議結束后，還應及時進行會務工作總結。會務工作總結的形式不強求一律。有的由主管領導組織會務工作人員進行總結，有的由辦公室主任召集會務工作人員進行總結，有的會議還要求寫出會務工作的總結報告。 總之，在會議之后要善始善終地完成所有會后事項的落實工作。 局門戶網站已于去年經過改版，以全新的