1、做好辦公室工作要強化三種意識：1、角色意識？辦公室是個綜合部門， 聯系上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接 關系到領導工作，關系到整個機關的工作。“辦公室工作無小事工作為辦 公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強的“角色意識”。2、服務意 識？辦公室工作就是服務：為領導服務、為機關服務、為基層服務。從事 辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務。辦公室工作“日計有 余，歲計不足”，因此必須有一點奉獻精神，要會唱孫悅的祝你平安。3、勤奮意識？曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公 室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學習。勤動 腦：多觀察

2、，多思考。對工作中的事情反應敏捷，要有悟性，善于“感悟”。 勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補拙。勤動腳：多跑腿，多搞 調查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層， 不搞調查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。 勤學習：辦公室工作人員應有較好的知識素養，“腹有詩書氣自華”，“圖 書館就是美容院”。加強學習，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。 為了事業的成功，為了理想的實現，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”, 少些應酬，少些閑聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的 海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。？ 一、秘書人員的素養 秘書是一種特定的 社會角

3、色，全美秘書協會章程對秘書人員的要求是：要象心理學家一 樣善于洞察別人的心靈；要象文學家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣 有瀟灑的風度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力社會對秘 書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。作為秘書人員，對 自己應有較高期望。社會心理學認為，對自己期望高的人，相應地在某一 領域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應。大致說來，秘書人員 應當接受才干、智能、心理、道德4種訓練。換言之，一個合格的秘書人 員應當具備必要的才干素養、智能素養、心理素養和職業道德。（一） 才干素養做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的 才干包括哪些1、精明的辦事能力

4、？?？秘書的基本職能就是辦事，辦事 能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的 本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、 手腳勤快、經驗豐富為基礎。？?？辦事能力主要體現在：1）理解和領 會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈 敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評 力。2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機關事務處理得井井有條。3） 口頭表達能力：這是對秘書職業的特殊要求。會說話，這是一門學問，而 且是事關辦事成敗的基礎。什么是會說話呢起碼要做到：口齒清楚， 達意準確，有點說話的藝術。前兩條是最基本

5、的，第三條是進一步的要 求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等等。類語言學認為人的口 語由兩部分構成：聲音要素和功能性發聲。聲音要素包括音調、音量、音 速和音質，功能性發聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。提高口 頭語言表達能力還應研究體態語。4）應變能力：世界上的事物總是瞬息 萬變、不斷發展的，人們辦事的計劃和預案，常常會與現實不大相符，甚 至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預案完全打亂。在這種情 況下，秘書人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一 案，原則不變，靈活處置。5）交際能力：處理人際關系是一門學問。“世 事洞明皆學問，人情練達即文章:一個秘書如果很善于交

6、際，見面就熟, 使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書 的交際能力，多半是體現在工作協調中。尤其要注意處理好與領導的關系。 秘書與領導的關系是工作關系，秘書要處理好與領導的關系，關鍵是出色 地做好為領導服務的工作。還有其他條件。總之，辦事能力是個綜合水 平的體現。2、較強的文字表達能力自古以來，中國人就視文章為“經 國之大業，不朽之盛事”（曹丕與吳質書）。真正寫好文章，不是小事, 而是關系治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達能力是秘書人員的 基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為“秀才”，道理 正在于此。寫作是個痛苦的過程，常給人“難產”的感覺。秘書人

7、員文 字表達能力的形成和提高，有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。有 一言應記取：文章得失不由天，厚積善識多實踐。公文寫作應達到的境 界是：“信、達、雅”，準確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。3、 操作能力隨著社會現代化程度的提高，秘書人員必須適應形勢發展的要 求，學會掌握現代化辦公手段。辦公自動化（0a）是時代潮流。（二） 智能素養才干決定于智能的高低、強弱，智能是才干的基礎。增強智能, 可以從5個方面著手：1、知識積累。主要包括：馬列主義基本理論、國 際政治、國內政策、歷史、文化、決策科學等等。此外，工作經驗、社會 閱歷也是知識，而且是開發智力和才干的重要知識。積累，意味著積少 成多

8、，意味著勤奮好學，絕不是聽其自然，坐待知識進門。勤奮好學是成 功的前提。我們黨和國家的很多優秀領導人，都是勤奮好學的楷模。毛澤 東、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有 追求是一方面，勤奮好學是另一方面。知識的積累應堅持兩點：一是“博 而返約”，二是“真積力久”。2、思維訓練 人的智能高低，是由思維能 力的開發程度決定的。若從認識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的 結果。因此，加強智能訓練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加 強思維訓練。加強思維訓練，從秘書工作角度看，應當加強語言能力、 邏輯能力、思辨能力、認識能力、領會能力等諸種能力的訓練。語言是 表達思想、進

9、行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就 沒有語言，沒有語言也表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要 語言加以正確表達，詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就 越強。一個秘書人員，既不斷同領導人打交道，又不斷同各種普通人員打 交道，缺乏思維訓練，語言表達能力低，就會影響智能的發揮。？?？邏輯 能力、思辨能力、認識能力（包括認識論、方法論等）都是思維的基本功, 都是思維能力的要素。訓練思維能力，就是使人能熟練地運用邏輯思維辨 別、認識事物的本質和現象，能夠“撥開烏云見青山二 領會能力（包括 聽力、反應反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布 置工作要領會，

10、下邊匯報情況、請示工作，也要領會。秘書人員必須反應 快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說話簡得無法再 簡，幾乎只是“瞬”出幾個單音節來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕， 但又說不到點子上。都要靠秘書的特殊領會能力去準確捕捉對方的思想。3、臨機處置智能訓練是指在一切情況下所表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機智靈活的智能。它是以知識、經濟和思維力作后盾的，并與 心理素質、行為智能和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要 在實際工作中學習和鍛煉。秘書人員接到突發事件信息后，應當迅速做出 反應、按順序先弄清事件的性質、程度和主要數據，發生地點，報告者情 況，然后確定需要解決什么

11、問題，應報告誰，通知誰，怎么做，做到靈機 泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。4、記憶訓練很強的記憶力是 秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認人、記人、 記事。這就是要求秘書人員強記博取，應付自如。貪懶是學不到本領、開 發不出智力的。5、自省能力一個人要善于隨時回顧自己的言行，善于 總結自己的成功經驗和失敗教訓，特別要善于發現自己的過失和不足。孔 家賢人曾子說：“吾日三省吾身曹操也曾說，“伏自三省。”常常自省的 人，容易開發智能和增長才干。秘書人員從事的是服務工作，特別要求把 事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷 總結中增長起來。（三）心理素養就一

12、般情況說，秘書人員應當提高樂 觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養。1、多些樂觀和幽默秘 書人員事務繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮, 工作就很難做得有生氣，有時還會影響身體健康。鑒于這種職業特點，秘 書人員應當具備更多的樂觀和幽默。樂觀和幽默，不但有益于身心健康, 還有益于事業成功。美國蘭斯登在有效的經驗一書中說：“跟陰郁的 人在一起毫無樂趣可言，跟不能說笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默 感可以使公司受益。這不但是對人與人的關系，而且對心理的健康也是非 常重要的。”我們工作時一定要嚴肅、認真，但這并不妨礙樂觀和活潑。樂觀和幽默，不應是輕薄，更不應是夸夸其談，嘩眾取

13、寵。幽默常表現為 一種語言藝術，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對方。一般地說, 拿自己開玩笑可能效果更好些。幽默是一種自信心的表現，反過來又有 助于增強自信心。心情緊張、拘謹時是說不出幽默語言的，同樣也很難愉 快地辦文、辦事。同時當對方拘謹、緊張時，當會談場合很嚴肅時，當對 滿堂聽眾演講時，你如說兩句笑話，來一兩句幽默的語言，那會使現場氣 氛立即輕松下來，會收到事半功倍的效果。樂觀和幽默不僅是一副身心 健康劑，而且是融洽人際關系、密切交往效果的優化劑。如果一個人總是 沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢，那只能使人“敬而遠之”，厭而煩之。要 樂觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。2、培

14、植自信心信 心是做好工作的一個重要心理因素。同上同下交往拘謹，特別是同上交往 過分拘謹，對于做好工作感到氣餒，對于學習感到困難重重，對于個人前 途表現出不應有的沮喪，常被職稱、待遇等問題纏住，怨氣很盛等等，都 是缺乏自信心的表現。自己沒有信心，成效就難以取得。信心來自對自 己、對環境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到h己的長處，也要看 到自己的短處，既要不滿足、不陶醉于長處，也要不忌諱短處。只有正視 自己的長處和短處，才能知道應該怎么干。同時，也要了解對象，分析對 象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會大大提高。3、崇尚競爭, 去除嫉妒“水向低處流，人往高處走。”除了個別人，誰都想使自己

15、的成 就大些，景況好些。于是，人們有意無意地參加到一場社會競爭中去。競 爭是進步的動力，是一種積極因素。在現代社會，辦事業要競爭，取得個 人成就也要競爭。但是，競爭絕不是嫉妒！嫉妒是消極因素，是病態心 理。嫉妒的根子是自私，導源常常是因為自己不如人家，人家在某一方面 超過了自己。有妒癖的人，總是不愿承認別人的長處和成就，總是“眼紅” 人家的所得（包括精神的和物質的）。嫉妒的對象往往是熟人、同事、同 學或鄰居。表現形式是，對別人的“冒尖”之處，有的是默不承認，絕口 不吐一個贊揚之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是“阿q”再世; 進一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語，揭隱私，上綱上線。嫉妒心理,

16、 既不利于智能發展，也不為職業道德所容。正當的辦法是競爭，最可取的 態度，則是向別人學習，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學中共 同進步。（四）職業道德 職業道德，就是源于職業本質、具有職業特征 的行為規范。職業道德是職業的生命。秘書的職業道德主要表現在以下 兒個方面：1、埋頭苦干，樂于奉獻世上三百六十行，行行不一樣。有 些是“有名有利”，赫然于世間，顯榮于人前，也有些是默默無聞，卻是 社會發展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務，秘書人 員的勞動成果往往通過領導機關、領導同志的工作實績體現出來，不能獨 立顯示自身的成績。秘書工作機密性強，許多工作，秘書只能埋頭去做， 不能公開

17、宣揚。秘書工作具體又繁忙，無論是管理文件，組織會議，還是 起草公文，常常需要加班加點，夜以繼日，“眼睛一睜，忙到熄燈”，很少 出頭露面，留名得利。這就要求秘書人員自覺發揚為事業埋頭苦干的獻身 精神。鄒韜奮先生說得好，“一個人光溜溜的到這個世界來，最后光溜溜 的離開這個世界而去，徹底想起來，名利都是身外物，只有盡一個人的心 力使社會的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事j秘書人員應 當以此為座右銘。為事業而埋頭苦干的獻身精神從哪里來來自黨性，來 自對事業的忠誠，來自偉大的社會責任心。這種原動力，是職業道德規范 的基礎和保證。2、嚴守紀律，克己奉公 秘書人員必須信守本分，自覺 地遵守紀律。當領

18、導人拍板決策后，當領導人交代意圖后，必須按領導人 的意圖行動，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權 行動。同時，按規矩和職權辦事，不得偽托領導之意，假冒領導之名辦事, 更不能盜用職權謀私利，營私舞弊。秘書人員應當自覺做好保密工作。 保密既是紀律，乂應是自覺的行為和良好的習慣。秘書人員知密度很深， 既是保密重點對象，又是竊密重點對象。秘書人員的保密守則是：不該看 不看，不該聽不聽，不該說不說，不該寫不寫。不在公共場所、私人通信 中涉及機密，不在親屬與朋友面前談論機密。3、謙虛謹慎，平等待人秘 書人員身居中樞，上接觸領導，在領導成員中周旋協調，下接觸各方各界 人士和群眾，如何處理好

19、人際關系是至為重要的一個環節。應始終做到正 直、公允、謙虛、平等。秘書人員向領導匯報工作要實實在在，不可弄 虛作假；評論干部要實事求是，不可挾私褒貶；在領導成員之間協調、傳 話，不可涉及他們之間的關系問題，不可左右傾斜、更不允許撥弄是非、 挑撥離間；領導人開會、談話時，如果自己在場，除了必要的問話，不可 多嘴多舌。這是道德準則，也是政治紀律。秘書人員對下不可蠻橫跋扈, 盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明。總起來說, 秘書要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學習上刻苦，作風上嚴謹, 還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項工作。三、秘 書的人際關系人際關系是指人與人

20、之間相互交往與聯系的關系。世界上 只要有兩個人，就必然產生人際關系。人們活在世界上，每天所面臨的, 無非是處理兩大關系：一是人與自然的關系；二是人與人的關系。人的 社會性決定了人際交往的必要性。處理好人際關系，具有十分重要的意義。 交往方法的正確與否往往影響工作的成敗。美國成人教育家戴家-卡耐基 在調查了無數的明星巨商、軍政要員之后認為，一個人事業上的成功，只 有15%是由于他的專業技術，另外85%要靠人際關系和處世技巧。許多研 究證明，因為缺乏技能而失業或無法開展工作的人數要比缺乏與人相處的 能力而失去工作的人少得多。無論從哪方面看，處理好人際關系都十分重 要。所以，我們應主動地、積極地培養

21、交際的能力。努力建立良好的人際 關系。根據社會心理學的研究，增進人際吸引的因素主要有下列兒種：1） 空間距離因素。人與人之間在空間位置的距離越小，越容易形成彼此間的 密切關系。因為空間上的鄰近不僅為人際交往提供了機會，而且可以很快 滿足自己多方面的愿望，如社交的需要，信息的獲得，生活的關照等。所 謂“遠親不如近鄰”、“近水樓臺先得月”就是這個道理。最后，鄰近的人 是“抬頭不見低頭見”，處好同鄰近人的關系，對于自己的身心發展和工 作、學習的進步都有重要的影響。2）交往頻率因素。空間距離固然是人 際交際的客觀條件，但它并不決定人們交往的頻率。有些人“雞犬之聲相 聞，老死不相往來有些人雖遠隔萬水千山

22、，仍書信不斷，關系密切。 這說明在一定的時間內人們相互接觸的次數越多，越容易加深相互間的印 象和了解，形成共同的經歷、共同的體驗和共同的語言，產生親密感。3） 類似性因素。俗話說：“物以類聚，人以群分。”人與人之間假若存在某些 類似性（如年齡、性別、籍貫、經歷、學識、職業、地位、態度等）因素, 就會對相互吸引產生很大的作用。社會心理學證明：人們喜歡態度、信息、 價值觀和自己一樣的人，最好的朋友大多是和自己志同道合、志趣相同的 人。4）互補性因素。當交往雙方的需要和滿足途徑正好成為互補關系時, 就會產生強烈的吸引。在現實生活中，我們常常會看到這樣的現象：喜歡 主動支配他人者和期待別人支配自己者在

23、一起能相得益彰；脾氣暴躁的人 易和脾氣隨和的人友好相處；活潑健談的人和沉默寡言的人會結成親密伙 伴。這是由于雙方在氣質、性格上都有自己的長處和短處，彼此之間可以 取長補短，互相滿足對方的需要。可以說，互補吸引是人際吸引的實質所 在。其他人際吸引因素，最終都是需要的互補。5）個性品質因素。現實 的人際關系是人們交往過程中所表現出來的個性互動的結果。優良的個性 品質如真誠、熱情、有能力、大公無私、見義勇為、興趣與愛好廣泛等都 會導致人際吸引，有利于建立融洽的人際關系。6）儀表因素。愛美之心, 人皆有之。美麗的儀表包括端莊的容貌、優雅的舉止、翩翩的風度、時興 的穿戴等等，無疑都會造成同性或異性的吸引

24、。由于“第一印象”的作用， 儀表的魅力在初次交往中起著舉足輕重的作用。不過隨著歲月的流逝，儀 表因素的吸引力逐漸減弱，轉入人的內在個性品質上。（一）秘書處理 人際關系的原則1.平等。人際交往中，平等是建立良好人際關系的前提。 人際交往中著重的是人格平等，即尊重他人的人身權利、自尊心、感情、 不涉及他人隱私權。人與人之間沒有人身依附關系，相互之間是獨立的、 平等的。2.誠信。在秘書工作中，誠信有著重要的價值。它實際上是單 位或個人的無形資產，誠信是單位或個人忠誠的外在表現，它反映了單位 或個人行為的規律性和穩定性。秘書人員在人際交往中“誠而有信”，就 能發揮出自身能力，得到他人或組織的支持、鼓勵

25、，更好地表現自身價值。講信譽，就是要守信，言行一致，說到做到；就是要取信于人，相信別人 能夠做好本身所期望的事情；還要自信，給人以信任的力量，使對方相信 你能在困難環境中克服阻力，不負眾望。3,寬容。寬容指心胸寬廣、耐 力強、不計較個人利益得失。“海納百川，有容乃大。”人際交往中，在宏 觀方面（政治、法律、民族）不具有矛盾沖突的情況下，即使存在某些交 往中的摩擦，也要以博大的胸懷寬容對方，做到謙虛禮讓。社會經濟的發 展，人們相互交往范圍的擴大，價值觀念的轉變，思想方法的差異，思維 方式的不同，更需要組織或個人具有更大的相容度，容天下難容之事，容 納各種不同觀點、不同行為方式。寬容原則要求秘書人

26、員嚴以律己，寬以 待人，關心人，理解人，大事清楚，小事糊涂，原則要堅持，方法要靈活, 以德報怨，得理讓人。4、知人知言。社會中每個人的氣質、性格皆不同, 交往的動機、所抱的目的也不同，秘書人員在開展人際交往時，對交往對 象必須有較深的了解和把握，掌握主動。應知“知其可以言而不與之言， 為失人；知其不可言而與之言，為失言5、禮儀。禮儀是禮節和儀式。 它是道德的一種外在表現方式，在人際關系調節中具有不可忽視的作用。 英國哲學家洛克說過：無論做什么事情，必須具有優雅的風度和態度，這 樣才能顯得漂亮，得到別人的喜愛。微笑是禮儀的重要組成部分。微笑是 很奇妙的東西，它能使生疏變為親密，使隔閡化為融洽，使

27、不順心變為開 心。希爾頓飯店的成功之道。6、慎獨。秘書人員在八小時以內和八小時 以外，都要遵章守紀，堅持道德品格操守，防止誤入歧途。老子言：“慎 終如始，則無敗事”。怎么樣“慎獨” 一是要慎“浮躁”，淡泊以明志，寧 靜而致遠，戒驕戒躁，慣于自省；二是要慎“交友”，牢記“近朱者赤， 近墨者黑”，避免在社交圈里栽跟頭；三是要慎“私欲二私欲膨脹，利欲 熏心，就難免不出問題。秘書人員應遠離一切腐朽的、低級趣味的東西。（二）秘書交際的藝術技巧1.尋找共同語言。交往雙方有共同的話題， 共同的語言，共同的體驗和共同的情感，就意味著交往有走向成功的可能, 尋找這樣的共同點，就成為交往的關鍵。由于任何一個人都是

28、一個多元性 的集合體，從文化、民族、地域、知識、能力、職業、年齡、個人經歷、 思想觀點等，總能找到共同語言的基點，以利交往的進行。”酒逢知己干 杯少，話不投機半句多”就是這個道理。2.向對方有限度地敞開自己。 以誠相待是人際交往中的基本的道德準則。交往中，一方要吸引另一方， 只有在一定的范圍內敞開胸懷，言明所求，喚起理解和同情，取得信任， 交往才會成功。虛假遮掩，或表現出極強的自我保護性，對別人過于防范, 都難于使交往成功。在一定條件下，應采取“欲取之，則先予之”的方法, 合理地實施交往策略技巧，實現交往目的。3.善解人意，站在對方立場 考慮問題。“己所不欲，勿施于人。”成功的交往者總是善于聽

29、取對方的言 論，善于理解對方的意見和意圖，總是能站在對方的立場上考慮問題，設 身處地為對方著想，考慮對方的需要、利益、興趣、愛好和方便，減少給 對方帶來的麻煩。在交往中盡管為此而付出了代價，但給組織或個人帶來 的利益將是穩定的、長期的。4.學會傾聽。耐心地聽別人講話，尊重講 話人的情感和態度，既表示了你的涵養，又體現了你對他的關心。任何人 都需要傾聽對象，當人們在生氣、悲傷、憤怒、憂愁或興奮、激動時，都 希望有人來和自己交往，希望有人細聽他們訴說衷腸。秘書人員在和來訪 者交談時，要認真聽取來訪者的訴說，熱情接待，并根據情況及時作出處 理。5.真誠地贊賞。每個人都希望獲得別人肯定，并據以確認自己

30、的重要性，因此，內心都非常渴望他人的贊賞。贊美對方的行為，往往會收到 意想不到的效果。所以，秘書人員在交往中，不要吝嗇贊美，只要這種贊 美是真誠的、健康的、發自內心的。無私的、適當的贊美，既可以給對方 帶來快樂，嬴得對方的好感，乂能得到對方真誠的理解和熱情的支持與幫 助，有利于做好辦公室工作。6.沉著應付。人際交往中，時時會有意想 不到的事情出現，這需要秘書人員具有應變能力，去應付突來的一切。因 為交際活動絕對不依其中一方設計的“程序”走，要在變化中去重新調整、 重新組織，去適應變化了的情境，緩和氣氛，扭轉形勢，化解矛盾，變被 動為主動。要學會巧妙地避開所談的話題，模糊地對答，靈活地變通，避

31、實就虛，運用幽默等處理意料之外的情況。辦公室主任應具備的素質無論什么機關的辦公室主任，都是那個機關領導者的耳目、參謀和助手。一個稱職的辦公室主任，應該具備以下素質：一、具有正確領會領導意圖的理解能力。領導的意見、指示一般都是通過 辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領導的意圖，以 便準確地上傳和下達領導的意見、指示。二、具有組織大型會議和大型活動的組織能力。大型會議和大型活動，一 般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排， 包括會議通知、材料準備、會場布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細 小末節的事情都必須安排得十分周到，否則就會貽誤工作。三、具有妥善處理事

32、務的能力。因為辦公室主任有時候是代表領導者處理 事務的，所以，無論是領導交辦的事務還是領導沒有交辦的機關其他事務, 都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務處理得不妥當而損害領導的 形象。四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會議記錄、綜合 文字材料等簡單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親ih撰寫領導講 話文稿、審核并修改以機關名義發文的各類文稿。所有這些出臺的文字材 料，都代表著機關的形象。因此，辦公室主任應該具備很強的駕馭語言文 字的能力，并不斷努力提高自己的寫作水平。五、要有很強的綜合、平衡、協凋能力。機關辦公室是具有綜合、平衡、 協調職能的機構，很多時候都代表領導者綜合

33、情況、平衡關系、協調工作。 因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領導者的立場和角 度做好全局各項工作。六、要有一定的公關能力。辦公室主任經常接待來訪人員和來客，領導不 在場要接待得十分得體；領導在場時，不能喧賓奪主。代表領導者到外面 辦事，要想方設法克服一切困難，千方百計把事情辦成。七、要有超前的預測和參謀能力。某些事預計領導會想到，要提前作好準 備：某些事領導暫時還沒有想到而辦公室主任想到了，要提醒領導；領導 辦某一件事，辦公室主任要注意學習領導的辦事方法，設身處地想想這件 事要是由自己來處理該怎么處理，必要時還可為領導當參謀，出主意。政府辦公室的文字綜合工作，主要是把政府方方面

34、面的工作情況、存在問 題、政策措施加以匯總、提煉和加工后，形成全面、翔實、系統、操作性 強的綜合文字材料，供領導參閱和部門、單位遵照執行，是政府文字工作 的司令部和總樞紐。政府辦公室的文字綜合水平是該級政府思想水平、理 論水平、政策水平和工作水平的綜合體現，對于一級政府執行政策、制定 決策、落實工作具有舉足輕重的作用。相應地，這對從事文字綜合工作秘 書的綜合素質，提出了非常高的要求。最基本的要求是要做到能預見、善 歸納；能分析、善綜合；能比較、善鑒別；能抽象、善概括，因此，文字 綜合秘書應努力在提高綜合能力上下功夫。一、應注意經常“換力”綜合，是與分析相統一的一種思維能力和思維方法，它是通過理

35、性思 維對事物的各個屬性、部分、方面從整體上進行考察和認識。科學的綜合 與分析，是在認真調查研究基礎上的一種理性的抽象和概括，是為領導決 策提供高質量服務的一種高層次的復雜勞動。綜合能力，從本質上說是知識力，諸如記憶力、觀察力、想象力、預 見力、判斷力、表達力、分析力、歸納力、抽象力、概括力等等。這些知 識力，對于從事文字綜合工作的秘書來說，不是固有的一成不變的，都有 一個經常“換力”的任務。所謂換力，就是將低級的知識力換為高級的知 識力。為什么我們有時感到工作起來“吃力”，常有“力不從心”、“心有 余而力不足”之感呢說到底，是知識力不足了。因此，從事文字綜合工作 的秘書，換力應當是經常性的課

36、題。情況在不斷變化，要求在不斷提高， 如果我們不經常更新、補充知識，不隨時提高自己的能力，就難以適應新 形勢、新任務。二、應在三個層面上“換力”文字綜合中的知識力，不是某一領域、某一方面的知識力，它至少包括三個層面，即一般知識、思想方法和技能技巧。一般知識。既包括作為一個文字秘書所應具備的文化、科學、理論和 政策、經濟、社會等方面的基本知識，又包括從事文字綜合工作所必備的 文字方面的基本知識。文字方面的基本知識，主要包括語法、修辭、邏輯 等。不諳熟語法知識，語句結構不合乎語法；語言不簡煉，詞句不達意， 文辭不精美；邏輯混亂，概念不清，關系顛倒，這些不僅會鬧出笑話，而 且嚴重影響文章的質量和政府決策的執行。所以從事文字綜合工作的秘 書，應真正掌握較過硬的文字方面的基本功。不然，就難以勝任工作。思想方法，是人們獲得某種思想認識的方式和手段。思想方法正確， 就能根據客觀實際得出正確的認識；思想方法不對頭，就難免使思想背離 客觀實際，也就無法得到正確的認識。從文字綜合的角度看，端正思想方 法有其特殊重要的意義。為什么有的文稿從字面上看也通順，但卻顯得平 平、一般化，讀起來感到不解渴其重要原因是思想內容上缺乏深度和力度。 解決這個問題不能單純在文字上想辦法，而應在提高認識能力上下苦功 夫。唐代學者劉知兒提出為史要有三長：才、學、識。才即基本素質；學 蝠即文字能力