1、精品文檔 會展業務工作制度 為更好地推進展覽業務的發展，增強展會服務水平，提 升辦展數量和質量，促進我館品牌形象的進一步樹立，確保 會展業務部穩定高效地運行， 根據實際情況，特制訂本制度。 第一條總則 1、為加強會展業務部的管理和建設，推動我館業務發 展，根據我館要求，結合部門實際情況，制定本制度。 2、會展業務部是我館面向社會的重要窗口部門，負責 展覽業務的拓展和規劃。我館舉辦的展會以場地外包展為 主，以合作展、自辦展為輔，多種形式展會相配合。工作內 容主要為聯系展商、對外宣傳、展位設計與制作等展覽相關 服務。 3、會展業務部根據年度工作計劃、目標責任制開展各 項工作。 第二條展覽業務辦理

2、1、由會展業務部負責接洽并答復展覽公司有關展會的咨 詢事宜，并及時向部門負責人及分管館領導匯報洽談情況。 2、會展業務部負責與展覽公司進一步洽談，確定展會時 間、地點、面積。 3、展覽公司需攜帶公司營業執照復印件、法人身份證復 印件及行業批準文件，與展覽館簽訂展覽合同書。展覽合同 須由部門負責人審核，報分管館領導核實簽字并經館長審閱 后再加蓋單位公章方可生效。 4、展覽公司根據合同，繳納展會定金。 5、由會展業務部負責接待參展公司咨詢及勘探場地等事 宜。 6、距開展前20天，會同展館運行部協助展覽公司辦理公 安、消防、工商等相關手續。另食品類展會需在檢驗檢疫局 備案，寵物類展會需辦理衛生防疫證

3、明，涉外展會需辦理通 關證明。 7、 展會前10天，督促展覽公司提供展位搭建圖、楣板名 稱、LED大屏內容及特殊用水、用電的申報。 &會同展館運行部進行展位的搭建，楣板的制作、安裝 及水電的安裝調試。 9、進館前2天，會展業務部負責督促展覽公司按時、足 額繳納展會費用。 10、布展期間，會同展館運行部進行展位及楣板的調整、 修改，及特裝展位的相關事宜。 11、 展會開幕后，會展業務部會同財務部，依據合同和展 會實際發生的費用據實結算，及時催繳尾款。 12、展會結束后，由會展業務部安排專人負責匯總展會資 料，并將展會合同存檔 第三條合同管理 1、為加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，根據 中華

4、人民共和國合同法及山西省展覽館有關規定，結合 會展業務部的實際情況，對合同進行管理。 2、合同談判須由分管副館長或會展業務部負責人共同 參加，不得一個人直接與對方談判合同。 3、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規定。 4、簽訂展會合同時，展覽公司需提供營業執照復印件、 法人身份證復印件及展會相關行業批文。 5、簽訂合同必須本著“平等互利、合作共贏”的原則 6、合同對雙方當事人權利、義務的規定必須明確、具 體，文字表達要清楚、準確。 7、合同要注明簽約雙方的全稱，展會的名稱、時間、 地點、收費標準及簽約時間。 &合同需雙方法人簽字并加蓋公章后方可生效。合同 簽字蓋章后，綜合部、財務部、會展

5、業務部各存檔一份。 第四條貴賓室使用管理 1、貴賓室使用需填寫申請表（附后），并經會展業務部 負責人及分管館長審批后，方可使用。 2、貴賓室使用完畢后，應隨時關閉門、窗和全部設施、 設備電源，切實做好防火、防盜及其他安全工作。 3、費用（不含布置）：貴賓室2000元/半天 4、使用流程： 使用單位填寫使用申請表一一領導審批一一使用單位 交費一一使用單位布置貴賓室一一貴賓室交付使用一一會 議結束整理清潔。 5、展覽期間使用貴賓室根據所簽訂的合同履行，不另填 寫申請表。（申請表參見附件） 第五條展覽設計與制作規范 1、設計組員工需在會展業務部負責人及分管副館長的指 示下開展設計與制作工作。 2、設

6、計方案及制作數量需由部門負責人或分管副館長確 認后開始執行。 3、每次的設計方案由該設計者負責妥善保管，最終形成 我館資料。 4、 制作部負責對刻字機器日常維護，妥善保管相關耗材。 第六條廣播播放辦法 1、根據展覽公司的廣播需求，經由會展業務部負責人或 分管領導審核確認廣播內容后，方可實施。 2、廣播播報員需由我館工作人員擔任，如展覽公司需要 專業廣播，須經會展業務部負責人或運行部負責人審核批準 后才可進入廣播室進行廣播。 3、每次廣播結束后，必須隨時關閉門、窗及設備電源， 切實做好防火、防盜等安全工作。 第七條業務部每周信息報送規范 為及時反映我部門工作情況，強化部門之間的溝通了解， 根據實際工作情況，作如下規范： 1、會展業務部信息員負責每周業務部工作的采集、匯總 和信息留存。 2、每周信息匯報需按照信息宣傳部提供的報送格式書 寫，要做到全面、真實、準確地反映部門工作動態，要求標 題醒目、重點突出、內容充實。 3、每周匯報信息須經由會展業務部負責人簽字審核后方 可報送。 4、 信息報送時間在每周五下午17點前，如遇特殊情況 延