淺談信息化項目的管理對策【摘 要】某廠易地技改信息化建設堅持“總體規劃、分步實施”的原則，貫徹落實國家局數字煙草發展綱要和行業信息化建設“四統一”的總體要求，總結企業幾年來信息化建設的歷史經驗和教訓，制定了易地技改信息化建設總體規劃和信息化工程的整體布局。信息化建設項目實施過程是一項復雜的系統工程，它不僅涉及專業技術，而且涉及管理業務，需要各方人員的協調與配合。信息化項目的風險主要有技術風險、管理風險和系統風險。某廠采用積極主動防御的管理策略，從幾個方面預防、規避項目風險?！娟P鍵詞】信息化項目 風險評估 預防對策一、引言某廠易地技改工程是“十五”后期規劃的重大技改項目，總投資9.6億元。此次易地技改將按照煙草行業“控制總量、提高質量、調整結構、增加效益”的發展方針，本著“一次規劃、分步實施、突出重點、量力而行、遠近結合、留有余地”的原則，搶抓機遇，借鑒行業技改經驗，采用計算機集成制造系統，實現制絲管控一體化、物流倉儲自動化、管理信息化、現代化，最終建成集生產、營銷、科研、行政為一體的卷煙科技工業園區。二、信息化建設總體目標易地技改伊始，在國家局、省中煙公司信息中心的指導下，貫徹落實國家局數字煙草發展綱要，按照行業信息化建設“四統一”的總體要求，通過總結幾年來企業信息化建設的歷史經驗和教訓，以實現信息的實時采集、系統集成和信息共享為目標，構建企業數據中心，為企業的系統集成體系提供技術支撐。同時，以信息化建設為切入點，以提高企業經濟效益為目標，通過優化管理、資源整合，實現企業核心業務流程的優化，促進企業信息流、物流、資金流的有機集成，加速企業的快速運轉，適應企業的改革與發展，為企業穩健發展奠定堅實的管理基礎。企業信息化建設按照“修路”、“建庫”、“集成應用”的思路出發，結合企業實際，按照既定的新廠區信息化建設總體規劃，將信息化建設項目合理分解、打包，組合成10個子項目，完成了新廠區信息化工程的總體布局。三、信息化建設項目風險評估企業信息化建設是一個技術工程，更是一個管理工程和系統工程。信息化建設項目實施過程是一項復雜的系統工程，它不僅涉及專業技術，而且涉及管理業務、組織和行為，需要各方人員的協調與配合。不僅需要甲方項目管理人員、乙方項目經理、乙方項目技術開發人員的協調，也需要甲方最終用戶、第三方項目人員的廣泛溝通，共同參與和合作。項目風險是指潛在的預算、進度、人力、資源、客戶、需求、項目復雜性等方面問題以及它們對項目的影響。信息化項目風險主要有以下三個方面：是技術風險技術風險是指潛在的設計、實現、接口、驗證和維護等方面問題。項目的總體架構設計過于復雜，項目的信息處理結構化程度過低，都會直接影響項目實施方對技術的把握，從而影響項目的質量，以及用戶對技術的理解和消化。項目的規模過于復雜、龐大，則會造成資源配置和項目開發進度控制的困難。此外，項目實施方的技術能力直接決定項目開發的水平。技術風險威脅項目的開發質量和交付時間，技術風險的發生是因為問題比人們所設想的更難以解決。是管理風險管理風險是人力因素，主要來自于甲乙雙方項目管理人員的組織有效性，項目時間、資源的計劃確定性和可控性，以及項目質量監控的力度和策略。項目實施中各類角色如何有效組織，并協同發揮積極因素是一個項目組織的課題，存在很多的不確定性。而項目進度的計劃和項目預算是否具有確定性直接影響項目的可控程度。項目監控的力度在實際過程中會面臨來自各方面的干擾和阻力。是系統風險系統在這里指的是由信息化相關要素組成的動態聯系的有機體系。主要指的是用戶需求的不斷變化。由于企業組織結構調整、業務流程優化、組織的觀念轉變、先進管理思想等因素影響，用戶需求由不明確、逐漸明確、到用戶需求不斷膨脹。甲乙雙方項目管理人員要關心用戶需求變化以及其他與項目相關的因素變化，才能識別風險、緩解風險。四、預防項目風險我們針對信息化建設項目存在的許多不確定性因素可能導致的問題，事前進行充分分析、多次討論，事中全過程跟蹤監督、事后重視項目的驗收評估。改變被動的“救火模式”，采用積極主動策略，以便最大限度地規避在項目建設過程中可能會發生的風險。群策群力、集思廣益2005年易地技改工程實施之際，企業在易地技改指揮部內專門設立了信息工程組，期望對技改工程涉及的信息化工作“全盤考慮、統籌安排、總體規劃、分步實施、階段見效”。以網絡化、集成化、智能化為方向，以現代集成制造系統（CIMS）為目標，高水平、高起點建設新廠區的信息系統。我們從分析企業內外部環境出發，經過與相關部門技術人員共同研究，反復討論，采取分步驟、分階段、分主次進行信息化建設整體規劃，設計出了一整套符合企業實際的信息化工作流程和機制，做到有的放矢。按照“整體規劃、分步實施”的原則，制定了易地技改信息化建設的整體布局和總體規劃。企業相關部門業務人員是信息化項目需求的主要提出者，也是信息系統的最終使用者，同時也是信息系統的最終評價者，他們往往在信息化項目管理中具有重要的地位。在項目規劃階段，我們在起草、編制信息化項目招標文件的技術要求過程中采取多種形式，從項目招標內容、范圍、與其它集控系統接口界面等技術方面廣泛收集、歸納他們的意見，總結他們合理化建議和意見，做到廣泛溝通，共同參與。借用“外腦”、提高技術水平企業信息化是一個復雜的系統工程，既是一個信息技術應用項目，又是一項管理工程。不僅要在技術層面上做文章，更要從總體和戰略角度考慮問題。許多企業的信息化應用沒能取得預期的管理效果和效益，多數是因為沒有認識、理解、處理好技術與管理的關系。企業信息化是變革和再造的過程，需要既懂管理又懂信息技術的復合人才參與工作。如：進行管理咨詢、業務流程重組與再造、系統分析、體系架構及建設過程的指導、監督和技術方向的掌控等。 因此，應聘請若干既懂管理又懂信息技術的復合專家，與企業內部的管理、業務、信息技術人員組成專家組，指導全廠的信息化建設；應積極尋求具有技術實力和行業經驗的合作伙伴作為廠信息化建設的技術依托和總承包單位，以降低企業信息化過程的風險。2005年上半年，依據國家局數字煙草發展綱要及企業信息化建設現狀，由廠信息中心負責，聘請第三方系統集成商為企業制定了某廠信息化總體規劃報告?？傮w規劃報告是企業信息系統建設的指導性文件，為易地技改總體方案中的信息系統部分提供依據，也為企業制定CIMS建設的總體方案、技術路線和工程實施計劃等提供參考。我們統籌安排，多次邀請與信息化項目有關的設備制造廠家、系統集成商來廠舉行專題技術交流，充分發揮“外腦”的聰明才智，利用他們的經驗，針對信息化系統方案、產品選型、軟件架構等問題進行診斷，提出問題的解決方案。同時，派員到同行業先進煙廠考察交流，取長補短，規避項目技術、管理風險。抓好全員培訓為信息化建設打好基礎信息化工程的實施，實質上是現代企業管理思想與現代信息技術相結合的產物，所代表的不僅是技術手段的升級，更重要的是管理思想的創新。企業最終用戶直接與信息系統進行交互，只有最終用戶能夠熟練地操作信息系統，新系統才能發揮應有的作用。我們在狠抓信息化項目管理工作的同時，不忘抓信息化培訓工作。并把信息化培訓作為一項重要的基礎性工作來抓，結合易地技改信息化建設情況，制定了詳實可行的培訓計劃，分級、分期、分批做好不同層次、不同崗位人員的操作培訓，力爭達到最終用戶人人會熟練操作信息系統的程度。加強施工過程監控管理，提高施工質量在項目監控階段，我們通過招投標方式引入第三方監理單位。監理單位不僅負責土建工程施工監理，而且負責結構化綜合布線工程的管路預埋、孔洞預留、線纜敷設質量的監督管理。通過第三方監理單位的監督管理，強化了綜合布線工程的進度監控和質量控制，全過程地為項目管理保駕護航，減少了項目施工風險。充分發揮乙方技術優勢，減少項目技術風險乙方的項目管理人員是項目開發的監控者和項目實施的組織協調者，他們的工作方法和工作力度將很大程度上影響項目開發的可控程度和項目的推進。乙方的技術開發人員是信息系統的直接研發者和系統建設的實施者和技術支持者，他們工作效率和質量直接影響項目的效率和質量。我們將積極與乙方項目管理人員溝通、協調，充分發揮每一個開發人員的技術特長。不斷提高技術開發團隊的凝聚力，穩定開發隊伍，發揮技術優勢，減少項目技術風險。在項目評估階段，重視第三方的驗收評估在項目在開發完成交付使用之前，通常要進行項目驗收。驗收通常是在系統正式投入運行之后，要根據信息系統設計規格說明書的要求，對系統進行全面綜合測