公司制度 檔案管理制度 公司制度檔案管理制度第六章檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。 第二條所有相關(guān)公司工作活動(dòng)中形成的，記述和反映本公司職能活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。 第二章檔案管理人員的職責(zé)各部門檔案管理人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、保密的態(tài)度，在部門負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下認(rèn)真、保存、管理公司各項(xiàng)檔案資料。 1.各部門負(fù)責(zé)人為涉及本部門檔案管理的第一責(zé)任人，對(duì)確保檔案的完整性、及時(shí)移交和保密負(fù)責(zé)。 2.各部門需指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理，綜合部對(duì)各部門涉及檔案管理工作的人員有協(xié)助的責(zé)任。 3.公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由各部門負(fù)責(zé)人制定，收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、編目和檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負(fù)責(zé)。 各部門檔案管理員嚴(yán)格按照本部門檔案管理制度開展工作。 4.檔案管理人員應(yīng)按期向經(jīng)辦人查催文件。 ?一個(gè)工程、項(xiàng)目或業(yè)務(wù)結(jié)束后應(yīng)立即向經(jīng)辦人查催文件，年底對(duì)當(dāng)年的所有文件進(jìn)行一次總檢查，保證文件完整齊全。 5.各部門檔案管理人員的職責(zé)應(yīng)及時(shí)將應(yīng)歸檔文件進(jìn)行、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時(shí)按要求向綜合管理部移交檔案。 6綜合管理部檔案管理人員的職責(zé)應(yīng)及時(shí)促收檔案，并將由綜合管理部負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一造冊(cè)、安全保存并按規(guī)定借閱、銷毀檔案，認(rèn)真做好借閱復(fù)制記錄。 7全體檔案管理人員應(yīng)遵守職業(yè)道德，保守檔案秘密，不得將秘密檔案內(nèi)容復(fù)印、私自帶出交予無關(guān)人員，不得在公共場(chǎng)所、私人日記、私人通訊中談?wù)摗⒂涊d、傳遞秘密檔案。 8全體檔案管理人員定期清查檔案，發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)或可能泄密時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，采取補(bǔ)救措施并追查相關(guān)人員責(zé)任。 9違反上述有關(guān)規(guī)定泄露檔案秘密者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依照檔案法和保密法中有關(guān)條款追究其責(zé)任。 第三章有關(guān)歸檔文件的規(guī)定第四條歸檔文件的范圍1各種上級(jí)下達(dá)的文件；2公司下發(fā)、上報(bào)的文件；3總經(jīng)理辦公會(huì)及各專項(xiàng)會(huì)議會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議、公司章程；4各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)；5會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析；6各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件、工程預(yù)決算；7各項(xiàng)工程立項(xiàng)報(bào)告、審批手續(xù)、竣工圖紙、驗(yàn)收文件資料以及與工程有關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要等相關(guān)文件；8項(xiàng)目資料（經(jīng)過可行性研究或論證的投資項(xiàng)目；對(duì)某行業(yè)的信息研究及對(duì)公司今后發(fā)展有參考價(jià)值的資料）；9參資企業(yè)的專業(yè)資料及各種相關(guān)文件；10電子文檔及聲像資料；11其他應(yīng)歸檔的文件、材料。 第五條各部門文件歸檔責(zé)任1.綜合管理部負(fù)責(zé)上級(jí)下達(dá)文件、公司下發(fā)上報(bào)文件、公司各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、各項(xiàng)批件以及年檢、驗(yàn)資報(bào)告書，ISO9000質(zhì)量體系認(rèn)證申報(bào)文件，及其他涉及綜合管理部的文件等上級(jí)文件、公司文件、管理性文件。 注各部門凡涉及“以海泰數(shù)碼科技有限公司對(duì)外簽訂的各類工程施工合同、綜合布線合同、小區(qū)光纖接入合同、服務(wù)器托管租用合同、設(shè)備購(gòu)置合同、軟件開發(fā)合同、網(wǎng)站建設(shè)合同、軟件維護(hù)合同、廣告合同、寬帶合作協(xié)議書、小區(qū)寬帶網(wǎng)絡(luò)接入?yún)f(xié)議”等經(jīng)濟(jì)合同及協(xié)議，由綜合管理部的檔案管理員按照本公司經(jīng)濟(jì)合同管理辦法進(jìn)行劃分密級(jí)、分類、立卷和編制目錄等項(xiàng)的工作。 各部門只將上述經(jīng)濟(jì)合同及協(xié)議的復(fù)印件留檔備查。 2.企通部負(fù)責(zé)電話新裝業(yè)務(wù)確認(rèn)單、固定電話變動(dòng)業(yè)務(wù)確認(rèn)單、固定電話業(yè)務(wù)新裝登記單、寬帶受理單、執(zhí)行單等涉及部門工作的文件。 3.社寬部負(fù)責(zé)各社區(qū)用戶資料及受理單據(jù)、社區(qū)寬帶業(yè)務(wù)報(bào)表、社區(qū)寬帶接入?yún)f(xié)議，社區(qū)寬帶接入前期資料等涉及部門工作的文件4.軟件部負(fù)責(zé)日常管理規(guī)范、培訓(xùn)計(jì)劃、部門工作總結(jié)、工作日志、軟件部費(fèi)用文檔、項(xiàng)目收入文檔、會(huì)議記錄等文件。 5.客服部負(fù)責(zé)客戶原始電話記錄，用戶傳真、信件，數(shù)據(jù)分析資料、部門管理文件、各類電子文檔等涉及部門工作的經(jīng)營(yíng)性文件6.建設(shè)部負(fù)責(zé)涉及工程的合同、契約、標(biāo)底、工程預(yù)算、決算、各項(xiàng)工程立項(xiàng)報(bào)告、審批手續(xù)、竣工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等涉及部門工作的工程性文件。 7.運(yùn)維部負(fù)責(zé)技術(shù)檔案資料、運(yùn)行維護(hù)資料、障礙處理資料等涉及部門工作的工程性文件。 8.網(wǎng)絡(luò)集成事業(yè)部負(fù)責(zé)客戶信息檔案、招標(biāo)書，投標(biāo)書、投標(biāo)結(jié)果、用戶反饋表，技術(shù)服務(wù)情況表，處理結(jié)果表、合作協(xié)議書、定貨基本情況表、市場(chǎng)拓展?fàn)顩r表、價(jià)格定期更新表等涉及部門工作的經(jīng)營(yíng)性文件。 9.通用產(chǎn)品事業(yè)部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。 10財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)其會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表及財(cái)務(wù)分析等財(cái)務(wù)類文件。 第六條關(guān)于電子文檔及聲像資料的收集分類電子文檔以部門分類，每半年各部門應(yīng)組織人員將重要電子文檔刻錄光盤保存。 第七條重要的有特殊保存價(jià)值的聲像材料，各部門應(yīng)組織收集，以其特殊保存形式保存。 第八條一項(xiàng)工作同時(shí)由幾個(gè)部門參與辦理時(shí)，由主辦部門負(fù)責(zé)收集形成的文件資料第四章關(guān)于歸檔文件的第九條各部門歸檔文件的應(yīng)符合各部門制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 需包括以下檔案移交第十一條結(jié)合本公司實(shí)際情況，合同移交指各部門工作過程中凡涉及“以海泰數(shù)碼科技有限公司”對(duì)外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同及協(xié)議的原件，集中交綜合管理部存檔。 各部門負(fù)責(zé)對(duì)復(fù)印件的存檔，方便查閱。 參見公司經(jīng)濟(jì)合同管理辦法第六章檔案借閱第十二條關(guān)于檔案借閱的規(guī)定1.各部門建立檔案借閱復(fù)制登記簿（附件二），主要內(nèi)容借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時(shí)間、批準(zhǔn)人、歸還時(shí)間、歸還時(shí)檢查情況、經(jīng)手人。 2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。 3借閱人必須愛護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、抽取、折卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，閱后及時(shí)歸還。 4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時(shí)通知借閱人說明原因及補(bǔ)救并報(bào)主管高管及審批人員。 5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動(dòng)情況時(shí)，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。 6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負(fù)責(zé)人以外任何人不準(zhǔn)借閱。 第七章檔案復(fù)件管理第十三條檔案原則不準(zhǔn)復(fù)印，若各部門因工作需要可以制作復(fù)件。 復(fù)制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復(fù)制。 參見檔案借閱復(fù)制登記簿（附件二）第十四條復(fù)件管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實(shí)施管理，并對(duì)復(fù)件的保密性負(fù)責(zé)。 第八章檔案銷毀第十五條保存時(shí)間的規(guī)定 1、本制度第四條中第 3、 5、 6、 7、9款為永久保存； 2、本制度第四條中第 2、 4、 8、10款視其保存價(jià)值予以保存，但至少要保存