應收賬款管理規定 第 1 頁 共 8 頁 應收賬款管理規定應收賬款管理規定 1總則 1 1為加強集團下屬各子公司應收賬款的管理 保證企業資金安全 特制訂本規定 1 2本規定所稱信用政策包括 信用期間 信用等級標準 信用額度和現金折扣 1 2 1信用期間是指企業給予客戶的付款期限 1 2 2信用標準是指客戶獲得交易信用須具備的條件 1 2 3信用額度是指允許客戶賒銷的最高限額 1 2 4現金折扣是企業對客戶在商品價格上所做的扣減 1 3本規定適用于下屬各子公司客戶 2客戶信息檔案 2 1客戶信息檔案的建立由業務部或營銷部負責 由業務部或營銷部收集查實 錄入 計算機系統并將相關資料文件歸檔備查 客戶信息檔案包括 2 2客戶基本資料 包括客戶的名稱 地址 電話 法定代表人 經營管理者等 2 2 1客戶特征 包括客戶的市場區域 銷售能力 發展潛力 經營戰略和經營理念等 2 2 2業務狀況 包括客戶的銷售業績 市場份額 市場競爭力 市場地位 與競爭者 的關系及與本公司的業務關系和合作情況 2 2 3交易現狀 包括客戶的銷售活動現狀 存在的問題及客戶目前的市場形象 聲譽 財務狀況 信用狀況等 2 2 4客戶的合法證件 客戶為公司 個體工體戶性質 需提供已年檢的營業執照 稅 務登記證 組織機構代碼證 客戶為私人性質 無法提供營業執照等資料 需提 供身體證復印件并且由客戶親筆簽名 2 3客戶的信息資料由經辦業務部或營銷部專人負責收集和整理 凡與本公司交易次 數在 萬元以上的 應本日交易當日業務員填寫客戶檔案表 客戶兩次累 計超過 萬元以上的客戶均應于第二次交易完成之日起一日內完成建檔 2 4客戶的信息資料為公司的商業秘密 所有經管人員須妥善保管 不得泄露 2 5客戶的信息資料發生變更時 業務部或營銷部應當隨時匯總整理后交指定專人予 以更新或補充 并提交財務部存檔備查 3信用政策制訂 應收賬款管理規定 第 2 頁 共 8 頁 3 1公司統一制訂信用期間 信用額度 現金折扣等相應的信用政策和賬款支付 結 算方式 3 2由各子公司總經理 財務經理共同初步審定 報總公司財務總監核定 總公司董 事長核準后 交由子公司執行 每半年對客戶的信用額度和期限核定一次 核定 后由業務部或營銷部 財務部歸檔備查 3 2 1信用期間 信用額度 現金折扣由業務部會同財務部共同制訂 經總經理批準 3 2 2采用月結 季結 年結 鋪底 代銷等貨款支付方式的客戶條件 由業務部或營 銷部會同財務部制訂 經總經理批準 3 2 3采用支票 匯票 匯款 銀行承兌等賬款結算方式的客戶條件 由財務經理制訂 總經理批準 3 3信用政策是營銷部或業務部向客戶授予信用的唯一依據 任何超出信用政策的特 殊銷售必須經財務經理審查 總經理批準 3 4客戶的信用額度和期限核定依據 3 4 1客戶與公司業務合作時間 3 4 2客戶的資信狀況 3 4 3上年度客戶的實際銷售及回款金額 資金回收率等 4信用調查 4 1營銷部或業務部負責調查 收集客戶信用評定所需信息資料 并提出給予客戶信 用期間和限額的建議 財務部負責審核建議 確認信息資料的真實性 4 2對顧客進行信用調查時 調查人員須根據客戶類別選擇 填寫相應的調查表單 并提供詳盡的客戶調查報告 以利于公司對客戶進行信用分析和評價 4 2 1對未曾建立業務往來而欲申請信用政策的新客戶 調查人員須詳細調查 收集有 關客戶財務 市場 公司及負責人情況等客戶資料 填寫 客戶信用額度和結算 方式申請 調整表 并提交客戶調查報告 該客戶已年檢營業執照副本復印件 稅務登記證 組織機構代碼證 銀行信用等級證書附后 如客戶為私人性質 無 法提供營業執照等資料 需提供身體證復印件并且由客戶親筆簽名 4 2 2對已授信的老客戶進行信用核查 每季度次月 5 日前 由調查人員從客戶付款 采購 營業 員工等項目調查老客戶的信用動態和財務往來會計相關應收賬款賬 齡風險報表綜合評估核定 并要求對老客戶信用額度變更填寫 客戶檔案 信用 額度和結算方式申請 調整表 4 2 3對已與公司建立業務關系的客戶欲申請信用政策的 調查同本款 3 2 2 條 應收賬款管理規定 第 3 頁 共 8 頁 5信用等級應用 5 1財務部依據客戶信譽 償債能力 資本 有無抵押 環境影響五個方面評價客戶 信用的可信賴程序 據此將客戶信用等級劃分為 A B C D 四個信用等級 5 2A 級為守信客戶 用綠色表示 B 級為警示客戶 用藍色表示 C 級為失信客戶 用黃色表示 D 級為嚴重失信客戶 用黑色表示 5 3根據信用等級 財務部須將客戶相應地分為 A B C D 四個級別進行分級管理 5 3 1對 A 級客戶予以重點扶持 享受規定的信用額度 信用期間和現金折扣等待遇 5 3 2對 B 級客戶予以密切關注 一般要求現款交易 特殊情況需要賒銷時須進行信用 特批 5 3 3對 C 級客戶加強提貨檢查 堅決要求現款交易 該客戶不列為主要客戶 須逐步 以信用良好 經營實力強的客戶取而代之 5 3 4對 D 級客戶實行重點監控 堅決要求現款交易 并在追回貨款的情況下逐步淘汰 此類客戶 6信用評價 6 1營銷部或業務部負責收集評定信用客戶的所需信息資料 財務部確認 分析市場 營銷部或業務部報送的信用評估資料并進行信用等級評價 6 2客戶信用申請由業務員準備信用審批資料后申報 按規定程序審批 6 3企業信用審批資料包括 客戶信用調查表 客戶信用狀況核查表 營業 執照副本復印件 近期財務報告 銀行信用等級證書 建議信用等級及信用政策 6 4信用等級審批 6 4 1業務員調查 收集客戶信用審批所需的所有資料 填寫信用審批相關表單 6 4 2業務員將審批表單交直接上級審核 由其提出客戶信用等級建議 6 4 3營銷部或業務部主管審核后交營銷部或業務部經理確認 如營銷部或業務部經理 對客戶情況存有疑惑 由營銷部或業務部對該客戶進行再調研 6 4 4經確認的客戶申請資料 由營銷部或業務部經理交財務部 6 4 5營銷部經理或業務部經理核實客戶信用審批資料 調查補充分析所需財務資料 填寫 信用分析表 6 4 6營銷部或業務部經理審核信用分析表并對客戶的信用等級提出主觀評價 6 4 7財務部 營銷部或業務部會審確定客戶信用等級 報總經理審核 董事長審批 應收賬款管理規定 第 4 頁 共 8 頁 6 4 8財務部經理簽發信用等級評定通知書 往來會計及營銷部或業務部跟單員建檔備 案 6 4 9各授權人員根據審批權限按信用等級確定賒銷和信用消費額度 6 5信用合同簽署 信用審批通過后 由業務部或營銷部與客戶簽訂付款協議 7信用監控 7 1應收賬款管理 7 1 1財務部往來會計為應收賬款管理人員 負責按賒銷單位全稱及經辦人設立臺賬 詳細 序時地記載賒銷商品的數量和金額 進行應收款的日常管理 7 1 2對新增客戶銷售的 要求明確付款結算方式和信用額度 并在銷售出庫前要求業 務部上報 客戶信用額度和結算方式申請 調整表 審核客戶結算方式和信用額 度 7 1 3往來會計或財務指定人員按 客戶檔案 信用額度和結算方式申請 調整表 或 應收賬款余額表審核是否發貨 符合公司管理規定的方可簽字放行 否則倉庫不 予發貨 特殊情況按授權人特批后可以發貨 7 1 4應收賬款管理人員須關注每批商品的賒銷時間 每周向財務經理報送 應收賬款 異常報告 7 1 5賬齡按應收款發生的時間分為 1 30 天 31 60 61 90 91 120 121 150 150 天以上欠款 六個時間段 7 1 6應收賬款管理人員 每周按賒銷單位類別匯總統計并填寫 賬齡分析表 7 1 7月末 依據 賬齡分析表 應收賬款異常報告 等資料對應收賬款進行綜合 分析 經財務部經理審核后上報總經理和董事長 財務管理中心 7 1 8每月 5 日前 往來會計必須詳細填寫 未收款明細表 由賬款責任人逐筆親自 簽名承認未收 其約定收款日據發票開據日期超過 1 個月以上者 還應注明原因 填妥后 分別呈報公司營銷部經理或業務部經理 財務經理 催款人直接上級 7 1 9財務部往來會計與營銷部或業務部指定對賬核算員核對應收賬款相符后 再財務 部每月 27 日定期與客戶對賬 提供應收款余額表和欠款確認單 要求客戶簽字 確認 并轉交財務往來會計存檔 7 1 10每月營銷部經理或業務部經理 財務部負責人召開賬款分析會議 研討超期應收 賬款的回收 必要時通過法律程序追回 如為訂單客戶按簽訂合同辦理 7 2信用審核 7 2 1財務部往來會計負責信用審核工作 審查客戶訂單 查看訂單中貨款有無超限 應收賬款管理規定 第 5 頁 共 8 頁 超期或不符合約定支付方式的 7 2 2對于超期 超限或異常客戶有權立刻通知倉庫拒絕發貨 7 2 3凡前次賒銷超過信用期限及信用額度未在約定時間結算的 除客戶能提供可靠的 擔保外 一律不再發貨 7 2 4每筆除現金結算客戶的 必須經財務部指定專人審核 銷售出庫單 或 送貨單 是否超出公司規定的信用額度和結算方式 符合條件的簽字確認 否則倉庫不予 發貨 特殊情況按授權人特批后可以發貨 7 3信用特批 7 3 1B 級客戶要求賒銷時 由營銷部經理或業務部經理特批 7 3 2倉庫根據營銷部經理或業務部經理特批單發貨后 往來會計將審批意見存檔跟進 報告財務經理 如超期無法收回追究業務經理經濟責任 對金額在 10 萬元 以上的特批賒銷 財務經理立即向總經理報告 7 4信用等級緊急調整 7 4 1對異常賬款的客戶 財務經理有權對信用等級進行緊急調整 將該客戶信用降 級或轉為現金客戶 7 4 2信用客戶在使用支票或匯票支付貨款時出現空頭支票等不誠實行為 往來會計須 立即通知業務員追收貨款 將該客戶轉為現金客戶并列入黑名單 7 4 3財務部須立即向營銷部或業務部下發黑名單通知 直到該客戶有足夠的證據說明 其償付能力方可解除黑名單 并重新按信用客戶等級審批程序辦理信用申請 7 5信用月度審查 7 5 1對已授信的老客戶進行信用核查 每月 5 日前 由營銷部或業務部業務員從客戶 付款 采購 營業 員工等項目的變化來調查老客戶的信用動態 并填寫 客戶 信用狀況核查表 7 5 2財務經理會同營銷部或業務部經理從應收賬款回收款情況和 客戶信用狀況核查 表 核查有無不符合信用等級的跡象 如須重新進行信用評價 在信用評價未出 來以前通知有關部門暫停享受信用政策 8賬款清收 8 1營銷部或業務部經理負責控制 督導催收應收款工作 并負責制訂和實施應收款 計劃并組織賬款回收 8 2往來會計是應收賬款的主管人員 負責應收賬款的日常監督和報告 對不能收回 的應收賬款提出處理建議 應收賬款管理規定 第 6 頁 共 8 頁 8 3業務員是賬款的具體責任人 負責配合收款人員完成責任賬款的回收工作 8 4營銷部或業務部經理針對應收賬款賬齡和金額的不同分別采取不同的催收方式 8 5財務部應于每月 30 日前制作本月 客戶對賬單 與有應收賬款的客戶對賬 客戶對賬單 應由客戶親筆簽名或加蓋公章 特殊情況下可通過傳真的方式進 行對賬 但通過傳真方式進行對賬的客戶 至少每個季度屆滿五日內交寄一份上 一季度 欠款確認書 交寄給公司的 欠款確認書 應是由客戶親筆簽名或加 蓋公章的原件并統一交至財務部進行存檔 8 6業務部和營銷部應嚴格對照財務部的 客戶對賬單 及時核對 跟蹤賒銷客戶 的回款情況 對未按期結算應收賬款的客戶進行催收 出現異常情況的 及時匯 報給分公司總經理 財務經理及總公司財務總監 8 7對超過信用期限或約定期限未支付清貨款的客戶 按以下規定處理 8 7 1超過 1 10 日的 金額 元以上 由經辦業務主管上報部門負責人 并電話 催收 業務員向直接上級報告超期原因和催收情況 業務員直接上級核查是否已 停止了對該客戶的發貨 并出面與客戶商談歸還所欠的貨款 必要時由財務人員 協助 8 7 2超過 11 20 日的 金額 元以上 須向營銷部經理或業務部經理報告 并 督辦追討 8 7 3超過 20 30 日的 金額 元以上 由業務部或營銷部經理上報總經理 派 員上門催收 并由業務部對經辦業務主管給予相應處罰 8 7 4超過 30 日并經催收無效的 金額 元以上 由業務部或營銷部經理報總經 理批準后作個案處理 提請法律顧問簽發 律師函 對發 律師函 無效的客 戶 考慮通過訴訟等方式催收 并由業務部或營銷部對經辦人給予相應處罰 8 7 5情況緊急或情況特殊的 不受前四款規定的限制 8 7 6財務部每周整理應收賬款欠款和對賬情況表上報總經理 財務管理中心 8 8貨到結款的客戶 可先開票發貨 如貨到不能結款則必須將貨拉回 否則 其欠 款由業務員承擔 8 9營銷部經理或業務部經理對嚴格執行信用政策 控制應收貨款負有直接責任 應 收貨款作為考核業務員或業務主管 經理績效的重要指標之一 8 10財務部或指定專人在外出清收應收帳款前應仔細核對 客戶對賬單 的正確性 做好行程安排和預算報財務部經理審核 總經理審批 催收和對賬人員應隨時向 財務經理電話匯報工作進度和行程 款項收回后應整理好相關帳款 由客戶簽字 應收賬款管理規定 第 7 頁 共 8 頁 后及時向財務部交納相關款項并銷帳 8 11催收人員清收應收帳款時有下列行為之一的 一經發現 根據公司規定處罰 情 節嚴重者移交司法部門追究其相關法律責任 8 11 1不及時上交或侵占 挪用所收款項的 8 11 2弄虛作假 協助客戶逃避債務 9應收賬款交接應收賬款交接 9 1業務員 業務主管或業務經理 銷售往來會計崗位調換 離職 必須對經手的應 收帳款進行交接 未辦清交接手續的 不得離崗 公司不予辦理離職手續 拒不 交接或交接不清的 責任由移交人負責 交接完畢后 責任由接交人負責 公司 保留追究拒不交接或交接不清員工全部法律責任的權利 9 2業務人員接交時 應與客戶核對帳單 遇有疑問或帳目不清時應立即向主管反映 未立即呈報或故意代為隱瞞的 應與離職人員共同承擔責任 9 3業務離職人員完成移交手續并經相關部門經理 總經理確認同意后方可發放該移 交人員未結算的工資 未經經理和總經理同意而自行發放的 由責任人負責賠償 9 4業務人員辦理交接時由業務部及財務部監督 移交時發現有貪污或挪用公款 短 缺物品 現金 票據或其他憑證等情形的 除限期全額賠償外 情節嚴重的 公 司還將依法追究其民事及刑事責任壞賬損失確認 10壞賬核銷 10 1壞賬損失確認 10 1 1每年年度終了 由財務部經理組織專人全面清查應收款項 并與債務人核對 10 1 2對確實無法收回的應收款項 由應收賬款的往來會計取證后向財務經理 總經理 董事長 財務管理中心財務總監提交壞賬損失報告 詳細闡明壞賬損失的原因和 事實 10 1 3對涉及訴訟的壞賬損失 由總公司總經辦委托律師出具法律意見書 10 1 4壞賬損失報告經財務經理審核后 對確認的壞賬損失提出財務處理意見 提交總 經辦和總公司財務管理中心會議審定后進行賬務處理 10 1 5壞賬損失視以不同情況按以下方法確認 債務人被依法宣告破產 撤銷的 在取得破產宣告 注銷工商登記或吊銷執照的 證明以及政府部門責令關閉的文件等有關資料 在扣除以債務人清算財產清償的 部分后 對仍不能收回的應收款項 作為壞賬損失 應