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文檔簡介

如何開展時間管理一、時間概念時間是什么?人們會說“時間就是效率”,“時間就是金錢”,“時間就是生命”,“一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰”。 子在川上曰:逝者如斯夫,不舍晝夜那么,時間的確切定義是什么呢?從哲學意義上講,時間是物質運動的順序性和持續性,其特點是一維性,是一種特殊的資源。世界在持續,我們的生命在延續,我們每個人的每一天都是24小時、1440分鐘,無論我們快樂或是不快樂,我們的一天都只有24小時、1440分鐘。區別在于:成功和不成功的人利用時間的方式不同。時間具有下列特性:* 時間是一種資源,且供給無彈性:時間的供給量是固定不變的,在任何情況下不會增加、也不會減少,每天都是24小時,都是1440分鐘,所以我們無法開源。 * 時間具有一維性,無法蓄存,無法失而復得:時間不向人力、財力、物力和信息技術那樣被積蓄儲藏,也無法失而復得。不論愿不愿意,我們都必須消費時間,所以我們無法節流。* 時間無法取代,具有機會成本:任何一項活動都有賴于時間的堆砌,這就是說,單位時間內只能進行一件事情,做A事情時,就不能做B事情,選擇A的效益的同時,必須放棄B事情的效益,這涉及管理決策的一些理論,比如利益最大,風險最小選擇等,所以說時間具有機會成本。下面這個例子很恰當地說明了時間的這些特性。 如果銀行每天早晨向你的賬號撥款1440元,你在這一天可以隨心所欲,想用多少就用多少,用途也沒有任何的規定。條件只有一個:用不完的錢不能留到第二天再用,也不能節余歸自己。前一天的錢你用光也好,分文不花也好,第二天你又只有1440元。請問:你如何用這筆錢?我們無法在時間資源上開源,也無法節流,同時時間的機會成本,我們只有提高效率,單位時間內才能有更多的產出。二、時間管理概念就是管理的時間概念,組織管理的資源要素中包括人、財、物、信息和時間,也就是針對管理中時間要素資源的管理。改變能改變的,適應不能改變的。由于時間的特性,所以時間管理的對象不是“時間”,而是指面對時間而進行的“自我管理”,怎么能在單位時間內完成更多的產出,帶來更多的效果、效益和效率,才是我們開展時間管理培訓的目的,才是我們追求的目標。三、時間管理的誤區所謂時間管理的誤區,是指導致時間浪費的各種因素。以下是管理的幾個誤區,請大家仔細分析和查對,看看是否存在同樣的問題: 1、誤區一:工作缺乏計劃性目標、規則、計劃的制定,缺乏計劃性表現在:* 缺乏目標* 缺乏優先等級* 缺乏完成期限* 工作方法不當工作起來處于被動位置,談不上自我管理。2、誤區二:時間控制不夠 受外部因素影響:* 不速之客的打擾* 無端電話的打擾* 無效會議的困擾* 突發事件的處理時間意識不強: 主要表現在以下幾個方面:* 個人的消極態度* 拖延的習慣* 做事拖拉,找借口不干工作* 工作中閑聊* 追求完美3、誤區三:組織和過程工作不當組織工作不當的主要體現:* 職責權限不清,工作內容重復* 授權不當,“事必躬親,親力而為”* 溝通不良* 不注重協作* 工作連續性差* 不善于說“不”授權不當的表現在: * 擔心部屬做錯事* 擔心下屬表現太好 * 擔心喪失對下屬的控制 * 不愿意放棄得心應手的工作* 找不到合適的下屬授權其實每個人的精力都是有限的,尤其是管理者應當學會授權,將主要的精力和時間放在更重要的事情上。不善于說“不”:學會接受請托,對于我們每一個人來說,所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。在很多請托中,有一類是職務所系,又區分力所能及和能力不及兩種類型;另一類請托則屬無義務履行的請托,經常引起我們困擾的是后兩類請托。 “明智地接受請托”的重要性在于:第一,“拒絕”是一種“量力”的表現。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當,你不防對請托者提出適時的建議。第二,拒絕是保障自己行事優先次序的最有效手段。所以在我們接受請托時先問問自己:職責所系嗎?力所能及嗎?同時,也要求自已免開尊口。4、誤區四:整理整頓不足 據統計,一般職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。這意味著,每年因不整潔和無條理的習慣,就要損失近10的時間!質量管理中有名的5S管理,要求辦公場所做到:1S 整理,將工作場所的任何物品區分為必要的和不必要的,必要的留下,不必要的清除掉;2S 整頓,把留下的依照規定的合理位置放置,并明確標示;3S 清掃,將工作場所清掃干凈;4S 清潔,維持上述成果;5S 素養,每位成員養成及時整理、整頓、清掃、清潔的良好習慣,做事遵守規則,文明的員工是文明管理的根本保證。人們把5S活動看作是減少浪費、提高生產效率和降低產品不合格率的最重要的基礎工程。5S的精髓在于建立質量風險防范機制,有病治病,無病強身的質量控制和保障機制。風險成本理論告訴我們,在項目執行的過程中,每個環節都會存在風險因素和風險轉化為危機的概率,如果在項目前期階段投入1單位成本用于控制風險,則可能避免因項目結果偏差采取風險補救10單位的成本。5S管理同風險成本理論有著異曲同工之妙。了解完上述內容,當你的上司向你布置一項任務時,你是否會在第一時間提出方案并執行,當你的上司向你索取一份資料時,你是否會在第一時間從容不迫地遞給他?當你需要一份信息時,是否還會滿文件夾地翻個底朝天? 5、誤區五:未活在當下人的生命軌跡就向一條弧線,這當中有很多分叉點,這些點比如上學、就業、結婚、創業等,每個點都有很多種選擇。這里要說的是,面對同樣的時間點,我們會有很多選擇,只有把握現在、活在當下,才能更好實現人生目標。下面講一個“九牛之人”故事,供大家品鑒。很久很久以前,一個村子里住著兩個年輕人,他們在自己村子里沒有找到自己心儀的姑娘,所以決定到外面找尋自己的幸福。他們兩個跋山涉水,走了很長時間,又累又餓,忽然看到了一個村子。他們想去前面種地的人家里討一頓飽餐。在田里干活的是一個俏麗的小姑娘。這個時候,其中一個馬上就相中了她。天哪!那是人嗎?好美好美,這是天使嗎!窈窕淑女,八面玲瓏另一個不以為然,認為就這么一個村姑你就看上了?他說,那好,既然你看上了,不走了,那你就在這吧,我去另外的地方找去。他走了,繼續踏上了征途。而這個人留了下來。他向村里的人打聽,這是誰家的姑娘,出嫁了沒有?后來得知,這個村里有個不成文的規定,男方娶女方的時候,必須要用牛做聘禮,因為這里的主要勞動力就是牛,而送牛的頭數越多也就表明這個女人越美麗賢淑,最多是送九頭牛,是貌若天仙的。一頭是很差的,二頭是勉強看的過去的,三頭是很一般很一般的這個小伙子想辦法弄足了九頭牛,因為這個女人,在他眼里已經是天使了。一天,他帶著九頭牛去了這女人家里,一個老漢推門而出。幾句客套話之后,他表明了來意,并說明了帶了九頭牛,老漢又驚又喜,連忙說:“沒有、沒有”,在老漢眼里,她女兒最多只值三頭牛而已。但那個小伙子一定要送九頭牛并說明,自己已經打聽清楚了你女兒今年多大、屬什么的等等。盛意拳拳之下,老漢推脫不了,并且一再強調,是你自己要送九頭牛給我的,不是我要你送的,因為老漢不想讓別人以為自己是在騙這個外鄉人。之后,兩個人過的很甜蜜,男耕女織,日出而做,日落而息。這樣過了一段日子以后,那個當時去了另外的地方的人又轉回了這里,他想,這不就是我當年和朋友分手的地方嗎?不知道他現在還在不在了?去打聽打聽吧。忽然他看見一個很美麗的小媳婦在田里干活,看上去是那么那么的美,他想,為什么當年我在這里沒碰上這個姑娘呢?可惜呀!他上前打聽他朋友的下落.小媳婦告訴了他,并且說我帶你去,帶他找到了他的朋友。離別多年,敘舊之后,他問他朋友,嫂子呢?當年的那個小村姑呢?什么?你們不認識?不是她帶你來的嗎?啊?那就是當年的那個村姑? 他問他朋友的妻子,當年你也沒有這么漂亮呀,怎么越來越漂亮了?她說,因為我丈夫認為我是最漂亮的,所以我就是最漂亮的。其實每個人都是一塊金子,只是光線照射的角度和拋光面的多少決定了光反射的程度不同。你認為自己是天才并且做到了,那你就是天才。你認為自己一定會成功并且努力了,你就會成功。你認為自己能夠面對時間而進行的“自我管理”,并且努力做了,你就會管理好時間,在單位時間內完成更多的產出,帶來更多的效果、更好的效益和更高的效率。一切物質,人類所決定的都不是外在的條件,而是內心的信念,只要信念還有,心火就會常存不熄,就會得到自己想要的幸福。前面我們談到了五個時間管理的誤區,不管以前我們做得怎樣,要記住:世界上所有的成就都是“現在”所塑造的。因此,我們要放眼“未來”,記取“過去”,把握“現在”。送給大家一句話:活在當下,活在此時、此地、此間、此狀態中。 昨天是一張已被注銷的支票,明天是一張尚未到期的本票,今天則是隨時可運用的現金。請善用它!四、時間管理的基本原則1、原則之一:明確目標 對許多人來說,擬定目標實在不是一件容易的事,原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣,哪里還有時間好好想想自己的將來。有一只狐貍想溜進一個葡萄園里大吃一頓,但是柵欄的空隙太小,它鉆不進去。在狠狠地節食了三天后,它總算能鉆進去了。但是當它大吃一頓以后,卻又出不來了,只好在里面又餓了三天,才出得來。這只狐貍感慨地說:“忙來忙去,到頭來還是一場空。”另外有些人沒有目標,則是因為他們不敢接受改變,與其說安于現狀,不如坦白一點,是沒有勇氣面對新環境可能帶來的挫折與挑戰,這些人最終只會是一事無成! 事實上,隨波逐流,缺乏目標的人,永遠沒有淋漓盡致發揮自己的潛能。因此,我們一定要做一個目標明確的人,生活才有意義。人力資源管理中期望理論告訴我們:想要做成某件事取決于對這件事的期望值和達成結果的概率。也就是成功取決于目標和實現目標的概率。有目標才有結果,目標能夠激發我們的潛能,目標能夠激勵我們前行。那么究竟如何選擇或是制定正確的目標呢?我們認為在選擇或制定目標時應考慮兩個方面:一是目標要符合自己的價值觀,二是要了解自己目前的狀況。 2、原則之二:有計劃、有組織地進行工作 組織開展工作及目標的制訂和落實,通常會體現在以下幾個方面: * 將有聯系的工作進行分類整理;* 將整理好的各類事務按流程和輕重緩急加以排列; * 按排列順序進行處理; * 為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。由于工作能夠有計劃地進行,自然也就能夠看到這些工作應按什么次序進行,哪些是可以同時進行的工作。究竟該怎樣做計劃呢?大致的步驟如下: * 確立目標;* 探尋完成目標的各種途徑;* 選定最佳的完成方式; * 將最佳途徑轉化成月/周/日的工作事項; * 編排月/周/日的工作次序并加以執行; * 定期檢查目標的現實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。有了計劃,就必須有行動。請大家記住: * 切實執行你的計劃和創意,以便發揮它的價值,不管主意有多好,除非真正身體力行,否則永遠沒有收獲;* 實行時心理要平靜,估計困難、做好準備、及時調整。3、原則之三:分清工作的輕重緩急 根據事情(任務)的重要性和緊急程度,可以將工作分為四個類型:第一類型是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作等,表現為:危機/急迫的問題/有期限壓力的計劃。這一類事情是危機任務,我們要馬上就做,這是考驗我們的經驗、判斷力、能力的時刻。但我們也不能忘記,很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足,而變成迫在眉睫。 第二類型是重要但不緊急的事。主要是與工作品質有關,包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等。表現為:防患未然/改進產能/建立人際關系/發掘新機會/規劃、休閑等;它們是新的機遇,宜定出計劃,采取行動。多投入一些時間在這個領域,做好事先的規劃、準備與預防措施,很多急事將無從產生,所以必須主動去做,這是發揮個人領導力的領域。第三類型是緊急但不重要的事。表面看重要,因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺實際上就算重要也是對別人而言。表現為:不速之客/某些電話/某些信件與報告/某些會議;它們是日常事務,授權別人來做。第四類型屬于不緊急也不重要的事。表現為:繁瑣的工作/某些信件/某些電話/浪費時間之事/有趣的活動;它們是雜亂瑣事不必要來做。現在你不防回顧一下上周的生活與工作,你在哪個類型的事情花的時間最多?請注意,在劃分第一和第三類型時要特別小心,急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標,如果答案是否定的,便應歸入第三類型。那么,下列事情該歸入哪些類型呢?* 改善人際關系 * 改善事先準備工作 * 更周詳地規劃與組織 * 善待自己* 抓住機會 * 充實自我 * 增進能力這些都屬于第二類型,因此也都是重要的事。如果你也這么認為,為什么不身體力行呢?4、原則之四:合理地安排時間掌握重點原則也就是重要的少數原則(自然界的二八原則),一個重要啟示便是:避免將時間花在瑣碎的多數問題上,因為就算你花了80%的時間,你也只能取得20%的成效。所以,你應該將時間花于重要的少數問題上,因為掌握了這些重要的少數問題,你只需花20%的時間,即可取得80%的成效。把握重點可以讓你的工作計劃不會出現偏差。一旦一項工作計劃存在風險時,出現危機的機率就會增加。 善于運用統籌原則:一只杯子中要盛裝石頭、沙子、水,你會怎樣盛裝?先裝石頭,再裝沙子,最后注入水,這樣杯子中才能盛裝得更多。石頭、沙子、水共盛裝在一只杯子里,代表著在工作過程中完成不同的任務,只有運用統籌原理,善于安排工作,就能在相同的時間內完成更多的任務。時間是一點點擠出來的。5、原則之五:與別人的時間取得協作 我們需要互相尊重對方的時間安排,也就是說要與別人的時間取得協作,認清并適應組織的節奏性與周期性是成功的要素。當我們需要到某一部門去辦一些事,需要提前與該部門人員進行預約,雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等的約定。否則,突如其來的打擾會令對方措手不及,甚至有可能將你拒之門外! 大家想想,我們是不是也在經常抱怨外部的打擾(電話、來訪等)、突發事件!既然如此,我們是不是也應該站在對方的角度考慮問題,嚴格要求自己,提前做好計劃與安排,與他人的時間取得協作,少一份慌亂,多一份從容! 6、原則之六:制定規則、遵守秩序 “沒有規矩、不成方園”,因為有規矩,我們才有秩序。在時間管理中,我們同樣強調規矩和秩序,主要體現在以下方面: *工作之初,即制定工作計劃和目標,并按計劃執行;*定期檢查執行情況同計劃的差距;* 時對上述差距進行調整,以保證計劃的有效;*在進行工作的時候,一定要牢記工作應于何時截止; * 即使外部沒有規定截止日期,自己也要樹立完成時限的目標; * 由于不得已原因而不能按期完成時,一定要提前和相關部門取得聯系,將影響縮

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