文書與檔案管理 制作人 王紅光電話ail whongguang hongguangw QQ 1219582754 第九章檔案檢索 利用與編研 第一節檔案檢索工作一 檔案檢索工作的內容和意義檔案檢索工作的內容 大致包括兩個部分 一是檢索系統的建立 以及檢索工具的組織和積累 這部分內容又稱為編目 一是根據利用者和管理的需要 通過目錄 索引等各種工具 從龐大的檔案群體中檢出所需要的檔案 意義 檔案檢索工具是查詢檔案的工具 是進行檔案科學管理的重要手段 二 檔案檢索工具 書183 一 檔案檢索工具的種類檔案的類型復雜 而人們利用檔案的目的和要求不同 只靠一兩種檢索工具難以滿足利用者的需要 為了適應從不同角度和不同要求查找檔案的需要 于是逐漸形成了各種形式和內容的檢索工具 目前我國使用較多的檔案檢索工具的種類大致有 1 按編制方法分目錄 系統地揭示檔案內容和成分以及檔號的一種檢索工具 如卷內文件目錄 案卷目錄 全宗文件目錄 專題目錄和分類目錄等 索引 以一定的排列順序揭示某些文件或其組合單位中某一部分 某一項目 并指明其檔號或存放位置的一種檢索工具 如文號索引 人名索引和地名索引等 指南 以敘述方式綜合介紹檔案情況的一種工具 如全宗指南 專題指南和檔案館指南等 2 按檢索的范圍來分以一個全宗 或部分 為對象的檢索工具 有案卷目錄 卷內文件目錄匯集 全宗文件卡片 或目錄 文號卡片 全宗指南等 以一個檔案館 室 的全部 或主要部分 檔案為對象的檢索工具 如分類卡片 分類目錄 主題卡片 主題目錄 或索引 檔案館指南等 以一定的專題為對象的檢索工具 有專題卡片 專題目錄 人名卡片 或索引 地名卡片 或索引 專題指南等 3 按其形式分卡片式和書本式 4 按信息處理手段劃分手工檢索和機器檢索 二 常用的檢索工具 書185頁 1 案卷目錄2 卷內文件目錄3 分類目錄4 專題目錄5 主題目錄6 人名索引7 文號索引8 全宗指南9 歸檔文件目錄10 專題指南 三 檔案檢索語言檢索語言的含義 檢索語言也稱標識語言或標識系統 它是根據檢索需要而編制的專門人工語言 是表示檔案文獻內容信息及相互關系的概念標識系統 檔案檢索語言有三大類型 館藏法 分類法 主題法 四 檔案著錄標引在編制檔案目錄時 對檔案內容和形式特征進行分析 選擇和記錄的過程 著錄包括著和錄兩個方面 著 即標引 標引是在檔案文獻的加工 存貯和檢索過程中 將其內容主題的自然語言轉換成規范化的檢索語言的過程 標引是針對檔案的內容特征而言 錄 即抄錄 抄錄是將檔案文獻的形式特征 例如作者 時間 載體形態等照錄在著錄條目上 標引使用的是人工語言 而抄錄則使用的是文獻本身固有的自然語言 標引是著錄的核心部分 1 檔案的著錄檔案的著錄 是檔案館 室 編制檔案檢索工具時對檔案的內容和形式特征進行分析 選擇和記錄的過程 編制檢索工具 一般都經過著錄和檔案目錄的組織兩個步驟 第一步 是按照一定的規則 將每份文件或每個案卷的內容和形式特征記錄下來 由若干個著錄項目組合成一個條目 第二步 是將許多條目 按照一定的方法 組織成一個有機體系 形成檔案檢索工具 任何檔案檢索工具 要具備良好的存儲和檢索功能 都必須以著錄項目的詳細具體 標引準確 格式與標識符號統一 方法一致 文字簡明為條件 檔案著錄所遵循的方法稱為著錄規則 現行國家標準 檔案著錄規則 規定的項目有 著錄項目 標識符號 著錄格式 著錄詳簡級次 著錄來源 著錄方法等 檔案著錄規則 規定的著錄格式 按不同著錄對象 區分為文件級和案卷級兩種 分類號檔案館 室 代號檔號縮微號正題名 并列題名 副題名及說明題名文字 文件編號 載體類型標識 第一責任者 其他責任者 文本 密級 保管期限 文件形成時間 數量及單位 規格 附件 叢編 附注主題詞提要 分類號檔案館 室 代號檔號縮微號正題名 并列題名 副題名及說明題名文字 文件編號 載體類型標識 密級 保管期限 案卷內文件起止時間 數量及單位 規格 附注主題詞提要 著錄項目標識符是在各大 小著錄項目前冠以一定的標識符號 著錄項目標識符 各大項 題名與責任者等等 并列題名 副題名及說明題名文字 文件編號 規格 第一責任者 其他責任者 保管期限 相同責任者 附件著錄內容標識符 責任者所屬機構名稱 責任者姓名 外國責任者國別及姓名原文等 自擬著錄內容 載體類型標識 推測的 不能確定的著錄內容 與 結合使用 每個殘缺文字 未考證出的責任者 時間及難以計數的文字用三個 外文縮寫 起止連接 2 檔案標引檔案標引就是對文件或案卷的內容進行分析 從自然語言轉換成規范化的檢索語言的過程 即對內容分析結果賦予檢索標識的過程 其中 給予文件或案卷以分類號標識的過程 稱為分類標引 給予文件或案卷以主題詞標引的過程 稱為主題標 檔案的標引是檔案著錄的核心內容 檔案主題標引工作 一般包括兩個內容 一是對文件或案卷進行主題分析 通過分析確定其主題 二是根據主題詞表進行標引 即給出主題詞 主題 是一組具有共性事物的總稱 用以表達文件或案卷所論述和研究的具體對象和問題 也就是文件 案卷的中心內容或中心問題 主題詞 又稱敘詞 是經過規范化的詞在標引中用以表達文件或案卷的主題概念 在檢索中用它組成提問式 以表達檢索的要求 主題詞表 是將檔案材料 標引人員或利用者的自然語言轉換成規范化的檢索語言的一種詞匯控制工具 它是概括各行各業或某一學科領域由語義相關 族性相關的術語組成規范化的動態詞典 一般由說明 字順主表及附表組成 分類標引是按照檔案的內容性質將其納入分類表體系的過程 DA T18 1999檔案著錄規則GB T15418 94檔案分類標引規則 第二節檔案利用工作一 檔案利用工作的含義涉及兩方面 檔案的利用工作和利用檔案 這是密切聯系而又不同的兩個概念 利用檔案是指利用者為了研究和解決某種問題而使用檔案 檔案利用工作是指檔案館 室 為滿足利用需要向利用者提供檔案材料 也就是為利用者服務的工作 檔案工作的目的 是提供檔案利用 檔案利用工作的基本內容 就是介紹和報道館 室 藏檔案的內容和成分 通過各種方式為利用者實際提供檔案信息 進行咨詢服務 檔案利用工作是衡量檔案館 室 業務開展的程度 工作好壞的主要標志 對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用 正確處理利用和保密的關系利用和保密的關系 在利用工作中表現最為突出 應特別注意解決好 國家保存檔案的目的就是為了利用 假若長期把檔案鎖在柜子里 都禁錮起來不準使用 就失去了保存檔案的意義 但是 檔案不僅是可供各項工作利用的重要材料 而且有一部分又屬于國家機密 因此 在檔案提供利用工作中要注意保守國家機密 保密的目的 也是為了更好的利用 保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍內 而且隨著形勢的發展和時間 地點 條件的變化而不斷變化 正確處理利用與保護的關系 二 檔案利用的方式和途徑閱覽室檔案外借制發復制本舉辦展覽制發檔案證明檔案咨詢 隨著國家信息化戰略的實施 一方面館藏檔案數字化 另一方面電子文本的現行文件增長 檔案利用的方式增加 檔案館基于各種數據庫進行信息處理 建立數字檔案查詢系統 利用者可以通過登陸互聯網 進入所建網站進行查詢 通過網絡實現異地查詢 消除了時間 地域的障礙 實現檔案資源共享 并能對常用檢索途徑進行優化 滿足用戶對查全率 查準率的要求 圖文聲像一體化檢索 查詢的手段 WEB查詢 FTP查詢 Mail查詢 電話查詢 短信查詢 移動查詢 輔助決策系統以管理科學 運籌學 控制論和行為科學為理論 以計算機技術 仿真技術和信息技術為手段 輔助中 高層決策者的決策活動 是具有智能作用的人機計算機系統 其過程可以簡單描述為 用戶通過會話系統輸入要解決的問題 會話系統把輸入的問題信息傳遞給問題處理系統 問題處理系統接收到問題后 進行數據信息收集 并根據知識系統中已有的知識 來判斷和識別問題 推出可行性分析結果 將決策信息提供給用戶 三 檔案開放 書197頁 第三節檔案館 室 的編研工作檔案是構建社會記憶的重要工具和途徑 但是檔案本身并不等同于記憶 檔案要真正成為社會記憶 還需經過社會認知 記憶重構的復雜過程 因此 能夠使檔案信息傳播更廣泛 可讀性更強 社會影響力更大的檔案編研在其中起到重要作用 而為了充分發揮檔案的記憶功能 構建真實 完整的社會記憶 對檔案編研也提出了相應要求 一 檔案編研工作的內容檔案編研工作是檔案部門根據館 室 藏檔案和社會需求 在研究檔案內容的基礎上 編寫參考資料 匯編檔案文件 參與編史修志 撰寫論文專著 檔案編研工作的內容廣泛 主要內容包括 1 編寫參考資料 包括大事記 組織沿革 基礎數字匯編等 2 匯編檔案文件 通過對檔案原件的收集 挑選 加工 編排 匯編成書 向利用者提供的是與檔案原件內容一致的文獻資料 有很強的真實性 可靠性 現在大量公布的歷史檔案選編 選集 現代文件匯編 政策法規文件匯編都屬于此類 3 參與編史修志 檔案部門利用自身優勢 參加編修地方志 專業志 校志 編寫地方史或機關 企業發展史是充分發揮檔案作用的重要途徑 4 撰寫論文專著 撰寫學術和專題論文等 二 檔案編研工作的意義1 利于使檔案更好地為社會提供利用2 便于向讀者提供有質量保障 系統科學的檔案史料3 利于提高檔案工作人員的業務素質 從而提高檔案館 室 的工作水平4 利于保護檔案原件和源遠流長的檔案史料5 利于充實檔案館 室 業務建設的內容 三 檔案參考資料1 大事記是按時間順序簡要記載一定歷史時期發生的重大事件 主要有以下幾種 1 機關工作大事記 2 專題大事記 3 個人生平大事記 2 組織沿革系統記述一個機關 地區和專業系統的體制 組織機構和人員編制變革的一種材料 表達方式 有文字敘述 圖表或圖文并用 3 統計數字匯集4 專題概要 四 檔案編研成果 一 出版形式在公布檔案方面 不同的編纂出版形式 有著不同的特色 各有其不可替代性 1 排印 這一傳統的編纂方式 如對明清檔案經過標點斷段排字印刷 明清時期澳門問題檔案文獻匯編 和康熙 雍正兩朝滿文奏折全譯 均是大型排印本檔案匯編 2 影印 自20世紀80年代開始 檔案出版陸續采用影印方式 明朝檔案 上諭檔系列 起居注系列 造辦處檔案 內閣六科史書等均是采用影印形式推出 3 線裝 古樸的線裝書別具特色 清宮御檔 便是由杭州華寶齋出版的宣紙線裝仿真本 4 圖錄 清代文書檔案圖鑒 清宮塘沽檔案圖典 明清皇宮黃埔秘檔圖鑒 清宮淮安檔案圖錄 等圖文版檔案出版物 5 光盤 光盤容量大 體積小 方便檢索轉錄 受到讀者特殊青睞 由北京超星公司出版的 中國明清史檔案文獻光盤庫 輯錄了1995年以前出版的明清檔案 共有10盤 6 縮微膠片 對某些課題項目 在進行編纂出版后 制成縮微膠片 為特定讀者服務 7 網站 構建網絡編研新平臺 是信息社會對編研工作提出的新的發展課題 二 開發形式在對專題檔案開展系統編纂和深入研究的基礎上 進行多層次的開發 是擴大檔案編研成果的有效途徑 1 舉辦專題展覽 圖文并茂的專題檔案展覽 是以對該專題檔案的研究為前提的 就此而言 編研的過程便是一個展覽籌備的過程 如清代帝后生活 清宮佛事活動 清宮淮安秘檔 黃埔古港 清代廣東貢品等專題 2 拍電視專題片 檔案是電視文獻紀錄片的最好素材 是最直接最有力的歷史憑證 如反映澳門歷史的專題片 明清秘檔話澳門 文獻紀錄片 帝國商行 專題片 故宮 昔日皇宮檔案走上銀屏 直面大眾 尤其是28集電視紀錄片 清宮秘檔 旨在 走出戲說 走進真實 在中央臺和香港及一些省市電視臺連續播放 深受歡迎 這是檔案編研開發貼近社會休閑文化的又一成功嘗試 3