公文寫(xiě)作技巧公文的含義及種類(lèi)：公文是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，它是機(jī)關(guān)或部門(mén)在管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規(guī)定 格式制作的書(shū)面材料。公文具有直接生效的指導(dǎo)作用。這種指導(dǎo)作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用等等。根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳1993年11月發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定，我國(guó)現(xiàn)行的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文分12類(lèi)：1、命令；2、議案；3、決定；4、指示；5、公告、通告；6、通知 ；7、通報(bào)；8、報(bào)告；9、請(qǐng)示；10、批復(fù)；11、函；12、會(huì)議紀(jì)要。根據(jù)中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定，我國(guó)現(xiàn)行的各級(jí)黨的機(jī)關(guān)公文有14種：1、決議；2、決定；3、指示；4、意見(jiàn)；5、通知；6、通報(bào)；7、公報(bào)；8、報(bào)告；9、請(qǐng)示；10、批復(fù)；11、條例；12、規(guī)定；13、函；14、會(huì)議紀(jì)要。以上兩個(gè)文件是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)公文制發(fā)的依據(jù)，同時(shí)也成為企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據(jù)。當(dāng)然一些專(zhuān)職機(jī)關(guān)，如軍事、外交、經(jīng)濟(jì)、法律等的機(jī)構(gòu)另有一些專(zhuān)用公文。公文正文的寫(xiě)作方法草擬公文正文必須符合以下要求：1、符合國(guó)家的法律、法規(guī)、規(guī)章，符合黨和國(guó)家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，就要切實(shí)可行，并需另紙加以說(shuō)明。2、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。3、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫(xiě)具體的年月日，如“1994年”不能寫(xiě)成 “94年”。4、公文中的數(shù)字，在堅(jiān)持同一公文中保持?jǐn)?shù)字使用前后一致的前提下，除成文時(shí)間、部分 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用 漢字外，都要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。5、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，依次為“一”、“（一）”、“”、“（）”。6、公文中應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。7、引用公文，應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，并加圓括號(hào)。8、用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。使用簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，一般應(yīng)先用全稱(chēng)，并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。9、請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。公文正文的寫(xiě)法主要有兩條：一、通過(guò)敘述、說(shuō)理表明目的。公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分?jǐn)⑹隆⒄f(shuō)理、目的（或結(jié)論）三個(gè)方面來(lái)寫(xiě)的。敘事是擺事實(shí)，說(shuō)理是講道理，目的（或結(jié)論）是指要求對(duì)方做的事，或是對(duì)某一事項(xiàng)所作的結(jié)論。應(yīng)該通過(guò)敘述，說(shuō)理表明目的。具體來(lái)說(shuō)：1、向上級(jí)機(jī)關(guān)寫(xiě)請(qǐng)示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最后提出要求，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審批。2、寫(xiě)陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫(xiě)做法，最后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或請(qǐng)上級(jí)對(duì)下一步做法給予指示。3、向平級(jí)機(jī)關(guān)寫(xiě)商洽性的公文，常常是先提出因?yàn)槭裁词虑椋俑鶕?jù)什么規(guī)定，最后請(qǐng)示協(xié)助解決所要解決的問(wèn)題。4、向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布指示性的公文，通常是先寫(xiě)根據(jù)什么情況，再提應(yīng)該怎樣解決，最后提出具體辦法，要求下級(jí)貫徹執(zhí)行。5、寫(xiě)復(fù)文（對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的公文的批復(fù)），一般先根據(jù)來(lái)文所要求解決的事項(xiàng)，再寫(xiě)明審核的意見(jiàn)，最后要求下級(jí)按批復(fù)執(zhí)行。通過(guò)敘事、說(shuō)理來(lái)表明目的，就是要深入調(diào)查，真正掌握情況，進(jìn)行分析、研究，使理由充足、觀點(diǎn)正確，提出的目的既考慮到實(shí)際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實(shí)可靠，論據(jù)確鑿，說(shuō)理符合政策、方針，又有的放矢，實(shí)事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。二、文字表達(dá)簡(jiǎn)明、確切、條理清楚。1、簡(jiǎn)明，是指簡(jiǎn)潔、明確。公文除綜合性報(bào)告外，采取的是一文一事制。寫(xiě)作時(shí)，應(yīng)反復(fù)地、 認(rèn)真地壓縮文字，去掉可有可無(wú)的空話。較長(zhǎng)的公文也應(yīng)“開(kāi)門(mén)見(jiàn)山”。同時(shí)，公文比一般文章對(duì)明確的要求更為嚴(yán)格。它的用語(yǔ)以語(yǔ)體文為原則，力求通俗，能說(shuō)明問(wèn)題。不準(zhǔn)使用自造的簡(jiǎn)體字。它的語(yǔ)言必須符合語(yǔ)法，還要正確地使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2、確切，是指準(zhǔn)確、貼切。公文必須符合準(zhǔn)確性的原則，運(yùn)用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達(dá)上既重視內(nèi)容的正確性，也不忽視形式的準(zhǔn)確性。從內(nèi)容到形式，從篇章結(jié)構(gòu)到用詞造句，都要與主題高度均衡、統(tǒng)一。3、條理清楚，是指公文的布局和其它文章同樣重要。一切較長(zhǎng)的公文，均應(yīng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，首先提出要點(diǎn)，即于開(kāi)端處，先用極簡(jiǎn)要文句，說(shuō)明全文的目的或結(jié)論（新聞學(xué)上稱(chēng)為“導(dǎo)語(yǔ)”， 亦即中國(guó)古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”），喚起閱者注意，使閱者腦子里先得一個(gè)總概念，不得不繼續(xù)看下去。然后，再作必要的解釋。長(zhǎng)的公文分為幾段時(shí)，每段亦應(yīng)采取此法。一份公文有幾層意思或幾項(xiàng)要求時(shí)，必須注意條理，分清層次，以數(shù)目字標(biāo)明段落和項(xiàng)目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。通 知 的 寫(xiě) 作通知是公文中使用頻率最高的一個(gè)文種，通常屬于下行文。它適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部；發(fā)布規(guī)章。通知的類(lèi)別： 一、發(fā)文通知 1、批轉(zhuǎn)性通知對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文如呈轉(zhuǎn)性報(bào)告、意見(jiàn)等上級(jí)機(jī)關(guān)用通知批轉(zhuǎn)下級(jí)各有關(guān)部門(mén)執(zhí)行。例：總部關(guān)于解決XXX問(wèn)題意見(jiàn)的通知 。 2、轉(zhuǎn)發(fā)性通知對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)的來(lái)文，本機(jī)關(guān)用通知轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)各有關(guān)單位執(zhí)行。例：國(guó)內(nèi)事業(yè)部轉(zhuǎn)發(fā)總部關(guān)于XXX收費(fèi)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)的通知。3、發(fā)布性通知發(fā)布本機(jī)關(guān)制定的各類(lèi)規(guī)章及其它材料，使之產(chǎn)生直接的行政效力。例： 總部關(guān)于發(fā)布X X X管理規(guī)定的通知。二、知照通知用于向有關(guān)單位、部門(mén)傳達(dá)、曉喻、告知有關(guān)事項(xiàng)或情況。如任免或聘用干部、設(shè)立或調(diào)整機(jī)構(gòu)、啟用或更換印章、遷移辦公地點(diǎn)等等。例：關(guān)于X X X等四同志職務(wù)任免的通知。三、事項(xiàng)通知1 、布置性通知就某些具體事項(xiàng)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)任務(wù)、布置工作、提出要求。例：國(guó)內(nèi)事業(yè)關(guān)于在事業(yè)部范圍內(nèi)開(kāi)展X X X工作的通知。2、規(guī)定性通知 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行的具體事項(xiàng)作出明確規(guī)定，以便遵照?qǐng)?zhí)行。例：教育部財(cái)政部關(guān)于改變研究生學(xué)習(xí)期間生活待遇問(wèn)題的通知。3、會(huì)議通知告知某機(jī)關(guān)或部門(mén)將召開(kāi)某一會(huì)議，同時(shí)提出與會(huì)的相關(guān)要求，故這類(lèi)通知兼 有告知和布置作用。例：關(guān)于召開(kāi)座談會(huì)的通知。通知的寫(xiě)法：一、標(biāo)題通常情況下，三大類(lèi)通知的標(biāo)題都由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由及文種三部分組成。視具體場(chǎng)合和內(nèi)容，發(fā)文機(jī)關(guān)可以省略，文種亦可變“通知”為“預(yù)備通知”、“正式通知”、“緊急通知” 等。在發(fā)文通知里要準(zhǔn)確使用“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”和“印發(fā)”，發(fā)布本機(jī)關(guān)自制規(guī)約文書(shū)， 對(duì)重要的規(guī)章應(yīng)由“頒發(fā)”、“發(fā)布”等動(dòng)詞提起。除發(fā)布的規(guī)章應(yīng)用書(shū)名號(hào)，其余均不使用書(shū)名號(hào)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。要具體處理好“關(guān)于”引起的介詞結(jié)構(gòu)和文種表述，杜絕重復(fù)出現(xiàn)“關(guān)于”和“的通知”字樣。二、主送機(jī)關(guān)視通知內(nèi)容，有些應(yīng)具體寫(xiě)明受文單位名稱(chēng)，有些屬普發(fā)性的則應(yīng)寫(xiě)上規(guī)范化的統(tǒng)稱(chēng)。雖不屬普發(fā)公文，但主送機(jī)關(guān)較多的，也可用相應(yīng)的規(guī)范化統(tǒng)稱(chēng)。三、正文一般起草時(shí)要先交待發(fā)文的原因、意圖或目的，然后寫(xiě)清通知的具體事情、辦理要求、注意 事項(xiàng)及時(shí)限等。正文的表述除篇幅簡(jiǎn)短者多數(shù)通知用條款格式，即分條分款將內(nèi)容按一定邏輯標(biāo)準(zhǔn)排序，做到條理清晰，一目了然。由于通知種類(lèi)較多，各體正文寫(xiě)法、篇幅長(zhǎng)短等差異較大，恕不一一。四、落款正文結(jié)束后在右下方署名署時(shí)并蓋公章。函 的 寫(xiě) 作函屬于平行文。它適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向有關(guān)主 管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。 根據(jù)主動(dòng)與被動(dòng)，函有發(fā)(去、問(wèn))函和復(fù)函之別。根據(jù)形式和規(guī)格，函又可分公函與便函兩 類(lèi)。公函與便函都是處理公務(wù)的文書(shū)，但公函的內(nèi)容往往比較重要，涉及行使權(quán)力，故行文 鄭重，具有完整的公文格式。便函為單位、領(lǐng)導(dǎo)之間處理具體事務(wù)時(shí)用，格式如同一般書(shū)信 ，不加標(biāo)題，不編文號(hào)，不需存檔，但亦需加蓋公章。函的類(lèi)別一、商洽性函 用于單位、機(jī)關(guān)之間互相商量、接洽工作和委托對(duì)方辦理某一事項(xiàng)。例： 學(xué)校關(guān)于商洽同志調(diào)動(dòng)工作事宜的函；縣人民法院關(guān)于遺產(chǎn)糾紛案 托查的函。二、詢(xún)答性函用于單位、機(jī)關(guān)之間互相詢(xún)問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題。例：省科學(xué)技術(shù)委員會(huì)關(guān)于 詢(xún)問(wèn)貫徹全省科學(xué)技術(shù)工作會(huì)議情況的函；國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國(guó)徽等問(wèn)題給湖北省人民政府辦公廳的復(fù)函。三、告知函主動(dòng)將有關(guān)信息（如問(wèn)題、意見(jiàn)、情況）告知對(duì)方。例中國(guó)科學(xué)院關(guān)于學(xué)部委員增補(bǔ)結(jié)果的函。四、請(qǐng)批函向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用請(qǐng)批函。這里的“主管部門(mén)”是指與發(fā)文機(jī)關(guān)不存在有行政上隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管單位，而請(qǐng)求批準(zhǔn)的只限業(yè)務(wù)事項(xiàng)。例：學(xué)報(bào)關(guān)于申請(qǐng)廣告許可證的函。函的寫(xiě)法一、標(biāo)題函的標(biāo)題量般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部門(mén)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)視具體情況一般可省略。發(fā)函的文種不管是聯(lián)系函還是請(qǐng)批函，均可寫(xiě)成“函”，但也有寫(xiě)“公函”字樣的。屬答復(fù)性質(zhì)的函，文種均須標(biāo)明“復(fù)函”。二、主送機(jī)關(guān)頂格寫(xiě)機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，后標(biāo)冒號(hào)。復(fù)函的主送機(jī)關(guān)即來(lái)函單位。三、正文1、開(kāi)頭 發(fā)函的開(kāi)頭應(yīng)簡(jiǎn)述發(fā)函的緣由或目的；復(fù)函的開(kāi)頭應(yīng)引述來(lái)函的日期、文號(hào)或標(biāo)題等 。2、主體 發(fā)函要寫(xiě)清商洽、詢(xún)問(wèn)、告知、請(qǐng)準(zhǔn)的主要事項(xiàng)；復(fù)函則要針對(duì)來(lái)