戰略管理框架下科技文獻機構資源共享及績效評估分析屈寶強 作者簡介：屈寶強，男，1980年生，山西靈石人，管理學博士，發表論文20 余篇。通信地址：北京市海淀區復興路15號 中國科學技術信息研究所資源共享促進中心（100038） E-mail: 本文系國家社會科學基金項目（項目號：09CTQ008）、中國博士后科學基金項目（項目號：20080440440）研究成果之一。（中國科學技術信息研究所，北京，100038）摘 要戰略管理框架可以為科技文獻機構資源共享應對環境挑戰、實施變革、實現共享目標、衡量責任以及取得最終績效提供有效途徑，其重點是確立科技文獻機構資源共享的戰略管理過程，并對其進行戰略分解和運行中的戰略反饋分析，在共享涉及內外部要素的SWOT分析基礎上建立戰略管理基本架構，并為進行共享績效分析與評估提供思路。關鍵詞戰略管理框架 科技文獻共享 績效評估Performance Measurement Analysis of S&T literature sharing based on strategic management frameworkQu Baoqiang（Institute of scientific & technical information of china, Beijing 100038）Abstract The strategy management frame can provide a valid way for S&T literature institutes resource sharing to face the environment changing, carry out the change and come out sharing goals, and obtain the end results. Its emphasis is to establish the commonly shared strategic management process of science and technology literature resources, and carry on the strategy decomposition and strategic feedback analysis, establish the strategy manages the basic structure based on SWOT analysis of the main relative factors, thus analysis and measure the performance according to it.Keywords strategic management framework scientific & technology literature sharing Performance Measurement1 引言 戰略管理是指組織管理者在各種宏觀與微觀、外部與內部的環境中確立自身制度的一種方式。目前企業普遍采用戰略管理概念，試圖通過事先制訂計劃和目標，整合企業的各種資源并進行有效利用，從而提高企業競爭能力，實現企業可持續發展。在計劃經濟體制下，科技文獻機構等公共行政組織很少關注自身的戰略問題，其運作主要根據國家的經濟發展總體需求而進行，長期以來，以被動地提供科技文獻為主要的服務方式，服務方式較為單一，服務內容以跟蹤國外相關領域的最新研究成果為主，處于墨守陳規和照章辦事的狀態。隨著我國經濟實力增強和各種社會環境的變化，科技文獻機構之類的公共部門同企業一樣，面臨越來越復雜、多元的環境，科技文獻機構服務也面臨著為跟蹤模仿的科技戰略服務向為自主創新的科技戰略服務的轉變，客觀上要求科技文獻機構等公共服務組織把戰略管理思維框架納入自己的視野之中1。另外，隨著我國科技文獻共享的不斷深入，科技文獻共享的組織管理與企業管理出現出了越來越多的相似性，如目標明確，資源稀缺，專業化分工和市場外包等，也使得戰略管理、全面質量管理等一系列管理方法在科技文獻共享績效評估中能夠得到運用。因此，戰略管理框架可以為科技文獻機構應對環境挑戰、實施變革、實現共享目標、衡量責任以及取得最終績效提供有效途徑。從戰略管理角度探討科技文獻共享績效評估問題，不僅僅是新公共管理理論對現有行政管理思想的洗禮，更是科技文獻機構面對復雜多元化的環境，滿足公眾需求，提高科技文獻機構資源共享績效的必然選擇。2 科技文獻機構資源共享的戰略分析2.1共享的相關要素分析內外部要素分析是制定共享戰略和戰略分析的重要步驟，需要科技文獻機構高層管理者根據本機構的業務和組織發展現狀，弄清戰略分析的要素。（1）相關利益者分析共享過程中的外部要素分析主要是相關利益者分析，即對以科技文獻機構為核心，包括科技文獻機構、協作單位、主管部門、用戶等在內的科技文獻服務系統中各個主體的角色和作用進行分析，建立科技文獻共享過程鏈條2。科技文獻部門是共享活動的主導，它決定共享活動的范圍、形式、工作流程和主要內容，并提供主要的資源；協作部門和第三方機構提供共享活動中所需要的其他資源，并提供新的工作方式；上級部門和權力機關提供政策、資金和技術方面的支持等；社會公眾和讀者等服務對象是共享活動的最終受益者，用戶的滿意是共享活動成敗的最重要的評判標準，他們提供共享活動的需求導向，并將對共享的體驗和感受反饋給科技文獻部門，從而提升其可持續發展能力。共享上級部門、權力機關 ）協作部門、第三方機構社會公眾和服務對象（讀者或用戶）科技文獻部門自身政策、資金支持等需求導向資源、工作方式等工作流程、資源圖1 科技文獻資源共享的利益相關主體及其作用（2）科技文獻機構外部環境分析在外部，科技文獻機構面臨著更加復雜和不確定的社會環境，特別是隨著信息技術和網絡技術的發展，使各種科技文獻的數量不斷增加，而通過信息技術獲得數字化的科技文獻更加容易。科技文獻機構不僅面臨著國內外各類信息機構的競爭壓力，還必須滿足國內政府、產業、社會公眾等各種用戶方面不同的個性化科技信息需求，這就要求科技文獻機構必須改變管理思維，考慮自身與外界環境的互動問題。另外，網絡環境下科技用戶的科技文獻需求特點：科技文獻需求大幅增長，特別是各種動態性、系統性、綜合性的信息；用戶對文獻資源的時效性要求逐步提高；要求信息能符合其特定的需求，信息精品意識逐漸加強；信息獲取的方式要求多樣化，可以從傳統的圖書情報機構獲得，也可以從網絡中獲得，還可能從商業機構中獲得；信息資源的表現類型多元化，例如既可能包括網絡數據庫，又可能包括傳統的紙質文獻資源。（3）科技文獻機構內部要素分析對于科技文獻機構部門而言，也面臨著內部環境的復雜性和多樣性。科技文獻機構面臨著深化改革、快速發展的要求，科技文獻共享是新時期科技文獻機構的重要業務方式，是解決當前海量科技文獻環境下信息獲取與提供利用的有效方式，科技文獻共享過程中各個機構內部，部門之間的管理、協調問題顯得十分突出。科技文獻共享績效的評估不能僅僅是執行和業務整合問題，必須考慮諸如回應、參與、效率、責任的多維問題。根據各相關利益者的要求，結合自身文獻資源及能力，科技文獻機構共享戰略就基本確定。這種戰略目標要體現國家文獻資源建設的總體要求，要體現用戶文獻資源的個性需求，要體現科技文獻機構文獻資源的特色，共享戰略主要通過科技文獻共享的業務流程實現，涉及的要素包括共享過程的文獻資源、業務信息、共享技術、共享工作人員、共享平臺等。戰略目標結果 業務流程文獻資源業務信息文獻資源 技術 人員 平臺圖2 科技文獻機構資源共享的內部要素文獻資源是實現科技文獻共享的基本要素，其數量、質量、種類等直接決定了共享的效果；共享業務信息是實現科技文獻共享的，包括從文獻資源需求提出，共享體系內統一檢索、文獻資源調配、費用結算等過程中的各種信息；共享技術、共享工作人員、共享平臺等是實現科技文獻共享的重要保障。2.2共享SWOT分析的關注點SWOT分析法又稱為態勢分析法，SWOT四個英文字母分別代表：優勢 （Strength）、劣勢（Weakness）、機會（Opportunity）、威脅（Threat），是將與研究 對象密切相關的各種主要內部優勢、劣勢、機會和威脅等，通過調查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析， 從中得出一系列相應的結論。運用這種方法，可以對研究對象所處的情景進行全面、系統、準確的研究，從而根據研究結果制定相應的發展戰略、計劃以及對策等。在戰略分析中，SWOT分析法是最常用的方法之一。對科技文獻機構進行SWOT分析對于科技文獻機構管理者制定、改變或明晰公司戰略是非常重要的。通過SWOT分析對外部和內部有更合理、準確的理解，這要求應該從多方面收集信息，形成全面的、綜合的看法。分析的相關領域主要包括：科技文獻機構能力、技能和素質；共享業務流程（從多個角度出發，如業務開發、響應時間、資源質量、服務預測、共享鏈條管理等）、科技文獻分發系統、用戶信息、科技文獻機構形象（知名度、規模、可靠性等）、關系（用戶、政府、企業/產業、合作者）、財務、獲取文獻資源能力等。還需要特別關注科技文獻服務行業驅動力的變化：例如全球化、技術革新的影響、用戶群體的變化、競爭結構的變化、其他機構快速學習模仿的能力、服務差異化的要求、政府制度和政策的變化34。這些潛在的威脅和行業驅動力量的變化會給科技文獻機構的戰略決策帶來很大的影響。2.3共享的戰略管理基礎架構面對不斷變化的外部環境，以及各個利益相關者對科技文獻共享方面的需求，科技文獻機構必須明確自己的價值定位，自己同其他科技文獻機構之間的區別是什么，為什么用戶從自己而不是別的科技文獻機構獲得這種服務，在提高共享性文獻資源方面的價格、質量、速度、服務、用戶關系等方面需要達到什么目標，能為用戶提供什么樣的增值服務？價值定位的最終目標是滿足用戶的期望，戰略管理框架下的科技文獻資源共享就是要根據該機構可調配的資源狀況來兌現對于用戶的承諾。資源建設、服務方式、員工培訓等都應該同該價值定位相匹配。明確科技文獻機構共享服務方面的價值定位有助于幫助其進行：產品/資源/服務設計；文獻資源分發處理流程運作優化；用戶服務創新。進而將科技文獻機構的共享的戰略目標、部門目標、員工個人目標與其共享的財務收益、用戶滿意度、共享業務流程變化、學習和發展方面聯系起來。為實施評估打好基礎。在共享業務的運作過程中，同外部協作單位的合作以及用戶的參與是重點。用戶的體驗以及用戶的反饋可以更加清晰地幫助科技文獻機構有針對性地進行資源建設、服務創新和流程優化。戰略分析戰略目標各部門目標 個人發展SWOT分析價值定位財務用戶流程發展財務用戶流程發展個人績效績效跟蹤/監測分 析 反饋調整圖3 科技文獻共享的戰略管理基礎架構2.4 戰略分解與戰略反饋根據科技文獻機構共享績效的戰略導向/價值定位，可進行自上而下的戰略分解和自上而下的戰略支持與反饋分析，建立科技文獻機構共享績效的因果關系鏈。在戰略框架下，對科技文獻機構發展戰略進行分解，并繪制相應的戰略地圖，找出戰略成功的關鍵因素并進行量化，并建立戰略導向與戰略實施方案之間的聯自上而下的戰略分解 戰略分析 戰略實施方案 共享績效表現n 戰略地圖n 關鍵成功因素n 戰略支撐點n n 共享行動n 資金預算n 行動章程n 自上而下的戰略支持與反饋n 資源戰略n 服務戰略n 共享戰略n 政策n 戰略導向n 文獻機構服務水平提升n 協作單位服務能力提升n 用戶單位科研產出提升n 社會影響擴大n 經濟效益增加n 圖4 科技文獻機構共享戰略的分解與反饋系，實現從戰略到行動的過渡。戰略支持與反饋方面，根據文獻機構、協作單位、用戶等相關利益者的共享效果以及社會影響、經濟效益方面的變化等，建立績效表現同戰略管理分析框架下量化指標之間的聯系，進行對比分析，找到二者之間的不協調之處加以改進，不斷進行自上而下的戰略分解和自上而下的戰略支持與反饋分析，從而保證共享活動的最佳效果。圖4反映了科技文獻機構戰略管理框架下戰略分解與反饋的基本內容。3 科技文獻機構資源共享的戰略管理科技文獻機構實施戰略管理主要包括以下內容：3.1戰略溝通在許多科技文獻機構，除了高層管理者，大多數中層管理者和員工對本機構的共享戰略目標不是很清晰。即使是那些對共享戰略、服務戰略、資源戰略有所了解，也沒有明白其重要性5。許多共享業務管理者和員工將業務完成情況指標作為他們的戰略，這種現象非常普遍，例如“我們的目標是數字資源總量達到50%左右”，或者“我們的目標是提供7/24/365的服務”等等。如果對戰略目標不清晰，會直接造成戰略實施過程缺乏整體性和系統性。因此，成功執行科技文獻機構共享戰略的首要因素是運用戰略管理系統進行共享領導部門與執行部門/員工間的有效溝通，進行各個資源部門之間的溝通，進行共享業務處理部門與資源部門之間的溝通等。3.2 戰略實施計劃及相應的績效目標和標準根據科技文獻機構共享戰略以及同各個利益相關者的溝通結果，運用有效的戰略管理系統，將戰略目標進行戰略分解，根據子目標制定明確的實施計劃，明確分配完成具體目標的職責、權力和后果。在目標設定的流程中，同步建立與戰略掛鉤的、明確的績效目標和標準，而且各個細節都應有具體的考核方式。例如，根據共享要求，設定本機構數字化資源建設的覆蓋范圍、目標，完成日期、數量等，并根據情況確定各個時間節點的考核指標。3.3跟蹤目標績效并適時調整科技文獻機構要能夠更頻繁地跟蹤目標績效，對實際取得的績效進行討論和分析，然后得出是否對共享戰略目標做出適當調整的決定。特別是高層管理人員對績效的定期回顧，分析和認可及對戰略必要的調整，是其戰略成功實施的重要因素。因此，成功執行科技文獻機構發展戰略要求對目標績效進行跟蹤和分析，并根據高層管理團隊的用戶分析和知識經驗積累與學習作必要的調整。3.4 明確變革需求及如何變革即根據具體的情況改變績效考評的方式和內容。由于特殊情況出現時員工需要采取緊急行動來解決問題或改變、制定和調整計劃，常規的職責和工作流程則會紊亂。因此，要建立有效的戰略管理系統，在各種環境要素變化引起戰略或實施計劃改變時，能確定明確的改革方案。在此過程當中，科技文獻機構的動態變革能力決定著戰略內容變化后的實施與3.5 確立共享戰略管理基礎架構根據上述內容，制定出完整、有效的科技文獻機構共享戰略管理基礎架構（如圖3所示），必須包括對戰略管理三個基本方面的詳細說明，包括科技文獻機構共享戰略、執行情況和調整措施。4 戰略管理框架下的科技文獻機構資源共享績效評估在戰略管理框架下，要求科技文獻機構共享績效評估根據其戰略目標，將運作過程各個要素同與之對應的戰略目標進行比對，以此得出評估結果。4.1評估主體多元化在績效評估過程中，既注重科技文獻機構與外界環境，如用戶、媒體、政府 、專業機構的互動聯系，又注重科技文獻機構內部的互動和聯系，如上下級部門、平級單位、不同職能部門之間的互動聯系，構建一個基于戰略環境的多元化績效評估主體群，真正保證績效評估結果的公正、公開、科學、合理6。其中，用戶參與是有效提升科技文獻資源共享績效的重要要素，應把用戶置于戰略導向和績效評估的中間位置，用戶參與戰略執行、績效評估之間存在著密切的關系，用戶的各種屬性將直接影響著戰略的執行和績效評估。科技文獻機構應充分發揮用戶參與在績效評估和實現組織戰略方面的作用，以改善文獻資源共享當中的不足之處。但用戶的素質在很大程度上會影響到績效評估的過程和結果。從另外一個角度來講，用戶參與文獻資源共享績效評估，成為文獻資源共享績效評估的重要合作者，也表明了用戶可以參與資源共享系統的建設。4.2評估內容層次化我國科技文獻共享績效表現在體現機構內部管理規范性和效率性的“直接績效”與體現宏觀文獻布局調控功能的“間接績效”這樣兩個層次上7。“直接績效”注重在共享行政過程中的具體行為，從過程本身入手，原則上以當前需求滿足為，兼顧經濟效益；“間接績效”重在評估科技文獻機構對社會整體文獻資源布局的規劃和調配功能，注重對整個社會科學素養提升等間接功能，注重長遠利益。這就要求對科技文獻機構共享績效評估按照不同層次、分門別類的進行，特別注重“隱性”績效的挖掘。4.3評估方法差異化根據我國現階段科技文獻機構績效所表現出的“直接績效”與“間接績效”的層次特點，對不同的層次采用不同的評估方法。在科技文獻機構“直接績效”層面，可適當采用比較流行的“3E”法、邏輯模型法等進行評估。要重點對共享業務流程進行分析，找出與“直接績效”相關的具體環節以及各個步驟的連接方式，借鑒企業管理中業務流程優化與重組的思想進行考核，這樣更利于改善流程，減少主觀因素，提升共享績效。而在“間接績效”層面，由于涉及了眾多利益主體，而且許多不能量化和表征，則可以大膽引入市場機制，采用企業績效評估中的可行方法，如平衡計分法(BSC)，提高共享績效。4.4評估