管理資源吧（），海量企業(yè)管理資料免費下載！會議組織技能訓練目的一、 確認哪些因素使會議有效或無效二、確認有效組織會議的行為類型和觀念三、掌握如何使會議更有效的技能 會議工作調(diào)查表在這部分，要求你回憶你及組織的其他人如何組織會議，并把結(jié)果記錄在下面兩個項目下：一、 你是如何組織會議的。二、其他人是如何組織會議的。什么原因致使會議無效一、 沒有搞清會議的真正目的二、使簡單的問題復雜化三、持續(xù)時間太長四、 發(fā)言者過于健談五、 拖延決定和行動使會議成為有效的因素一、 預先清楚會議的目的二、與會者做好會議準備三、問題、議程和時間不因情景而變四、 限制集思廣議的范圍是必要的五、 根據(jù)要討論的問題限制出席的人數(shù)六、 手頭要掌握全部有關(guān)信息七、 掌握會議的精髓八、 決策的制定和行動方案的制定要恰如其分有效的會議需要一、 群體的溝通二、提高討論的質(zhì)量三、為討論提供一個結(jié)構(gòu)性清單四、 建立團隊意識組織會議的工作在許多組織中，會議受挫是件很普通的事。通常，人們花費許多時間空談，而不是討論應(yīng)如何做。在會議中，你的角色是變化的。有時你是作為會議的組織者、召集人或會議主席；也有時你作為一個別人主持會議的參加者。然而，不管是哪種情況，你對會議的有效性都負有責任，而不應(yīng)浪費自己和別人的時間。管理者經(jīng)常這樣指責會議：1 沒有真正的目標。2 使簡單的問題復雜化。3 持續(xù)的時間過長。4 發(fā)言者過于健談。5 拖延決定和行動。這些指責并非沒有道理。如果我們能考慮以下幾個方面，會議是能取得成功的。1 預先弄清會議的目的。2 與會者事先作好會議準備。3 議題、議程和時間不因情景而變。4 有必要對集思廣議給予一定的限制。5 根據(jù)要討論的問題對與會人員做一定的限制。6 與會者手上要掌握全部有關(guān)信息。7 把握會議的精髓。8 決策和行動方案的制定要恰如其分。要使會議變得有效，應(yīng)注意：1 群體的溝通。2 提高討論的質(zhì)量。3 為討論提供一個結(jié)構(gòu)性的清單。4 建立團隊意識。會議工作評價表這部分訓練的目的在于給你一個評價的機會，即依據(jù)你所參加有效會議的經(jīng)驗，考慮哪些因素致使會議有效，而又有哪些因素致使會議無效。同時，你還要根據(jù)你作為一個會議的組織者、主持者或會議主席時，對會議所起的作用，或是僅僅作為一個參加者時對會議所做的貢獻。在這張表的第一部分，你需要評價兩個會議，一個是你認為有效的，一個是無效的。你要考慮兩類問題，一類是什么因素影響了這兩個會議有效或無效，第二類是在這兩次會議中，你和其他的人對會議的有效或無效扮演了什么樣的角色。在這張表的第二部分，你要與小組的其他成員分享你在會議工作中的經(jīng)驗和感受。第一部分獨立地考慮并完成表中的每個項目，并寫下你的分析結(jié)果。你所寫的應(yīng)當是真實可信的，而且也是在第二部分討論中希望與你同伴所分享的。1 回憶你最近所參加的會議，選擇一個你認為是有效的會議。在評價表中第一欄，簡要描述該會議的目的。2 在評價表的第二欄中，你要列出你覺得致使會議成功的因素。3 在評價表的第三欄中，你簡要描述為使該會議成功，你和你的同事做了哪些貢獻。4 在評價表的第四欄中，描述該會議的結(jié)果。這一結(jié)果可能是一項決策、解決爭議或開始一個行動等。5 現(xiàn)在你回憶一個特別不成功的會議。在評價表第一欄中簡要描述你或其他人所確認的會議目的。6 在評價表的第二欄中，列舉出你認為致使會議無效的因素。7 在評價表的第三欄中，說說你和你的同事在這一不成功的會議中所做的貢獻。8 在評價的最后一欄里，記述會議的結(jié)果（如果有的話）。有效會議評價表會議的目的： 致使會議成功的因素： 你和你的同事在使會議成功中所做的貢獻： 會議的主要結(jié)果： 其他想說明的問題： 無效會議評價表會議的目的： 致使會議成功的因素： 你和你的同事在使會議成功中所做的貢獻： 會議的主要結(jié)果： 其他想說明的問題：第二部分根據(jù)下面的要求進行小組討論，與你的同伴分享你認為有確實根據(jù)的信息。1. 翻閱評價表第二欄，看看所列出的影響因素，對于有效會議和無效會議哪些因素是相同的。把它們寫下來，并根據(jù)你的經(jīng)驗補充你認為應(yīng)包括而在評價表中沒有列出的因素。 二、翻閱評價表第三欄，列出在有效會議和無效會議中有貢獻的行為和態(tài)度類型。并根據(jù)你的經(jīng)驗補充你認為致使會議有效或無效的行為和態(tài)度。三、考慮第四欄（會議的結(jié)果），哪些結(jié)果象預期的那樣獲得成功，或者用其他的方法更好些？如何組織會議工作下面這些要點會幫助你主持的會議更為有效。一、 會前準備1 確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？2 確定會議的目的。你試圖達成什么樣的結(jié)果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？3 準備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項目。依重要程度進行項目排序。把有關(guān)項目歸并為一組。限定每個項目的商議時間。4 收集所有與會議所議項目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。5 會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。6 根據(jù)要討論的問題限定與會人員。7 在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。 二、會議期間控制1 敘述會議的目的。2 核對并記錄與會者。3 根據(jù)議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關(guān)與會者的意見。4 給每一個人表述自己意見的機會。5 控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細節(jié)上，應(yīng)及時引導到議題本身。6 如果討論變得復雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括。7 堅持預定的時間，不要拖延。8 在每個項目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達成結(jié)論。9 在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。10 確定下次會議的議題和時間。三、會后工作1 在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。2 根據(jù)會議，對執(zhí)行進行監(jiān)督和檢查。如何參加會議下面這些要點能幫助你更有效地參加他人主持的會議。一、 會前準備1 閱讀議事日程和有關(guān)材料，確切掌握會議的目的，確認所列項目中哪些項目與自己有關(guān)。2 根據(jù)確認的項目考慮自己應(yīng)持什么觀點，態(tài)度和如何表達。3 攜帶所有有關(guān)材料參加會議。 二、會議期間1 注意傾聽，保持安靜。僅當需要發(fā)表自己見解或被征詢意見的時候，進行簡潔明確的發(fā)言。不要隨意參加與自己無關(guān)項目的討論。2 對涉及你工作的決策、行動計劃做記錄。四、 會后1 閱讀備忘錄或會議記錄，注意那些與你有關(guān)的決策和行動計劃。2 記下與你有關(guān)的行動計劃的具體細節(jié)，包括時間和標準。并對自己的執(zhí)