工作流概述 (SharePoint Server 2010) 工作流概述 (SharePoint Server 2010) 工作流概述 SharePoint Server 2010 中的工作流使企業可以減少人員在執行業務流程期間 進行交互的次數。例如，為符合決策，各小組通常會執行一系列步驟。這些 步驟可能是正規、標準的操作步驟，又可能是非正規步驟（如果對操作過程 的理解不明確）?？偠灾@些步驟代表一種業務流程。業務流程中發生 的人與人之間的互動可能會限制做出決策的速度和決策的質量。用于簡化和 管理這種“人員參與的工作流”的軟件可自動化參與該流程的各小組之間的 互動過程。這種自動化過程將會加快互動速度，提高互動的整體效率，并且 通常會減少錯誤。 您可以使用流程圖（例如使用 Microsoft Visio 2010 創建的流程圖）對業務流 程建模，并使用工作流術語來表示業務流程。通過將工作流與 SharePoint Server 2010 中的數據相關聯，可以自動化文檔審批等業務流程。例如，可以 創建一個工作流來傳送文檔以供審閱，在解決問題的各個階段跟蹤問題，或 為合同通過審批流程提供相關指導。 許多 IT 部門在執行需要信息工作者參與的業務流程時所面臨的一個問題是： 這些流程未與人們的實際工作方式集成。為了使業務流程有效，必須將其與 在工作區中使用的熟悉的日常工具和應用程序集成，以使其成為信息工作者 日常工作例程的一部分。在電子工作區中，這包括與電子郵件、日歷、任務 列表和協作網站集成。 使用工作流的好處 使用工作流的主要好處是推動業務流程發展和改善協作。 企業使用的業務流程取決于信息或文檔流。這些業務流程需要有信息 工作者的積極參與，才能完成有助于工作組進行決策或交付工作成果 的任務。在 SharePoint Server 2010 中，這些類型的業務流程是使用工 作流來實現和管理的。 下面是可使用工作流推動的業務流程的一些示例： 合同審批 將建議的合同交給必須對其進行批準或拒絕的組織成員進 行管理。 費用報表 管理費用報表和相關收據的提交、審閱報表、批準報表并 為提交者報銷。 技術支持 指導技術支持事件的進度，技術支持事件由客戶開啟，經 技術支持工程師調查，傳送給技術專家，進行解決，然后添加到知識 庫。 面試 管理對求職者進行面試的過程。這包括安排并跟蹤面試預約、 收集累積的面試反饋、將該反饋提供給后面的面試者，以及做出雇用 /不雇用的決定。 內容發布 管理對企業的 Internet 展示網站上內容發布的批準過程。 使用工作流的好處 業務流程自動化 業務依賴業務流程。雖然這些業務流程通常都涉及軟件，但許多組織中最重 要的流程仍與人員有關。工作流可以自動化參與某個流程的人員之間的交互 ，以改善流程的運行方式、提高其效率并降低其錯誤率。 許多流程都可以從對人員參與的自動支持中受益。例如： 審批 面向人員的業務流程的一個常見步驟是需要獲得多個參與者的批準。要 批準的內容可能存在很大差異，這些內容可能是包含下一年營銷計劃的 Microsoft Word 文檔，也可能是參加某次會議的差旅費報表。在每種情況下， 相應人員都必須審閱相關信息，可能會追加注釋，然后表示批準或拒絕。 協調組工作 無論是準備對建議征求書 (RFP) 進行響應、管理將文檔翻譯為一 種或多種語言的過程，還是執行其他任務，許多流程都需要不同人員以有序 的方式協同工作。通過在自動化工作流中定義流程的步驟，可提高協調組的 工作效率，并能更加準確地預測流程本身。 問題跟蹤 很多業務流程都會生成未解決問題的列表。自動化工作流可用于維 護該列表、將問題分配給能夠解決問題的人員，并跟蹤問題的解決狀態。 使用工作流的好處 工作流改善了協作 通過對 SharePoint 網站或網站集中的文檔和項目實施相應業務流程， 工作流可幫助人們協同處理文檔及管理項目任務。工作流可以幫助組 織遵循一致的業務流程做法，通過管理這些業務流程中涉及的任務和 步驟，工作流可以提高組織的效率和生產力。通過確保在需要時將適 當的信息提供給適當的人員，工作流可以加快決策的制定速度。工作 流還有助于確保適當的人員按適當的順序完成各個工作流任務。這就 使得執行這些任務的人員可以專注于工作，而不用考慮工作流程。 例如，在 SharePoint Server 2010 網站中，您可以創建用于文檔庫的工 作流，以便將文檔傳送給一組人員進行審批。當作者啟動此工作流時 ，工作流即會創建文檔審批任務、將這些任務分配給工作流參與者， 然后向參與者發送電子郵件通知。 當工作流正在運行時，工作流所有者或工作流參與者可以在“工作流 狀態”頁上檢查進度。當工作流參與者完成其工作流任務后，工作流 隨即結束，并自動通知工作流所有者工作流已完成。 預定義工作流 Microsoft SharePoint Server 2010 包括可處理常見業務方案的以下預定義工作流模板： 收集反饋 將文檔或項目傳送給一組人員以獲取反饋。審閱者可以提供反饋，然后在對其反 饋進行編譯后，發送給啟動該工作流的人員。默認情況下，收集反饋工作流與文檔內容類型 相關聯，因此文檔庫中自動提供此工作流。 審批 將文檔或項目傳送給一組人員進行審批。默認情況下，審批工作流與文檔內容類型相 關聯，因此文檔庫中自動提供此工作流。默認情況下，審批工作流的版本還與發布網站中的 頁面庫相關聯，并可用于管理網頁發布的審批流程。 審批工作流是一種分階段審批模型（即，先由第一組審批者執行審核和批準流程，然后是第 二組審批者，依此類推）。每個階段或每個審批組還可有自己的行為。例如，第一組審批者 的成員可以按連續審批順序（一個接一個）進行審核，第二組的成員可以并行進行審核（審 核者可以按任何順序提供反饋），依此類推。 處置審批 通過讓參與者決定是保留還是刪除過期的文檔來管理文檔的過期和保留。處置審 批工作流支持記錄管理流程，主要適用于記錄中心網站。 收集簽名 將在 Microsoft 應用程序中創建的文檔傳送給一組人員，以收集他們的數字簽名。 必須在 2007 Microsoft Office system 和 Microsoft Office 2010 套件的應用程序（如 Microsoft Word）中啟動該工作流。而且，參與者必須通過將其數字簽名添加到相應客戶端程序中的文 檔中來完成其簽名任務。默認情況下，收集簽名工作流與文檔內容類型相關聯，因此文檔庫 中自動提供此工作流。但是，只有文檔庫中的文檔包含一個或多個 Microsoft Office 簽名行時 ，收集簽名工作流才會對該文檔顯示。 預定義工作流 三態 設計為通過三個狀態（階段）跟蹤列表項的狀態。它可用于管理需要組織跟蹤大量問 題或項目（如客戶支持問題、銷售商機或項目任務）的業務流程。 之所以稱為三態工作流，是因為它通過三個不同的狀態和這些狀態之間的兩個轉換，來跟蹤 問題或項目的狀態。例如，在對問題列表中的某個問題啟動工作流時，SharePoint Server 2010 將為指定用戶創建一個任務。當用戶完成該任務時，工作流將從其初始狀態（“未解決 ”）更改為中間狀態（“已解決”），并為指定用戶創建一個任務。當用戶完成該任務時， 工作流將從其中間狀態（“已解決”）更改為最終狀態（“已關閉”），并為此時為其分配 工作流的用戶創建另一個任務。請注意，此工作流僅在列表中受支持，在庫中不受支持。 翻譯管理 通過創建要翻譯文檔的副本并將翻譯任務分配給翻譯人員來管理手動文檔翻譯流 程。該工作流只可用于翻譯管理庫。 問題跟蹤 將問題傳送給工作組成員以便由其進行解決。它會向用戶呈現一個網頁，以便用 戶輸入新問題，如客戶投訴。當問題進入不同的工作流狀態時，用戶看到的網頁會隨之更改 ，以反映相應的事件；例如，當問題已解決時，會顯示關閉網頁。 您可以通過多種方式為組織自定義上述每個工作流。例如，當您將工作流添加到列表、庫、 內容類型或網站中以使其能夠用于文檔或項目時，您可以自定義存儲了工作流信息的任務列 表和歷史記錄列表。 當網站用戶針對文檔、項目或網站啟動工作流時，該用戶可以通過指定參與者列表、截止日 期和任務說明來進一步自定義工作流。 還可以制作預定義工作流的副本，以用作創建自定義工作流時的起點。 工作流使用情形示例 假設您就職于嘉元實業公司，這是一家在全球范圍內銷售自行車的運動品專賣店。該公司的 銷售代表會走訪不同的國家/地區，以幫助新的經銷商開辦新的運動品商店。 在本節所描述的情形中，需要提交費用報表以供審批。如果費用報表的金額少于 5,000 美元 ，則需要經理批準、否決或轉發該報表。如果費用報表的金額等于或大于 5,000 美元，經理 必須審核該費用報表，對其進行批注，如果經理認為可以批準，則將其轉發給副總裁，然后 由副總裁批準或否決該報表。 在此情形中，費用報表表單是一張 InfoPath Forms Services 表單。工作流是在 Microsoft SharePoint Designer 2010 中創建的有一定順序的“審批”類型的工作流項目，由自動化任務 和需要人為操作的任務組成。該工作流運行于 SharePoint Server 2010 中。 銷售代表（第一個工作流參與者）需要瀏覽 Intranet 自助服務門戶并選擇“費用報表”表 單。將會打開數據輸入頁。銷售代表首先填寫一個簡單的費用報表表單，其中包括人員的姓 名、費用用途、費用總額、該人員的直接上司的姓名和電子郵件地址等條目。然后，銷售代 表單擊“提交”以提交該表單。 提交表單后，數據將會集中保存，并啟動工作流，然后將審核任務分配給審批者（在本例中 為銷售代表的經理）。 工作流會通知銷售代表的經理。該通知是一封電子郵件，其中包含完成該任務的說明，并提 供顯示費用報表表單的網站的鏈接。 經理（第二個工作流參與者）會轉到該網站并審核費用報表。工作流任務項提供了三種操作 ：批準、否決或轉發，經理可以執行其中任一操作： 如果費用報表的金額少于 5,000 美元，經理會看到用于“批準”或“否決”該費用報表的選項。 如果費用報表的金額多于 5,000 美元，經理會看到用于將費用報表“轉發”給公司副總裁的選項，或 用于在經理級別“否決”該費用報表的選項。 工作流使用情形示例 經理采取相應的操作以批準、否決或轉發該費用報表，然后工作流繼續執行： 如果費用已獲批準，任務完成操作將向工作流發送一條消息，指出任務已完成，工作流會通過電子郵件通知銷售代表， 然后工作流將費用數據添加到業務線 (LOB) 會計系統中。 如果費用未獲批準，經理需鍵入做出該決定的理由。任務完成操作將向工作流發送一條消息，指出任務已完成，然后工 作流會通過電子郵件通知銷售代表。 如果經理選擇將費用報表轉發給公司副總裁的選項，他需要在表單中進行相關批注，然后單擊“轉發”。然后，工作流 會通過電子郵件通知副總裁，該電子郵件包含完成任務的說明，并提供顯示費用報表表單的網站的鏈接。 副總裁（第三個工作流參與者）可以選擇“批準”或“否決”費用報表。在副總裁批準或否決費用報表后 ，工作流繼續執行。 如果副總裁批準費用，費用數據將添加到會計系統中，工作流會通過電子郵件通知銷售代表和經理，然后通知 SharePoint 任務已完成。 如果副總裁不批準費用，他需要在表單中鍵入做出該決定的理由。工作流會通過電子郵件通知銷售代表和經理，然后通 知 SharePoint 任務已完成。 不難想像，有許多方法可以擴展此工作流在這種情形中的功能。例如，您可以配置工作流，以便在副總裁 否決費用報表時將報表退還給銷售代表的經理。經理可以進一步證明費用是否合理，并將其重新提交給副 總裁進行審批，可以將否決決定