1、Archives management,2016,檔案管理的作用及意義,中心檔案管理工作情況匯報,中心檔案管理實施方案,對歷史負責, 為現實服務, 替未來著想,檔案管理的作用及意義,三、個人對于檔案管理的認知,1.辦公室的主要職責。 2.檔案管理是辦公室工作的重要組成部分。,二、檔案管理對于中心的重要作用,1.什么是檔案？ 2.檔案的作用是什么？ 3.檔案對于企業的重要性。,一、檔案管理的廣義意義,一、檔案管理的廣義意義,企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適

2、時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據； 另一方面有利于有關各方準確認定企業經營成果，為企業與各個有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。,企業的實物資產與數據資源就如同車之兩輪、鳥之兩翼，管理好、利用好企業數據資源，對提升工作效率和質量、促進企業改革發展具有重要的戰略意義。,1.什么是檔案？,2.檔案的作用是什么？,3.檔案對于企業的重要性,1,2,辦公室工作為中心其他工作提供保障,檔案管理是辦公室工作的重要組成部分,檔案管理對于中心的重要作用,檔案管理工作的實質就是更好的服務機關工作。 -國務院國有資產監督管理委員會機關文書檔案工作管理辦法,個人對檔案管理工作的一些認知,易于了解

3、全局,加強版的工作總結,總結規律，提高效率,中心檔案管理工作情況匯報,二、中心檔案制度執行情況,一、硬件設施的完善,一、硬件設施的完善,檔案室面積擴充，新增一組密集柜。,以前最多容納747卷，現可容納1432卷。 從15組密集柜增加到42組密集柜，共增加27組。,二、制度執行情況,1.檔案范圍。 中心檔案是指中心在服務、經營、管理活動中形成的具有保存和使用價值的 文字材料、數據、圖表、圖紙和影像資料。 主要包括：收發的公文、函件、證明、會議紀要、規章制度、合同、會計 憑證和財務報表、干部職工檔案、房屋和土地檔案、設施設備檔案、基建和 維修項目資料、項目設計圖紙、重要及專項業務資料、重要會議和重

4、要活動 的影像資料等等。 中心現狀進入中心檔案庫的有：收發的公文、函件、證明、會議紀要、 規章制度、會計憑證和財務報表、房屋和土地檔案、基建和維修項目資料、 項目設計圖紙、重要及專項業務資料、重要會議和重要活動的影像資料等。 未進入中心檔案庫的有：合同、干部職工檔案、設施設備檔案。,二、制度執行情況,2.管理原則。 中心檔案實行統一規范、分級管理、各負其責的原則。辦公室是中心檔案的綜合管理部門，負責中心行政綜合檔案的收集、整理、歸檔和保管，并對各處室（部）的檔案管理工作進行業務指導。各處室（部）要指定專人負責本部門的檔案管理工作，認真貫徹執行檔案管理的一系列方針、政策、規定，完成本部門檔案的收

5、集、整理、立卷、保管、移交和開發利用等任務。 收集：這項工作各處室完成狀況甚佳，可從調檔案過程中體現。缺頁少頁狀況罕見。 整理、立卷：各處室獨立完成，沒有統一規范的方式方法，形成的檔案資料不利于查找。（整改） 移交：暫時未有移交的相關政策及規定。（整改）,二、制度執行情況,3.檔案的保管。 除按規定干部職工檔案和財會檔案由相關職能部門保管外，中心各處室（部）各門類檔案均由辦公室負責統一保管。各處室（部）歸檔完畢，應將檔案整體移交給辦公室，并辦理移交登記手續，因工作需要留存的，自備重份或復印件。歸檔保管部門要根據檔案保管的要求，切實做好檔案的保管工作，定期組織人員對檔案保管狀況進行檢查，并采取有

6、效措施，保護檔案的安全。檔案庫（室）應當配備防火、防腐、防蛀、防潮、防盜等必要的安全設施。 中心現狀檔案室于2015年完成擴建，后續將要對檔案室的6防進行重點關注。,二、制度執行情況,4.檔案的保密。 檔案工作人員要加強組織觀念，嚴守黨和國家的機密和各項規章制度，嚴守中心工作秘密。重要檔案要單獨保管，做到入柜加鎖，利用時不準隨意擴大借閱范圍。上級發來的機密和絕密文件，歸檔后應嚴格借閱手續，不得翻印。 5.檔案的利用。 檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，積極做好檔案的提供利用工作，保證領導和工作的需要。借閱檔案應經中心分管領導批準，嚴格辦理手續，填寫檔案借閱登記簿。 中心現狀：借閱檔案的人員以及次數

7、有限，目前并沒有相關違法規定的事例出現。但并沒有規范的借閱程序。,二、制度執行情況,6.檔案的銷毀。 對保管期限已滿的檔案，經辦公室鑒定后，對失去保存價值的，在登記造冊基礎上，按要求由專人負責實施銷毀。（2016年要對以往失去利用價值的文件進行銷毀，參照國資廳發（2010）28號關于印發的通知）。 中心現狀：并未有相關銷毀文件的有關制度、流程。,二、制度執行情況,7.各處室（部）要依照本規定，結合工作內容和特點，研究制定符合本部門工作需要的業務檔案管理制度，并報中心辦公室審核備案。中心所屬單位檔案管理工作依據本規定執行。（需要進一步與各處室檔案負責人進行溝通。） 中心現狀：尚未完善。,傳達國資

8、委黨委委員、秘書長閻曉峰在“大數據與檔案資源開發利用”會議上的會議精神。,（一）檔案是企業信息資源的聚集地，必須加快數字化建設。,（二）檔案是企業核心數據的儲能池，必須推進全方位利用。,（三）檔案是企業改革發展的助推器，必須實施多元化轉型,有效開展利用檔案資源，才能更好地融入中心、服務大局,（一）檔案是企業信息資源的聚集地， 必須加快數字化建設。,檔案是企業最基本、最重要、最核心、最全面、最有序的信息資源聚集地，覆蓋了企業經營活動的所有內容。長期以來，受傳統檔案管理思維所限，企業檔案管理普遍存在“重管理、輕使用”的現象。積極利用大數據技術，對海量的檔案數據資源海量數據進行聚類、分類、相關性分析

9、，找到數據之間的關系，建立各種數據模型，使“死檔案”變為“活信息”，為企業生產經營提供多角度、全方位、有價值的服務，才能使檔案資源轉化為現實生產力。,（二）檔案是企業核心數據的儲能池， 必須推進全方位利用。,一是傳承企業文化。企業檔案與企業文化建設，是載體與內容的關系。 二是服務企業發展。通過對檔案資源的分析研究，把企業檔案中潛在的信息轉化為現實生產力，就能夠使檔案信息資源更好地服務中心工作、服務企業發展。 三是防控經營風險。檔案作為一種具有憑證意義的信息資源，具有輔助企業進行風險控制的信息價值。 四是維護企業權益。企業在經濟運作之中面臨著各種利益交織，可能產生各種糾紛,企業要想減少經濟運作中

10、的麻煩與損失，就得在平素的企業管理中謹慎、細致的保存好，既有時效性又有真實性，較為翔實完整的企業檔案做證據，以有效維護自身權益，唯有如此才能在經濟糾紛中立于不敗之地。,（三）檔案是企業改革發展的助推器， 必須實施多元化轉型,我們要以數據資源開發利用為核心推動檔案管理轉型： 一是由傳統管理向信息管理轉型。傳統檔案管理的流程是檔案的產生、檔案分類、檔案編目、檔案排序、檔案描述層級；并且傳統檔案管理以紙質為主，文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。檔案信息化過程實際上也是指檔案管理模式從以存檔、管檔為主到以用檔為主的過程。 二是由封閉向開放轉型。 三是由分散向集約轉型。 四是由保管向服務轉型。,

11、-摘自國家檔案局辦公室關于印發全國數字檔案館（室）建設推進會文件的通知,【 我國數字檔案館（室）建設的經驗，明確今后數字檔案館（室）建設的目標和任務。下決心、花力氣去推進檔案數字化工作，加快數字檔案館（室）建設。】,橫縱向比較,2016年工作重點,長期工作目標,輕工檔案管理實施方案,知己知彼,橫縱向比較,1-2月形成兩項基本方案； 3-4各部門形成檔案銷毀清冊，4月18日-4月28日進行檔案銷毀工作； 7月底之前將2015年檔案歸檔完畢。,2016年工作重點,針對檔案管理工作，形成輕工中心檔案管理培訓機制； 對檔案室硬件設備設施的維護工作應具體化責任化； 三年內形成“輕工中心數字檔案室。,長期

12、工作目標,一、橫縱向比較,（一）系統內其他中心檔案管理基礎工作調研情況,一、橫縱向比較,（二）中心各處室檔案管理工作情況匯總,二、2016年度工作重點,明確輕工機關服務中心檔案保管期限表； 明確輕工機關服務中心整檔范圍； 檔案裝具統一化。,各部門形成檔案核銷清冊，并于4月18日-4月28日進行檔案銷毀工作。（檔案銷毀清冊）,參照新辦法新規定整理2015年度檔案，并于7月22日前將檔案交接辦公室。,兩項基本方案,檔案銷毀工作,2015年度檔案整理,1-2月份工作目標,3-4月份工作目標,7月份工作目標,（全宗）,原則：年度部門保管期限,檔 案 銷 毀 清 冊 審 批 表 該銷毀清冊銷毀檔案共計 （卷件） 起止年度：