公司檔案管理制度管理細(xì)則為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。一、總則（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由綜合管理部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的基建、科研、文書、音像、人事、會計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司綜合管理部管理，各部門不得分散保存。二、檔案管理人員配置及其職責(zé)公司綜合管理部指定并配備檔案管理人員，其基本職責(zé)如下：1、組織實(shí)施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則下，根據(jù)管理要求對檔案材料的進(jìn)行積累、收集、立卷、歸檔工作。4、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。5、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度，主動向公司分管檔案領(lǐng)導(dǎo)反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。6、負(fù)責(zé)做好公司檔案材料的收集整理工作并在本月底內(nèi)，公司其它各部門檔案資料全部移交至綜合管理部關(guān)水林處，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。7、辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。三、檔案歸檔范圍及檔案接收與整理(一）公司檔案歸檔范圍主要有以下幾個方面：1、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營計(jì)劃、管理決策等；2、公司內(nèi)部及與其他單位往來發(fā)文；3、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等；日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)，公司會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請示批復(fù)，員工民主生活會方面的記錄等；4、人事方面的勞動合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。5、公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。6、倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容7、客戶考核評分、客戶檔案卡、客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見調(diào)查記錄8、財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請等9、日常經(jīng)營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。10、營銷促銷活動方案及客戶資料、市場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。以上各部門歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件，各部門將材籵歸檔整理好后全部移交到綜合管理部檔案室。（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營計(jì)劃、管理決策，公司內(nèi)部及與其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項(xiàng)目的文件等5年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修記錄等3年檔案編號方法1、以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個字拼音首字母命名，具體為：綜合管理部：ZH，生產(chǎn)部：SC，技術(shù)部：JS，質(zhì)量部：ZL市場營銷部：SHC，采購部：CG，財(cái)務(wù)部：CW，物資物流部：WZ。3、公司工程項(xiàng)目檔案編號為：CQLY-日期4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財(cái)務(wù)部為例：編制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份財(cái)務(wù)報(bào)表）其中201406為日期，CW為財(cái)務(wù)部編號，01為財(cái)務(wù)部制定的代表財(cái)務(wù)報(bào)表的內(nèi)容（02為財(cái)務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號。歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。2、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計(jì)劃，可歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算歸入針對年度）。3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對破損的文件材料在裝訂的同時應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時間。各部門歸檔材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的，應(yīng)在下月3號之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。涉及工程項(xiàng)目的歸檔材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料交客服部統(tǒng)一移交檔案部，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。檔案移交。各部門不涉及工程項(xiàng)目的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交檔案室；涉及工程項(xiàng)目的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交檔案室。根據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥善保管，暫時不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計(jì)（一）公司設(shè)置專用檔案庫房，庫房應(yīng)堅(jiān)固，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃-24℃，相對濕度應(yīng)保持在45%-60%。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃易爆或易霉變物質(zhì)，庫房管理人員調(diào)動工作時，對保存的檔案資料要詳細(xì)清點(diǎn)，履行交接手續(xù)。（三）建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。及時、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。六、檔案借閱利用（一）檔案部根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱時間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門經(jīng)理及檔案主管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱時間不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及行政與人資總監(jiān)簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，借閱時間不得超過一個工作日，原則上不得帶出檔案室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門經(jīng)理、公司分管副總經(jīng)理及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在檔案部門調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時歸還，如需延長借閱的，必須通知檔案管理人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，檔案部統(tǒng)計(jì)檔案庫內(nèi)各檔案的情況表。（二）定期對于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在公司行政分管領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由檔案部門和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時，必須有兩人在場負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由公司檔案室永久保存。八、檔案保密（一）檔案部管理人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。（二）不準(zhǔn)向無關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫房。（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價(jià)值的檔案，不得做他用。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時要及時報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時出具書面報(bào)告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。九、公司員工獎懲及法律責(zé)任有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，公司將給予處分或10-100元不等的處罰，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任：未按照本實(shí)施細(xì)則規(guī)定進(jìn)行文件編號、裝訂、填寫卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄等所需材料的；未按照規(guī)定時間移交檔案或者不積極配合各部門兼職檔案員的工作的；未履行規(guī)定借閱程序擅自帶走檔案的；借閱檔案未登記或超出借閱時間未歸還又沒有履行延期借閱手續(xù)的；損壞、遺失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)保存的文件材料和檔案；對檔案進(jìn)行涂改、偽造的；對公司檔案占為己有、在職位變更或離職時不及時移交檔案材料，造成工作延誤或經(jīng)濟(jì)損失的；擅自出賣、倒賣檔案，給公司造成損失的；對各部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位，嚴(yán)重影響工作秩序的；對各部門反饋的問題或建議未及時解決或處理，嚴(yán)重影響工作秩序的。對于各部門積極配合檔案室工作的，由檔案部門按月度或季度評選出最佳部門及人員，經(jīng)層報(bào)執(zhí)行總經(jīng)理給予物質(zhì)獎勵，具體獎勵辦法參考公司相關(guān)管理規(guī)定。十、附則本實(shí)施細(xì)則經(jīng)征求各部門意見，由公司總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽署批準(zhǔn)后立即執(zhí)行。本實(shí)施細(xì)則解釋權(quán)歸公司所有。卷內(nèi)目錄序號編號責(zé)任人文件名稱日期頁數(shù)備注重慶老院子酒業(yè)有限公司檔案封面檔案號保密等級檔案名稱整理人所屬部門歸檔時間保管期限備注卷內(nèi)備考表本案卷情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件的數(shù)量、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、鑒定變更等情況。整理人：檢查人：整理日期：檔案調(diào)閱單日期：姓名部門職務(wù)調(diào)閱申請?zhí)顚懰{(diào)閱的檔案及事由部門經(jīng)理意見行政副總意見總經(jīng)理意見備注檔案調(diào)閱登記表日期姓名部門職務(wù)調(diào)閱原因調(diào)閱內(nèi)容是否復(fù)制簽字歸還日期檔案管理制度XY/GL-10為了規(guī)范公司內(nèi)、外文件，資料、證件的管理，確保各類檔案保管的規(guī)范有序和完整準(zhǔn)確，提高檔案資料查閱、使用效率，特制訂本制度。本制度適用于公司各部門檔案的規(guī)范管理。各級檔案管理員職責(zé)公司辦公室負(fù)責(zé)公司級檔案資料的保管，各部門只負(fù)責(zé)涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案資料的保管；各級檔案管理部門必須指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，切實(shí)做好保密工作，嚴(yán)格按照本制度要求對各類檔案資料進(jìn)行分類、立目、歸檔等工作，確保各類檔案分類清晰、立目規(guī)范、歸檔及時準(zhǔn)確；檔案管理人員必須做好檔案的“防火、防潮、防塵、防盜”工作，定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，確保安全；各級各類檔案，一律采取紙質(zhì)檔案和電子檔案保管同步的方式，確保檔案查閱快捷、準(zhǔn)確。檔案分類法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的，或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。公司的重大決議。包括由公司董事會、管委會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。計(jì)劃性文件。包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃、經(jīng)營質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。憑證性文書材料。包括公司各部門上報(bào)的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、公司和作品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。匯報(bào)性文書資料。包括公司上報(bào)各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。勞資人事資料。包括公司下屬各部門的人事任命、調(diào)整，員工培訓(xùn)、工資審核記錄，員工檔案等相關(guān)資料。聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文體娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。各部門在檔案管理工作中，凡是涉及以上資料的，應(yīng)在本部門內(nèi)進(jìn)行分類管理。各部門負(fù)責(zé)管理與本部門業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的各類檔案資料，辦公室還要負(fù)責(zé)對公司級各類檔案資料的管理。檔案管理程序建檔。檔案管理人員收集到的檔案資料，應(yīng)按照檔案性質(zhì)進(jìn)行合理分類，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保電子文檔記錄與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一、對應(yīng)。遵循“批復(fù)在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后”原則進(jìn)行建檔。對于沒有名稱的資料，檔案管理人員必須命名。編號。同類檔案資料，按收到資料的時間先后順序進(jìn)行排序。每份檔案資料可以用鉛筆或打印字條進(jìn)行編號，按編號順序在《檔案登記目錄表》（見附件一）中填寫名稱、日期等信息，以便查閱。保管。各部門應(yīng)具備檔案柜，對檔案柜及其鑰匙進(jìn)行編號。可以采用文件盒或檔案袋對各類檔案資料進(jìn)行裝存，文件盒或檔案袋上必須標(biāo)注清楚檔案分類名稱、年份等。存檔。檔案保存期限分為定期、永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。永久保存：公司章程、制度、合同組織規(guī)程及辦事細(xì)則董事會、管委會記錄財(cái)務(wù)報(bào)表政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證工程設(shè)計(jì)圖其他經(jīng)核定須永久保存的文書10年保存：預(yù)算、決算書類會計(jì)憑證事業(yè)計(jì)劃資料其他經(jīng)核定須保存10年的文書1年至5年保存：期滿或解除之合約其他經(jīng)核定保存5年的文書會議紀(jì)錄1年以下暫時保存：結(jié)案后無長期保存必要者。四、檔案日常管理借閱借閱手續(xù)：公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密和非密四給級別。因工作需要，公司的其他人員需借閱檔案時，由借閱人填寫《借閱檔案申請表》（見附件二），經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核并由辦公室主任簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。如果審核人或批準(zhǔn)人不在公司，可以由借閱人或經(jīng)辦人通過微信、手機(jī)短信等方式申請同意后辦理，待審核人或批準(zhǔn)人回公司后簽字確認(rèn)。絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在《借閱登記表》（見附件三）上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。借閱人須愛護(hù)檔案，保持整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、遺失、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。會計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計(jì)檔案時，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會計(jì)檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。銷毀公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。凡屬于密級的檔案資料必須由公司辦公室主任批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案資料銷毀清冊》（見附件四），報(bào)公司主任審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。《檔案資料銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。銷前，按照清冊清點(diǎn)；銷后，在清冊上簽名蓋章。《檔案資料銷毀清冊》需永久保管。保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；