企業檔案與信息管理條例TOC\o"1-2"\h\u15344第一章總則 1264961.1目的與依據 126651.2適用范圍 230241.3管理原則 230822第二章檔案管理 247902.1檔案分類 2195192.2檔案收集 2194982.3檔案整理 213575第三章檔案保管 2138273.1保管要求 2245803.2保管期限 3317653.3檔案庫房管理 314034第四章檔案利用 35744.1檔案借閱 3296374.2檔案復制 340324.3檔案利用審批 326187第五章信息管理 3119405.1信息收集 3203105.2信息處理 399775.3信息安全 415894第六章信息共享與溝通 4320336.1內部信息共享 4224136.2外部信息溝通 4213986.3信息共享平臺管理 41988第七章監督與檢查 4214517.1監督機制 4209097.2檢查內容 479557.3問題處理 423277第八章附則 540158.1解釋權 5315258.2修訂程序 549888.3施行日期 5第一章總則1.1目的與依據為了加強企業檔案與信息管理，提高企業管理水平和競爭力，依據國家相關法律法規和企業實際情況，制定本條例。1.2適用范圍本條例適用于本企業內各類檔案和信息的管理，包括但不限于行政管理、生產經營、技術研發、財務會計等方面的檔案和信息。1.3管理原則企業檔案與信息管理應遵循以下原則：規范化原則：建立健全檔案與信息管理制度，保證管理工作的規范化和標準化。完整性原則：保證檔案與信息的完整性，如實記錄企業的各項活動和信息。安全性原則：采取有效措施保證檔案與信息的安全，防止信息泄露和損毀。便利性原則：便于檔案與信息的查詢、利用和共享，提高工作效率。第二章檔案管理2.1檔案分類企業檔案按照內容和性質分為行政管理類、生產經營類、技術研發類、財務會計類等。行政管理類檔案包括企業的規章制度、會議記錄、人事檔案等；生產經營類檔案包括生產計劃、銷售合同、客戶資料等；技術研發類檔案包括科研項目文件、技術報告、專利申請材料等；財務會計類檔案包括財務報表、會計憑證、審計報告等。2.2檔案收集各部門應指定專人負責檔案的收集工作，定期將本部門產生的檔案資料移交至檔案管理部門。檔案收集的范圍包括企業內部形成的文件、資料以及外部單位發送給企業的與企業業務相關的文件、資料等。檔案管理部門應對收集的檔案進行審核，保證檔案的真實性、完整性和準確性。2.3檔案整理檔案管理部門對收集的檔案進行分類、編號和裝訂，建立檔案目錄。檔案整理應按照檔案的分類標準進行，保證檔案的分類準確、編號規范、裝訂整齊。同時檔案管理部門應定期對檔案進行清理和鑒定，剔除無保存價值的檔案。第三章檔案保管3.1保管要求檔案保管應具備適宜的保管條件，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施。檔案庫房應保持清潔、通風，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。檔案存放應按照分類編號進行，便于查找和利用。3.2保管期限根據檔案的性質和重要程度，確定不同的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案包括企業的重要文件、重大決策記錄等；長期保管的檔案包括一般業務文件、合同等；短期保管的檔案包括臨時性文件、資料等。保管期限屆滿的檔案，應按照規定進行鑒定和處理。3.3檔案庫房管理檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。檔案管理人員應定期對庫房進行檢查，保證庫房設施設備的正常運行和檔案的安全。同時檔案管理人員應做好庫房的出入庫登記工作，記錄檔案的出入庫情況。第四章檔案利用4.1檔案借閱企業內部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫借閱申請表，經部門負責人批準后，向檔案管理部門辦理借閱手續。借閱期限一般不超過一個月，如需續借，應辦理續借手續。檔案借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。4.2檔案復制因工作需要復制檔案時，應填寫復制申請表，經檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應注明復制件的出處和日期，并加蓋檔案管理部門的印章。4.3檔案利用審批對于涉及企業機密的檔案利用，應按照企業的保密規定進行審批。未經批準，不得擅自利用涉及企業機密的檔案。第五章信息管理5.1信息收集企業應建立信息收集渠道，廣泛收集與企業經營管理相關的信息，包括市場信息、行業信息、政策法規信息等。信息收集應注重準確性、及時性和全面性，為企業的決策提供可靠的依據。5.2信息處理對收集的信息進行整理、分析和篩選，提取有價值的信息。信息處理應采用科學的方法和手段，提高信息的利用價值。同時應建立信息反饋機制，及時將信息處理結果反饋給相關部門和人員。5.3信息安全加強信息安全管理，采取加密、備份、訪問控制等措施，保證信息的安全。企業應制定信息安全管理制度，明確信息安全責任，防止信息泄露和濫用。第六章信息共享與溝通6.1內部信息共享建立內部信息共享平臺，實現企業內部信息的快速傳遞和共享。各部門應及時將本部門的工作信息至共享平臺，供其他部門查閱和使用。同時企業應加強對內部信息共享平臺的管理，保證信息的準確性和及時性。6.2外部信息溝通加強與外部單位的信息溝通，及時了解市場動態和行業發展趨勢。企業應指定專人負責與外部單位的信息溝通工作，定期收集和整理外部信息，并向企業內部相關部門和人員進行通報。6.3信息共享平臺管理建立信息共享平臺管理制度，明確平臺的使用規則和管理流程。加強對平臺的維護和更新，保證平臺的正常運行。同時應加強對平臺用戶的管理，規范用戶的操作行為，保障信息安全。第七章監督與檢查7.1監督機制建立健全監督機制，加強對企業檔案與信息管理工作的監督。監督工作由企業內部的監督部門負責，定期對檔案與信息管理工作進行檢查和評估。7.2檢查內容檢查內容包括檔案與信息管理制度的執行情況、檔案的收集、整理、保管、利用情況、信息的收集、處理、共享情況等。檢查工作應注重實際效果，發覺問題及時整改。7.3問題處理對檢查中發覺的問題，應及時進行處理。對于違反檔案與信息管理制度的行為，應按照企業的相關規定進行處罰。同時應