企業(yè)采購(gòu)管理流程及制度一、制定目的及范圍為了提升企業(yè)的采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)行為的管理，特制定本采購(gòu)管理制度。該制度適用于企業(yè)的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于材料采購(gòu)、工程采購(gòu)、年度采購(gòu)、零星采購(gòu)及應(yīng)急采購(gòu)。通過規(guī)范的采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的透明化和高效化。二、采購(gòu)原則在采購(gòu)過程中，應(yīng)遵循以下基本原則，以確保采購(gòu)活動(dòng)的有效性和合規(guī)性。采購(gòu)應(yīng)以“公正、公平、公開”為原則，綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格及服務(wù)，優(yōu)選供應(yīng)商。所有采購(gòu)物資應(yīng)當(dāng)從正規(guī)、合法的供應(yīng)商處采購(gòu)，并確保開具正式發(fā)票。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)，申購(gòu)人與實(shí)際采購(gòu)人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購(gòu)流程采購(gòu)流程是采購(gòu)管理制度中最為重要的一部分，直接關(guān)系到采購(gòu)效率和效果。以下是詳細(xì)的采購(gòu)流程：1.采購(gòu)申請(qǐng)流程采購(gòu)的第一步是由申購(gòu)人填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單”。申購(gòu)人需先向倉(cāng)庫(kù)查詢庫(kù)存情況，確認(rèn)所需物資是否在庫(kù)存中。如庫(kù)存不足，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單。申請(qǐng)單需包含物資名稱、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)預(yù)算等信息。2.審批流程采購(gòu)申請(qǐng)單填寫完畢后，需提交部門負(fù)責(zé)人審批。項(xiàng)目采購(gòu)需額外附上預(yù)算方案，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。審批通過后，采購(gòu)申請(qǐng)單將流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門。3.詢價(jià)流程采購(gòu)部門在接收到審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)后，負(fù)責(zé)對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)時(shí)，應(yīng)至少聯(lián)系三家合格供應(yīng)商，獲取報(bào)價(jià)及相關(guān)信息。采購(gòu)部門需記錄各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并與歷史價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，確保價(jià)格的合理性。4.核價(jià)流程通過詢價(jià)后，采購(gòu)部門需對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行核價(jià)。核價(jià)過程中應(yīng)考慮市場(chǎng)行情、產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)商信譽(yù)等因素，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商填入流轉(zhuǎn)單中。5.最終審批流程完成核價(jià)后，需將采購(gòu)申請(qǐng)及核價(jià)結(jié)果整理成流轉(zhuǎn)單，逐級(jí)報(bào)送審核。最終由公司高層決策人進(jìn)行審批。審批通過后，采購(gòu)部門方可進(jìn)行采購(gòu)。6.采購(gòu)實(shí)施與驗(yàn)收流程采購(gòu)部門在獲得最終審批后，向選定的供應(yīng)商下單。在物資到達(dá)后，由相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保數(shù)量和質(zhì)量符合要求。驗(yàn)收合格后，物資入庫(kù)，相關(guān)單據(jù)需及時(shí)歸檔。7.報(bào)銷流程采購(gòu)?fù)瓿珊?，采?gòu)人需在物資到貨一個(gè)月內(nèi)提交報(bào)銷申請(qǐng)。報(bào)銷申請(qǐng)需附上采購(gòu)單、流轉(zhuǎn)單、入庫(kù)單及發(fā)票等相關(guān)證明材料。逾期不予受理。四、特殊采購(gòu)流程針對(duì)不同類型的采購(gòu)需求，企業(yè)應(yīng)設(shè)定相應(yīng)的特殊采購(gòu)流程，以便快速響應(yīng)不同情況的需求。1.集中計(jì)劃采購(gòu)針對(duì)辦公用品等定期需求的物資，各部門需在每月25日之前提交集中采購(gòu)申請(qǐng)，由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)，確保統(tǒng)一管理和成本控制。2.零星采購(gòu)零星采購(gòu)適用于金額較小或偶發(fā)性的采購(gòu)需求。采購(gòu)人需在征得部門負(fù)責(zé)人的同意后，直接進(jìn)行購(gòu)買，簡(jiǎn)化流程，提高效率。3.應(yīng)急采購(gòu)在緊急情況下，如設(shè)備故障或突發(fā)事件，可由應(yīng)急小組進(jìn)行采購(gòu)。應(yīng)急采購(gòu)無需進(jìn)行詢價(jià)程序，確保及時(shí)響應(yīng)，但仍需在事后補(bǔ)充相關(guān)材料，以備查閱。4.年度采購(gòu)年度采購(gòu)適用于定期大宗物資采購(gòu)。各部門需提前制定年度采購(gòu)計(jì)劃，編制預(yù)算并向財(cái)務(wù)部報(bào)備，以確保資金的合理使用。五、備案及記錄管理所有采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)人需將相關(guān)單據(jù)進(jìn)行整理和備案。包括采購(gòu)單、流轉(zhuǎn)單、入庫(kù)單及發(fā)票或收款收據(jù)的復(fù)印件，需分別交由財(cái)務(wù)審核和存檔，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。六、采購(gòu)紀(jì)律與責(zé)任為維護(hù)采購(gòu)的公正性和有效性，設(shè)定相關(guān)采購(gòu)紀(jì)律十分重要。1.采購(gòu)人員職責(zé)所有參與采購(gòu)的人員需建立供應(yīng)商資料檔案，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和合理性。采購(gòu)人員應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，確保其服務(wù)質(zhì)量。2.行為規(guī)范采購(gòu)人員在采購(gòu)過程中不得接受供應(yīng)商的贈(zèng)品或回扣，嚴(yán)格遵循企業(yè)的廉潔自律原則。對(duì)于違反規(guī)定的采購(gòu)人員，將依據(jù)公司紀(jì)律進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以維護(hù)企業(yè)的聲譽(yù)和利益。七、反饋與改進(jìn)機(jī)制在實(shí)施采購(gòu)管理流程的過程中，需設(shè)立反饋與改進(jìn)機(jī)制，以確保流程的持續(xù)優(yōu)化。1.反饋渠道所有采購(gòu)人員及相關(guān)部門可通過定期會(huì)議或在線系統(tǒng)提交對(duì)采購(gòu)流程的意見和建議。收集到的反饋將由專門小組進(jìn)行匯總和分析。2.流程改進(jìn)根據(jù)反饋信息，定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)。確保流程的高效性和適應(yīng)性，以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化和企業(yè)發(fā)展需求。3.培訓(xùn)與宣傳定期組織采購(gòu)管理培訓(xùn)，確保所有相關(guān)人員了解并掌握新的采購(gòu)