公司文件與檔案管理辦法大綱TOC\o"1-2"\h\u3933第一章文件與檔案管理總則 19461.1管理目的與適用范圍 1164271.2管理原則與職責(zé)分工 125160第二章文件的分類與編號(hào) 2188272.1文件分類標(biāo)準(zhǔn) 2282592.2文件編號(hào)規(guī)則 226020第三章文件的起草與審批 2116323.1文件起草要求 2288163.2文件審批流程 211800第四章文件的發(fā)放與簽收 375464.1文件發(fā)放規(guī)定 3249184.2文件簽收程序 3489第五章文件的歸檔與保管 3136105.1文件歸檔流程 341395.2文件保管要求 317866第六章檔案的分類與編號(hào) 387586.1檔案分類方法 3249686.2檔案編號(hào)原則 4127第七章檔案的借閱與利用 4155607.1檔案借閱手續(xù) 4277937.2檔案利用規(guī)定 424246第八章檔案的銷毀與處置 4136858.1檔案銷毀條件 4216638.2檔案處置流程 4第一章文件與檔案管理總則1.1管理目的與適用范圍為了加強(qiáng)公司文件與檔案的規(guī)范化管理，提高文件與檔案的利用效率，保證公司各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，特制定本管理辦法。本辦法適用于公司內(nèi)部各類文件與檔案的管理工作，包括但不限于行政管理文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事檔案等。1.2管理原則與職責(zé)分工文件與檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、分類管理、便于利用、安全保密的原則。公司設(shè)立專門的文件與檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督指導(dǎo)公司的文件與檔案管理工作。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件與檔案的收集、整理、歸檔等工作，并定期向文件與檔案管理部門移交。文件與檔案管理部門的職責(zé)包括制定管理規(guī)章制度、組織實(shí)施文件與檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等工作，以及對(duì)各部門的文件與檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各部門的職責(zé)包括按照規(guī)定要求做好本部門文件與檔案的管理工作，按時(shí)向文件與檔案管理部門移交檔案，配合文件與檔案管理部門做好相關(guān)工作。第二章文件的分類與編號(hào)2.1文件分類標(biāo)準(zhǔn)公司文件按照內(nèi)容和性質(zhì)分為行政管理類文件、業(yè)務(wù)類文件、財(cái)務(wù)類文件、人事類文件等。行政管理類文件包括公司的規(guī)章制度、通知、報(bào)告等；業(yè)務(wù)類文件包括業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目方案、客戶資料等；財(cái)務(wù)類文件包括財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算方案、報(bào)銷憑證等；人事類文件包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。2.2文件編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)由部門代碼、文件類型代碼、年份、流水號(hào)組成。部門代碼采用兩位字母縮寫，文件類型代碼采用兩位數(shù)字表示，年份采用四位數(shù)字表示，流水號(hào)采用三位數(shù)字表示。例如，行政部的一份通知文件，編號(hào)為“XZ012023001”，其中“XZ”表示行政部，“01”表示通知文件，“2023”表示年份，“001”表示流水號(hào)。第三章文件的起草與審批3.1文件起草要求文件起草應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際需要，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、規(guī)范。起草文件時(shí)，應(yīng)使用公司規(guī)定的格式和模板，注明文件的標(biāo)題、編號(hào)、起草部門、起草人、起草日期等信息。文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，如有引用其他文件或資料，應(yīng)注明出處。3.2文件審批流程文件起草完成后，應(yīng)由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)根據(jù)文件的重要性和涉及范圍確定，一般分為部門內(nèi)部審批和公司領(lǐng)導(dǎo)審批兩個(gè)環(huán)節(jié)。部門內(nèi)部審批由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行，公司領(lǐng)導(dǎo)審批由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理進(jìn)行。審批人應(yīng)在文件審批表上簽署意見(jiàn)和姓名，并注明審批日期。審批通過(guò)的文件方可正式發(fā)布。第四章文件的發(fā)放與簽收4.1文件發(fā)放規(guī)定文件發(fā)放應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和涉及范圍確定發(fā)放對(duì)象，保證文件能夠及時(shí)送達(dá)相關(guān)人員。文件發(fā)放可以采用紙質(zhì)文件發(fā)放和電子文件發(fā)放兩種方式。紙質(zhì)文件發(fā)放應(yīng)填寫文件發(fā)放登記表，注明文件名稱、編號(hào)、發(fā)放份數(shù)、發(fā)放對(duì)象等信息，并由發(fā)放人和簽收人簽字確認(rèn)。電子文件發(fā)放應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或其他指定的電子文件傳輸系統(tǒng)進(jìn)行，發(fā)送后應(yīng)及時(shí)通知接收人查收。4.2文件簽收程序文件接收人在收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。簽收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的名稱、編號(hào)、份數(shù)等信息，保證文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)覺(jué)文件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)放人聯(lián)系解決。簽收后，文件接收人應(yīng)按照文件的要求和規(guī)定進(jìn)行處理，保證文件的有效執(zhí)行。第五章文件的歸檔與保管5.1文件歸檔流程文件歸檔應(yīng)按照文件的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，保證文件的系統(tǒng)性和完整性。文件歸檔時(shí)，應(yīng)填寫文件歸檔登記表，注明文件名稱、編號(hào)、歸檔日期、歸檔部門等信息，并將文件移交至文件與檔案管理部門。文件與檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行審核，審核通過(guò)后進(jìn)行分類存放。5.2文件保管要求文件保管應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保證文件的安全。文件保管場(chǎng)所應(yīng)符合檔案管理的相關(guān)要求，保持整潔、通風(fēng)。文件保管應(yīng)按照文件的重要性和保密程度確定保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。對(duì)于重要的文件和檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證文件的質(zhì)量和可用性。第六章檔案的分類與編號(hào)6.1檔案分類方法檔案按照內(nèi)容和性質(zhì)分為行政管理類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案等。行政管理類檔案包括公司的組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄等；業(yè)務(wù)類檔案包括項(xiàng)目檔案、客戶檔案、合同檔案等；財(cái)務(wù)類檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等；人事類檔案包括員工檔案、招聘檔案、培訓(xùn)檔案等。6.2檔案編號(hào)原則檔案編號(hào)由檔案類別代碼、年份、流水號(hào)組成。檔案類別代碼采用兩位字母縮寫，年份采用四位數(shù)字表示，流水號(hào)采用三位數(shù)字表示。例如，行政管理類檔案的一份會(huì)議記錄，編號(hào)為“XZGL2023001”，其中“XZGL”表示行政管理類檔案，“2023”表示年份，“001”表示流水號(hào)。第七章檔案的借閱與利用7.1檔案借閱手續(xù)借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。7.2檔案利用規(guī)定檔案利用應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。利用檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得損壞、涂改檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供。第八章檔案的銷毀與處置8.1檔案銷毀條件檔案超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案前，應(yīng)進(jìn)行鑒定和審批，保證銷毀的檔案符合銷毀條件。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門和相關(guān)部門