公司檔案管理制度十篇

公司檔案管理制度十篇

公司檔案管理制度篇1

一、目的

加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和

方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司

需求和保證管理體系有效運行的證據。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術語和定義

1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、

企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種

文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實

物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、

提供利用等活動。

四、職責

1、行政人事部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責

督促指導部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他

資料；

4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的

全過程，確保公司檔案的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關人員：

1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行

政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯

存、保管、利用、歸檔；

4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

負責部門檔案的管理。

4、各部門負責人

1）負責對部門檔案管理監督檢查。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文

件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進

行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

a）歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。

b）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號

規則見后。

c）檔案資料的日常管理：

⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于

指定電腦硬盤內。

⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管

理記錄目錄》，以便檢索利用。

⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，

并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。

d）檔案借閱

（1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱

檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依

照借閱權限由相關領導批準；

⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準,

借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應

立即報告直接上級；

⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新

辦理手續；

⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、

抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；

e）檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申

請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷

毀。

⑵執行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不

得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手

續文件，一并存檔永久保存。

2、檔案管理細則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的

條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等

文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；

⑷公司領導的批示、指示等；

⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人

講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備

忘等；

⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表

及簡報；

⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本

及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文

件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔

案資料；

⑩本公司發布的各類廣告、宣傳材料；

(11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、

照片、錄音、錄像等；

(⑵外出公務活動(如學習、考察、調查研究、參加會議等)所

獲得或形成的檔案資料；

?財務檔案資料；

(M)各種實物檔案；

(15)其他具有利用和保存價值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、

復印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以

根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件

或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總

經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、

背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊

情況下可歸檔拷貝件。

⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好

電子文件存儲設備信息的備份工作。

⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋

贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時間

⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦

理結束或取得后即時歸檔：

a）公司規定的密級文件；

b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

c）合同、協議書等正本及過程資料；

d）公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核

的文件材料；

e）其他認為需要即時歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a）部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行

政人事部；

b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行

政人事部；

（3）電子聲像檔案的歸檔

a）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制

成光盤脫機保管。

c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔

電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作

變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接

收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。

6、檔案移交公司的流程

a）經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每

月提交的檔案清單核對;

c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上

（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號

a）檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分

表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

b）檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，

將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，

以便查閱。

c）檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業

務增多時，隨時增補之用。

d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和

部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。

六、相關記錄

1、《文件（合同）管理記錄目錄》

2、《文件檔案移交目錄》

3、《檔案移交清單表》

4、《檔案借閱審批單》

5、《檔案分類編號表》

6、《檔案管理流程》

公司檔案管理制度篇2

為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，符合會計

基礎規范化的要求，公司根據《中華人民共和國會計法》和《中

華人民共和國檔案法》的規定，特制定本制度。

一、會計檔案立卷管理辦法

1、會計憑證：每月做好的會計憑證必須在下月5日內進行順

號、查對、清點，檢查憑證是否都符合規定，然后按每本50號裝

訂成冊，憑證封面標名每月共幾本、每本憑證的編號，再將裝訂

成冊的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。

2、會計報表：每月做好的會計報表必須依次編定頁碼，加具

封面，裝訂成冊，加蓋公章。封面上應當注明：單位名稱、單位地

址，財務報告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負責

人、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表

按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

3、會計帳本：每月結帳后，將打印出來的會計帳簿加具封面，

裝訂成冊，標明帳戶名稱、順序號、標上標簽，將會計帳簿按年

份順序存放，立案歸檔，以便查找。

4、財務文件：財務文件、審計報告等按文件內容進行分類,

按立案時間打出文件清單，標上標簽、編上編號，便于查閱。

二、會計檔案調閱管理辦法

借閱檔案必須按正常手續進行，財務部查閱檔案資料，要求

當天查閱當天歸放原處；審計人員查閱檔案要有借閱手續；外調

檔案，必須經財務部主管批準，并付上借閱檔案借據，寫明借調

日期、用途、檔案名稱、份數、歸還時間等，方可借出檔案。檔案

管理人員要根據借調檔案規定，到期及時催收歸還檔案，確保檔

案完整無缺。

三、會計檔案保管期限

1、會計憑證：

①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年；

②銀行存款余額調節表保管期限為3年；

2、會計帳簿：

①現金和銀行存款日記帳保管期限為25年；

②明細帳保管期限為15年；

③總帳保管期限為15年；

④輔助帳簿保管期限為15年；

⑤固定資產卡片在固定資產清理報廢后保存5年。

3、會計報表：

①月、季度會計報表保管期限為15年；

②年度會計報表保管期限為永久。

4、其他：

①會計移交清冊保管期限為15年

②會計檔案保管清冊保管期為永久

③會計檔案銷毀清冊保管期為永久

④銀行存款對帳單保管期限為5年

四、會計檔案銷毀

根據會計檔案保管期限，銷毀會計檔案時，到期限的檔案必

須列出詳細的會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、編

號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內

容，并有檔案管理人員簽名、財務部主管簽名、單位負責人在會

計檔案銷毀清冊上簽署意見。會計檔案銷毀時應由上級主管部門

派員監銷。

公司檔案管理制度篇3

第一章總則

第一條為了加強各級黨和國家機關、人民團體（以下統稱機

關）檔案工作，推進機關檔案科學、規范管理，豐富國家檔案資源，

為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關

檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。

第二條本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成

的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載

體的歷史記錄。

第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事

業的重要組成部分。

機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行

政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個

人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條機關檔案工作實行統一領導、分級管理。

國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、

組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指

導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導

下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負

責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。

檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，

詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔

案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的馮案工作進行監督、

指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統

一領導、分級管理原則。

第五條機關的全部檔案應當集中、統一管理。

機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便

于檢索、利用和開發。

第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納

入整體規劃、年度工作計劃和考核體系，與業務工作同步部署、

同步實施、同步發展。

檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工

作經費，檔案信

息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年

度財政預算。

第二章機構和人員

第七條機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳

（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同）及相關部門負責

人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作

重大事務和重要事項。

第八條機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作

機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負

責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。

經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成

熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作

機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

第九條機關檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下簡稱機

關檔案部門）應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體

承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承

擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以

機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡。

縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況,

配備適當數量的專（兼）職檔案工作人員。

第十條機關檔案工作的基本任務是：

（一）貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔

案工作規章制度，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度

報檔案行政管理部門備案；

（二）制定并組織實施檔案工作發展規劃或計劃；

（三）對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督

和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導；

（四）負責管理機關的全部檔案并提供利用，協助做好機關政

府信息公開工作；

（五）負責機關檔案信息化工作并統籌機關及所屬機構檔案信

息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案

規范管理；

（六）接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報

告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案；

（七）負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案

宣傳、教育活動；

（八）對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出

表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處

理建議。

第十一條機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基

本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴珞審核服務供方的

信息安全保障能力和業務資質，并接受檔案行政管理部門監督、

指導和檢查。

機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字

化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔

助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規范》（DA/T68）

規定。

第十二條檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可

靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理

等相關知識背景，并定期參加業務培訓。

不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知

識和技能培訓。

第十三條檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦

好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法

律法規執行。

第三章基礎設施

第十四條機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽

用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用

房、服務器機房等。

檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根

據載體類型分區設置。

縣級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房

時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。

第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標

準》執行。

閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔

案與非涉密檔案分區閱覽的需要。

檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面

積按（檔案存量年增長量存放年限）60m²；/萬卷（或10萬件）

測算。檔案數量少于2500卷（或25000件）的，檔案庫房面積按

15m²；測算。

整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房

面積應當滿足業務開展需要。

第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區。

檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應

當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。

檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設

置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂（廚房）、變配

電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規

范》（JGJ67）規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案

館建筑設計規范》（JGJ25）規定。

檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防

以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝

具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）規定。

第十八條檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉

五節柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質柜、

玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝

訂用品等配備應當滿足工作需要。

檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標

準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小

于8kN/m²；或按檔案裝載情況相應增加。

第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水

報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽

為熱媒的采暖系統。

保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要

時可配備通風換氣、空氣凈化設備。

第二十條檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和

載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水

霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警

設備。

第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗

簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、

視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、

閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。

第二十二條機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠

滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需

求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度

調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管

理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管

理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。

縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二

十二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調控、消防、安防

和信息化工作的基本需求。

第四章管理要求

第一節一般規定

第二十三條機關檔案包括：

（一）文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；

（二）機關履行行業特有職責形成的專業檔案；

（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；

（四）業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案；

（五）印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案；

（六）其他檔案。

前款（一）（二）（三）項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。

電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名

稱發生變化但工作性質和主要業務范圍未變化的，維持原全宗不

變。

機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、

檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷

規范》（DA/T12）執行。

第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規范

有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發實用

有效。

涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。

第二節形成與收集

第二十六條機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求

形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支持形

成符合要求的歸檔文件材料。

文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求

的記錄載體和記錄方式。

歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、

內容完整。

第二十七條機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔

文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集

范圍。

機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料；機關設立臨時

機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔

文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文

件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料；機關向社會和個

人征集的、與機關有關文件材料等。

第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案

保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內

部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意后

施行。

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機

關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范

圍和檔案保管期限從其專門規定。

機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審

查同意后施行。

第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范

圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。

會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管

理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規范》（DA/T2）、《建設項

目檔案管理規范》（DA/T28）及《國家電子政務工程建設項目檔案

管理暫行辦法》規定。

照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規范》

（GB/TU821）和《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50）規定。

其他門類檔案收集范圍按照國家相關規定執行。

第三十條電子文件應當連同元數據一并收集。收集的元數據

應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管

理規范》（GB/T18894）、《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46）、

《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54）、《錄音錄像類電子檔案

元數據方案》（DA/T63）等規定。

第三節整理與歸檔

第三十一條機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔

案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調

呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保

持一致，不得隨意變動。

機關檔案分類方案一般采用年度、機構（問題）、保管期限等

分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。

第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保

持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用，

逐步推進卷件融合管理。

文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般

以件（張）等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一

般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位

進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

第三十三條機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指

代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等

檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》（DA/T13）、

《歸檔文件整理規則》（DA/T22）和《數字檔案室建設指南》要求，

不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。

機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計

(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(L_)、業務數據(SJ)、

公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)

設置一級門類代碼，按照科研(KJ&KY)、基建(KJ&JJ)、設備(KJ&SB)

設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門

類代碼。

第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計

算機檢索需要。

機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳

統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人

物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作

和要求協調對應。

第三十五條機關檔案經文書或業務部門整理完畢后，應當在

第二年6月底前向機關檔案部門歸檔；采用辦公自動化或其他業

務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。

歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，并履行交接手續。

機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電

子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料

據為己有或拒絕歸檔。

第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為

紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且

電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽

名、實體蓋章。

滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價

值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件

可以僅以電子形式進行歸檔。

第四節保管與保護

第三十七條機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行

存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。

機關應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突

發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預

案。

第三十八條機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有

害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫

濕度應當符合《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）規定。

檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九條檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據

需要采取措施調節；定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運

轉；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行

清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取

狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情

況臺賬。

第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修

復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，

盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必

要時進行復制備份，做出修復說明。

第四十二條機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避

免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

第五節鑒定與銷毀

第四十三條機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒

定處置。鑒定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳（室）

負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑒定小組

共同開展，必要時可邀清相關領域專家參與。

鑒定結束后，應當形成鑒定工作報告。對仍需繼續保存的檔

案，應當重新劃定保管期限并做出標注；對確無保存價值的檔案,

應當按規定予以銷毀。

第四十四條經鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。

（一）機關檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔

號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和

銷毀時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批準；

（二）機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）負責人、

檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關

業務部門經辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見；

（三）機關檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業務部門共

同派員監銷。監銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列

內容進行清點核對;在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或

蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

第四十五條檔案銷毀應當在指定場所進行。

電子檔案和檔案數字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀

離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統

中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據,

并在管理過程元數據、審計日志中自動記錄銷毀活動。

涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。

第六節利用與開發

第四十六條機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案

利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用

權限、范圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經

本單位負責人批準。

利用檔案應當履行查閱手續，進行檔案查閱登記和利用效果

反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

第四十七條機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條

例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政

府信息文件資料。

第四十八條機關應當積極推進檔案信息開發工作，采取編制

全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專題文件匯集，以

及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。

全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條機關應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法,

擴展檔案開發的力度和深度。

第七節統計與移交

第五十條機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、

檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案

移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作

人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計并建立完備的臺

賬。

統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，

便于統計分析。

第五十一條機關應當編制檔案工作情況統計年報，匯總分析

當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、

上級檔案部門。

機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔

案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。

傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交。

機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交

檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合

檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質文件或縮微

膠片同步移交。

電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當

通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不

得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。

電子檔案移交后，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要

求進行管理。

第五十四條機關撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。

（一）撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定

向同級國家綜合檔案館移交；

（二）撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散,

可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交；

（三）一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機

關，其檔案應當移交給合并后的機關代管或向同級國家綜合檔案

館移交；

（四）機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬于國

家綜合檔案館接收范圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章信息化建設

第五十五條機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息

化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。

機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化

建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。

第五十六條機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔

案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設

按照《數字檔案室建設指南》執行。

第五十七條機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔

案數字化工作。

檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據

應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系

統統一管理。

第五十八條紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規范》

(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化

規范》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執

行。

機關應當積極實施紙質檔案數字復制件的全文識別，將現有

圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開發利用。

第五十九條機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建

設，數據庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規范要求。

各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電

子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

第六十條機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，

按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)確定的職

責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、

安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要

并適當冗余、方便擴展。

機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。

服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。

機關在電子政務云或自建私有云上建設電子檔案管理系統的,

其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿足電子文件和電子檔

案管理要求。不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲管理電

子文件、電子檔案。

第六十二條機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入

電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子

文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。

電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案

真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統

基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔

案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》

(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。

電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等

級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應

當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。

第六十三條電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求,

元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館

要求。

第六十四條機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系

統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲

設備。

第六十五條機關應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁

帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離

線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。

機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷承方案和策略，轉

換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

第六十六條機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文

件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息

篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與

電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

第六章獎勵與處置

第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部

門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

（一）檔案收集、整理、移交做出顯著成績的；

（二）檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的；

（三）檔案利用、開發取得突出效果的；

（四）檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的；

（五）同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的；

（六）從事專（兼）職檔案工作滿15年的。

第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部

門責令限期改正；情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的

主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑

事責任。

（一）機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;

（二）機關未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責

部門，未按要求配備專（兼）職檔案工作人員的；

（三）將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔

案部門的；

（四）檔案管理不符合檔案安全保護要求的；

（五）拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的；

（六）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損

失的；檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，

造成檔案損失的。

第七章附則

第六十九條本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社

會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。

第七十條本規定自20_年1月1日起施行。

公司檔案管理制度篇4

第一章總則

第一條為充分發揮—城房地產集團有限公司（以下簡稱公司）

項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用，確保項目

檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，根據《中華人民共和國

檔案法》等有關法律、法規，結合本公司實際，特制定本制度。

第二條項目檔案是指公司開發房地產項目整個過程中形成

的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施

工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設（施工）監理

資料、聲像資料等六個部分組成。

第三條綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門，負

責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合

管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;

項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建

設（施工）監理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體

實施工作。

第四條本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵

照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。

第二章檔案的分類

第五條建設工程前期文件資料

（一）可行性研究資料

1、項目建議書及批復；

2、可行性研究報告及批復；

3、項目評估意見；

4、環境影響報告書（表）；

5、設計任務書、計劃任務書；

6、選址意見書。

(二)基礎、設計、施工前準備資料

1、基礎資料

(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘

察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明；

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察

記錄；

(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

2、設計文件

(1)初步設計文件資料：總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、

設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計；

(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,

說明書、工程預算、計算書、材料表等；

(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算；

(4)經過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

3、施工準備資料

(1)征用土地批準文件及紅線圖；

(2)拆迂文件、補償安置協議書；

(3)環保、衛生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、

城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

（4）水、暖、電、有線電視、煤氣供應協議書；

（5）建設工程規劃（規劃用地）許可證（附圖、附件），施工許可

證；

（6）工程項目參加單位（設計、勘察、施工、監理單位）工程項

目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協議、工程質

量監督委托書等。

第六條施工技術文件資料

（一）開工報告,停工、復工報告；

（二）施工組織設計、施工方案；

（三）圖紙會審紀要；

（四）工程技術、質量、安全措施交底；

（五）工程定位放線、測量記錄、驗線記錄；

（六）土娘試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、

樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖；

（七）地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄；

（八）基礎、主體中間驗收記錄，構件吊裝記錄；

（九）混凝土施工日記；

（十）技術復核記錄；

（十一）隱蔽工程驗收記錄（包括安裝工程）；

（十二）工程沉降觀測、變形觀察記錄；

（十三）主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告；

（十四）構件合格證；

（十五）砂漿、混凝土試塊試驗報告；

（十六）水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

（十七）工程變更設計聯系單；

（十八）混凝土缺陷修補記錄、補強記錄；

（十九）工程質量事故及處理材料；

（二十）其他特種記錄（沉井、沉箱等）；

（二十一）單位工程竣工驗收記錄；

（二十二）單位工程質量綜合評定表；

（二十三）分項、分部工程質量評定表；

（二十四）竣工報告；

（二十五）交工驗收材料；

（二十六）設計、勘察、施工、監理工程質量合格鑒定資料；

（二十七）施工技術總結，工程監理總結，工程試運行記錄；

（二十八）工程竣工驗收會議紀要、備案表；

（二十九）工程質量監督報告；

（三十）工程質量保修書；

（三十一）工程決算、決算審計。

第七條竣工圖文件

（一）建筑安裝工程

1、各類建筑、結構專業圖；

2、各類電氣專業圖；

3、電信專業圖；

4、煤氣專業圖；

5、各類給、排水工程專業圖；

6、供熱、冷專業圖；

7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

（二）地下管線工程

1、總平面圖；

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖；

3、構筑物結構圖；

4、各種管線特征點圖；

5、管網綜合圖。

第八條竣工測量文件資料

（一）綜合性資料

1、竣工測量（地形、地下管線）技術資料；

2、竣工測量施測方案；

3、竣工測量技術總結及測量精度分析；，

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

（二）控制資料

1、管線控制，加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄；

3、水準觀測手簿；

4、平面、立面求算值的計算書；

5、控制點分布略圖、成果表。

（三）地形測量資料

1、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖；

2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

第九條建設（施工）監理資料

（一）由施工單位提供的施工組織設計（施工方案）報審表；

（二）監理規劃、監理細則；

（三）監理通知、不合格工程項目通知；

（四）工程延期、費用索賠審批表；

（五）工程部分暫停報告；

（六）工程移交證書。

第十條聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各

階段中重大事件、主要環節的聲像資料。如反映工程全貌的變化、

方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部（全貌）、重大技術和

工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章檔案的收集和歸檔

第十一條在項目建設過程中，綜合管理部、前期管理部、項

目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、

整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收

集齊全，加以整理，以確保資料的完整

第十二條有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案

技術標準嚴格把好質量關。

第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規格等內容

須圖物相符，做到字跡清楚、圖面整潔、規格統一、反差良好、簽

字手續完備。

第十四條凡由易褪色書寫材料（如復寫紙、熱敏紙等）形成的

文件資料應附復印件。

第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、

純藍墨水、圓珠筆、鉛筆）書寫、繪制。

第十六條照片（含底片）和聲像材料，要求圖像清晰，聲音清

楚，解說與畫面同步，照片與聲像材料的文字說明準確精煉；電子

檔案（軟盤、光盤等）應符合國家有關標準。

第十七條在整理檔案資料時，遇下列情況，應要求責任部門

進行重新制作：

（一）一張圖紙上改動部分超過圖面35%或改繪后致使圖面混

亂、模糊、分辨不清的圖（表）;

（二）使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬

和有霉變的圖紙或資料；

（三）結構、工藝、平面位置（或局部）改變，無法在原圖上通過

修改來反映的；

（四）管線平面位置變動（長度超過總長的五分之一，線位平移

超過2m）,構造形式改變，斷面尺寸變化，豎向位置變動等；

（五）未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條所有竣工圖應有竣工圖章。竣工圖章尺寸為

70ram_50rani,內容有：編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制

日期。簽字要求填寫清楚、齊全，不得代簽。

第十九條有關人員收集的設計、勘察、施工、監理等單位的

檔案資料須兩套以上，原則以工程合同規定為準。

第四章檔案的組卷和移交

第二十條組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規律和

成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理。

第二十一條項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、

結構、專業組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、

環保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、

竣工驗收文件組卷。

第二十二條施工技術文件資料要按管理、依據、施工安裝記

錄、檢測實驗、審定證明排列；竣工圖按專業、圖號排列；文字在

前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條案卷文字材料要用線繩三孔裝訂；圖紙統一折疊

成四號圖紙規格：297mm_21ommo

第二十四條案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;

編寫案卷頁號，頁號位置是文件資料正面右下保，雙面書寫文件資

料背面為左下角。

第二十五條項目檔案資料統一采用卷盒。外表尺寸為

31omm_220mnio厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram等四種。

第二十六條項目檔案數量一般為兩套。一套由公司留存；另

一套報送城建檔案館。

第二十七條在項目完成綜合驗收后6個月內，綜合管理部應

主動與當地政府城建部門聯系，辦理項目檔案移交手續。并配合城

建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷，入庫等工作。

第二十八條移交項目檔案時應如實填寫《移交書》，《移交

書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

第五章附則

第二十九條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

公司檔案管理制度篇5

第一章總則

第一條為規范集團檔案管理，特制訂本工作細則。

第二條本工作細則適用于江蘇實業集團有限公司檔案工作人

員。

第二章日常事務工作細則

第三條檔案人員崗位職責

（一）貫徹執行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規

和上級有關檔案工作的指示規定、辦法等。

（二）負責制訂集團公司有關檔案工作的規章制度和檔案工作

的發展規劃。

（三）督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料

進行完整、系統、正確的立卷歸檔。

（四）負責集團專兼職檔案人員的業務培訓和業務指導工作。

（五）負責接收、整理、分類、保管和統計集團公司的各類檔

案。

（六）負責檔案的開放利用工作，辦理檔案的借閱，對所保管檔

案的數量、狀況、利用情況及利用效果進行統計。

（七）做好檔案檢索工具的編制工作，開展檔案的編研工作。

（八）收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資

料,并提供利用。

（九）對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定，并提出

處理意見。

（十）認真做好檔案保管工作，對庫房要做到‘八防’（防火、防

潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜），定期清掃、通風、

更換防蟲用品，延長檔案壽命。

（十一）承辦公司交辦的其他工作。

第四條流程圖

（一）接收流程：

材料齊全

缺少材料

1.執行標準

（1）應歸檔文件齊全完整；

（2）應歸檔文件為原件；

（3）及時登記；

2.處理措施

（1）檔案資料發生損毀時，由于檔案員疏忽造成的，首次罰款

50元，再次罰款100元，由交接人造成的等同檔案員處罰。

（2）未能及時登記，扣除責任人績效1-5分/次；

（二）借閱流程

1.執行標準

(1)借閱登記；

(2)保持文檔完整；

(3)遵守檔案管理制度。

2.處理措施

(1)違反檔案管理制度規定的,視具體情況扣除責任人績效1-

5分/次；

(2)涉嫌泄密的，予以記過處理，并視情節輕重責任人扣除績

效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規的，按國家相關法律法規執

行。

(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀，首次罰款50元，再次罰

款100元。

(4)檔案資料遺失者，遺失一般資料罰款200元/次，遺失重要

資料，追究當事人行政法律責任。

第三章附則

第五條檔案管理考核辦法

(一)為切實提高檔案管理水平，結合檔案工作目標的考核，對

檔案工作實行必要的獎懲考核；

(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一，考核集團行政部

檔案室以及檔案網絡成員的工作；

(三)集團各部門、分子公司、項目部必須任檔案工作作為工

作目標管理的主要內容，納入全年目標，落實責任人；

（四）檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比；

（五）考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書

中檔案管理工作指標是否完成。

（六）考核由集團檔案管理領導小組負責，對工作成績突出者

給予適當的表彰的獎勵，對違反規定或工作不負責的人員視情節

輕重，將給予必要的教育或扣發目標管理獎。

第六條本工作細則解釋權歸行政部，監督執行權歸總經辦。

第七條本工作細則自頒布之日起正式執行。

公司檔案管理制度篇6

第一章總則

第一條為了加強各級黨和國家機關、人民團體（以下統稱機

關）檔案工作，推進機關檔案科學、規范管理，豐富國家檔案資源，

為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關

檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。

第二條本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成

的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載

體的歷史記錄。

第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事

業的重要組成部分。機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作,

是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是

保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工

作。

第四條機關檔案工作實行統一領導、分級管理。國家檔案行

政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一

制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方

檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政

區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內

機關檔案工作的監督、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查

職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關

檔案資料等方式開展。中央、地方專業主管機關應當根據本專業

的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的

檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、

指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。

第五條機關的全部檔案應當集中、統一管理。機關檔案管理

應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開

發。

第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納

入整體規劃、年度工作計劃和考核體系，與業務工作同步部署、

同步實施、同步發展。檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，

檔案日常管理工作經費，檔案信息化建設經費，檔案宣傳、培訓

等其他經費應當列入機關年度財政預算。

第二章機構和人員

第七條機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳

（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同）及相關部門負責

人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作

重大事務和重要事項。

第八條機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作

機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負

責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。經同級當案行政管理部門

同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少

的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行

集中管理。

第九條機關檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下簡稱機

關檔案部門）應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體

承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承

擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以

機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關答案工作網絡。縣

級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備

適當數量的專（兼）職檔案工作人員。

第十條機關檔案工作的基本任務是：

（一）貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔

案工作規章制度，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度

報檔案行政管理部門備案；

（二）制定并組織實施檔案工作發展規劃或計劃；

（三）對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督

和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導；

（四）負責管理機關的全部檔案并提供利用，協助做好機關政

府信息公開工作；

（五）負責機關檔案信息化工作并統籌機關及所屬機構檔案信

息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案

規范管理；

（六）接受檔案行政管理部門監督、指導和殮查，執行年度報

告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案；

（七）負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案

宣傳、教育活動；

（八）對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出

表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處

理建議。

第十一條機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基

本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴珞審核服務供方的

信息安全保障能力和業務資質，并接受檔案行政管理部門監督、

指導和檢查。機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體

檔案數字化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術

支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規

范》(DA/T68)規定。

第十二條檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可

靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案

工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知

識背景，并定期參加業務培訓。不具備前述知識背景的檔案工作

人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。

第十三條檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦

好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法

律法規執行。

第三章基礎設施

第十四條機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽

用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用

房、服務器機房等。檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具

備條件的應當根據載體類型分區設置。縣級或形成檔案數量較少

的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱

覽等基本功能分區設置。

第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標

準》執行。閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應

涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。檔案庫房面積應當滿足

機關檔案法定存放年限需要，使用面積按（檔案存量年增長量存放

年限）60m²；/萬卷（或10萬件）測算。檔案數量少于2500卷

（或25000件）的，檔案庫房面積按15m²；測算。整理用房、展

覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務

開展需要。

第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區。檔案辦公用房選

址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免

陽光直射，利于檔案保護。檔案庫房不應設置在地下或頂層，地

處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生

間、食堂（廚房）、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規

范》（JGJ67）規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案

館建筑設