公司系統辦公室工作手冊

二O二一年

目錄

第一編綜述...................................................3

第一節各級辦公室的功能和定位.................................3

第二節辦公室工作的基本要求...................................4

第二篇辦公事務................................................7

第一節會議管理...............................................7

第二節公文管理..............................................27

第三節文字工作..............................................70

第四節資質證章管理..........................................73

第五節工作督辦..............................................79

第六節信息工作..............................................84

第七節重大事項報告..........................................87

第八節行政值班..............................................90

第九節信訪工作..............................................92

第十節保密工作..............................................98

第十一節檔案管理...........................................131

第十二節新聞宣傳...........................................137

第十三節對外捐贈...........................................153

第三篇行政事務..............................................154

第一節公務接待.............................................154

第二節車輛管理………......................166

第三節物業管理..……錯誤！未定義書簽。

第四節固定資產管理錯誤！未定義書簽。

第一編綜述

第一節各級辦公室的功能和定位

辦公室工作范圍主要包括人事管理、公文管理、會務工作、督查督力、、

綜合協調、公務接待、機要保密、檔案管理等方方面面的工作，是公司承

上啟下、聯接左右的綜合辦事機構，是推動企業各項工作高效運轉的橋梁

和紐帶，是企業的行政中樞，在企業內部管理中發揮著至關重要的作用。

第二節辦公室工作的基本要求

一、工作理念

（一）辦公室工作無小事（核心理念）

辦公室是企業的綜合管理部門，在企業中處于特殊和重要位置，是領

導的決策支持機構，是企業中各項工作、信息和管理職能的交匯處，也是

企業對外的窗口。肩負著參謀助手的重要使命，肩負著效勞、協調、督辦

的重要職責，肩負著推動全局工作的重要任務。辦公室工作事關領導決策

部署的落實，事關工作全局，要求辦公室員工牢記這一理念，以高度的責

任感、使命感和嚴肅認真的態度做好每項工作。

（二）牢牢把握“三條原則〃（原則理念）

參謀不越位：發表觀點直言坦誠，提出問題實事求是，當好參謀角色,

到位不越位。

聽話不傳話：準確領會領導意圖，正確傳達領導指示，嚴格保守秘密,

做到不亂傳話，守口如瓶。

協調不主導：按照組織安排和領導意圖協調落實具體工作，不以個人

主觀意志主導工作。

（三）做到“五個不讓”（行為理念）

不讓領導布置的工作延誤：領導布置的工作要按期保質完成，不拖沓、

不推諉、不延誤。

不讓工作過失發生在崗位：工作積極負責，認真細致，精通業務，標

準程序，嚴格依法依規辦理各項工作，不出過失。

不讓需要辦理的文件積壓：各類文件收發、傳閱及時，按期督辦，分

類科學，并將文件辦理情況定期通報。

不讓外來辦事人員受冷落：外來辦事人員到機關咨詢辦理業務，要做

到來有迎聲，走布送聲，熱情接待，耐心辦事，讓人滿意。

不讓企業的形象受到損害：舉止文明，禮貌待人，作風嚴謹，辦事公

正，不利于團結的話不說，有損于形象的事不做。

（四）始終堅持“四個面向〃（效勞理念）

面向領導：積極主動為領導效勞，在文稿起草、調查研究、提供信息、

督查督辦、提出對策性建議等方面，當好領導的“參謀部〃和“智囊團〃，

優質高效落實領導安排的各項工作。

面向部門：積極為部門開展工作效勞，做好對部門的綜合協調和后勤

保障，幫助部門加強外部關系的溝通協調，有效地協調好各部門之間的關

系。幫助部門完成重要專業會議、重大活動的籌劃組織，高效推進公司各

項工作和部門工作順利開展。

面向基層：發揮橋梁紐帶作用，加強對具體工作的幫助指導，發揮示

范導向作用，積極幫助基層單位協調重大關系，幫助反映和解決熱點、難

點、重點問題。

面向員工：全力為員工工作、學習、生活提供優質效勞，持續提高和

改良效勞質量，創造健康、舒適、平安的工作環境。

二、素質要求

（一）思想素養：講政治，講責任，講奉獻，講自律。

（二）業務素養：懂政策，善協調，能溝通，知識全面，業務精通。

（三）心理素養：正直，豁達，堅韌，親和。

（四）能力素養：具備三種能力——學習創新能力、綜合協調能力、

解決問題能力。

做好辦公室工作的具體要求

一、牢記理念

深刻認識、理解辦公室工作理念，不斷總結歸納工作經驗，把握規律,

指導實踐。

二、注意方法

超前規劃，重點突出，統籌兼顧，標準標準，注重協調，強力推進，

追求卓越。

三、抓好專業

健全制度，建立標準，標準流程，加強培訓，夯實根底，強化考核，

不斷提升。

四、講究藝術

（一）統籌兼顧的藝術。抓住關系全局的大事，盯緊領導關注的要事,

處理好日常工作。

（二）綜合協調的藝術。原則性與靈活性并重，維護團結，解決問題,

善于處理領導間、部門間、上下級間的矛盾與分歧。

（三）應急處理的藝術。超前謀劃，做好預案，沉著應對，處置有序,

處理有據。

（四）外部公關的藝術。精心籌劃，鍥而不舍，方圓相濟，有禮有節。

五、勇于創新

（一）創新是永恒的主題。不斷解放思想、不斷創新，才能不斷進步。

（二）堅持追求卓越、追求完美的品質。

（三）明確創新的內涵。管理創新、機制創新、效勞創新、作風創新。

（四）實現創新的途徑。思考、借鑒別人好的經驗和做法。自覺、主

動適應新形勢發展變化。不斷發現問題，想方法解決問題。

第二篇辦公事務

第一節會議管理

一、工作目標及主要作用

會議制度是對企業一系列重要會議進行體系化安排的規則集合，是企

業工作規則的重要內容，直接反映企業治理機制，關系企業運轉效能。會

議管理的主要目的是：標準公司各類會議議事規則和決策行為，不斷提高科

學決策水平,促進公司健康發展。

二、總體工作要求及考前須知

（一）熟悉本單位的會議制度體系，根據任務特點選用恰當的會議形

式、確定參會人員范圍。

（二）周密部署，會議前期籌劃書保持動態調整（重要、大型會議要

有備用方案）。嚴格按照公司保密規定，做好會議保密管理。

（三）起草重大、重要會議材料，應充分征集專業部門及分管領導的

意見。在征集方式及時間的把控上，綜合辦公室主任應親自督辦，積極發

揮協調作用，同時，注意減少會議材料篇幅，控制印制數量。

（四）會議籌備要厲行節約，不鋪張浪費，不超標安排食宿。

三、幾類會議的組織規則

（一）董、監事會、股東會議

按照《公司法》和公司章程具體規定進行。

（二）總經理辦公會議

L會議組織

召集主持：總經理

參會：公司領導班子成員。

列席：各部室負責人，根據議題內容，由主持人確定與議題相關的人

員。

記錄：辦公室秘書

承辦：綜合辦公室

時間：一般每月一次，也可由總經理根據實際情況，臨時動議召開。

2.會議要求

(1)會議的議題文件可由相關職能部門起草。議題文件起草應在充

分調查研究的根底上，科學論證，理據充分，意見建詼明確。

(2)議題內容起草完戌并提交會議研究之前，應征得提出議題建議

的公司領導同意，并與參加會議的公司領導充分溝通。

(3)會議材料、記錄、紀要、決定均為公司商業秘密，按照公司商

業秘密管理規定執行。

(4)總經理辦公會會議紀要由總經理簽發，印發范圍為公司領導班

子成員及各部門，會議材料、記錄由辦公室秘書保存，定期歸檔。

(5)總經理辦公會議決定的事項由各分管領導進行督辦。

(三)年度1年中)工作會議

1.會議組織

召集主持：總支書記

參會：公司領導班子成員，公司各處、室、分指以上負責人，所屬單

位主要負責人，公司其它相關人員。

承辦：辦公室

時間：每年年初(年中)

2.會議要求

(1)公司年度(年中)工作會主報告由辦公室負責組織起草。專題

材料由相關職能部門負責準備，報分管領導審查。會議材料提交總經理辦

公會議審議。

（2）年度（年中）工作會議召開后15個工作日內，由辦公室分解下

達年度（年中）重點工作任務分解。

（四）月度工作例會

1.會議組織

召集主持：總支書記

參會：公司領導班子成員，各處、室、分指負責人。

記錄：辦公室秘書

承辦：綜合辦公室

時間：每月*日（遇節假日及特殊情況順延）

2.會議要求

（1）公司月度工作例會材料分別由相關職能部門負責準備，報分管

領導審查，辦公室匯總。

（2）月度例會會議紀要由總經理簽發，印發范圍為公司領導班子成

員及公司各處室、各分指。辦公室負責會議決定事項的督辦工作。

（五）領導班子碰頭會

1.會議組織

召集主持：總經理

參會：公司領導班子成員，辦公室負責人列席。根據會議內容，可由

主持人確定其他人員列席。

記錄：辦公室秘書

承辦：辦公室

時間：每月一次，月度例會的前一周左右召開。

2.會議要求

(1)會議形成備忘錄，不做跟蹤督辦。

(2)辦公室傳達重點工作安排精神，各部門據此研究制訂下月重點

工作安排。

(六)專題會議

1.會議組織

召集主持：公司分管領導

參會：根據會議內容，由主持人確定參加會議的部門及人員。

記錄：專業部門工作人員

承辦：專業部門

時間：不定期，由分管領導根據工作需要安排。

2.會議要求

(1)會議由有關專業部門負責組織。

(2)會議結束后，由專業部門整理形成會議紀要，由主持會

議的公司領導簽發。

四、常用會議管理模板

L會議籌劃書模板。

二Oxx年XXX會

策

劃

書

XXX處〔室〕

二Oxx年XX月XX日

分管領導部門

審核：起草：

目錄

會議安排...................................................................-X-

日程安排...................................................................-X-

職責分工...................................................................-X.

會議安排

一、會議目的

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXX。

二、會議議程

時間：20XX年XX月XXEXX：XX?XX：XX

地點：XXX

主持:XXX

參會：XXX

會議議程：

1.主持人宣布會議開始

2.XXXX（X分鐘）

3.XXXX（X分鐘）

4.XXXX（X分鐘）

5.主持人宣布年中工作會結束

日程安排

XX月XX日（星期X）

XX：XX（時間）XXI：事項）

地點：XX

陪同人員（參加人員）：XXX、XXX

XX：XX（時間）XX1事項）

地點：XX

陪同人員（參加人員）：XXX、XXX

XX月XX日（星期X）

XX：XX（時間）XX｛事項）

地點：XX

陪同人員〔參加人員J：XXX、XXX

XX：XX（時間）XX1事項）

地點：XX

陪同人員（參加人員）：XXX、XXX

職責分工

一、XX部

1.XXXX（事項）。

2.XXXX（事項）。

二、XX部

1.XXXX（事項）。

2.xxxx（事項）。

2.會議費用預算書模板。

會議費用預算

一、會議名稱：xxxx

二、會議簡況：方案于XX年XX月XX日在XX召開會漢，參會人員XX人,

會期XX天。

三、費用預算

總費用合計：0元

1.住宿費：小計0元

套間：（）元/間*0間*0天=（）元

標間：（）元/間*0間*0天=（）元

2.餐費：小計（）元

工作餐：0元/人*（）人*0天=0元

宴請：（）元/桌*（）桌=（）元

3.交通費：小計（）元

機票：0元/人*（）人=（）元

租車費：0元/天?輛*（）天*（）輛=（）元

4.會場布置費：小計（）元

會場租賃0元，投影租賃（）元，音響租賃。元，鮮花（）元,

背景板0元……

5.資料費：（）元/人*（）人=（）元

6.其他費：

7.效勞費和稅金：

經辦人：經辦部門負責人：綜合辦負責人：財務處負責人:

公司領導：

3.會議通知模板。

會議通知

會議

名稱

會議報到

時間時間

會期

地點

主持

參加

人員

內容

列席

要求

聯系人

及聯系

方式

4.會議文件模板。

20XX年XX會議文件之X

xxxxxxxxxxxxxxx

——在XX會議上的報告（或講話）

XXX

20xx年xx月xx日

同志們：

這次會議的主要任務是：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxo

下面，我向大會作工作報告（或我講幾點意見）。

一、XXXXXXXXXXXX

（—?）XXXXXXXXXXXX

（二）XXXXXXXXXXXX

二、XXXXXXXXXXXX

（一）XXXXXXXXXXXX

（二）XXXXXXXXXXXX

同志們，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（勉勵或寄予希望）！

5.會議指南模板。

XXX年XXX會

會

務

指

南

二Oxx年XX月?**

目錄

日程安排..............................................................-X-

會議議程..............................................................-X.

參會人員名單及住宿安排...............................................-X-

會議座次安排..........................................................-X-

會議就餐安排..........................................................-X-

會議文件清單..........................................................-X-

溫馨提示..............................................................-X-

會務常用...........................................................-X-

日程安排

XX月XX日（星期X）

XX：XX（時間）XX｛事項）

地點：XX

陪同人員（參加人員）：xxx>XXX

XX：XX（時間）XX1事項）

地點：XX

陪同人員（參加人員）：XXX、XXX

XX月XX日（星期X）

XX：XX（時間）XX（事項）

地點：XX

陪同人員（參加人員）：XXX、XXX

XX：XX（時間）XX（事項）

地點：XX

陪同人員（參加人員）：XXX、XXX

會議議程

時間：20XX年XX月XXEXX：XX.XX：XX

地點:XXXX

主持：XXX

參會：XXX

會議議程：

1.主持人宣布會議開始

2.XXXX（X分鐘）

3.XXXX

4.xxxx（X分鐘）

5.主持人宣布年中工作會結束

參會人員名單及住宿安排

序號姓名性別單位及職務房間號

1

2

3

4

5

6

7

8

9

會議座次安排

（一）

主席臺

第一排:

XXX、XXX

第四桌：?XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX

XXX、XXX

會議文件清單

文件之一;XXXXXXXX

文件之二：XXXXXXXX

材料之一：XXXXXXXX

材料之二：XXXXXXXX

溫馨提示

日期天氣現象氣溫風向風力

白天

X日星期X

夜間

白天

X日星期X

夜間

紫外線強度：xxo

空氣污染擴散條件指數：XX。

穿衣指數：xxo

舒適度指數：XX。

會務常用

會務協調：

單位XXXXX

聯系：XXXXXX

材料組：

單位XXXX

聯系：XXXXXX

會務組：

單位XXXX

聯系：XXXXXX

6,會議督辦單及回執單模板。

工作任務督辦單

xx|xxxx]x號

XX：

根據XXXXXX（XXX會議〕的安排，現對以下重點工作進行督辦，請認

真落實。

一、XXXXXX（工作任務）

主辦部門：XXX

協辦部門：XXX

完成時限：XXXX年XX月XX日

聯系人：

■*

（部門印章）

XXXX年XX月XX日

XXXXXXXXXXXX

抄送：XXXXXXX辦公室XXX年X月X日印發

簽發人：XXX（共印X份）

【說明】：督辦單按發出部門簡稱編號，如：財務（20XX）X號。

工作任務督辦回執單

我部門本月承辦的督辦工作共XX項，實際完成XX項，正在進行XX

項，申請延期XX項。具體情況匯總如下：

一、本月辦結的督辦任務

（一）xx[xxxx]xx號（工作任務督辦單編號）

1.XXXXXX（工作任務）

要求完成時限：XXXX年XX月XX0

辦理結果：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxo

2.XXXXXX（工作任務）

要求完成時限：XXXX年XX月XX日

辦理結果：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxo

二、正在進行的督辦任務

（一）xx[xxxx|xx號（工作任務督辦編號）

1.XXXXXX（工作任務）

要求完成時限：XXXX年XX月XX日

本月進展情況：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxo

2.XXXXXX（工作任務）

要求完成時限：XXXX年XX月XX日

本月進展情況：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxo

三、申請延期的督辦任務

（一）XX（xxxx）XX號（工作任務督辦編號）

1.XXXXXX（工作任務）

要求完成時限：XXXX年XX月XX日

已完成情況及申請延期的原因：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxo

2.xxxxxx（工作任務）

要求完成時限：XXXX年XX月XX日

已完成情況及申請延期的原因：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxo

聯系：XXXXXX

:XXXXXX

（部門印章）

XXXX年XX月XX日

抄送：乂XXXX乂X辦公室乂乂X年乂月X日印發

部門：XXX簽發人：XXX（共印X份）

【說明】：除特別要求外，督辦回執單應于每月28日反應給督辦部門。

第二節公文管理

一、工作目標及主要作用

公文是貫徹落實上級要求、安排部署工作、推動問題處理的重要工具。

公文管理的主要目的是：幫助領導及時、妥善處置各類重要文件。對上確

保準確達意，對下確保政令暢通。

二、總體工作要求及考前須知

（一）公文管理是辦公室年度考核的重要內容，應確保實現雙“零〃目

標：對上實現“零〃退辦，對下確保“零〃失誤。

（二）確保行文效率

1.標準公文使用，嚴格受制發文。能以協同、、郵件、等形式

進行的工作，一般不以正式文件形式進行。但凡有國家規定的，不再單獨

制發文件。對上級要求強制要求執行的文件，一律不再轉發，改為直發各

單位執行。

2.嚴格控制抄送范圍。所屬單位向公司行文時，不得抄送公司領導或

本部各部門。向本部各部門行文時，不得抄送公司或公司領導。

（三）增強行文效力

1.嚴格執行公文標準，形式合規，防止退辦。

2.語言精煉、標準、高效，言簡意賅，主旨清晰，防止套話、空話、

廢話。

3.注重時效。應明確辦理時限要求并進行考核，迅速處置，不積壓、

不拖延。對重點公文，應全程跟蹤、提醒。

（四）標準公文管理

1.公文在撰制、辦理及歸檔過程中，各環節都必須符合公文管理的有

關標準和標準，確保公文處理的嚴肅性和準確性。

2.公文正文不得編插圖片，應作文字化處理，確有必要可在附件中處

理。

3.嚴禁一文多請示，不得在非請示性公文中夾帶請示事項。

4.對涉及國家秘密和商密的公文，要嚴格遵守國家保密法和企業保密

制度的規定，嚴格管理。

（五）定期考核通報

各單位綜合辦公室應對公文工作情況定期通報，并建議各單位將公文

工作納入對所屬部門（單位）績效考核。

三、主要流程環節

收文辦理：簽收、登記、審核、擬辦、分發、傳閱、批辦、承辦、催

（督）力、、歸檔、銷毀。

發文處理：擬制、會簽、審核、簽發、編號、校充、印制、用印、分

發、歸檔。

各環節主要工作方法及考前須知：

（一）收文辦理

1.審核

上級單位來文不存在審核問題。主要審核下級單位及部門來文的標準

性等，不合格公文予以退辦。

2.登記

對來文進行簽收登記，主要包括來文單位、時間、文號、標題等，要

求公文要素等全面準確，符合歸檔要求，并便于查閱。

3.擬辦

擬辦是整個公文管理鏈條中非常重要的一環，要求擬辦人員必須把握

全局工作，把握領導和部門職責分工，把握重要業務知識，要求擬辦準確,

防止失誤。建議由綜合辦公室負責人承當。

4.分送

文件呈送公司領導，并經領導批示后，公文管理人員應根據領導批示

意見將公文分送至承辦部門，在來文或領導批示時間內完成相關工作。重

要公文或時間要求較為緊迫的公文，可在呈送領導的同時發送承辦部門，

并催促提醒相關職能部門加快辦理。

5.承辦

文件分送至承辦部門后，綜合辦公室應對重要公文及領導提出明確辦

理時限的公文進行全過程跟蹤督辦。

6.歸檔

文件流轉結束后，紙質、電子版應同時歸檔。

（二）發文處理

L擬制

擬制公文應主旨突出、邏輯清晰、表意明確、符合行文標準要求。綜

合辦公室應著重對公文擬制工作進行培訓，提高全員擬文水平，確保文件

質go

2.會簽

經辦部門起草的文件，假設涉及跨部門的工作，應送相關部門會簽，

經辦部門應主動與會簽部門溝通、跟蹤會簽進度，確保時效。假設會簽部

門有意見或異議的，經辦部門與會簽部門達不成一致意見的，可呈公司領

導決定。

3.審核

審核由兩局部組成。一是發文部門審核。發文部門負責人應認真履行

白核義務，對公文格式、文字內容等是否符合公司管理要求、是否準確完

整地闡述了需要處理的事項進行全面把關。二是辦公室審核。綜合辦公室

公文管理人員主要審核是否有發文必要、是否符合公文管理標準、有無文

字錯誤、邏輯是否清晰、表意是否準確等。

4.簽發

各單位應在本單位的公文管理制度中，明確領導簽發權限。

5.印制

套紅、編號、蓋章等印制環節工作由綜合辦公室統一負責。

6.分發登記

按本單位公文管理制度要求執行，綜合辦公室應跟蹤分發情況并對分

發文件的簽收、登記進行統一管理。

7.歸檔

公司發文由綜合辦公室負責歸檔。部門發文由經辦部門負責歸檔。紙

質、電子版應同時歸檔。

公司發文流程圖

公司收文流程圖

公司收文流程

公司領導綜合辦公室主辦部門協辦部門

協力意見

簽報流程圖

公司簽報管理流程

公司領導辦公室起草部門其它部門主辦部門

赳草人走己草

都門領導宙

都門文書.iA會簽

41----------------

批示、批辦公室分

4

辦公室分辦理

4___

協辦

歸檔

四、常用表單模板

1,常用公文參考模板之一（報告）。

報告

一、報告適用范圍

報告適用于向上級匯報工作，反映情況，回復上級詢問或交辦的事項,

上報有關材料等。

二、常用報告的種類

常用報告主要有：工作報告、答復上級單位詢問和交辦事項的報告、

反映情況的報告、上報有關材料的報告四種。

三、擬寫報告應注意的問題

1.報告主要是向上級單位匯報工作、反映情況、介紹經驗。因此，文

風要平實，內容要實事求是，觀點表達要精煉清晰，文字簡明、莊重，不

可浮華、冗長、拖沓。

2.報告要重點突出，中心明確，主次清楚，詳略得當，并要注意表達

的條理性和邏輯性。

3.報告中不得夾帶請示事項，報告中假設涉及需上級單位解決的問題

或批準的事項，應另行請示。

四、報告模板

L工作報告模板（附件1）。

2.答復上級單位詢問和交辦事項的報告（附件2）。

3.反映情況的報告（附件3〕。

4.上報有關材料的報告（附件4）。

附件1:工作報告

關于xxxxxx工作情況的報告

XXXX（主送單位）：

根據xxxxxx要求（或XXXX以來），我們xxxxxx（概述工作背景或基

本情況），對xxxxxx工作進行了認真總結。現將有關情況報告如下：

一、xxxxxx（工作基本情況）。

二、xxxxxx（主要做法和成績，包括采取的方法、

措施和產生的效果等）。

三、xxxxxx（存在的問題，以及擬采取的對策

拮施）。

四、xxxxxx（下一步工作安排和思路）。

（單位名稱）

XXXX年X月X日

附件2：答復上級單位詢問和交辦事項的報告

關于XXXXXX有關情況的報告

XXXX（主送單位）：

根據XXXXXX要求（或根據XXX批示精神，或根

據轉來的《XXXXXX》要求），我部門（單位）對XXXXXX情況進行了認真

研究（或對XXXXXX問題進行了調查核實）。現將有關情況報告如下：

一、XXXXXX（事件的過程、原因等）。

二、XXXXXX（經調查核實的情況或處理的依據、

結果等）。

三、XXXXXX（下一步擬采取的措施）。

特此報告

（單位名稱）

XXXX年X月X日

附件3:反映情況的報告

關于XXXXXX有關情況的報告

XXXX（主送單位）：

X年X月X日（最近、近日），XXXXXX（概述“報

告〃反映情況產生的緣由、情況和問題）。為了XXXXXX（目的），現將有

關情況報告如下：

一、XXXXXX（情況過程和最新事態）。

二、XXXXXX（原因及后果分析〕。

三、XXXXXX（已采取的措施及作用）。

四、XXXXXX（下一步擬采取的措施）。

五、XXXXXX（需引起上級單位重視或關注的問

題）。

（單位名稱）

XXXX年X月X日

附件4:上報有關材料的報告

關于報送xxxxxx總結的報告

XXXX（主送單位）：

根據XXXX（上級單位）要求或根據《xxxxxx

通知》（文號）要求，我單位（部門）對xxxxxx情況進行了調查或總結。

現將《xxxxxx》（材料名稱）隨文呈報，請審閱。

附件：xxxxxx

（單位名稱）

XXXX年X月X日

2.常用公文參考模板之二（請示）。

請示

一、請示的適用范圍

請示適用于向上級單位請求指示或批準。一是超出本單位職責權限，請

求上級單位批準的事項；二是下級單位在工作中遇到新情況、新問題，請求

上級單位解決或協助解決困難；三是因某些工作事項比擬復雜或涉及不相隸

屬單位，請求上級單位批轉或轉發所制發的文件；四是對上級單位有關政策、

規定中未明確的問題或工作中遇到的難以把握和確認的問題，請求上級單位

指示或予以明確。

二、常用請示的種類

常用請示主要有：請求批準的請示、請求解決問題的請示、請求指示

性的請示三種。

三、擬寫請示應注意的問題

L注意行文規則。例如，請示要一文一事，一般情況下不得越級請示，

不多頭主送，不報領導同志個人，不抄送下級單位等。

2.陳述請示原因和理由時，一是理由要充分；二是應盡可能地聯系全

局來說明請示事項的迫切性、重要性和必要性。

3.請示事項要具體明確，同時還要提出本單位的處理意見，說明本單

位對請示事項的傾向性，請上級單位批復時參考。

4.注意行文語氣，要言簡意賅、語氣委婉、言辭懇切，講理由要開門

見山，講需求要明確具體。

5.請示事項假設涉及其他單位職能，應履行會簽手續，必要時在文中

對有關單位的會簽意見予以說明。

6.請示件應給上級單位留出研究決策的時間，特別緊急的事項，除突

發事件及法律、法規另有規定或上級領導另有交代的以外，應在請示中說

明緊急原因。

四、請示模板

1.請求批準的請示（附件1）0

2.請求解決問題的請示（附件2）。

3.請求指示性的請示（附件3）。

4.內部請示（簽報）（附件4）o

附件1:請求批準的請示

關于XXXXXX（事由）的請示

XXXX（主送單位）：

為了XXXXXX（目的），根據XXXXXX（依據），我單位（部門）擬XXXXXX

（意圖主旨）。現將有關情況和我單位（部門）的建議報告如下：

一、XXXXXX（基本情況）。

二、XXXXXX（請示事項的必要性和可行性及其意義）。

三、XXXXXX（具體方案及請示事項）。

妥否，請批示。

（單位名稱）

XXXX年X月X日

（聯系人：XXX,聯系：xxxx）

附件2：請求解決問題的請示

關于請求協調解決xxxxxx問題的請示

XXXX（主送單位）：

目前，我公司XXXXXX（遇到的問題或困難）。為了xxxxxx（目的），

根據xxxxxx（依據〕，現就xxxxxx（意圖主旨）請示如下：

一、xxxxxx（問題的由來）。

二、xxxxxx（問題的不利影響）。

三、xxxxxx（解決問題的積極意義）。

四、xxxxxx（請示內容，即請求協調解決的問題

及解決問題的有關建議）。

妥否，請批示。

（單位名稱）

XXXX年X月X日

（聯系人：XXX,聯系：xxxx）

附件3:請求指示性的請示

關于XXXXXX問題的請示

XXXX（主送單位）：

近日，XXXXXX（在某項工作進行中遇到XXXXXX問題）。現將有關問

題請示如下：

一、XXXXXX（有關情況）。

二、XXXXXX（遇到的問題）。

三、XXXXXX（請示內容，即懇請上級單位對X

XXXXX問題作出指示）。

妥否，請批示。

（單位名稱）

XXXX年X月X日

（聯系人：XXX,聯系：XXXX）

附件4：內部請示（簽報）

關于XXXXXX（事由）有關問題的請示

X總（領導）：

根據XXXXXX（緣由），我部門（會同XX部門）對XXXXXX問題進行了

認真研究。現將有關情況和我部門的建議報告如下：

一、XXXXXX問題的基本情況

XXXXXXo

二、XXXXXX部門的建議

xxxxxxo

三、我部門的建議

xxxxxxo

妥否，請批示。

xxxx（部門）

XXXX年X月X日

3.常用公文參考模板之三（通知）。

通知

一、通知的適用范圍

通知適用于傳達上級單位指示，部署安排工作、任免和聘用干部，批轉、

轉發和印發文件，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或執行的事項

等。

二、常用通知的種類

常用通知主要有：指示性通知、周知性通知、人事任免通知、印發和

轉發性通知，會議通知五類。

三、擬寫通知應注意的問題

1.一般性事項不宜用“通知〃正式行文，可用、或普通“通知〃

告知有關單位。

2.注意通知和通報的區別：通知和通報都具有知曉性和指導性，其區

別主要表達在周知事項上。通知大都要求貫徹執行，使用范圍廣于通報，

周知的事項是具體的，具有一定的約束力；通報重在發重要精神和重要情

況的傳達，以使有關單位和人員知曉，一般起到引導、警戒、啟發、教育

和溝通情況的作用。

四、通知模板

1.指示性通知（附件1）。

2.周知性通知（附件2）。

3.印發和轉發性通知（附件3）。

4.會議通知（附件4）o

5.內部會議通知（附件5）。

附件1:指示性通知

關于XXXXXX（擬采取措施）的通知

XXXX（主送單位）：

近期XXXXXX（面臨的形勢和存在的問題）。XXXXXX（指出進一步采

取措施的重要性、必要性和緊迫性）。根據XXXXXX（依據），為了XXXXXX

（目的主旨），經研究，決定XXXXXX（擬采取的措施），現就有關事項通

知如下：

一、XXXXXX（通知的具體內容）。

二、XXXXXX（通知的具體內容）。

三、XXXXXX（通知的具體內容）。

（單位名稱）

XXXX年X月X日

附件2：周知性通知

關于成立XXXX（機構）的通知

XXXX（主送單位）：

為了XXXXXX（目的），根據XXXXXX（依據），決定成立XXXX（機構）,

負責XXXXXX工作。現將有關事項通知如下：

一、XXXX（機構）人員組成

XXXXXX。

二、XXXX（機構）主要職責。

）

（一xxxxxxo

（二）xxxxxxo

三、XXXX（機構）下設辦公室，主要負責XXX

XXX工作。

XXXXXX（其他需要說明的事項）。

（單位名稱）

XXXX年X月X日

附件3:印發、轉發性通知

關于印發XXXXXX規定的通知

XXXX（主送單位）：

為了XXXXXX（目的），根據XXXXXX（依據），我單位（部門）制定

T《XXXXXX的規定》,現印發給你們，請結合實際，認真貫徹執行。貫徹

執行中有何問題，請及時反應XXXXXX。

附件：XXXXXX

（單位名稱）

XXXX年X月X日

關于轉發XXXXXX的通知

XXXX（主送單位）：

為了XXXXXX（目的），現將XXXX（上級單位或有關業務主管部門）

《XXXXXX》（文號）轉發給你們，請結合實際，認真貫徹執行。

XXXXXX（具體貫徹意見）。

附件：XXXXXX

（單位名稱）

XXXX年X月X日

附件4：會議通知

關于召開XXXXXX會議的通知

XXXX（主送單位）：

為了XXXXXX（目的），根據XXXXXX（依據），XXXX（主辦單位）決

定于XXXX年X月X日在XXXX地點召開XXXXXX會議。現將有關事項通知如下:

一、會議內容

XXXXXXo

二、參會人員

xxxxxxo

三、會議時間、地點

xxxxxxo

四、其他事項

（一）請與會人員持會議通知到xxxxxx報到，X

XXXXX（食宿費用安排）。

（二）請將會議回執于XXXX年X月X日前至

XXXX（會議主辦或承辦單位）。

（三）xxxxxx（其他需提示事項，如會議材料的準備等）。

（四）聯系人及：XXXxxxxo

附件L參會名額分配表

2.參會人員回執

（單位名稱）

XXXX年X月X日

注：參會名額分配表的參考式樣:

XXX會議名額分配表

序號單位名額

1

2

3

4

5

6

7

8

9

注：參會人員回執的參考式樣:

參會人員回執

單位（蓋章）

參會人員姓名性別民族

單位及職務

抵達時間是否

（航班或車次）接站

備注

附件5:內部會議通知

XXXX會議通知

會議

名稱

會議報到

時間時間

會期

地點

主持

參加

人員

內容

列席

要求

聯系人

及聯系

方式

4.常用公文參考模板之四（函）。

函

一、函的適用范圍

函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報情況、征詢意見、詢問

和答復問題、請求批準和答復審批事項等。

二、常用函的分類

常用函主要有：征詢意見函、答復意見函、請求批準函三種。

三、擬寫函應注意的問題

1.行文簡潔明確，用語把握分寸，語言平和有禮。

2.函用于商洽辦理事項時，一般應寫明辦理時限；復函時則應該迅速、

及時。

3.函的標題、啟承語和結束語：

（1）發函，標題一般為《關于XXXXXX的函》；正文啟承語一般為“現

函告如下〃；需要結束語的，如請求解決困難的函，可用“請予支持〃等。

（2）復函，標題一般為《關于XXXXXX的復函》；正文啟承語一般為“現

函復如下〃；需要結束語的，如答復意見的函，可用“以上意見，請予考慮〃

等。

四、函模板

1.征詢意見函（附件1）O

2.答復意見函（附件2）。

3.請求批準函（附件3）o

附件1:征詢意見函

關于征求XXXXXX意見的函

XXXX（主送單位）：

為了XXXXXX（目的），根據XXXXXX（依據），我單位（部門）擬XXXXXX

）

（或研究制定了《XXXXXX》o現就XXXXXX有關問題征求貴單位（部門）

意見（或現將《XXXXXX》轉去），請研究提出修改意見，于XXXX年X月X

日前函告我單位（部門〕。

聯系人：XXX

:XXXX

郵箱：XXXXXX

（單位名稱）

XXXX年X月X日

附件2：答復意見函

關于XXXXXX有關意見的復函

XXXX（主送單位）：

你單位（部門）《關于征求XXXXXX意見的函》（文號）收悉。經研究,

現將有關意見函復如下：

一、原則同意XXXXXX。

二、xxxxxx（具體意見）。

（單位名稱）

XXXX年X月X日

附件3:請求批準函

關于申請XXXXXX的函

XXXX（主送單位）：

為了XXXXXX（目的），根據XXXXXX（依據），我單位（部門）申請

XXXXXX。現將有關情況和我單位（部門）的意見報告如下：

一、XXXXXX（基本情況）。

二、XXXXXX（必要性和可行性及其意義）。

三、XXXXXX（有關意見建議）。

現將有關材料隨文呈報，請予審批。

附件：XXXXXX

（單位名稱）

XXXX年X月X日

（聯系人，XXX,:XXXX)

5.常用公文參考模板之五（會議紀要）。

會議紀要

一、會議紀要的適用范圍

適用于記載、傳達會議情況、會議精神和議定事項。

二、常用會議紀要的種類

常用會議紀要主要有：辦公會（董事會、黨組會、總經理辦公會）會

議紀要、工作例會會議紀要、專題會會議紀要三種。

三、擬寫會議紀要應注意的問題

1.會議紀要一般分兩局部：第一局部為會議概況，包括會議時間、地

點、組織者、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等；第

二局部是會議紀要的主體局部，反映會議的主要精神、討論意見和議定事

項等。

2.會議紀要要記大事、要事，防止記流水賬。

四、會議紀要模板

為了標準公文管理，實現公文管理標準化，我們友公司辦公會（董事

會、黨組會、總經理辦公會）會議紀要、工作例會會議紀要、專題會會議

紀要格式統一為一種形式，其中內部會議紀要為XX部，外部會議紀要為XX

字（見附件）。

附件：會議紀要模板

公司會議紀要

X紀(20XX)X號201X年X月X日

行xxxxxW^

出席:XXXXXXXXXXXXXXX

請假:XXXXXXXXXXXXXXX

歹嘛：XXXXXXXXXXXXXXX

i稼：XXX

分送：xxxx