很榮幸有機會為XXXJDJ提供本次協同辦公OA系統建設項目的協同解決方案，我們將盡力發揮的技術優勢和業界經驗，以“咨詢+平臺+應用+服務”的多維模式為XXXJDJ提供盡可能完善和先進的解決方案。在此對于xXXJDJ各位項目參與人員的大力支持和合作表示感謝，我們真誠地希望XXXJDJ能滿意我們的工作。同時，我們也期待著與XXXJDJ建立長期的信息化建設戰略合作關系，為XXXJDJ的信息化建設做出自己的貢獻，用我們的技術實力和管理實施經驗使XXXJDJ綜合管理水平達到國內同類企業領先地位，并逐步與國際同類機構先進水平接軌，在XXXJDJ不斷創新，探索自身發展新路的過程中提供我們完善和為XXXJDJ建立的協同辦公解決方案基于協同辦公應用平臺將根據對XXXJDJ的系統建設需求制定出詳細分析。(將來的信息化企業不僅僅是一個高度集成的電子化組織，更是一個運作良好的生態系統，是一個可以通過對內外部資源的吸收來進行自身動態調整和外部環境適應，從而實現整體的創新、成長和進化的生命實體。協同辦公應用平臺以知識管理為核心營養，協同運作為進化手段，使企業的資源融會貫通，吐故納新，始終以嶄新的形象協同辦公應用平臺具有七大主模塊：知識文檔管理模塊(Documnt),工作流程管理模塊(Workflow),人力資源管理模塊(HRM),資產產品管理模塊(Logistics),客戶關系管理模塊(CRM),財務管理模塊(Financial),項目管理模塊(Projct)和三大高級應用模塊：集團分級管理模塊(RDS)數據中心模塊(datacntr)目標績效模塊(BPM),基于協同管理應用平臺，通過模塊的組合可以協同運作滿足XXXJDJ的協同辦公自動化系統建的解決方案主要是分為兩個方面進行闡述：一、從組織與管理角度：述如何改善企業的管理方法，建立一定的應用基礎，保證XX二、從技術角度：由于協同辦公應用平臺將作為XXXJDJ的信息與數據、應用系統的集成平臺。統的集成問題，由于XXXJDJ的企業情況，建設協同辦公應用平臺的同時將遵循：2、可靠性及安全性原則；3、效益原則；第一章項目背景當前XXXJDJ面對國內外巨頭的直接競爭與挑戰，為更好地應對挑戰，急需以信息技術為支撐點，以信息化為突破口，通過建設協同辦公自動化等系統推動企業的流程再造與組織結構重組以提升競爭力。這種通過信息化早在進入21世紀之初，國家就提出了“信息化帶動工業化”這一戰略方針。為了迎接WTO后市場開放的挑戰，用最先進的信息技術全面滲入行業設計、生產、流通、管理過程，加速產業、產品的結構調整，完善產業管理如何實現資源的優化組合使“1+1>2,這是當前XXXJDJ面臨的主要問題，實現企業內部資源互補、資源融合、資源協調、資源統一，從而實現企業在戰略目標上的實現不但要整合行業內資源，還要完成企業內部業務流程重組與再造、建立科學高效的管理方式。面對多點離散辦公的集團本部與相隔千里的下屬生產點，如何實現一體化運作呢?答案就是信息化，即“在信息的空間重建企業的運作”將改革、發展規劃與信息化建設充分信息化手段建立企業聯合重組下的改革、管理、運營支撐體系，輔助推進和落實改革的各項任務，使管理橫跨要實現這樣一個“信息空間”,僅有RP系統與傳統的辦公自動化系統是遠遠不足夠的，要建設一個包含辦文、辦事、辦會、溝通、信息發布與獲取以及涵蓋各部門職能業務、該系統不但能夠與財務、RP、人力資源管理等系統互聯互通，還能夠通過互聯網讓XXXJDJ所有員工在任何時系統應實現XXXJDJ兩級用戶和應用系統的協同，提高辦公效率；按照“全XXXJDJ個門戶、二級應用”的總體建設思路，構建一個基于互聯網的、電子一體化的、覆蓋XXXJDJ信息產業的、統一的現代化辦公協同平臺和企業信息門戶，滿足XXXJDJ跨時間、跨區域、跨部門的集團化協同辦公要求；根據不同的業務，建立分類的企業知識庫，形成企業的知識地圖，將人員、流程和業務知識緊密集成在一起，促系統應提供對各個業務環節進行整合的方案，建設一個可以面向整個業務過程從應用的層面看，本平臺以部門之間、跨部門以及企業內部與外部的工作流程帶動知識信息流、物流、資金流等在企業內外的無障礙流動，并完成相關數據庫的更新。對于系統本身，任何一個模塊都可以看作是系統應用層面上的核心，其他所有的模塊都圍繞本平臺工作，共同完成本從管理的層面上看，本平臺的設計應基于資源協同，實現“以點帶面”和“協同運作”,任何一個因素的變化都在系統中的相關點反應出來，并通過本平臺提供給企業各部門、以及企業的外部資源，從而使業務過程達到高效、協作的目的。用戶只需在統一的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的建設范圍本系統涵蓋以下建設范圍：1).覆蓋XXXJDJ以及下屬多個下屬以及關聯公司的需求調研、方案規劃、開發、實施和培訓；2)系統配套的服務器，系統軟件，機架式安裝所需的零配件如顯示器、鍵鼠、切換裝置和支持所有應用模塊所需購買的第三方軟件產品的采購、安裝、調試和集成工作；3)建立一套完整的配套管理體系。隨著業務的不斷發展，目前很多企業形成了多點生產的運作格局，依托傳統的電話、紙質辦公模式，已不能滿足管理的時效性和準確性的要求，因此為了提升管理，促進發展，需要建設一套符合企事業單位自身特點的辦在整合初步到位，怎樣合理布局管理架構以實現企業經營的規模效益?■如何理順企業內各部門、企業與下屬企業之間的定位、管理職責和流程關系?■如何優化管理流程，提高執行力以提升企業經營管理效率?■如何解決企業分散的信息資源的整合?■如何解決在變革管理過程中分散的組織結構導致的管理溝通障礙?文化融合傳播障礙?■如何解決本部對各部門、下屬企業的生產、經營、銷售、財務等信息的了解與掌控?■如何解決信息的非協同性、信息孤島現象、信息的非結構化、非個性化?為了解決這些問題，XXXJDJ管理信息化的核心思想是利用信息化工作來推動企業信息化經營管理模式的確立和完善：對于任何大型企業集團，規模不等于效益，做大不等于做強，尤其對于多地、多層的XXXJDJ,必然會遇到戰略分散、組織分散、流程分散、信息分散、資源分散、文化分散的發展瓶頸，必須通過信息化手段來推動管理的“六大整合”目標：戰略一致、組織扁平、流程結合、信息集中、資源共享、文化一統，從而突破瓶頸，從戰略一致戰略一致組織扁平信息集中資源共享文化一統戰略分散組織分散流程分散信息分散資源分散文化分散規模效益做強做大規模擴張全面整合企業統一實行標準管理，各個部門與下屬企業執行相對標準的流企業統一實行標準管理，各個部門與下屬企業執行相對標準的流程，通過信息系統得以推行和固化·實現信息建設的統一標準，統一平臺，統一數據庫和統一網絡·不但利用信息化保障管理水平的提升，而且通過信息手段來驅動企業改革利用高質量的實時數據分析經營現狀、預測趨勢，為經營決策提供有力支持■通過大平臺的建設，實現核心應用和關鍵平臺的物理及邏輯集中化，從而共享資源，降低成本和管理風險，實現系統集成和信息協同效應建立專業的IT治理體系，關注核心領域，拓展差異化優勢，外包非核心領域流程規范化資源一體化管理精細化決策科學化數據集中化服務專業化統一集成工作平臺統一信息發布平臺統一實時通信平臺統一流程整合平臺統一信息集成平臺統一知識管理平臺·無論在辦公室還是移動辦公，企業各級領導與各部門、下屬企業都以協同辦公系統作為工作的主要平臺，個性化使用各種辦公應用與未來各種業務應用·實現企業、行業、社會各種信息的統一管理和發布、提供互聯網各種電子商務應用以及個性化的信息服務■提供了點對點或點對多個點的信息通訊的功能，包括電子郵件、即時通信、短信收發、留言、意見征詢、文件傳閱、視頻會議等等·實現企業內各種業務工作與管理工作的電子化流轉，各種工作流程均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔，人性化設計尊重傳統辦公習慣■集成與匯總企業內各部門、下屬企業目前與未來各種業務系統獨立的、靜態或者動態的業務數據，并進行統一的統計分析，為企業領導決策服務■系統利用長久積累的信息、文檔、知識資源與專家技能，改進行動決策能力、快速響應能力、提高工作效率和團隊整體素質，最大限度地釋放主觀能動性XXXJDJ“六臺合一”的綜合數字化管理平臺■統一信息發布平臺協同辦公平臺也是一個內部信息發布系統，為信息發布交流提供一個有效的場所，實現企業內部各種信息(辦公信息、文件、函件等)的統一管理和發布，以及個性化的服務。平臺也支持發布互聯網上的各種信息，包括行業信息、社會信息以及網上訂票訂購、網上銀行等在線服務。■統一流程整合平臺實現企業內各種業務工作與管理工作的電子化流轉，范圍基本覆蓋了紙質辦公時期的所有工作流程類別，各種工作流程均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，并采用尊重工作人員傳統辦公習慣的人性化設計，真正順利實現無紙化辦公。■統一知識管理平臺系統利用長久積累的信息、文檔、知識資源與專家技能，改進行動決策能力、快速響應能力、提高工作效率和公務員整體素質。平臺將傳統的垂直化領導模式轉化為基于項目或任務的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將會逐漸縮小，提高企業協作能力，將人從繁瑣的事務、森嚴的等級、刻板的環境中解放出來，最大限度地釋放人的主觀能動性。■統一信息集成平臺集成與匯總XXXJDJ內各部門、各下屬企業目前與未來各種業務系統獨立的、靜態或者動態的業務數據，包括財務系統、CRM系統等，并進行統一的統計分析，為企業領導決策服務。這些數據、信息還可以集成到工作流平臺中，使用戶能有效獲取處理信息，提高整體反應速度與工作效率。■統一集成工作平臺XXXJDJ各級領導與人員都以協同辦公系統作為工作的主要平臺，平臺除了集成本項目各種辦公應用，還具備充分的擴展性，能夠鏈接與集成目前與未來各種專業業務系統，使所有用戶在統一的界面上使用不同的軟件系統。并且，平臺的集成框架具備個性化定制能力，可以按照不同部門、不同領導的需要，為不同類型的用戶實現不同的界面風格與定制不同的軟件功能使用權限。通過網絡與通訊平臺的支持，使出差或外地人員可以隨時隨地實現移動辦公。■統一實時通信平臺提供了點對點或點對多個點的信息通訊的功能，包括電子郵件、即時通信、短信收發、網上傳真、留言、意見征詢、文件傳閱、視頻會議等等，它為企業提供快捷、靈活、方便的信息傳遞機制，實現了用戶文件共享、文字信息、語音信息、視頻信息的傳遞及積累；系統中的工作流以及待辦事宜等信息可以發送到相關人員的手機2.1.5XXXJDJ項目技術需求分析■實用性：以目前需求為基礎，充分考慮發展的需要來確便于用戶的使用；據請求的高速處理能力；安全性：本系統對安全級別要求較高，系統應能提供網絡層的安全手段侵入以及操作人員的越級操作的安全機制，從而保護網絡建設者的合法利益。可支持身份認證鎖、可以與WINDOWSAD、CA集成使用等；保證應用的穩定；■持續性：系統要求能夠平滑升級無須定制，軟件供應商能提供簡潔、操作簡單的人性化設計；■管理性：系統和所需硬件設備應易于管理和維護，易學、易用、系統配置操作簡單，在設備運行狀態、系統安全性、數據流量、系統運行性能等方面得到很好的監視和控制，并能進行遠程管理和故障診斷；■擴展性：遵循通用的國際或行業標準，開放的系統平臺設計需具有良好的擴展性，允許擴充新的功能模塊，能夠方便集成不同系統的數據至本系統中，以適應未來發展；靈活性：隨著業務發展、組織架構、業務類型和工作人員的變化，系統設計要支持自都應具有一定的靈活性，能快速實現配置變更、流程調整等符合公司規范的流程，并能的一些特殊情況；■兼容性：系統與各種操作系統、應用軟件、防病成熟和先進性：系統架構設計、系統配置、系統管理方式等方面采用國際上技術先進、結構熟、實用的技術；級、與其他系統的互聯集成提供良好的基礎；可靠性：系統設計能有效的避免單點失敗。在設備的選擇和關鍵設備的互聯時，應方面最大限度地減少故障的可能性，另一方面要保證網絡能在最短時間內恢復使用；■可執行性：軟件可執行代碼和源程序即本項目設計與開發(含二次開發)所形成的源代碼要求具有良好的編程風格；除了對本項目進行上述技術需求分析外，還必須針對XXXJDJ的管理現狀與項目建設目標，對項目實施進行需求分析，找出確保項目成功的管理實施路徑(而不僅僅是技術路徑),才能真正實現信息化促進管理變革的目的。根據XXXJDJ管理人員的總結、我們前期的調研，結合大型企業集團建設辦公自動化項目所遇到的共性問題，我們認為本項目在實施過程當中主要將遇到以下問題，必須提出針對性強的切實可行的實施解決方案：本項目涉及集團本部、以及下屬的企業，覆蓋面大，用戶眾多，合理安排實施、推廣、雖然本項目已經有了明確的建設目標，但由于籌備時間較短，尚未對企業內部進行廣泛的民主的需求調研，因此項目在實施過程當中必然遇到大量的需求變更問題，如果手在人力、財力、物力上的支持，需要一把手的親自參與，否則解決管理問題的辦公自動化項目很難推進。■系統上線以后的正式運行階段是系統真正發揮價值的時候，但目前XXXJDJ信息中心沒有充足的IT技術力在以往同類大型企業集團辦公自動化項目的實施經驗以及智慧的基礎上，為了幫助XXXJDJ項目成功，公司針對上述問題將采取以下解決方案：建議XXXJDJ在企業內部做好統一認識、統一思想的培訓宣傳工作，讓電子信息產業各部門、下屬各廠、公司領導層充分認識到企業信息化對企業戰略執行、企業管理變革優化的必要性、重要性。建議XXXJDJ指定辦公自動化建設過程中，優先解決電子信息產業各部門與各廠的迫切問題，例如各廠中也讓廣大用戶快速從傳統辦公模式轉變為電子辦公模項目培訓工作應該與系統開發實施工作同步進行。首先對全集團各級管理人員的信息化技能進行摸底調查，提前進行“掃盲”培訓并狠抓考核，確保在系統上線之前，廣大用戶具備基礎的計算機操作能力，如Windows、Offic以及上網操作。對于廣大用戶的辦公自動與遠程結合、共性與個性結合、培訓與考核結合、自助與他助結合的培用性設計將大大降低學習難度(一部分計算機操作熟練的用戶無須培訓),另一方面系統提供網上培訓、自供一整套能夠讓非IT專業人員維護的易用的后臺工具。系統后臺采用分級管理，即由熟悉各自業務的各級管理人員維護本部門、本廠的管理流程，無須電子信息產業總部專人負責。不但系統后臺要能夠讓非IT專業人員維護，系統前臺更要作大量的人性化設計，充分尊重用戶原有的工作習慣，才能幫助渡到網上電子辦公，降低前臺維護工作量。根據本項目的要求，公司還將派駐技術專家到XXXJD長期運維服務支持，實現運維過程的自動化，所有IT資源都在自動監控之下運作，發現問題能提前報警、智能分析、提前排除隱患，確保XXXJDJ業務順2.1.7XXXJDJ項目需求分析總結綜上所述，通過本項目的建設，將實現六大平臺合一的協同辦公系統，該系統符合“六化”信息化目標，從而協同辦公系統建設目標協同辦公系統建設目標信息化目標管理目標戰略一致組織扁平流程優化信息集中資源共享文化一統XXXJDJ協同辦公OA平臺項目目標實現路線圖我們認識到新一代企業集團辦公自動化系統的建設是一個系統工程，我們將利用長期服務電子信息產業企業信以“標準”為關鍵，以“服務”為保障，系統地建設XXXJDJ協同辦公自動化系統，為XXXJDJ長遠的發展打在該系統的建設過程中，我們將全力以赴，以自身雄厚的技術實力及多年的設計實施經驗，幫助XXXJDJ建設一個即符合現實應用需求，又能夠適應未來戰略發展需要的，安全、實用和先進的以事務聯動和業務整合為目的的協同辦公平臺，為XXXJDJ的辦公自動化建設在電子信息產業以及國內大型企業集團樹立典范工程。我們相信，XXXJDJ協同辦公OA平臺系統建成以后，將能取得以下顯著的效益：可量化的成本降低用；同時通過行政流程審批間接降低內部來回溝通的隱性成本。化，簡單的事情規范化”,從而提高管理的執行力。在XXXJDJ全企業范圍內共享各種通知、公告、大事記，各種與業務部門即時發布行政業務信息，所有員工第一時隨著信息化建設的深入，各大應用系統必然要進行面向用戶業務處理過程的整合，除了實現統一登錄以外，協同辦公系統將與財務系統、CRM系統、RP系統、BI系統等在業務邏輯與數據層面上進行廣泛的整合，種以人為本、圍繞著用戶的事務與業務，組織安排各個業務系統相互配合、同時提供服務的企業門戶系統，而“自動化”再上一個臺階就是“智能化”,即針對不同用戶的知識使用需求來設計與建造全面的知識管理信息化推動企業文化整合與改革，協同辦公系統能夠利用信息化幫助企業統一建設企業文化，使得XXXJDJ意見征詢、企業論壇、統一的系統首頁宣傳以及思想政治工作的信息化等都被證明是有效的協同應用模信息孤島：相互獨立的網絡系統、應用系統缺乏統一的界面，數據被封存在不同數據庫、主機、服務器上，信息非結構化：企業信息與知識的90%都是數據庫難以存取的非結構化數據。信息非個性化：不同用戶的信息切入角度和所關注的重點不同，而系統對信息的提供往往“千人一面”。協同管理思想的協同思想主要體現為三大方面：“信息網狀思想”:建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環境，無論信息的來源、結構是什么,信息節點都可以到達任意的相關信息節點，極大的方便企業獲“業務關聯思想”提供對各個業務環節進行整合的方案，使得協同平臺可以面向整個業務過程來進行管理。表面上看在協同平臺中還是采用某個模塊或某個功能完成某個業務環節的要求，但"隨需而應思想":將企業的“人”、“財”、“物”、“信息”和“流程”進行充分的整合。在協同辦公OA系統中，這些資源可以實現各種關聯，當企業由于某個目的觸發一個應用的時候，相關的資源可以隨之被調動并被自動加入統一管理和協同工作的環境中，從而進行緊密的協調和運作。總結而言，在協同辦公OA系統中，企業可以更有效的對各種分散存在或被分隔的資源進行整合，并讓它們門戶以及協同管理具有信息協同、應用協同、訪問統一及個性化的特點：(1).信息協同對于XXXJDJ來說，人員、流程、供應商、客戶的業務數據系統等逐步引入，如果每一個信而的解決方案則解決了上述問題，它采用中央數據庫管理公司各類信息，數據可以以從信息歸結的友好界面入口，進行大范圍和深度的信息提取所有與其相關的信息，所有的信息和應用都是多維的、立體化的，強相關聯的。所以XXXJDJ所有的知識和(2).應用協同為XXXJDJ門戶以及協同管理的系統將實現業點帶面”和"協同運作",任何一個因素的變化都會在系統中的相關點反應出來，并通過協同平臺提供給公(3).訪問統一及個性化以信息門戶的形式，提供給XXXJDJ一個集成了公司內、外部的信息、資源和應用的“窗口”,使內部辦公人員、公眾和下屬子公司能夠從單一的WB渠道訪問其所需的個性化信息，以及個性化的應用，從而它滿足不同用戶群的需求，用戶群可以分級外部用戶：經銷商、合作伙伴、供應商、代理商及大客戶門戶站整體規劃，分步實施：針對企業信息化進程中遇到和存在的種種問題，提出的是整體解決方案，提供的是一個長遠的平臺應用規劃，進行分步實施。以人為核心，工作流程為血脈，面向以人為核心，工作流程為血脈，面向SOA對象構建協同辦公應用平臺：出程引經銷商門戶流程引管理者門戶客戶門戶供應商門戶決策者門戶安全控E整個系統以人力資源和工作流程為基礎應用模塊。人力資源管理主要是對組織機構、人事結構、角色、權限的維護，從而作為用戶在系統中進行信息讀取和應用操作，以及整個業務流程定義的基礎；工作流程管理主要根據用戶的實際情況設定各種業務流程，同時作為獨立的引擎承載信息到各個功能模塊，保證信息的協同性和關聯性。人力資源和工作流程的高度可定義性保證了整個協同辦公OA系統、協同平臺的靈活性，可以適應企業組織結構和業務流程的重組。同時，基于此協同管理應用平臺，為XXXJDJ打造公司內部(包括員工與員工之間、部門內部、部門與部門之間、分子公司之間)的應用協同、公司與外部伙伴(可包括供應商、合作單位、客戶等)之間的應用協同，便于XXXJDJ涉及到的業務價值鏈的每部分都可以充分享用相應的資源：XXXJDJ協同辦公OA平臺系統應實現公司和下屬企業兩級用戶和應用系統的協同，提高辦公效率；按照“全公司一套系統、一個平臺、一個門戶、二級應用”的總體建設思路，構建一個基于互聯網的、電子一體化的、覆蓋XXXJDJ的、統一的現代化辦公協同平臺和企業信息門戶，滿足XXXJDJ跨時間、跨區域、跨部門的公司化協同管理要求；根據不同的業務，建立分類的企業知識庫，形成企業的知識地圖，將人員、流程和業務、客戶、分銷商、供應商等緊密集成在一起，促進信息的有效利用和科技創新。從管理的層面上看，本平臺的設計應基于資源協同，實現“以點帶面”和“協同運作”,任何一個因素的變化都在系統中的相關點反應出來，并通過本平臺提供給企業各部門、以及企業的外部資源，從而使業務過程達到高效、協作的目的。用戶只需在統應用解決方案，以及功能強大的協同辦公系統,總體上為按照XXXJDJ的實際需求為導向，以應用促進信息化建設，吸收當今先進的管理系統應用經驗，進行統一規劃，分階段實施，穩步建設，有效保護并擴展系統的投資。在此解決方案中主要為XXXJDJ實現以下目標：●使得XXXJDJ領導能夠對整個公司運營進行有效掌控，功能；●提供完備的零距離垂直化管理模式，同時有效的將高層管理層的精力節約至戰略性發展問題；●建立職責明晰的崗位部門建制，將日常工作權力分化給協同工作的下屬中層管理人員；2)利用進行公文管理，實現無紙化辦公公文自動流轉，節省時間、提高效率、減少人為失誤；方便地查詢流程執行情況，以及流程的責任人、相關進行集中的電子化管理，包括檔案、財務文檔、工程文件、技術文檔、報告、合同等；●實現辦公流程規范化，包括公文流轉、報告的審批流程、人事管理流程、預算流程、采購流程、年(月)度計劃報批流程等，通過辦公自動化系統實現自動運轉；●內部文件流轉自動化，可根據文檔(如合同)的不同狀態自動進行下步操作，并決定誰是相關責任人；●實現工作的執行透明化，任務執行狀態查詢方便，實現管理者●個人工作的有效組織，便于管理層有效組織部門計劃；●會議全過程管理：會議建立，召集，議程管理，會議結束等；3)有效地組織和管理企業員工及其工作在系統中為每個員工建立信息檔案，需要時可快速地了解相關員工的信息；您可以確切地知道您的每一個員他們組織到不同的項目中；總之，實現管理層與員工、員工之間的互動。建立XXXJDJ的組織架構，方便管理層對整個公司的掌控并提供一定的決策支持；●人事公告、通知和發文的發布平臺；●定崗，定編，建立完善的符合現代化企業運作的電子組織形式，使公司運作順暢；●建立員工卡片，員工資料集中管理，查詢方便；●建立人力資源庫，實現從提請用人到新員工入職的全過程管理；●任務的下達、執行自動化，提高工作效率；●勞資、培訓、黨務等的管理流程化、規范化；●科學的績效考核方案；●工會、婦女、員工關懷的建設和運行；●完善靈活的人力資源狀況報表。●構建個性化的公司門戶、工廠門戶、部門門戶、個人門戶、領導決策支持門戶、供應商門戶、客戶門戶等，同時實現公司以及客戶和供應商通過外部門戶按照權限進行統一的信息訪問入口，實現異構系統之間統一身份論證。●通過不同門戶的管理，外部供應商、客戶通過門戶與各內部機構實時交換信息。外部資源可以在信息門戶中查看最新的資料，并與企業內部人員即時溝通。通過不同門戶，針對不同服務對象化管理：對普通員工來說，可以及時為他們提供與工作相關的信息，為其日常辦公提作平臺；對部門主管來說，可以提供部門的相關信息，并可實時收集客戶的意見和建議，及時反自定義工作流引擎：通過IT技術，基于先進的工作流引擎，實現管理的規范化、標準化和高效化，通過流程的建立和規范，通過系統的流程數據分析，最終達到優化流程。通過流程優化，減少XXXJDJ辦公業務中的有關的所有信息，包括合同、項目方案書、工程進度和計劃表、質量情況表、研究報告、檔案、政策方針、實現對公司范圍內的文檔進行統一管理、按照權限共享的同時，促進知識文檔在公司范圍內的利用、創新和●將公司的所有文檔進行結構化的存儲，并提供各種途徑的查詢功能；●建立公司級的知識庫，并且將管理權限細化到不同類別的知識文檔；●分門戶、分權限、個性化管理機構內部所有文檔；●建立公司內部信息發布體系，使得新聞，人事任免，重大規章制度調整等做到及時有效的傳達給公司所有相關員工；實現內部會議申請發起和審核以及決議的執行管理，同時可滿足避免時間沖突和會議提醒；以及對會議形成的決議一個追蹤，包括對會議決議的任務下達、在執行實現XXXJDJ對公司、部門、員工目標的制定、分解、下達，并可對計劃的執行及時反饋和監督。滿足高層滿足領導、員工日常工作安排制定，并可通過短信、郵件方式及時提醒所需處理的事項。同時通過與供應鏈10)三方業務系統集成整合A、流程集成平臺：流程與RP,預算系統之間B、門戶集成平臺：實現RP系統、預算系統以及其他業務系統之間數據報表自動在OA決策支持門戶中按照權限以圖形化報表方式展現，同時異構系統頁面數據直接在OA門戶中展現。同時供應商和客戶可以通過相C、基礎數據同步：RP等業務系統已經發生訂單的客戶及供應商可以實現與OA中客戶和供應商進行同步。11)綜合事務辦公平臺系統等。12)系統權限管理基礎架構系統權限管理：作為一個集團，不同的級別的領導需要有不同的系統信息進行相關權限文檔的支撐和信息數快速作出基于客觀事實的反應滿足不同權限的人對信息個性化的需求.同時作為系統維護而系統分級管理：針對公司多級、多層、多地辦公的特征，系統今后擴展要求能做到分級系統管理員、流程分權、知識文檔分3.1.1XXXJDJ關鍵需求闡述隨著公司的不斷發展，內部已逐漸積累各種業務資料、規章制度等信息，需要能快速把這些信息推送至每位員工等，其他還包括有：1)根據單位內部不同崗位、不同部門、不同下屬公司的員工本身的工作范疇，建立內部的統一信息門戶，信息門戶的展現形式、內容都可以根據用戶的不同個性化的展現，加強工作信息的利用價值。崗位工作標準、綜合管理制度)資料和指引(即某些制度的詳細解釋或實施細則)各部門各崗位的職責、3)常用資料用來存放企業員工經常會使用的內部資料和外部資料。內部資料如：辦事指南、組織4)由于所處部門、所在崗位的不同，需滿足員工可自行定義日常工作所需關注的信息及5)信息門戶的展現形式、內容都可以根據用戶的需要的不同，個越來越豐富多樣化，但分散在各個部門和各個下屬單位的信息資產缺乏有效的管決策為導向，進行信息采集、匯總、存儲、管理、統計分析、統一發布，使各類用戶的信息。財務、HR等軟件。通過后臺的SSO單點登陸的設置，實現對用戶名以及密碼的同步認證。7)對于一些純WB的信息系統，需要通過對其他業務系統頁面能直接展現并可快速進入到各個系統中，即需8)可根據公司的vi形象快速調整信息門戶的展現樣式。為XXXJDJ提供的信息門戶應用解決方案總體架構通過信息門戶解決方案總體可實現：1)幫助建立信息發布平臺：通過此平臺可供XXXJDJ統一發布內部綜合新聞、人事新聞、業務新聞、通知公告、動態資訊、規章制度、外部報道等動態信息；2)幫助建立企業文化中心：可用來快速傳播企業文化、員工天地、電子期刊、雜志刊物、企業大事3)幫助建立競爭情報中心：可快速獲取相關行業的動態發展、競爭合作對象的外部信息、相關政策情報；4)幫助建立集中的報表中心：為管理層提供業務數據駕駛艙，在線快速全面了解企業運營數據；5)幫助建立員工辦公桌面：為每位員工提供集中式的待辦工作、計劃日程處理、知識訂閱等統一入口；6)幫助建立信息化系統統一入口區：集成和整合各業務系統，實現單點登陸和驗證和頁面呈現；7)個性化設置：提供信息門戶層級、模板、樣式、從而協助決策層、管理層以及執行層達到●提升個人與團隊工作協作效率●個人績效達成情況建立內部信息門戶：可用來集團總部或公司集中發布最新的通知公告、規范制度、新聞、人事任命、會議日程等動態信息，讓所有員工能快速了解到公司動態，拉近公司組織與員工之間的距離，從而增強員工的部分歸屬可根據不同職能部門和業務部門的工作內容性質不同，從而為各個部門設計出有針對性的部門內信息門戶，同時可加強上下游部門對本部門的工作動態和發展有更快的了解，從而打破組織內的信息壁壘，增強部門與部門領導審批的流程、催辦、督辦的流程、交辦事宜處理情況自動匯總到領導門戶，領導無需任何功能菜單就可以同時，業務系統數據報表集成在協同管理系統門戶上展現報表，實現管理駕駛艙：如：管理層可以直接通過協可根據不同行業的企業所從事的業務不同，針對主營業務的工作提供專項業務門戶，如的樓盤門戶、研究院的企業在不斷的發展過程中，肯定會有越來越多的知識已沉淀下來，結合知識管理的應用，信息門戶可按照一定系統自動把員工日常工作內容推送到個人門戶平臺，進行匯總、跟蹤、查詢，包括有自動把上級或其他同事所提出的申請請求推送到辦公桌面上、有最新的知識提醒閱讀、外部的門戶信息、每天安排的計劃日程、所需查通過信息門戶→首頁內容維護→設置元素，通過元素的設置將系統內的文檔、流程、計劃、協助、客戶、項目等信息都通過信息門戶的方式發布到信息門戶中在信息門戶的元素設置里，在信息門戶增加一個文檔元素，通過對文檔元素的功能根據不同的制度文件定通過知識文檔模塊結合信息門戶模塊實現，首先在知識文檔模塊中，建立對應的資料庫，將資料存儲在我們的知識文檔庫中，隨后通過信息門戶中的元素設定，自動發以上實現解決方案主要適用于公司內部的員工，但對于公司上下游的客戶、供應商、合作伙伴，同樣可有針對性的提供相應的信息或事項推送出去，方便與客戶、供應商、合作伙伴之間的快速溝通和事項處理。可包括有：工作門戶根據不同的機構&崗位有針對性的推送相應信息流程優化搭建規劃應用3.2流程管理應用解決方案3.2.1XXXJDJ關鍵需求闡述建立全公司統一的工作流程管理平臺，采用電子化的流程，突破各種邊界，進行跨部門、跨企業的即時溝通，構造協作的環境。系統支持自定義各種簡單到復雜的流程，如公文流轉、行政審批、費用管控、合同審批、采購申請、任務安排等，從信息表單、流轉步驟，到流轉條件、操作人員等，可在平臺中快速設置符合企業規范的流程。工作流系統必須采用圖形化設計器，實現流程定制功能，同時要求流程的定制與組織架構綁定；工作流系統能夠具備對復雜流程模式的支持，如并行、回退、條件分支等，同時支持子流程嵌套以及流程腳本語言編寫；工作流系統還必須支持對各流程環節的編輯和控制功能。系統應提供一個獨立的工作流程引擎，實現工作流程與其他模塊之間的協助和交流。作為一個單獨的工具，可以與其他模塊可以進行互動，為其它模塊的信息載入和載出并保持不同功能塊之間信息的協同。系統需支持可視化的圖形配置；支持用戶可自行定義流程表單信息內容、以及所需要審批的路徑環節；支持單人、多人順序、多人并行、單個多人等流程模型；角色與組織結構樹崗位相結合；業務繼承功能；提供兩種角色規則；可設置每個步驟的處理時限；步驟字段權限控制功能；重定位功能；委托和移交功能；和文檔管理集成；流程跟蹤與監控機制；可以設置整個流程的截止時間，超過一定時間的流程自動中斷；完善的打印設置。3.2.2應用總體方案為XXXJDJ提供的流程管理解決方案總體架構：戰略目標執行如何有效實現經營責仟目標的分解與達成?通過的流程管理解決方案，總體可實現：：提煉日常工作過程的規律，建立通用可行的流程管控機制；：通過流程引導內部溝通路徑，讓文本管理制度圖形化；3)豐富的數據支持流程審批：協同、立體、全面的數據信息表幫助決策者快速審批；5)提供流程數據報表決策：自定義的流程和數據報表，快速呈現數據統計；6)靈活的工作流程配置：從字段、表單到流程路徑的全面開放，方便日常流程的變更和快速調整；可用來對公司內部甚至對外部的部分銜接和溝通過程，通過電子化方式執行起來。同時消除紙質管理制度對于不同的員工有不同的理解的現象，讓所有工作崗位真正按照公司制定的規章制度貫徹，從而建立電子化的運營和規范作業體系。對于日常工作中的流程，根據多年來的推廣經驗，常用的流程體系可包括有：流程類別內部溝通內部留言總結計劃周總結計劃月總結計劃季度總結計劃半年總結計劃年度總結計劃公告審批人事任命通告日常行政公章(印章)使用申請公章(印章)外借申請出門證件管理外來參觀接待因公出國審批飛機訂票申請火車/汽車訂票申請資料印刷出門證件管理資產管理固定資產請購資產領用申請辦公用品采購辦公用品采購資產維修記錄資產借用申請資產調用申請資產報廢記錄IT軟硬件維修申請IT規劃報告審批日常運維管理記錄IT設備購置收文傳閱發文簽審收文傳閱檔案歸檔檔案借閱ISO體系管理組織結構編制崗位設置/調整審批人員調動員工辭職報批程員工辭退開除報批程干部競聘錄用薪資調整申請可與larning對接員工技能評估審批內部培訓實施出差申請借款申請、績效考核績效體系設計/調整考核方法設定/調整績效目標設定/調整月資金需求計劃費用管理費用報銷解決當領導審批時以往只能了解到單一信息而很難直接決策的困境，通過協同、立體、全面的數據信息呈現，幫助審批者可全面了解相關的信息，例如：通過費用報銷流程，審批者包括領導可直接了解到此次費用的發生人員、部門、以及是為了哪個客戶、哪個項目，從而可再直接了解到詳細的客戶、項目進展情況；通過報銷的金額，此筆金額可同時分攤到對應的人員上、所在的部門成本中、所對應的供應商上或項目成本中：用據at回聯幢實時反映借款圖表決策依據歷史記錄依據制度文檔依據作為XXXJDJ公司來說，在沒有構建協同平臺之前，對于業務審批流程整體周期是沒有一個較好工具可以統計，通過流程效率分析，可以知道一個流程平均流轉周期是多少，是那一個審批節點耗時最長，是流程本身的問題還是人的問題，從而有效為企業提供流程優化工具。流程類型統計：對公司所有流程的統計，可全面掌控到內部管理內容待辦事宜統計：可分析各個部門、各個崗位、各個人員上日常的工作承擔量和分布流轉時間分析：對各個流程的環節時效分析，及時判斷此流程是否存在過長現象流程效率排名：觀察哪些流程最容易延時、哪個環節最容易之后o流程數據報表，提供針對業務過程數據的印證，提供高層領導決策企業所需的報表是多種多樣的，Workflow不僅提供固定報表，還提供報表的自定義。這些自定義報表的數據基于系統中的工作流程，由于工作流程本身也可自定義，所以自定義報表可以滿足企業根據實際業務對數據提例如，針對預算費用流程表單的按照部門、事業部的實時匯總表；合同支付實時報表；合同收入確認流程實時報表，從而提供給財務部門準確的應收應付以及資金準備依據；由于人員的變動、請假加班的信息均通過協同辦公系統流程處理，實時形成準確的人員考勤、變動等報表；應該可以說，只要是通過流程引擎進行流轉的相關數據，最終都可以形成相關報表，這些報表通過同業務系統基于平臺和多年積累的流程構件庫，可為用戶提供流程規劃、梳理服務，并最終在協同辦公OA系統上落地執行、分析優化。流程規劃——整體運作流程理解，關鍵有效流程識別；流程梳理——行業流程模板借鑒，工作流程拆分引用，工作過程跨職能銜接；流程執行——流程化落地執行，流程運行監控督查，流程權限及信息管控；流程分析——流程數據信息報表分析，流程效率報表分析，流程處理時效分析；流程優化——關鍵流程分析優化，工作流程適時調整，組織機構職能重組。流程規劃流程規劃流程梳理分析流程執行流程分析流程優化管理表格的化——管理表格式企業內部各個業務環節溝通的基礎，是數據記錄的載體，提升效率的基礎是對管理表格的設計，因此，管理表格式作為流程化體系的基礎；可視化的流程路徑體系——流程的流轉過程代表該項事務的驗證過程，因此，每一個流程的處理節點都對應著不同的管理權限以及責任，因此流程的路徑體系是企業部門的事務責任體系；流程的統計與分析——流程化的目的是改善效率，因此通過流程數據的化可了解公司運營流程的處理效率，有目的的改善；流程的控制與決策體系——流程在審核過程中，最大的難點在于決策數據的支撐，如果沒有決策數據的支撐無法準確的判斷該項事務的合理性，因此在建設流程引擎的同時需要考慮決策數據。3.3知識管理應用解決方案3.3.1XXXJDJ關鍵需求闡述作為公司最大財富的知識，沒有得到積累、共享和利用，并且隨著人員流動而喪失。我們需要從不同的地方收集信息：打電話，找文件，等待他人幫助，接收電子郵件和備忘錄。但是，這種信息獲取方式取決于個人能力，以及他人是否愿意提供。總之，獲取信息的效率太低。現在，很多公司致力于使用群組和網絡技術實現對數據庫的快速、便捷的訪問但信息仍然需要被復制，企業仍然需要維護不同的數據庫。知識管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制；并提供快捷的檢索工具。主要包括：知識管理、檔案管理、合同管理、知識文檔權限管理、制度規范管理。建立企業規模的文檔管理機制，將目前主要由員工個人維護管理的文檔，集中在部門、公司一級進行管理，在這個基礎上實現文檔在企業范圍內的共享和傳遞。“層次化”管理各種文檔，如參考檔案管理的模型和思路，將各種文檔分門別類進行層次化的目錄管理，以及使用關鍵字或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔。實現對文檔處理周期的管理，包括文檔的撰寫、審閱、批準、發布、存檔等各個環節。對文檔進行版本控制，保證員工所訪問的是最新和有效的文檔。實現文檔處理過程的工作流自動化，如自動發送更有效地進行安全性控制，在加強制定和實施組織檔保密制度的同時，也同時以信息技術的手段對各種文檔實可以分為不同的欄目進行管理；有相互關聯的知識文檔可以建立必要的聯系方式并能通過相關查找手段找到；不同的角色對知識文檔有不同的操作權限；提供較強大的搜索功能，可以支持內容關鍵字的查詢，以便知識的快速查找和索取；通過的知識管理解決方案，總體可實現：1)幫助建立統一的知識庫：建立建議書、方案、案例等經驗和培訓文檔、工作指南、模板等技能知識庫2)建立知識地圖充分共享利用知識：根據不同崗位、面向行業、業務發展制定相應的知識地圖3)搭建專家網絡：建立專家網絡庫，實現網絡求助、在線解答和頭腦風暴4)建立員工自助中心：提供知識學5)建立知識分享共享體系：通過知識推送、訂閱、收藏充分利用知識輔助到業務工作6)建立知識安全管控體系：需在保證安全、機密7)ISO質控文件管理：通過知識后臺配置，靈活實現ISO質控文件的核心管理從企業的核心價值鏈出發，同流程梳理相結合，逐步從一級流程、二級流程到三四級流程進行梳理，梳理的同時確認，哪些控制點的相關信息對于企業來說是知識，從而確認企業特殊的知識體系；①知識積累工個人電腦、專項IT系統(PLM.6sigma,xx工藝平臺等)O●缺乏統一的企業知識庫●缺乏統一的存儲標準規范●員工培訓、師傅帶教傳授●從專項IT系統中搜索(PLM.6sigma、xx工藝平臺等)●欠缺知識應用的多種方式●在需要的時候找不到知識信息·6sigma項目推廣、研討會等●缺乏人員組織保障●缺乏考核激勵制度●各專項IT系統(PLM,6sigma.xx工藝平臺等)o標準化知識屬性●前置關系●后置關系●可對應的工劃合同●文檔類型●合同金額●注冊時間●生效日期●崗位●組織部門●對應項目●對應任務節點●對應工作計劃●對應會議知識屬性標簽企業中的資料、知識、文件一般都各自存放在部門內或具體人員內，而通過的解決方案可建立統一的知識庫，集合各個部門、各個崗位、各個人員上的工作資料和知識，并充分進行分享利用。在此首先需要按照不同的類型建立對應的知識類型進行歸類：一般情況下，結合企業日常普遍的工作內容，常用的知識類型可包括有：人事管理制度人事管理制度安全管理制度行政管理制度工會管理制度團委管理制度資產管理制度資產管理項目管理制度辦公用品管理制度辦公用品管理制度公司其他管理制度公司其他管理制度部門內部通知***部門***部門公司通知公司通知項目相關通知項目申報通知項目驗收通知***部門***部門組織架構圖公司組織機構圖部門崗位架構圖職位等級圖職位說明書職位說明書年度規劃年度規劃工作計劃總結月度定期述職定期述職臨時工作臨時工作員級員工績效員級員工績效實習報告實習報告知識地圖崗位知識地圖崗位知識地圖員工座談會會議紀要部長級主管級主辦級員級管理人員員級員工總經理意見箱員工滿意度調查從而建立完整的知識過程管理規范知識目錄知識權限知識目錄知識權限價值鏈說計管理設理組織文檔類型EQ\*jc3\*hps16\o\al(\s\up2(一),6)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up2(三),AT)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up2(的文特頭),可文修內)填知識多維度屬性、標簽知識多維度屬性、標簽流程、文檔命名規范知識過程管理規范o知識文檔的積累，知識來源于工作，從多系統中自動匯總知識管理最大的難點也是起點第一步就是知識的有效積累，的知識管理解決方案通過在日常業務工作和溝通中幫助企業自動積累知識，包括單個知識文檔的手動建立、在日常流程運轉過程中的自動積累、內部溝通協作過程中的自動積累、計劃日程安排時形成的知識文檔積累、內外部郵件來往溝通的自動積累、與異構系統的文件交換的知識積累、以及隱性知識的轉換積累。o知識文檔的目錄模板設置、權限模板設置、文檔模板設置通過目錄模板設置：有效的固定知識體系結構，使得下屬企業、部門能夠按照集團要求不折不扣的執行知識收通過知識權限模板設置：能夠有效的下發知識權限安全體系；通過文檔模板設置：可以自己設置符合企業需求的文檔模板，確保未來在系統中創建的文檔有統一的樣式和格式，保證對于關鍵資料管理的完整性和一致性；對于企業來說，在知識收集和分享中存在一個難點，即如何將隱性的知識顯性化；系統通過主動與被動兩種方式實現；主動方式包括：建立專家庫、互助討論區(協作區)積分機制等；被動方式包括：通過流程、績效等方式強制相關節點的隱性知識落地到系統中；實現企業內部的專家資源共享，通過專家網絡，員工可以方便的找到企業專家，并很快與其溝通，從而達到專家共享的目的。針對企業員工工作中遇到問題，通過知識互助平臺進行問題發布、解答、推薦固化等方式實現通過協助模塊建立企業內部的討論社區，在協助區建立大的板塊，在每一個主題板塊下建立不同的討論主題；主題欄目的設定：用戶可以在實現預設的主題板塊中發起主題；主題的發布范圍：用戶可自由設定不同的參與人員；主題的發布時間：可以控制主題的發布，可以具體到哪一天；匿名開關：設置整個論壇是否允許匿名；可添加與主題有關的資料與具體時間：在主題可加入相關的文檔、流程甚至是項目；突出顯示主要的主題：用戶可自由選擇與設定需要關注的主題；自動回復的提醒：當主題得到回復后自動提醒道相關人員；討論主題的主動推送：相關的主題可自動推送到相關的人員的門戶員工可以通過訂閱、搜索等多種模式獲取自己感興趣的知識，并且可以通過協作區、專家庫將相關訴求向知識根據崗位知識模型，系統通過知識門戶、知識地圖、業務場景以及工作動作的自動推送，使得知識最大效能的o建立培訓學習系統建立和推廣知識管理的一個重要內容，是利用現有的網絡條件建立起企業的分布式網上培訓體系，網上培訓是企業重視信息溝通和員工素質提高這一策略的延續。分布式網上培訓體系的建立不但會全面迅速地提高員工的素質，實現以人為本的經營策略，對公司企業文化的形成起到促進作用，同時標志著企業信息化建設跨越了一主要功能：培訓計劃的收集、審核公布：通過流程或者文檔的形式來收集各個部門的培訓計劃，隨后通過信息門戶工具培訓計劃；培訓活動審批：通過在流程中建立培訓活動審批，從而實現培訓的申請；培訓報名情況的收集和統計：員工可以通過工作流程的方式提交培訓請求，培訓管理員可以通過后臺的流程報表系統查看與統計參與人員；培訓課件、員工培訓心得資料庫：通過知識地圖以及解決信息門戶，實現培訓課件的制作與發布，實現員工的3.4.1XXXJDJ關鍵需求闡述針對：《條例》中規定的文種有14個，分別是決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函和會議紀要；以及《辦法》中規定的文種13種，分別為命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要。總計公文的18種類型(其中決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要9個文種是兩大公文法規中共有的);提供完整支撐。3.4.2需求實現方案概要公文處理系統系統主要完成XXXJDJ內部公文收文處理、發文處理、文件起草和制發、文件傳閱、皮實處理等各類公文處理，滿足日常公文處理要求，完整支撐18種行文規范。企業行政公文管理-執行、督辦、分析企業行政公文管理-執行、督辦、分析收文效率公文數量公文標準檔案分布電子圖片圖名公司命令議家虛議下級請示審批代理配置管理報表管理發文擬稿發文校對發文核稿發文簽發發文發布收文登記收文審板收文批閥收文辦理收文傳閥套紅文件J印權限3.4.3主要功能特點在本項目中，將以公司應用支撐平臺的工作流引擎為核心，以協同辦公自動化系統構建公文處理子系統。公文處理主要實現收文、發文的流轉、審批、催辦督辦等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡單易用的實時監控機制，方便單位領導及時掌握單位工作人員的工作情況。信息流轉的處理范圍完全涵蓋國家現有18種日常公文格式，包括如收文、發文、傳閱公文、簽報等等。公文處理子系統具體工作流程可以由xXXJDJ系統管理員在無須改動程序的情況下進行靈活定義，實現機關員工收發文處理工作流自動化，過程計算機化，提高辦公效率。公文處理子系統主要功能特點是：■系統提供圖形化的工作流自定義功能：用戶可以根據實際需要制定出所需的流程，而且當實際情況發生變化時可以由管理員隨時進行更改。■系統提供流程的實時監控及統計：管理員可以通過管理工具查看公文流轉過程中的狀況，還可以統計出個■提供公文格式(表頭、正文、附件、表單)的全屏設計功能：用戶可以根據需要設計所需的格式，并且可支撐WORD,可保留所有修改痕跡：無論是正文、附件還是公文處理表單，無論是word還是wps文件的修改的痕跡都可以保留，方便查詢，并且表格中的簽名、批示也提供完善的遠程辦公功能：不僅可實現單位總部與各地區分部之間的公文互流、信息傳遞，還可實現出差提供常用詞條功能：用戶對一些常用批示意見進行設置后，便可在辦理公文時自由調用，提高公文處理效支持多表單處理模式：在文件審批過程中，支持多表單的處理模式，當審批一件超過一頁A4紙時，在打印過程中，系統能夠根據審批內容的大小分頁打印，公文處理包括WB客戶端與管理工具端兩部分，WB客戶端主要完成日常文件的流轉與辦理，管理工具端主要基于Intrnt/Intrant模式構建的公文流轉系統實際上是一個信息流轉系統，其日常的辦公工作都以WB模式提供，對于普通用戶或公文管理員，都可在WB端通過簡單的鼠標點擊完成日常的辦公工作，其操作的模式就如在公文處理的WB端可實現以下功能：各級用戶可根據實際需要撰寫新公文(如進行收文登記、發文擬稿等),并可將掃描件、常用Offic格式文件、甚至是辦公自動化系統里的公文作為新公文的附件。新公文撰寫完畢只需點擊發送按鈕便可將新公文發送給文待辦公文是指他人發送給自己辦理的公文，系統提供的實時提醒功能會及時地告知用戶當前需要辦理的待辦事務。用戶辦理待辦公文可對公文進行以下操作：■對正文、附件進行修改；■在文件處理表輸入批示意見；■通過手寫簽名或電子印章進行文件的簽發批示；■將文件發送給選定人員。當然，所有的操作都只能在權限設定范圍內進行，同時系統還將如實地記錄下文件辦理的修改痕跡：當前用戶對文件內容的修改，系統都會自動記錄下修改痕跡，而文件處理表則通過”所見即所得”的權限設置記錄下當利用流程設計工具中的催辦、督辦設置項目，就能簡單的使流轉中的公文處于系統監控中，達到催辦、督辦的目的。可對文件辦理的具體步驟設定催辦信息，催辦期限一到，系統自動發送催辦信息，催促文件辦理延誤人系統記錄下公文辦理詳細的處理信息，用戶可隨時查看到具體一份公文每一步驟每一辦理人辦理公文的時間及系統提供組合查詢與模糊檢索的靈活查詢方式，用戶可隨時查找到自己辦理過的文件或自己沒辦理過但在權限公文授權操作完成后，被授權人員——代理人可立即收到授權人當前待辦的授權類型公文，同時系統會以明顯的提示信息告知代理人授權的有關信息，并將代理人辦理的意見以”XXXJDJX(代理XXXJDJX)的批示意見”的形式如實記錄。授權人出差回來后，直接在已辦公文中便可查看到具有明顯代理人辦理標識的文件辦理信息系統的公文處理子系統支持與檔案管理子系統實現文檔一體化，用戶只需要點擊一個按鈕即可實現批量公文的用戶在日常公文的辦理中，經常會使用一些相同的句子、詞語，如”同意”、"已閱”、”請速辦"等，對于這類常用詞語，若每次批示時都要輸入則費時費力，本系統方案將提供常用詞語的定制功能，系統管理員可為單位所有人員定制公用的常用詞語，個人則可為自己定制自己常用的批示詞語。常用詞語定制后，用戶在辦理常用詞語分為公用常用詞語和私有常用詞語兩種。系統管理員將單位人員經常用到的短語、詞語定制成公用常對公文的日常維護功能在于當前用戶所擁有的權限，普通用戶若沒有管理權限是無法維護公文的。公文的日常維護功能包括：■刪除文件：將無須保留的文件從數據庫中刪除。■結束流程：對于無須繼續流轉的文件通過結束流程完成文件的特殊處理。■修改文件名稱：修改正在流轉或流轉結束后的文件名稱。■將文件歸檔：將處理完畢的文件歸檔到相應的檔案系統進行管理。流轉系統通過管理工具端為模塊管理員提供了自定義公文流程、自定義文件處理表等公文定制與日常自定義的流轉系統的管理工具端包括公文設計工具、流程設計工具，其中：公文設計工具側重于文件處理表單的定制，在公文處理系統的管理工具端，模塊管理員可實現以下功能：根據XXXJDJ的辦公情況，模塊管理員可在管理工具端任意定義本單位的各種工作流程，所有的定義工作不涉■圖形化的流程定制驟、設定各步驟之間的流程連線(各個步驟的收件人、接收條件),便可以形象的流程圖完成流程的定制工作。■流程日常的圖形化更改提供了圖形化的流程設計界面，當機構改革、人事變動導致流程發生變化時可相當方便地對流程做出修改，o文件處理表單的定制與維護XXXJDJ日常文件辦理的處理表單均可無任何源代碼的■文件處理表單的定制利用公文設計工具，模塊管理員通過劃表格、選取相應控件的方式便可定制出與單位日常辦公所用表單完全一致的模板，普通用戶無需更改任何辦公習慣就可適應定制文件處理表單時，模塊管理員可根據單位的實際情況定制一份帶表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一項或多項。更重要的是，本系統方案中的公文不再只局限于傳統的公文形式，可以包含文字、表格、聲音、圖像、傳真、mail、Word文檔、xcl表■權限的嚴格設定系統的公文有雙重權限設置：>文件類型的權限設置對于不同的文件類型會有不同的權限設置，如擁有收文登記權限的用戶也許只是少數，但限的用戶則可能是全體人員，因而管理工具端提供了對文件件類型不同的處理情況分配哪些人具有讀取、新建、訪問、刪除、歸檔等不同的操作權限>文件辦理步驟的權限設置設定每一步驟對文件正文、附件、文件處理表單、流程的操作權限，能否查看、修改等等。普通用戶即使有該類型文件的操作權限，沒有相應辦理步驟的權限同樣也無法對文■文件處理表單的更改與流程的設計一樣，公文設計工具也提供了圖形化的界面。當用戶的文件處理表單發生變化時，無須修改任何源代碼便可輕松的修改文件處理表單、修改權限設置，使公文的定制、更改更好地系統支持對個人、或者部門所辦理的公文進行各種數據統計，包括：公文總數、已辦公文、未辦辦公、在辦公針對企業內部其他單位或者外部來文，已經使用了第三方公文系統的，提供WS、FTP、接口等多種方式的公文交換服務，并集成形成公文交換中心模塊3.4.6需求實現方案建立專門的檔案門戶，為每個用戶提供最新檔案展示、檔案標簽、檔案推送、本地上傳等多種門戶元素。方便o檔案審批歸檔檔案目錄信息中設定有檔案位置字段，顯示檔案歸檔組合查詢是指用戶將不同的查詢條件，進行組合式的、公式化的查詢，如某一字段等于或大于什么值，包含、系統提供類似百度和谷歌的模糊查詢方式，在搜索框中輸入相關檢索文字，就可以找到在標題、正文包括搜索檔案的權限設置可以由多個維度來設置，比如從人員、部門、角色等維度來選擇共享對象，并明確共享對象對針對安全級別交高的檔案，建議采用開通檔案安全級別與人員安全級別對應的方式增強其安全性；●檔案借閱：檔案申請人可以對自己權限下的檔案申請借閱。●實體借閱：如果用戶沒有查詢到需要的數據，也可以直接發起“實體借閱”,在借閱單中填寫借閱的要求，●檔案借閱批準：檔案管理員對申請者的借閱信息進行審批，規定借閱的時間期限。●檔案收回：檔案管理者可以對開放借閱權限的文檔進行收回。收回后借閱者無法再查閱相關檔案。檔案的鑒定銷毀工作，是檔案管理者對檔案文件的價值作出判斷，并對保管期限已滿、失去保存價值的檔案予到期檔案鑒定是指對保管期限到期的檔案進行鑒定以確定該份檔案是銷毀還是繼續保存。若是銷毀，需要打印報表系統提供完整的報表處理功能：報表生成、設計維護、報表打印等，支持兩種報表格式：目錄報表與統計檔案設置主要對系統的文件、檔案、資料等門類進行維護，可以動態增加檔案類別，并且對這些類別進行自定義錄入項，以及對錄入項的默認值進行設置，還可以對錄入界面進行自定義，以及檔案記錄的列表顯示進行設信息門類主要包括門類設置、門類模板、列表設置、目錄報表、檔號格式，歸檔設置六個功能模塊。下面依次介紹其功能。3.5.1XXXJDJ關鍵需求闡述可建立個人日程安排、同時可按照時間分布展現日程，日程的建立與維護可與會議、領導交辦相銜接可在我的計劃日程中建立個人日程，并可按月、周、日來查看日程。通過會議與我的日程的關聯可直接與日程的關聯。3.6.1XXXJDJ關鍵需求闡述實現集團公司領導日程信息的新增、編輯、查看、檢1)提供集團公司領導日程信息的新增、編輯、保存、刪除、查看、檢索等；2)新增和編輯的內容包括總裁姓名、日期(包括日期和時間)、活動名稱、地點、相關人員(選填)、具體安排(選填)、資料檔案(選填)等欄目；3)可按照領導姓名、日、周、月進行分類查看；4)設置檢索功能，通過關鍵詞搜索并展示高管日程內相關內容。提供集團公司領導日程信息的新增、編輯、保存、刪除、查看、檢索等；新增和編輯時，可以通過秘書指定日程接受人(領導姓名)、開始和截止日期(包括日期和時間)、緊急程度、活動名稱標題、地點、相關人員(選填)、日程內容(具體安排-選填)、相關文檔(資料檔案-選填)、相關客戶、相關項目、相關任務、相關流程等要素；日程類型：自帶了多種日程類型，如工作安排、會議日期、目標計劃等，用戶也可自定義日程類型及其顯示顏3.7.1XXXJDJ關鍵需求闡述實現對會議的申請、會議安排、會議室管理和會議資料管理組成。會議申請通過后，由會議管理員進行會議安■參會人員的日程安排和沖突檢測■會議召開審核■會議議程和事務資源安排■會議召開記錄■會議決議下達■會議決議行動計劃執行和監控會議室整體資源管理：集中管理企業的會議室資源，包含實體會議室和虛擬會議資源會議室臺賬管理：設定不同會議室的相關屬性，例如面積、桌面會議室使用核算管理：針對會議室的單位時■會議類型管理將會議類型模板化，設定默認信息，如會議負責人、會議議程、會議參與人、會議審批流程等，當新建會議時，系統可以統計會議缺席、決議和進展情況，建立參會人黑白名單，提升會議參加率和決議執行效率。形成有效量的統計。形成有效車輛分析報告體系，形成企業整體車輛管控體系3.10.1XXXJDJ關鍵需求闡述根據企業需求，通過流程引擎可以搭建辦公廳用印申請等流程，并通過數據的傳遞，直接變更項。用印申請流程涵蓋企業所有用印審批，包括集團和股份的中文、鋼印、英文、黨組、份證復印件和營業執照的用印申請；申請人填寫用印申請單，并上傳Word、xcl、掃描文檔等文件，需要以正文形式展示用印申請內容，用印申請內容修；1)審批流轉中可以退回給用印擬稿人，由擬稿人補充、修改文件。2)擬稿人全程都可以查看用印申請的辦理情況，3)擬稿人作為中間協調流程走向節點，在部門負責人審核后，可以指定送會簽部門審批還是辦公廳領導，可以選擇一個或多個會簽人會簽，也可以設置是否依此或并發會簽，通過郵件、待辦等方4)擬稿人根據會簽的意見，將用印申請發送給辦公廳用印。完成后流程結束，通過郵件、待辦等方式通知擬稿針對XXXJDJ提出的內部協作溝通需求，相應的解決方案可包括如下：改變軟件開發導向的傳統思路從功能導向轉變為任務事務導向，有力支持企業多事項跨部門的動態團隊協作，幫助沉淀事務協作中的信息交流知識，幫助組建跨組織、跨地域的虛擬團隊，推動企業由剛性組織向柔性同步企業組織架構與人員信息，滿足日常點對點溝通，交流的附件自動歸檔到知識庫中在協同辦公系統中集成騰訊RTX。RTX一個即時通信平臺，該平臺定位于降改善與客戶之間的溝通渠道，創造新興的溝通文化。RTX的實施效益包括減少公司內部通線負荷、提高工作效率、減少紙張/打印、降低出差次數/費用、創造輕松的辦公環境、令辦公室更安靜、給員RTX功能豐富，主要應用有即時通信、文件收發、直接貼圖、多方會話、網絡會議、與OFFIC集成、文件發送控制、桌面共享、遠程管理、IP電話、三鼎控股系統廣播、雙向短信、群發短信、手機作為企業的中高層管理者，除了自身工作內容的不斷執行與反饋，下屬與團隊的執行力與工作具體的了解途徑。通過查看下屬工作微博的填報，領導層同樣可以快速的了解該員工目前的工作進展以及每日3.11.1XXXJDJ關鍵需求闡述●協助企業構建從任務計劃安排、任務分解、任務執行、任務反饋和任務分析的綜合任務管控體系●自動匯總成相關工作報告(月、季、年),便于員工快速了解自己的工作狀態和工作成績提供的計劃任務管理解決方案總體架構如下：績效評估任務管理工作內容，強化任務京識目標下達：為何而做?將公司戰略目標分解發布，明晰崗位職責，保證崗位職責與公司目標的對接計劃報告：該怎么做?確定執行的方法，將目標強化到執行層面，周期性滾動的目標執行方法任務執行：要做什么?將目標、計劃落實為具體事項，強化任務意識，形成組織協作績效評估：結果如何?強化結果導向，以做的結果作為考核依據對公司整體戰略目標按照組織、時間兩個維度進行分解并發布，通過目標明確每個崗位的職責，保證崗位職責與公司目標的對接，確保個人的努力及成效與公司期望一致從組織角度上可由下而上的計劃合并、員工各自制定周期性的工作計劃、并可以從目標中自動生成工作計劃，從而使工作計劃能更有價值并促使達成目標。持工作計劃報告進一步分解到工作任務，打造以任務執行為核心的目標落地體系，對計劃內的工作反饋執行效果、同時執行過程的信息隨時記錄。3.12.1XXXJDJ關鍵需求闡述通過督辦功能，有限提高各項工作執行力、提高工作效率；防止出現漏交辦、漏辦理事項；規范督查工作流程。主要用于集團領導安排的重要工作的下達，實現督辦事宜的執行、跟蹤等記錄和反饋功能。可以單獨發起也可以從請示、收文中轉為督辦事項。督辦管理用于對重要事件按責任部門進行下發辦理，本模塊采用不定流程的方式辦理，即不受固定流程環節的控制，督辦發起人新建時選擇具體辦理人，已選的辦理人可以根據實際情況加入新的辦理人或者填寫辦理意見兩種方式進行情況反饋。支持催辦功能：督辦的發起人可以根據督辦文件的辦理情況手動發起催辦事宜。3.12.2需求實現方案o多類型督辦任務支持協同辦公系統支持多種類型的督辦任務，包括：重大項目任務督辦、公文督辦、月度重點工作督辦、領導交辦、會議轉督辦任務等。任務啟動任務啟動任務執行協辦任務任務交派被動督辦重點工作督辦任務結項項目任務會議管理會后流程轉辦工作改善任務來源于各個模塊幫助XXXJDJ建立督辦門戶，展示集團領導安排的重要工作、督辦事宜的執行、跟蹤等記錄和反饋功能等信息；所有督辦任務、督辦事項等匯總與此門戶，提高各項工作執行力、提高工作效率；防止出現漏交辦、漏辦理事主要用于集團領導安排的重要工作的下達，實現督辦事宜的執行、跟蹤等