備用機管理制度?（一）目的為加強公司備用機的管理，確保備用機的合理使用、妥善保管和有效調配，提高工作效率，保障公司業務的正常運轉，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要使用備用機的其他人員。（三）定義1.備用機：指公司為滿足員工在工作中可能出現的手機故障、丟失等突發情況而配備的應急通訊設備。2.備用機使用人：指經公司批準領取并使用備用機的員工或其他人員。二、備用機的配備（一）配備原則1.根據崗位工作需要，確定是否配備備用機。一般情況下，涉及重要客戶溝通、應急響應等關鍵崗位的員工將優先配備備用機。2.確保備用機數量能夠滿足工作需求，同時避免資源浪費。（二）配備標準1.對于經常需要外出辦公、隨時保持通訊暢通且工作涉及重要業務的崗位，如銷售經理、項目經理、技術支持工程師等，每人配備一部備用機。2.其他崗位根據工作實際情況，由部門負責人提出申請，經公司領導審批后確定是否配備備用機。（三）備用機型號及功能1.備用機型號由公司統一選定，應具備基本的通話、短信功能，同時支持常用的辦公軟件和即時通訊工具，以滿足日常工作溝通和業務處理需求。2.根據業務需要，部分備用機可額外配備具有拍照、定位等功能，以便在某些特定工作場景下使用。（四）備用機的領取1.員工如需領取備用機，應填寫《備用機領取申請表》，詳細說明申請理由和預計使用期限。2.申請表經部門負責人審核、公司領導批準后，由員工到行政部門領取備用機。領取時，員工需與行政部門辦理交接手續，確認備用機的型號、外觀、配件等是否完好，并簽字確認。3.行政部門負責建立備用機領取臺賬，記錄領取人員、領取時間、備用機型號等信息。三、備用機的使用（一）使用規定1.備用機僅用于工作目的，不得用于私人事務。使用人應妥善保管備用機，確保其正常運行，不得擅自轉借他人或與他人交換使用。2.在工作時間內，備用機應保持開機狀態，以便及時接收工作任務和溝通信息。因特殊原因需要關機的，應提前向部門負責人報告，并確保在恢復開機后及時查看未處理的工作信息。3.使用備用機進行工作溝通時，應遵守公司的通訊禮儀和保密規定，不得在通訊中泄露公司機密信息和商業秘密。4.如遇緊急情況，使用人應及時響應，按照公司的應急處理流程進行操作，并在事后及時向相關部門匯報情況。（二）費用管理1.備用機的通訊費用由公司統一支付。使用人應按照公司規定的通訊套餐使用備用機，不得超出套餐范圍產生額外費用。如因特殊情況需要超出套餐費用，應提前向部門負責人申請，并說明原因，經批準后方可使用。2.行政部門定期對備用機的通訊費用進行核算和統計，如發現異常費用，應及時與使用人核實情況，并采取相應措施。3.對于因個人原因導致的通訊費用超標，超出部分由使用人自行承擔。公司將視情節輕重，對相關責任人進行相應的處罰。（三）數據備份與恢復1.備用機使用人應定期對手機中的工作數據進行備份，可通過云存儲、電腦備份等方式進行，確保數據的安全性和可恢復性。2.如備用機出現故障或丟失，使用人應立即向部門負責人報告，并協助行政部門采取措施進行數據恢復和信息處理。在數據恢復過程中，應優先保障重要工作數據的完整性和可用性。四、備用機的保管（一）保管責任1.備用機使用人對所領取的備用機負有保管責任，應妥善保管備用機，防止其丟失、損壞或被盜。2.在離職或不再使用備用機時，使用人應將備用機完好無損地交還給行政部門，并辦理交接手續。（二）保管要求1.備用機應存放在安全、干燥、通風的地方，避免受到碰撞、擠壓、潮濕等影響。2.不得擅自拆卸、改裝備用機，如有故障或問題應及時向行政部門報告，由行政部門聯系專業維修人員進行處理。3.備用機的配件（如充電器、耳機、數據線等）應妥善保管，不得隨意丟棄或損壞。如有丟失或損壞，使用人應自行負責配備相同型號的配件，并交還給行政部門。（三）盤點與清查1.行政部門定期對備用機進行盤點和清查，核實備用機的數量、狀態和使用情況。盤點周期為每季度一次，特殊情況可根據需要隨時進行盤點。2.在盤點過程中，如發現備用機丟失、損壞或存在其他異常情況，應及時查明原因，并按照本制度的相關規定進行處理。五、備用機的維修與更換（一）維修流程1.備用機出現故障時，使用人應及時向行政部門報告。行政部門對故障情況進行初步檢查后，填寫《備用機維修申請表》，注明故障現象、可能原因及申請維修時間。2.申請表經部門負責人審核后，由行政部門將備用機送至公司指定的維修地點進行維修。維修期間，行政部門應跟蹤維修進度，確保備用機能夠盡快修復并返回使用。3.維修完成后，行政部門對維修情況進行驗收，確認備用機能夠正常使用后，將其返還給使用人，并在《備用機維修申請表》上記錄維修結果。（二）更換流程1.如備用機經多次維修仍無法正常使用，或因其他原因需要更換備用機時，使用人應填寫《備用機更換申請表》，詳細說明更換理由和原備用機的故障情況。2.申請表經部門負責人審核、公司領導批準后，由行政部門為使用人更換備用機。更換時，使用人需將原備用機及配件一并交還給行政部門，并辦理交接手續。3.行政部門對更換下來的備用機進行鑒定，如確屬無法修復或已達到報廢標準的，應按照公司固定資產管理規定進行報廢處理。六、備用機的報廢（一）報廢條件1.備用機因使用年限過長、嚴重損壞無法修復、技術淘汰等原因，已無法滿足工作需要的，可申請報廢。2.備用機丟失且無法找回，或被盜且已報案但無法追回的，經公司領導批準后可進行報廢處理。（二）報廢申請與審批1.行政部門定期對備用機進行清查，如發現符合報廢條件的備用機，應填寫《備用機報廢申請表》，詳細說明報廢原因、備用機型號及使用情況等。2.《備用機報廢申請表》經部門負責人審核、公司領導批準后，方可進行報廢處理。（三）報廢處理1.經批準報廢的備用機，行政部門應按照公司固定資產管理規定進行處置，可采取變賣、捐贈、拆解等方式進行處理，但應確保資產價值得到合理利用，并做好相關記錄。2.報廢處理過程中產生的費用由公司承擔，但如因個人原因導致備用機提前報廢的，相關費用由責任人承擔。七、監督與考核（一）監督機制1.公司設立備用機管理監督小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括財務部門、審計部門等相關人員。監督小組負責對備用機的配備、使用、保管、維修、更換及報廢等環節進行監督檢查，確保備用機管理制度的有效執行。2.行政部門定期對備用機使用情況進行抽查，檢查備用機的使用是否符合規定，通訊費用是否合理，數據備份是否及時等。如發現問題，應及時責令使用人整改，并記錄在案。（二）考核辦法1.將備用機的使用和管理情況納入員工績效考核體系，對嚴格遵守本制度、妥善使用和保管備用機的員工給予適當獎勵；對違反本制度的員工，視情節輕重給予相應的處罰。2.具體考核指標包括備用機的使用規范、通訊費用控制、數據備份情況、保管責任履行等方面。考核結果將作為員工薪酬調整、晉升、評優等的重要依據之一。八、附則