會議管理制度協會類?總則目的為規范協會會議管理，提高會議效率，確保會議質量，充分發揮會議在協會決策、溝通、協調等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于協會組織召開的各類會議，包括會員大會、理事會會議、常務理事會會議、專題研討會、工作例會等。基本原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞協會工作目標和任務，精簡程序，注重實效，避免形式主義。2.民主集中原則：充分發揚民主，廣泛聽取各方意見，在民主討論的基礎上實行正確的集中。3.規范有序原則：嚴格按照規定的程序和要求組織會議，確保會議的規范化、制度化。會議分類及組織會員大會1.定義：會員大會是協會的最高權力機構，由全體會員組成。2.職責審議和批準協會的工作報告和財務報告。制定和修改協會章程。選舉和罷免協會理事、監事。決定協會的重大事項。3.召開頻率：每年至少召開一次。4.召集與通知理事會負責召集會員大會。理事會應在會議召開[x]日前，將會議的時間、地點、議程等事項書面通知全體會員。理事會會議1.定義：理事會是會員大會的執行機構，由會員大會選舉產生的理事組成。2.職責執行會員大會的決議。選舉和罷免協會常務理事、會長、副會長、秘書長。審議協會年度工作計劃和工作報告。審議協會的財務預算和決算。決定協會的其他重要事項。3.召開頻率：每季度至少召開一次。4.召集與通知會長負責召集理事會會議。秘書長應在會議召開[x]日前，將會議的時間、地點、議程等事項書面通知各位理事。常務理事會會議1.定義：常務理事會由理事會選舉產生的常務理事組成，在理事會閉會期間行使理事會的部分職權。2.職責執行理事會的決議。審議協會重要工作事項和重大活動方案。審議協會內部管理制度的制定和修改。決定協會副秘書長的聘任和解聘。其他需要常務理事會決定的事項。3.召開頻率：每月至少召開一次。4.召集與通知會長負責召集常務理事會會議。秘書長應在會議召開[x]日前，將會議的時間、地點、議程等事項書面通知各位常務理事。專題研討會1.定義：針對協會業務領域的特定問題或熱點話題，邀請專家學者、會員代表等參加的研討會議。2.職責深入探討協會業務發展中的關鍵問題，提出解決方案和建議。加強協會與外部專家、會員之間的交流與合作。推動協會業務領域的理論研究和實踐創新。3.召開頻率：根據實際需要不定期召開。4.召集與通知協會相關部門或專業委員會負責發起專題研討會。應提前[x]日向擬邀請的參會人員發出會議通知，通知內容包括會議主題、時間、地點、議程、主要發言嘉賓等。工作例會1.定義：協會各部門定期召開的總結工作、部署任務的會議。2.職責總結本部門階段性工作進展情況，分析存在的問題。部署下一階段工作任務，明確工作目標和要求。加強部門內部溝通與協作，協調解決工作中的困難和問題。3.召開頻率：每周至少召開一次。4.召集與通知各部門負責人負責召集工作例會。部門秘書應在會議召開[x]日前，將會議的時間、地點、議程等事項通知本部門全體工作人員。會議準備會議議題確定1.提出：會議召集人應根據協會工作需要和實際情況，提前確定會議議題。議題應明確、具體，具有針對性和可操作性。2.審核：重要會議議題需經相關領導審核同意后列入會議議程。會議資料準備1.資料收集：根據會議議題，收集、整理相關資料，包括工作報告、數據統計、政策文件、調研材料等。2.資料撰寫：對于需要提交會議討論的重要文件、報告等，相關部門應提前撰寫，并確保內容準確、詳實。3.資料審核：會議資料應由專人審核把關，確保資料質量。審核通過的資料應提前[x]日發送給參會人員。會議通知發送1.通知內容：會議通知應包括會議的時間、地點、議程、參會人員、會議要求等信息。2.發送方式：根據會議性質和參會人員范圍，選擇合適的通知方式，如書面通知、電子郵件通知、短信通知等。3.確認回復：要求參會人員在收到通知后[x]日內進行回復，確認是否參加會議。對于不能參加會議的人員，應說明原因。會議場地安排1.場地選擇：根據會議規模和要求，選擇合適的會議場地。場地應具備良好的交通條件、會議設施和服務。2.場地布置：根據會議主題和風格，對會議場地進行布置。布置應簡潔大方、莊重得體，體現協會的形象和特色。3.設備調試：提前對會議所需的音響、燈光、投影儀、麥克風等設備進行調試，確保設備正常運行。會議人員安排1.主持人：根據會議性質和議程，確定會議主持人。主持人應具備較強的組織協調能力和語言表達能力，能夠有效地引導會議進程。2.記錄人：安排專人負責會議記錄。記錄人應認真記錄會議內容，包括會議發言、討論情況、決議事項等，確保記錄準確、完整。3.服務人員：根據會議需要，安排適量的服務人員，負責會議期間的茶水、餐飲、資料發放等服務工作。會議召開會議簽到1.簽到方式：參會人員應在會議開始前到達會議場地，在簽到表上進行簽到。簽到表應包括參會人員姓名、單位、職務等信息。2.簽到統計：會議工作人員應及時統計簽到情況，對于未按時簽到的人員進行記錄，并在會議開始時向主持人報告。會議開場1.主持人開場：主持人應準時宣布會議開始，介紹會議的主題、目的、議程和參會人員。2.領導講話：根據會議議程，由協會領導或相關負責人發表講話，對會議的重要性和背景進行說明，提出會議的要求和期望。會議議程推進1.報告與發言：按照會議議程，依次進行工作報告、專題發言、討論發言等。發言人員應提前做好準備，發言內容應簡潔明了、重點突出。2.討論與交流：組織參會人員圍繞會議議題進行討論和交流，鼓勵大家積極發言，充分發表自己的意見和建議。討論過程中，主持人應引導討論方向，確保討論有序進行。3.決議形成：對于會議討論的重要事項，應形成決議。決議應明確具體、切實可行，并經參會人員表決通過。表決方式可采用舉手表決、投票表決等。會議記錄1.記錄要求：記錄人應認真記錄會議內容，包括會議發言、討論情況、決議事項等。記錄應使用規范的文字和格式，確保記錄準確、完整。2.記錄整理：會議結束后，記錄人應及時對會議記錄進行整理，形成會議紀要。會議紀要應經主持人審核后印發給參會人員。會議紀律參會人員紀律1.按時參會：參會人員應按照會議通知要求，按時到達會議場地，不得遲到、早退。2.遵守秩序：參會人員應遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。3.積極發言：參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，發表自己的意見和建議。發言應圍繞會議議題，不得偏離主題。4.保守機密：參會人員應對會議討論的機密事項嚴格保密，不得泄露給無關人員。會議工作人員紀律1.提前準備：會議工作人員應提前到達會議場地，做好會議準備工作，確保會議順利進行。2.認真負責：會議工作人員應認真履行職責，做好會議簽到、資料發放、設備維護、記錄整理等工作，確保會議各項服務工作到位。3.遵守紀律：會議工作人員應遵守會議紀律，不得在會議期間從事與會議無關的事情。會議后續工作會議紀要落實1.任務分解：會議紀要印發后，相關部門應根據會議決議，對工作任務進行分解，明確責任人和完成時間。2.跟蹤督辦：協會辦公室應加強對會議紀要落實情況的跟蹤督辦，定期檢查工作進展情況，及時協調解決存在的問題。3.結果反饋：責任部門應在規定時間內將工作任務完成情況反饋給協會辦公室，由協會辦公室匯總后向協會領導報告。會議資料歸檔1.資料收集：會議結束后，會議工作人員應及時收集會議相關資料，包括會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀要、參會人員名單、發言材料等。2.資料整理：對收集到的會議資料進行整理、分類，按照檔案管理要求進行編號、裝訂。3.資料歸檔：將整理好的會議資料歸檔保存，以便日后查閱和參考。會議總結評估1.會議效果評估：會議結束后，協會辦公室應組