會議管理制度協(xié)會類?總則目的為規(guī)范協(xié)會會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，充分發(fā)揮會議在協(xié)會決策、溝通、協(xié)調(diào)等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于協(xié)會組織召開的各類會議，包括會員大會、理事會會議、常務(wù)理事會會議、專題研討會、工作例會等。基本原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會議應(yīng)緊密圍繞協(xié)會工作目標(biāo)和任務(wù)，精簡程序，注重實(shí)效，避免形式主義。2.民主集中原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽取各方意見，在民主討論的基礎(chǔ)上實(shí)行正確的集中。3.規(guī)范有序原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求組織會議，確保會議的規(guī)范化、制度化。會議分類及組織會員大會1.定義：會員大會是協(xié)會的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，由全體會員組成。2.職責(zé)審議和批準(zhǔn)協(xié)會的工作報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告。制定和修改協(xié)會章程。選舉和罷免協(xié)會理事、監(jiān)事。決定協(xié)會的重大事項(xiàng)。3.召開頻率：每年至少召開一次。4.召集與通知理事會負(fù)責(zé)召集會員大會。理事會應(yīng)在會議召開[x]日前，將會議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程等事項(xiàng)書面通知全體會員。理事會會議1.定義：理事會是會員大會的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，由會員大會選舉產(chǎn)生的理事組成。2.職責(zé)執(zhí)行會員大會的決議。選舉和罷免協(xié)會常務(wù)理事、會長、副會長、秘書長。審議協(xié)會年度工作計(jì)劃和工作報(bào)告。審議協(xié)會的財(cái)務(wù)預(yù)算和決算。決定協(xié)會的其他重要事項(xiàng)。3.召開頻率：每季度至少召開一次。4.召集與通知會長負(fù)責(zé)召集理事會會議。秘書長應(yīng)在會議召開[x]日前，將會議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程等事項(xiàng)書面通知各位理事。常務(wù)理事會會議1.定義：常務(wù)理事會由理事會選舉產(chǎn)生的常務(wù)理事組成，在理事會閉會期間行使理事會的部分職權(quán)。2.職責(zé)執(zhí)行理事會的決議。審議協(xié)會重要工作事項(xiàng)和重大活動方案。審議協(xié)會內(nèi)部管理制度的制定和修改。決定協(xié)會副秘書長的聘任和解聘。其他需要常務(wù)理事會決定的事項(xiàng)。3.召開頻率：每月至少召開一次。4.召集與通知會長負(fù)責(zé)召集常務(wù)理事會會議。秘書長應(yīng)在會議召開[x]日前，將會議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程等事項(xiàng)書面通知各位常務(wù)理事。專題研討會1.定義：針對協(xié)會業(yè)務(wù)領(lǐng)域的特定問題或熱點(diǎn)話題，邀請專家學(xué)者、會員代表等參加的研討會議。2.職責(zé)深入探討協(xié)會業(yè)務(wù)發(fā)展中的關(guān)鍵問題，提出解決方案和建議。加強(qiáng)協(xié)會與外部專家、會員之間的交流與合作。推動協(xié)會業(yè)務(wù)領(lǐng)域的理論研究和實(shí)踐創(chuàng)新。3.召開頻率：根據(jù)實(shí)際需要不定期召開。4.召集與通知協(xié)會相關(guān)部門或?qū)I(yè)委員會負(fù)責(zé)發(fā)起專題研討會。應(yīng)提前[x]日向擬邀請的參會人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、主要發(fā)言嘉賓等。工作例會1.定義：協(xié)會各部門定期召開的總結(jié)工作、部署任務(wù)的會議。2.職責(zé)總結(jié)本部門階段性工作進(jìn)展情況，分析存在的問題。部署下一階段工作任務(wù)，明確工作目標(biāo)和要求。加強(qiáng)部門內(nèi)部溝通與協(xié)作，協(xié)調(diào)解決工作中的困難和問題。3.召開頻率：每周至少召開一次。4.召集與通知各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)召集工作例會。部門秘書應(yīng)在會議召開[x]日前，將會議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程等事項(xiàng)通知本部門全體工作人員。會議準(zhǔn)備會議議題確定1.提出：會議召集人應(yīng)根據(jù)協(xié)會工作需要和實(shí)際情況，提前確定會議議題。議題應(yīng)明確、具體，具有針對性和可操作性。2.審核：重要會議議題需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后列入會議議程。會議資料準(zhǔn)備1.資料收集：根據(jù)會議議題，收集、整理相關(guān)資料，包括工作報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、政策文件、調(diào)研材料等。2.資料撰寫：對于需要提交會議討論的重要文件、報(bào)告等，相關(guān)部門應(yīng)提前撰寫，并確保內(nèi)容準(zhǔn)確、詳實(shí)。3.資料審核：會議資料應(yīng)由專人審核把關(guān)，確保資料質(zhì)量。審核通過的資料應(yīng)提前[x]日發(fā)送給參會人員。會議通知發(fā)送1.通知內(nèi)容：會議通知應(yīng)包括會議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員、會議要求等信息。2.發(fā)送方式：根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員范圍，選擇合適的通知方式，如書面通知、電子郵件通知、短信通知等。3.確認(rèn)回復(fù)：要求參會人員在收到通知后[x]日內(nèi)進(jìn)行回復(fù)，確認(rèn)是否參加會議。對于不能參加會議的人員，應(yīng)說明原因。會議場地安排1.場地選擇：根據(jù)會議規(guī)模和要求，選擇合適的會議場地。場地應(yīng)具備良好的交通條件、會議設(shè)施和服務(wù)。2.場地布置：根據(jù)會議主題和風(fēng)格，對會議場地進(jìn)行布置。布置應(yīng)簡潔大方、莊重得體，體現(xiàn)協(xié)會的形象和特色。3.設(shè)備調(diào)試：提前對會議所需的音響、燈光、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。會議人員安排1.主持人：根據(jù)會議性質(zhì)和議程，確定會議主持人。主持人應(yīng)具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和語言表達(dá)能力，能夠有效地引導(dǎo)會議進(jìn)程。2.記錄人：安排專人負(fù)責(zé)會議記錄。記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言、討論情況、決議事項(xiàng)等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。3.服務(wù)人員：根據(jù)會議需要，安排適量的服務(wù)人員，負(fù)責(zé)會議期間的茶水、餐飲、資料發(fā)放等服務(wù)工作。會議召開會議簽到1.簽到方式：參會人員應(yīng)在會議開始前到達(dá)會議場地，在簽到表上進(jìn)行簽到。簽到表應(yīng)包括參會人員姓名、單位、職務(wù)等信息。2.簽到統(tǒng)計(jì)：會議工作人員應(yīng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)簽到情況，對于未按時(shí)簽到的人員進(jìn)行記錄，并在會議開始時(shí)向主持人報(bào)告。會議開場1.主持人開場：主持人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)宣布會議開始，介紹會議的主題、目的、議程和參會人員。2.領(lǐng)導(dǎo)講話：根據(jù)會議議程，由協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)表講話，對會議的重要性和背景進(jìn)行說明，提出會議的要求和期望。會議議程推進(jìn)1.報(bào)告與發(fā)言：按照會議議程，依次進(jìn)行工作報(bào)告、專題發(fā)言、討論發(fā)言等。發(fā)言人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出。2.討論與交流：組織參會人員圍繞會議議題進(jìn)行討論和交流，鼓勵(lì)大家積極發(fā)言，充分發(fā)表自己的意見和建議。討論過程中，主持人應(yīng)引導(dǎo)討論方向，確保討論有序進(jìn)行。3.決議形成：對于會議討論的重要事項(xiàng)，應(yīng)形成決議。決議應(yīng)明確具體、切實(shí)可行，并經(jīng)參會人員表決通過。表決方式可采用舉手表決、投票表決等。會議記錄1.記錄要求：記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言、討論情況、決議事項(xiàng)等。記錄應(yīng)使用規(guī)范的文字和格式，確保記錄準(zhǔn)確、完整。2.記錄整理：會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時(shí)對會議記錄進(jìn)行整理，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)主持人審核后印發(fā)給參會人員。會議紀(jì)律參會人員紀(jì)律1.按時(shí)參會：參會人員應(yīng)按照會議通知要求，按時(shí)到達(dá)會議場地，不得遲到、早退。2.遵守秩序：參會人員應(yīng)遵守會議秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。3.積極發(fā)言：參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，發(fā)表自己的意見和建議。發(fā)言應(yīng)圍繞會議議題，不得偏離主題。4.保守機(jī)密：參會人員應(yīng)對會議討論的機(jī)密事項(xiàng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。會議工作人員紀(jì)律1.提前準(zhǔn)備：會議工作人員應(yīng)提前到達(dá)會議場地，做好會議準(zhǔn)備工作，確保會議順利進(jìn)行。2.認(rèn)真負(fù)責(zé)：會議工作人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，做好會議簽到、資料發(fā)放、設(shè)備維護(hù)、記錄整理等工作，確保會議各項(xiàng)服務(wù)工作到位。3.遵守紀(jì)律：會議工作人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不得在會議期間從事與會議無關(guān)的事情。會議后續(xù)工作會議紀(jì)要落實(shí)1.任務(wù)分解：會議紀(jì)要印發(fā)后，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)會議決議，對工作任務(wù)進(jìn)行分解，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。2.跟蹤督辦：協(xié)會辦公室應(yīng)加強(qiáng)對會議紀(jì)要落實(shí)情況的跟蹤督辦，定期檢查工作進(jìn)展情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決存在的問題。3.結(jié)果反饋：責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將工作任務(wù)完成情況反饋給協(xié)會辦公室，由協(xié)會辦公室匯總后向協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。會議資料歸檔1.資料收集：會議結(jié)束后，會議工作人員應(yīng)及時(shí)收集會議相關(guān)資料，包括會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀(jì)要、參會人員名單、發(fā)言材料等。2.資料整理：對收集到的會議資料進(jìn)行整理、分類，按照檔案管理要求進(jìn)行編號、裝訂。3.資料歸檔：將整理好的會議資料歸檔保存，以便日后查閱和參考。會議總結(jié)評估1.會議效果評估：會議結(jié)束后，協(xié)會辦公室應(yīng)組