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文檔簡介
會議管理制度協會類?總則目的為規范協會會議管理,提高會議效率,確保會議質量,充分發揮會議在協會決策、溝通、協調等方面的作用,特制定本制度。適用范圍本制度適用于協會組織召開的各類會議,包括會員大會、理事會會議、常務理事會會議、專題研討會、工作例會等。基本原則1.高效務實原則:會議應緊密圍繞協會工作目標和任務,精簡程序,注重實效,避免形式主義。2.民主集中原則:充分發揚民主,廣泛聽取各方意見,在民主討論的基礎上實行正確的集中。3.規范有序原則:嚴格按照規定的程序和要求組織會議,確保會議的規范化、制度化。會議分類及組織會員大會1.定義:會員大會是協會的最高權力機構,由全體會員組成。2.職責審議和批準協會的工作報告和財務報告。制定和修改協會章程。選舉和罷免協會理事、監事。決定協會的重大事項。3.召開頻率:每年至少召開一次。4.召集與通知理事會負責召集會員大會。理事會應在會議召開[x]日前,將會議的時間、地點、議程等事項書面通知全體會員。理事會會議1.定義:理事會是會員大會的執行機構,由會員大會選舉產生的理事組成。2.職責執行會員大會的決議。選舉和罷免協會常務理事、會長、副會長、秘書長。審議協會年度工作計劃和工作報告。審議協會的財務預算和決算。決定協會的其他重要事項。3.召開頻率:每季度至少召開一次。4.召集與通知會長負責召集理事會會議。秘書長應在會議召開[x]日前,將會議的時間、地點、議程等事項書面通知各位理事。常務理事會會議1.定義:常務理事會由理事會選舉產生的常務理事組成,在理事會閉會期間行使理事會的部分職權。2.職責執行理事會的決議。審議協會重要工作事項和重大活動方案。審議協會內部管理制度的制定和修改。決定協會副秘書長的聘任和解聘。其他需要常務理事會決定的事項。3.召開頻率:每月至少召開一次。4.召集與通知會長負責召集常務理事會會議。秘書長應在會議召開[x]日前,將會議的時間、地點、議程等事項書面通知各位常務理事。專題研討會1.定義:針對協會業務領域的特定問題或熱點話題,邀請專家學者、會員代表等參加的研討會議。2.職責深入探討協會業務發展中的關鍵問題,提出解決方案和建議。加強協會與外部專家、會員之間的交流與合作。推動協會業務領域的理論研究和實踐創新。3.召開頻率:根據實際需要不定期召開。4.召集與通知協會相關部門或專業委員會負責發起專題研討會。應提前[x]日向擬邀請的參會人員發出會議通知,通知內容包括會議主題、時間、地點、議程、主要發言嘉賓等。工作例會1.定義:協會各部門定期召開的總結工作、部署任務的會議。2.職責總結本部門階段性工作進展情況,分析存在的問題。部署下一階段工作任務,明確工作目標和要求。加強部門內部溝通與協作,協調解決工作中的困難和問題。3.召開頻率:每周至少召開一次。4.召集與通知各部門負責人負責召集工作例會。部門秘書應在會議召開[x]日前,將會議的時間、地點、議程等事項通知本部門全體工作人員。會議準備會議議題確定1.提出:會議召集人應根據協會工作需要和實際情況,提前確定會議議題。議題應明確、具體,具有針對性和可操作性。2.審核:重要會議議題需經相關領導審核同意后列入會議議程。會議資料準備1.資料收集:根據會議議題,收集、整理相關資料,包括工作報告、數據統計、政策文件、調研材料等。2.資料撰寫:對于需要提交會議討論的重要文件、報告等,相關部門應提前撰寫,并確保內容準確、詳實。3.資料審核:會議資料應由專人審核把關,確保資料質量。審核通過的資料應提前[x]日發送給參會人員。會議通知發送1.通知內容:會議通知應包括會議的時間、地點、議程、參會人員、會議要求等信息。2.發送方式:根據會議性質和參會人員范圍,選擇合適的通知方式,如書面通知、電子郵件通知、短信通知等。3.確認回復:要求參會人員在收到通知后[x]日內進行回復,確認是否參加會議。對于不能參加會議的人員,應說明原因。會議場地安排1.場地選擇:根據會議規模和要求,選擇合適的會議場地。場地應具備良好的交通條件、會議設施和服務。2.場地布置:根據會議主題和風格,對會議場地進行布置。布置應簡潔大方、莊重得體,體現協會的形象和特色。3.設備調試:提前對會議所需的音響、燈光、投影儀、麥克風等設備進行調試,確保設備正常運行。會議人員安排1.主持人:根據會議性質和議程,確定會議主持人。主持人應具備較強的組織協調能力和語言表達能力,能夠有效地引導會議進程。2.記錄人:安排專人負責會議記錄。記錄人應認真記錄會議內容,包括會議發言、討論情況、決議事項等,確保記錄準確、完整。3.服務人員:根據會議需要,安排適量的服務人員,負責會議期間的茶水、餐飲、資料發放等服務工作。會議召開會議簽到1.簽到方式:參會人員應在會議開始前到達會議場地,在簽到表上進行簽到。簽到表應包括參會人員姓名、單位、職務等信息。2.簽到統計:會議工作人員應及時統計簽到情況,對于未按時簽到的人員進行記錄,并在會議開始時向主持人報告。會議開場1.主持人開場:主持人應準時宣布會議開始,介紹會議的主題、目的、議程和參會人員。2.領導講話:根據會議議程,由協會領導或相關負責人發表講話,對會議的重要性和背景進行說明,提出會議的要求和期望。會議議程推進1.報告與發言:按照會議議程,依次進行工作報告、專題發言、討論發言等。發言人員應提前做好準備,發言內容應簡潔明了、重點突出。2.討論與交流:組織參會人員圍繞會議議題進行討論和交流,鼓勵大家積極發言,充分發表自己的意見和建議。討論過程中,主持人應引導討論方向,確保討論有序進行。3.決議形成:對于會議討論的重要事項,應形成決議。決議應明確具體、切實可行,并經參會人員表決通過。表決方式可采用舉手表決、投票表決等。會議記錄1.記錄要求:記錄人應認真記錄會議內容,包括會議發言、討論情況、決議事項等。記錄應使用規范的文字和格式,確保記錄準確、完整。2.記錄整理:會議結束后,記錄人應及時對會議記錄進行整理,形成會議紀要。會議紀要應經主持人審核后印發給參會人員。會議紀律參會人員紀律1.按時參會:參會人員應按照會議通知要求,按時到達會議場地,不得遲到、早退。2.遵守秩序:參會人員應遵守會議秩序,關閉手機或調至靜音狀態,不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。3.積極發言:參會人員應認真聽取會議內容,積極參與討論,發表自己的意見和建議。發言應圍繞會議議題,不得偏離主題。4.保守機密:參會人員應對會議討論的機密事項嚴格保密,不得泄露給無關人員。會議工作人員紀律1.提前準備:會議工作人員應提前到達會議場地,做好會議準備工作,確保會議順利進行。2.認真負責:會議工作人員應認真履行職責,做好會議簽到、資料發放、設備維護、記錄整理等工作,確保會議各項服務工作到位。3.遵守紀律:會議工作人員應遵守會議紀律,不得在會議期間從事與會議無關的事情。會議后續工作會議紀要落實1.任務分解:會議紀要印發后,相關部門應根據會議決議,對工作任務進行分解,明確責任人和完成時間。2.跟蹤督辦:協會辦公室應加強對會議紀要落實情況的跟蹤督辦,定期檢查工作進展情況,及時協調解決存在的問題。3.結果反饋:責任部門應在規定時間內將工作任務完成情況反饋給協會辦公室,由協會辦公室匯總后向協會領導報告。會議資料歸檔1.資料收集:會議結束后,會議工作人員應及時收集會議相關資料,包括會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀要、參會人員名單、發言材料等。2.資料整理:對收集到的會議資料進行整理、分類,按照檔案管理要求進行編號、裝訂。3.資料歸檔:將整理好的會議資料歸檔保存,以便日后查閱和參考。會議總結評估1.會議效果評估:會議結束后,協會辦公室應組
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