行政物品庫存管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政物品庫存管理，規(guī)范物品采購、存儲、使用及盤點等流程，確保行政物品的合理配置與有效利用，保障公司日常運營的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有行政物品的庫存管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、清潔用品等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：行政物品庫存管理工作由公司行政部門統(tǒng)一負責，實行集中采購、集中存儲、集中調(diào)配。2.合理規(guī)劃原則：根據(jù)公司實際需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，合理規(guī)劃行政物品的庫存數(shù)量，避免積壓或缺貨。3.規(guī)范操作原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行行政物品的采購、驗收、入庫、存儲、發(fā)放、盤點等操作，確保管理工作的規(guī)范化、標準化。4.成本控制原則：在滿足公司正常運營需求的前提下，努力降低行政物品庫存管理成本，提高資金使用效率。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定行政物品庫存管理制度，并組織實施。2.負責行政物品的采購計劃制定、采購實施、驗收、入庫、存儲、發(fā)放、盤點等日常管理工作。3.定期對行政物品庫存情況進行統(tǒng)計分析，及時向上級領(lǐng)導匯報，并根據(jù)實際情況提出調(diào)整建議。4.協(xié)調(diào)各部門之間的行政物品需求與使用，確保物品的合理調(diào)配。（二）使用部門1.根據(jù)本部門實際工作需要，提前向行政部門提交行政物品需求計劃。2.負責本部門行政物品的領(lǐng)用、使用及保管，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.配合行政部門做好行政物品的盤點工作，及時反饋物品使用過程中出現(xiàn)的問題。（三）財務(wù)部門1.負責審核行政物品采購費用的報銷，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.協(xié)助行政部門對行政物品庫存進行成本核算和分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購管理（一）需求計劃1.使用部門應(yīng)每月末向行政部門提交次月行政物品需求計劃，詳細注明所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。2.行政部門根據(jù)各部門需求計劃，結(jié)合庫存情況進行綜合分析，制定月度行政物品采購計劃。（二）采購申請1.行政部門根據(jù)月度采購計劃，填寫行政物品采購申請表，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因等，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司領(lǐng)導審批。2.對于金額較大或特殊的行政物品采購，需經(jīng)公司領(lǐng)導集體研究決定。（三）采購實施1.經(jīng)審批后的采購申請表交至采購人員，采購人員根據(jù)批準的采購申請，按照公司采購管理相關(guān)規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商進行采購。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴格控制采購成本，確保采購物品的質(zhì)量和交貨期，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（四）驗收入庫1.行政物品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門驗收。行政部門安排專人按照采購合同及相關(guān)標準對物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行驗收。2.驗收合格的行政物品，驗收人員應(yīng)填寫行政物品驗收單，經(jīng)采購人員、驗收人員簽字確認后，辦理入庫手續(xù)。3.對于驗收不合格的行政物品，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商限期更換或處理。如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購人員應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責任。四、庫存管理（一）存儲管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的行政物品倉庫，對行政物品進行分類存放。倉庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.行政物品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進行標識，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立庫存臺賬，詳細記錄物品的入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、型號、領(lǐng)用情況等信息。3.對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。（二）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期對行政物品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點分為月度小盤點和年度大盤點。2.月度小盤點由行政部門自行組織，于每月末最后一個工作日進行。盤點人員應(yīng)對庫存物品進行逐一清點，并與庫存臺賬進行核對，記錄盤點結(jié)果。3.年度大盤點由公司統(tǒng)一組織，于每年年末進行。盤點前，行政部門應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。盤點過程中，應(yīng)認真核對庫存物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等信息，并做好記錄。盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析總結(jié)，提出改進措施和建議。4.如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫行政物品盤盈盤虧報告表，經(jīng)行政部門負責人審核簽字后，報公司領(lǐng)導審批。根據(jù)審批結(jié)果進行相應(yīng)的賬務(wù)處理和調(diào)整。（三）庫存預(yù)警1.行政部門應(yīng)根據(jù)行政物品的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標。當庫存數(shù)量低于或高于預(yù)警指標時，及時發(fā)出預(yù)警信息。2.庫存預(yù)警信息分為紅色預(yù)警（庫存數(shù)量低于最低庫存預(yù)警線）、黃色預(yù)警（庫存數(shù)量介于最低庫存預(yù)警線和最高庫存預(yù)警線之間）和綠色預(yù)警（庫存數(shù)量高于最高庫存預(yù)警線）。3.當發(fā)出紅色預(yù)警時，行政部門應(yīng)立即啟動緊急采購程序，確保物品及時供應(yīng)；當發(fā)出黃色預(yù)警時，行政部門應(yīng)關(guān)注庫存動態(tài)，適時安排采購；當發(fā)出綠色預(yù)警時，行政部門應(yīng)暫停采購，合理調(diào)配庫存物品，避免積壓。五、發(fā)放管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門員工因工作需要領(lǐng)用行政物品時，應(yīng)填寫行政物品領(lǐng)用申請表，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用原因等，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.行政物品領(lǐng)用申請表交至行政部門倉庫管理人員，倉庫管理人員根據(jù)庫存情況進行審核發(fā)放。對于庫存充足的物品，應(yīng)及時辦理領(lǐng)用手續(xù)；對于庫存不足的物品，應(yīng)告知領(lǐng)用人員，并說明預(yù)計到貨時間。3.領(lǐng)用人員領(lǐng)取行政物品時，應(yīng)在行政物品領(lǐng)用登記表上簽字確認。倉庫管理人員應(yīng)及時更新庫存臺賬，記錄物品的發(fā)放情況。（二）限量管理1.行政部門應(yīng)根據(jù)工作實際需要，對部分行政物品實行限量領(lǐng)用制度。例如，辦公用品中的筆、筆記本等，應(yīng)根據(jù)員工崗位和工作性質(zhì)，設(shè)定合理的領(lǐng)用限量。2.對于限量領(lǐng)用的行政物品，領(lǐng)用人員應(yīng)按照規(guī)定的數(shù)量進行領(lǐng)用，不得超量領(lǐng)取。如因工作需要確需增加領(lǐng)用數(shù)量的，應(yīng)經(jīng)部門負責人批準。（三）借用管理1.因工作需要臨時借用行政物品的，借用人員應(yīng)填寫行政物品借用申請表，注明借用物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、借用原因、借用期限等，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.行政物品借用申請表交至行政部門倉庫管理人員，倉庫管理人員根據(jù)庫存情況進行審核發(fā)放。借用人員領(lǐng)取借用物品時，應(yīng)在行政物品借用登記表上簽字確認，并按照約定的借用期限及時歸還。3.借用期限屆滿，借用人員應(yīng)及時歸還借用物品。如因特殊原因需要延長借用期限的，應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。對于逾期未歸還的借用物品，行政部門應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定進行相應(yīng)處理。六、報廢管理（一）報廢鑒定1.行政物品因損壞、老化、過期等原因無法繼續(xù)使用的，使用部門應(yīng)及時填寫行政物品報廢申請表，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等，并提交至行政部門。2.行政部門收到報廢申請表后，應(yīng)組織相關(guān)人員對申請報廢的行政物品進行鑒定。對于價值較高的物品，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或相關(guān)部門進行評估鑒定。3.經(jīng)鑒定確已無法使用且無維修價值的行政物品，由行政部門負責人審核簽字后，報公司領(lǐng)導審批。（二）報廢處理1.經(jīng)批準報廢的行政物品，行政部門應(yīng)及時進行清理，并填寫行政物品報廢清單，詳細記錄報廢物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.對于可回收利用的報廢物品，行政部門應(yīng)進行分類整理，交至公司指定的回收部門進行處理；對于不可回收利用的報廢物品，應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處置，如委托有資質(zhì)的單位進行銷毀等。3.行政部門應(yīng)定期對報廢物品的處理情況進行統(tǒng)計分析，確保報廢物品得到合理處置。同時，應(yīng)將報廢物品處理情況及時上報公司領(lǐng)導。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對行政物品庫存管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、庫存管理是否規(guī)范、物品發(fā)放是否準確、報廢處理是否及時等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）定期檢查行政部門應(yīng)定期對行政物品庫存管理工作進行自查，檢查制度執(zhí)行情況、庫存臺賬記錄情況、物品存儲情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況