協會年會承辦協議書?甲方（委托方）：名稱：______________________法定代表人：________________地址：____________________聯系方式：________________乙方（受托方）：名稱：______________________法定代表人：________________地址：____________________聯系方式：________________鑒于甲方擬舉辦協會年會，經與乙方友好協商，甲方委托乙方承辦本次年會，雙方依據《中華人民共和國民法典》及相關法律法規的規定，達成如下協議：一、年會承辦服務內容1.年會場地布置乙方負責根據年會主題及甲方要求，設計并布置年會場地，包括舞臺搭建、音響燈光設備調試、背景板制作安裝、桌椅擺放、裝飾布置等，營造出符合年會氛圍的場地環境。場地布置應符合安全、美觀、實用的原則，確保滿足年會各項活動的開展需求。2.會議組織與安排協助甲方完成年會的會議議程策劃，包括確定會議時間、地點、參會人員、會議流程、主持人安排等。負責會議資料的準備與發放，如會議手冊、資料袋、發言稿等，確保資料內容準確、完整、清晰。安排會議期間的簽到、入場引導、座位安排等工作，維持會議秩序，保障會議順利進行。3.餐飲服務根據甲方提供的參會人數及用餐標準，負責年會期間的餐飲安排，包括自助餐、桌餐等形式的選擇與菜品搭配。確保餐飲服務的質量與衛生，食材應新鮮、安全，烹飪符合食品安全標準，用餐環境整潔舒適。4.住宿安排若甲方有住宿需求，乙方負責聯系并安排合適的酒店，根據參會人員數量預訂相應數量的房間，并協調酒店提供優質的住宿服務，包括辦理入住、退房手續等。與酒店協商確保住宿價格合理，并負責與酒店溝通解決住宿期間可能出現的問題。5.活動策劃與執行策劃并組織年會期間的各類活動，如開幕式、文藝表演、頒獎儀式、互動游戲、晚宴等，活動內容應豐富多樣、富有吸引力，符合協會年會的性質與目的。負責活動的節目編排、演員選拔與培訓、道具準備、現場組織等工作，確保活動的順利進行，達到預期效果。6.宣傳推廣根據甲方要求，制定年會的宣傳推廣方案，通過多種渠道進行宣傳，如協會官網、社交媒體平臺、郵件通知、海報張貼等，提高年會的知曉度與參與度。協助甲方收集參會人員的反饋信息，以便不斷改進年會承辦工作。二、雙方權利與義務（一）甲方權利與義務1.權利有權對乙方承辦年會的各項工作進行監督、檢查，提出意見和建議，要求乙方按照協議約定及甲方要求履行義務。有權根據年會實際情況對服務內容、活動安排等進行合理調整，但應提前通知乙方，并與乙方協商一致。在乙方未按照協議約定履行義務或出現嚴重違約行為時，有權解除本協議，并要求乙方承擔相應的違約責任。2.義務向乙方提供舉辦年會所需的相關資料和信息，包括協會簡介、年會主題、參會人員名單、議程要求、預算范圍等，確保所提供資料真實、準確、完整。按照協議約定向乙方支付承辦費用。協助乙方做好年會期間的各項協調工作，如與協會內部各部門溝通、協調參會人員的配合等，確保年會順利開展。遵守乙方制定的年會場地及活動現場的相關規定，配合乙方維護現場秩序和安全。（二）乙方權利與義務1.權利有權要求甲方按照協議約定及時提供所需資料和信息，并支付承辦費用。根據年會實際情況及專業經驗，對服務內容和活動安排提出合理建議，在經甲方同意后進行相應調整。2.義務嚴格按照本協議約定及甲方要求，高質量地完成年會承辦的各項工作，確保年會順利舉辦。制定詳細的年會承辦工作方案，并提交甲方審核通過后實施。工作方案應包括但不限于場地布置方案、會議組織流程、餐飲住宿安排、活動策劃執行計劃、宣傳推廣方案等。負責年會承辦過程中的各項費用支出，包括場地租賃、設備租賃、餐飲住宿、人員勞務、物料采購等，但費用支出應符合協議約定及合理標準，并向甲方提供費用明細清單。確保年會場地及活動現場的安全，采取必要的安全措施，如設置安全警示標識、配備安保人員、進行安全檢查等，防止發生安全事故。因乙方原因導致的安全事故，由乙方承擔全部責任。尊重甲方及參會人員的知識產權、隱私權等合法權益，不得泄露甲方及參會人員的相關信息。在年會結束后，向甲方提供年會承辦工作總結報告，包括活動效果評估、經驗教訓總結、改進建議等。三、費用及支付方式（一）承辦費用本次協會年會承辦費用總計為人民幣______元（大寫______元整）。此費用包含乙方為完成本協議約定的年會承辦服務內容所產生的一切費用，但不包括甲方另行委托乙方額外增加的服務項目費用。（二）支付方式1.甲方在本協議簽訂后的______個工作日內，向乙方支付承辦費用的______%作為預付款，即人民幣______元（大寫______元整）。2.在年會場地布置完成并經甲方驗收合格后的______個工作日內，甲方向乙方支付承辦費用的______%，即人民幣______元（大寫______元整）。3.年會結束后的______個工作日內，甲方根據年會實際效果及乙方履行協議情況進行最終結算，如無異議，甲方向乙方支付剩余承辦費用，即人民幣______元（大寫______元整）。乙方應在每次收款前向甲方提供合法有效的發票，否則甲方有權拒絕付款且不承擔任何違約責任。四、保密條款1.雙方應對在本協議履行過程中知悉的對方商業秘密、技術秘密、參會人員信息等予以保密，未經對方書面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.本條款的保密期限為自本協議生效之日起______年。五、違約責任1.若甲方未按照本協議約定按時支付承辦費用，每逾期一日，應按照未支付金額的______%向乙方支付違約金；逾期超過______日的，乙方有權暫停年會承辦工作，并要求甲方支付已完成工作對應的費用及違約金，同時甲方應承擔因逾期付款給乙方造成的全部損失。2.若乙方未按照本協議約定及甲方要求履行承辦義務，導致年會無法順利舉辦或出現質量問題，乙方應承擔違約責任，負責采取補救措施或重新承辦年會，由此產生的費用由乙方自行承擔。如給甲方造成損失的，乙方應按照損失金額的______倍向甲方支付賠償金。3.任何一方違反本協議的保密條款，應向對方支付違約金人民幣______元（大寫______元整）；如因違約行為給對方造成損失的，違約方還應承擔賠償責任。4.如因不可抗力或政府行為等不可預見、不可避免、不可克服的原因導致一方無法履行本協議約定的義務，該方不承擔違約責任，但應及時通知對方并提供相關證明文件，雙方應協商解決方案。六、爭議解決本協議的簽訂、履行、解釋及爭議解決均適用中華人民共和國法律。雙方在履行本協議過程中如發生爭議，應首先通過友好協商解決；協商不成的，任何一方均有權向有管轄權的人民法院提起訴訟。七、其他條款1.本協議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期至年會承辦工作全部完成且雙方費用結算完畢之日止。2.本協議一式兩份，甲乙雙方各執一份，具有同等法律效力。3.本協議未盡事宜，雙方可另行協商并簽訂補充協議，補充協議與本協議具有同等法律效力。如補充協議與本協議不一致的，以補充協議為準。