食品安全檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強食品安全管理，規范食品安全檔案的建立、管理和使用，確保食品安全信息的完整性、準確性和可追溯性，有效防控食品安全風險，保障公眾身體健康和生命安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司及所屬各部門、各生產經營環節涉及食品安全相關活動的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實、客觀地反映食品安全管理活動的實際情況。2.完整性原則：涵蓋食品安全管理的各個方面，包括但不限于食品采購、生產加工、儲存、銷售、檢驗檢測等環節的相關資料。3.規范性原則：檔案的建立、整理、保管和使用應遵循統一的標準和規范。4.可追溯性原則：能夠通過檔案快速追溯食品安全問題的源頭和相關信息。二、檔案管理職責分工（一）食品安全管理部門1.負責制定食品安全檔案管理制度，并組織實施。2.歸口管理食品安全檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對食品安全檔案進行檢查和評估，確保檔案的質量和完整性。（二）各部門1.負責本部門食品安全相關資料的收集、整理，并及時移交食品安全管理部門歸檔。2.配合食品安全管理部門做好食品安全檔案的查閱、使用等工作。（三）檔案管理人員1.具體負責食品安全檔案的日常管理工作，包括檔案的分類、編號、裝訂、上架等。2.維護檔案的安全和保密，防止檔案損壞、丟失和泄露。3.按照規定提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。三、檔案內容分類（一）食品生產經營資質檔案1.營業執照、食品生產許可證或食品經營許可證等相關證照的復印件。2.企業法定代表人或負責人身份證明文件。3.食品生產經營場所的租賃合同或產權證明。4.從業人員的健康證明、培訓記錄等。（二）食品采購檔案1.食品供應商的資質證明文件，包括營業執照、食品生產許可證或食品經營許可證、產品合格證明等。2.食品采購合同或訂單，記錄食品的名稱、規格、數量、價格、生產日期、保質期等信息。3.食品進貨票據，包括發票、送貨單等。4.食品驗收記錄，包括驗收時間、驗收人員、驗收標準、驗收結果等。（三）食品生產加工檔案1.食品生產工藝流程圖，明確各生產環節的操作要求和控制要點。2.生產設備的清單、維護記錄和校驗報告。3.食品添加劑的使用記錄，包括名稱、使用量、使用范圍、使用時間等。4.生產過程中的檢驗檢測記錄，如原材料檢驗、半成品檢驗、成品檢驗等。5.生產車間的衛生清潔記錄，包括清潔時間、清潔區域、清潔人員等。（四）食品儲存檔案1.食品倉庫的布局圖，標明不同食品的儲存區域。2.食品出入庫記錄，包括出入庫時間、食品名稱、規格、數量、批次等。3.食品儲存條件記錄，如溫度、濕度、通風等環境參數。4.庫存盤點記錄，定期對庫存食品進行盤點，確保賬實相符。（五）食品銷售檔案1.食品銷售臺賬，記錄食品的銷售日期、名稱、規格、數量、購買者信息等。2.食品召回記錄，包括召回原因、召回范圍、召回時間、召回數量等。3.消費者投訴處理記錄，包括投訴時間、投訴內容、處理結果等。（六）食品安全自查檔案1.食品安全自查計劃和方案。2.自查記錄，包括自查時間、自查人員、自查內容、自查發現的問題及整改措施等。3.整改報告，對自查發現的問題進行整改后的報告。（七）食品安全培訓檔案1.食品安全培訓計劃和方案。2.培訓教材、課件等資料。3.培訓記錄，包括培訓時間、培訓地點、培訓人員、培訓內容等。4.培訓考核記錄，對參加培訓人員的考核成績和結果。（八）食品安全事故應急處置檔案1.食品安全事故應急預案。2.事故報告記錄，包括事故發生時間、地點、涉及食品、危害程度、報告人員等。3.應急處置記錄，如事故調查、控制措施、救治情況等。4.事故處理報告，對事故原因的分析、責任認定和處理結果等。四、檔案建立與歸檔（一）檔案資料的收集1.各部門應指定專人負責收集本部門食品安全相關資料，并按照檔案內容分類進行整理。2.收集的資料應真實、完整、有效，具有保存價值。3.對于外來文件，如政府部門的通知、公告、檢驗檢測報告等，應及時收集并登記。（二）檔案的整理1.食品安全管理部門對收集到的資料進行統一整理，按照檔案內容分類進行編號、排序。2.對每份檔案資料進行核對，確保資料齊全、準確，無破損、缺頁等情況。3.對于紙質檔案資料，應進行裝訂，保持整齊美觀；對于電子檔案資料，應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄。（三）檔案的歸檔1.整理好的檔案資料應及時歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲設備中。2.檔案管理人員應按照檔案編號順序將檔案上架存放，便于查找和管理。3.建立檔案歸檔目錄，記錄檔案的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的食品安全檔案保管室，保持保管室干燥、通風、整潔，溫度和濕度適宜。2.檔案保管室應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。（二）保管期限1.食品安全檔案的保管期限根據檔案的性質和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期檔案保管期限為13年，中期檔案保管期限為35年，長期檔案保管期限為5年以上。3.具體保管期限如下：食品生產經營資質檔案、食品安全事故應急處置檔案等重要檔案保管期限為長期。食品采購檔案、食品生產加工檔案、食品儲存檔案、食品銷售檔案等保管期限為中期。食品安全自查檔案、食品安全培訓檔案等保管期限為短期。（三）檔案的日常維護1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、變質等情況。2.對于紙質檔案，應及時進行修復、補充，防止檔案老化、褪色。3.對于電子檔案，應定期進行備份，防止數據丟失。同時，要確保電子存儲設備的安全，防止病毒感染和數據泄露。六、檔案查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱食品安全檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報食品安全管理部門審批。2.涉及食品安全事故調查、處理等特殊情況，外部監管部門需要查閱檔案的，應按照相關法律法規和監管要求辦理查閱手續。（二）查閱程序1.查閱人員持經審批的《檔案查閱申請表》到檔案保管室，檔案管理人員根據申請表提供相應的檔案資料。2.查閱人員應在檔案查閱登記本上記錄查閱時間、查閱內容、查閱人員等信息。3.查閱人員只能在檔案保管室內查閱檔案，不得將檔案帶出保管室。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并在規定的范圍內進行。（三）檔案的使用1.查閱人員應妥善保管查閱的檔案資料，不得擅自涂改、損毀、丟失。2.查閱人員查閱檔案后，應及時將檔案歸還檔案保管室，由檔案管理人員進行核對和整理。3.檔案資料僅供查閱人員在規定的用途范圍內使用，不得用于其他任何目的。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無繼續保存價值的。2.因不可抗力等原因導致檔案損壞、丟失，無法修復或恢復的。3.經公司食品安全管理部門和相關領導批準同意銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、編號、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經食品安全管理部門負責人審核、公司分管領導審批后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，確保檔案信息無法恢復。對于紙質檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應進行徹底