?訂單實施跟蹤管理制度一、總則（一）目的為了加強公司訂單實施過程的管理，確保訂單按時、按質、按量完成，提高客戶滿意度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有訂單的實施跟蹤管理，包括但不限于銷售訂單、采購訂單、生產訂單等。（三）基本原則1.以客戶為中心原則：訂單實施過程中要始終關注客戶需求，確保客戶滿意度。2.全程跟蹤原則：對訂單從下達至完成的全過程進行跟蹤管理，及時發現并解決問題。3.協同合作原則：各部門之間要密切協作，形成合力，共同推進訂單實施。4.信息共享原則：確保訂單相關信息在各部門之間及時、準確、完整地共享。二、訂單下達（一）訂單接收1.銷售部門負責接收客戶訂單，對訂單內容進行初步審核，確保訂單信息清晰、準確、完整。2.審核內容包括客戶名稱、產品規格、數量、交貨期、價格、付款方式等。（二）訂單錄入1.銷售部門將審核通過的訂單信息錄入公司訂單管理系統，生成唯一的訂單編號，并及時將訂單信息傳遞給相關部門。2.訂單信息錄入應嚴格按照系統要求進行，確保數據的準確性和完整性。（三）訂單評審1.訂單錄入后，由銷售部門組織相關部門（包括生產、采購、質量、物流等）進行訂單評審。2.評審內容包括訂單的可行性、生產能力、物料供應、質量要求、交貨期等方面。3.各部門根據職責對訂單進行評估，提出意見和建議，形成訂單評審報告。4.訂單評審報告經相關部門負責人簽字確認后，作為訂單實施的依據。三、訂單執行計劃制定（一）生產訂單執行計劃1.生產部門根據訂單評審報告和客戶交貨期要求，制定生產訂單執行計劃。2.生產訂單執行計劃應明確產品生產進度安排，包括原材料采購、生產加工、成品檢驗、包裝發貨等各個環節的時間節點。3.生產訂單執行計劃應細化到具體的生產線和生產班組，確保責任明確。（二）采購訂單執行計劃1.采購部門根據生產訂單執行計劃和物料需求清單，制定采購訂單執行計劃。2.采購訂單執行計劃應明確原材料和零部件的采購進度安排，包括供應商選擇、采購合同簽訂、到貨時間等。3.采購部門要及時跟蹤采購訂單的執行情況，確保物料按時、按質、按量供應。（三）物流訂單執行計劃1.物流部門根據生產訂單執行計劃和客戶交貨期要求，制定物流訂單執行計劃。2.物流訂單執行計劃應明確產品的運輸方式、運輸時間、送貨地點等。3.物流部門要提前做好運輸車輛、倉儲設施等準備工作，確保產品能夠及時、安全地送達客戶手中。四、訂單實施跟蹤（一）生產進度跟蹤1.生產部門設立專門的生產進度跟蹤崗位或人員，負責對生產訂單的執行情況進行實時跟蹤。2.生產進度跟蹤人員應定期收集各生產線和生產班組的生產進度數據，包括已完成數量、未完成數量、在制品數量等。3.生產進度跟蹤人員要及時發現生產過程中出現的問題，如設備故障、原材料短缺、人員不足等，并及時向生產部門負責人匯報。4.生產部門負責人根據生產進度跟蹤情況，及時調整生產計劃，確保生產訂單能夠按時完成。（二）物料供應跟蹤1.采購部門設立專門的物料供應跟蹤崗位或人員，負責對采購訂單的執行情況進行實時跟蹤。2.物料供應跟蹤人員應定期與供應商溝通，了解原材料和零部件的生產進度、發貨情況等。3.物料供應跟蹤人員要及時發現物料供應過程中出現的問題，如供應商延誤、質量問題等，并及時向采購部門負責人匯報。4.采購部門負責人根據物料供應跟蹤情況，及時采取措施，如與供應商協商解決、調整采購計劃等，確保物料按時、按質、按量供應。（三）質量控制跟蹤1.質量部門設立專門的質量控制跟蹤崗位或人員，負責對訂單產品的質量進行全程跟蹤。2.質量控制跟蹤人員應按照質量標準和檢驗規范，對原材料、半成品、成品進行檢驗和測試。3.質量控制跟蹤人員要及時發現質量問題，并采取相應的措施進行處理，如返工、返修、報廢等。4.質量部門負責人要定期對質量控制跟蹤情況進行總結分析，提出改進措施，不斷提高產品質量。（四）物流配送跟蹤1.物流部門設立專門的物流配送跟蹤崗位或人員，負責對產品的物流配送情況進行實時跟蹤。2.物流配送跟蹤人員應及時掌握產品的運輸狀態，包括運輸車輛位置、預計到達時間等。3.物流配送跟蹤人員要及時發現物流配送過程中出現的問題，如運輸延誤、貨物損壞等，并及時向物流部門負責人匯報。4.物流部門負責人根據物流配送跟蹤情況，及時采取措施，如協調運輸公司解決、安排補貨等，確保產品能夠及時、安全地送達客戶手中。五、訂單變更管理（一）變更申請1.客戶或公司內部部門如需對訂單進行變更，應填寫訂單變更申請表，詳細說明變更內容、變更原因、預計影響等。2.訂單變更申請表經相關部門負責人簽字確認后，提交給銷售部門。（二）變更評審1.銷售部門收到訂單變更申請表后，組織相關部門（包括生產、采購、質量、物流等）進行變更評審。2.變更評審內容包括變更的可行性、對生產進度、物料供應、質量要求、交貨期等方面的影響。3.各部門根據職責對訂單變更進行評估，提出意見和建議，形成變更評審報告。4.變更評審報告經相關部門負責人簽字確認后，作為訂單變更實施的依據。（三）變更執行1.根據變更評審報告，由相關部門負責實施訂單變更。2.生產部門根據變更后的生產要求，調整生產計劃和生產工藝。3.采購部門根據變更后的物料需求，調整采購訂單。4.質量部門根據變更后的質量標準，調整檢驗和測試要求。5.物流部門根據變更后的交貨期和送貨地點，調整物流配送計劃。（四）變更通知1.銷售部門負責將訂單變更信息及時通知客戶，并與客戶溝通確認變更事宜。2.銷售部門要確保客戶了解訂單變更的內容、原因、影響及預計交貨期等信息。六、訂單異常處理（一）異常識別1.在訂單實施過程中，各部門要密切關注訂單執行情況，及時識別異常情況，如生產延誤、物料短缺、質量問題、客戶投訴等。2.異常情況發生后，相關部門應立即填寫訂單異常處理報告，詳細說明異常情況、發生時間、影響程度等。（二）異常分析1.由銷售部門組織相關部門（包括生產、采購、質量、物流等）對訂單異常情況進行分析，找出異常原因。2.異常分析應采用科學的方法，如魚骨圖、5W2H等，從人、機、料、法、環等方面進行全面分析。（三）異常處理措施制定1.根據訂單異常分析結果，由相關部門制定異常處理措施。2.異常處理措施應明確責任部門、責任人、處理時間、處理方法等，確保異常能夠得到及時、有效的解決。（四）異常處理執行1.各責任部門按照異常處理措施的要求，負責具體的異常處理工作。2.在異常處理過程中，各部門要密切協作，形成合力，確保異常處理工作順利進行。（五）異常處理跟蹤1.銷售部門設立專門的異常處理跟蹤崗位或人員，負責對訂單異常處理情況進行實時跟蹤。2.異常處理跟蹤人員要及時了解異常處理的進展情況，督促責任部門按時完成異常處理工作。3.異常處理跟蹤人員要定期對異常處理情況進行總結分析，提出改進措施，防止類似異常情況再次發生。七、訂單交付與驗收（一）訂單交付1.生產部門按照生產訂單執行計劃完成產品生產后，通知物流部門安排發貨。2.物流部門根據訂單要求，選擇合適的運輸方式，將產品安全、及時地送達客戶指定地點。3.物流部門在產品發貨后，及時將發貨信息（包括發貨時間、運輸單號、預計到達時間等）反饋給銷售部門和客戶。（二）訂單驗收1.客戶收到產品后，按照合同要求對產品進行驗收。2.如客戶發現產品存在質量問題或其他不符合合同要求的情況，應及時向銷售部門反饋。3.銷售部門接到客戶反饋后，立即通知質量部門和生產部門進行處理。4.質量部門和生產部門對客戶反饋的問題進行核實，如確實存在問題，應及時采取措施進行解決，包括返工、返修、換貨、補貨等。5.客戶驗收合格后，出具驗收報告，訂單完成交付。八、訂單總結與評估（一）訂單總結1.訂單完成后，由銷售部門組織相關部門（包括生產、采購、質量、物流等）對訂單實施過程進行總結。2.訂單總結內容包括訂單執行情況、訂單變更情況、訂單異常處理情況、客戶滿意度等方面。3.訂單總結應形成書面報告，提交給公司管理層。（二）訂單評估1.公司定期對訂單實施情況進行評估，評估指標包括訂單按時交付率、產品合格率、客戶滿意度等。2.訂單評估結果作為各部門績效考核的重要依據。3.根據訂單評估結果，總結經驗教訓，提出改進措施，不斷提高訂單實施管理水平。九、信息管理（一）訂單信息收集1.各部門在訂單實施過程中，要及時收集與訂單相關的信息，包括訂單下達信息、生產進度信息、物料供應信息、質量檢驗信息、物流配送信息等。2.訂單信息收集應準確、完整、及時，確保訂單管理系統中的數據與實際情況一致。（二）訂單信息傳遞1.各部門要按照規定的流程和時間節點，將訂單相關信息傳遞給其他相關部門。2.訂單信息傳遞可以通過訂單管理系統、郵件、傳真、會議等方式進行。3.在訂單信息傳遞過程中，要確保信息的準確性和完整性，避免信息傳遞不暢或錯誤。（三）訂單信息存儲