?證據保全物品管理制度一、總則（一）目的為規范公司證據保全物品的管理，確保證據的真實性、完整性和安全性，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經營活動、法律糾紛等過程中涉及的證據保全物品的管理。（三）基本原則1.合法合規原則：證據保全物品的管理應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。2.真實完整原則：確保所保全的證據真實、準確、完整，能夠客觀反映相關事實。3.安全保密原則：保障證據保全物品的安全，防止證據泄露、損毀或丟失，對涉及商業秘密等敏感信息的證據嚴格保密。4.及時有效原則：及時進行證據保全，確保在需要時能夠有效提供證據支持公司的主張。二、證據保全物品的范圍（一）書證包括合同、協議、文件、信函、票據、報表、賬冊、圖紙等書面材料。（二）物證1.與案件有關的物品，如產品、設備、工具、原材料、樣品等。2.侵權行為涉及的物品，如侵權產品、模具、包裝等。（三）視聽資料1.錄音帶、錄像帶、光盤等存儲的音頻、視頻資料，如會議錄音、監控錄像等。2.電子數據，包括電子郵件、電子文檔、數據庫記錄、網頁截圖等。（四）證人證言證人提供的與案件相關的書面或口頭陳述。（五）鑒定意見由專業機構或人員出具的針對專門性問題的鑒定報告。（六）勘驗筆錄對現場、物品等進行勘驗所形成的記錄。三、證據保全物品的收集與固定（一）收集責任1.各部門在涉及可能需要證據保全的事項時，應指定專人負責證據的收集工作。2.法務部門負責對證據收集工作進行指導和監督。（二）收集要求1.收集證據應全面、客觀，不得隱瞞、篡改或銷毀對公司不利的證據。2.對于書證，應盡量收集原件；如無法取得原件，應收集與原件核對無誤的復印件、照片、副本、節錄本等，并注明出處和原件保存單位（或個人）。3.對于物證，應收集原物；原物不便搬運、保存或者依法應當返還被害人的，可以拍攝足以反映原物外形或者內容的照片、錄像。4.對于視聽資料，應確保其原始性和完整性，不得進行剪輯、刪改。5.對于證人證言，應及時制作詢問筆錄，并由證人簽字確認。（三）固定方式1.對于書證、物證等，可以通過拍照、錄像、復印、掃描等方式進行固定。2.對于視聽資料，應進行備份，并注明錄制時間、地點、錄制人等信息。3.對于電子數據，應采取數據備份、封存等措施，確保數據的真實性和完整性。四、證據保全物品的保管（一）保管責任部門法務部門負責證據保全物品的統一保管工作，設立專門的證據保管室或專柜，配備必要的保管設備和設施。（二）保管要求1.證據保管室應保持安全、整潔、干燥，具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。2.對不同類型的證據保全物品應分類存放，并建立詳細的臺賬，記錄證據的名稱、來源、收集時間、保管期限等信息。3.對于貴重物品、易損物品或有特殊保管要求的證據，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、專人保管、定期檢查等。4.未經授權，任何人不得擅自進入證據保管室，不得擅自查閱、復制、借出證據保全物品。（三）保管期限證據保全物品的保管期限根據案件的實際情況確定，但一般不得少于法律規定的訴訟時效期間。在保管期限屆滿后，經法務部門審核并報公司領導批準，可以按照規定進行銷毀或處理。五、證據保全物品的使用與借閱（一）使用申請公司內部人員因工作需要使用證據保全物品時，應填寫《證據保全物品使用申請表》，詳細說明使用目的、使用時間、使用方式等，并經所在部門負責人簽字同意后，報法務部門審批。（二）使用審批法務部門對使用申請進行審核，根據證據的重要性、保密性等因素決定是否批準。對于涉及重要案件或敏感信息的證據，應報公司領導審批。（三）使用規范1.使用人員應嚴格按照審批的用途和方式使用證據保全物品，不得擅自更改、損壞或丟失。2.使用過程中應注意保護證據的完整性和保密性，不得泄露證據內容。3.使用完畢后，應及時將證據保全物品歸還法務部門，并辦理歸還手續。（四）借閱規定1.外單位人員因工作需要借閱證據保全物品時，應持有單位介紹信或相關證明文件，并填寫《證據保全物品借閱申請表》，經法務部門審核并報公司領導批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管所借證據保全物品，不得轉借、復制、泄露證據內容，不得用于與借閱目的無關的其他用途。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還證據保全物品，如發現證據有損壞或丟失情況，應承擔相應的賠償責任。六、證據保全物品的處置（一）銷毀1.對于保管期限屆滿或已失去證據價值的證據保全物品，由法務部門提出銷毀申請，經公司領導批準后，按照規定的程序進行銷毀。2.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認。3.涉及商業秘密、國家機密等敏感信息的證據，應采用安全可靠的銷毀方式，確保信息不被泄露。（二）移交1.在案件處理完畢或不再需要證據保全物品時，如證據已作為訴訟或其他法律程序的證據提交給相關機構，且該機構已對證據進行妥善保管的情況下，法務部門可以將證據保全物品移交給相關機構，并辦理移交手續。2.移交時應填寫《證據保全物品移交清單》，雙方簽字確認。（三）其他處置方式根據實際情況，對于證據保全物品還可以采取捐贈、轉讓等其他合法合規的處置方式，但應按照規定進行審批和辦理相關手續。七、監督與檢查（一）內部監督1.法務部門定期對證據保全物品的管理情況進行自查，檢查證據的收集、保管、使用、處置等環節是否符合本制度要求，發現問題及時整改。2.公司審計部門定期對證據保全物品的管理情況進行審計監督，確保證據保全物品管理的規范、合法。（二）外部監督接受司法機關、監管部門等外部機構對公司證據保全物品管理情況的監督檢查，積極配合并如實提供相關資料和信息。八、責任追究（一）違規行為1.違反本制度規定，擅自收集、保管、使用、處置證據保全物品，導致證據損毀、丟失、泄露或其他嚴重后果的。2.在證據收集、固定過程中，故意隱瞞、篡改、銷毀證據，妨礙公司正常經營或損害公司利益的。3.未經授權擅自進入證據保管室，查閱、復制、借出證據保全物品，造成證據泄露或其他不良影響的。（二）責任追究措施1.對于違反本制度的責任人，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規行為給公司造成經濟損失的，責任人應