行政輔助日常管理制度?一、總則（一）目的為規范公司行政輔助工作流程，提高行政工作效率，確保各項行政事務有序開展，為公司的穩定運營提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有行政輔助崗位人員，包括但不限于行政前臺、行政專員、檔案管理員等相關崗位工作人員。（三）基本原則1.服務至上原則行政輔助工作要以服務公司各部門及全體員工為宗旨，積極主動地提供優質、高效的服務，滿足公司業務開展和員工工作生活的需求。2.規范高效原則明確各項行政輔助工作的流程和標準，實行規范化管理，通過科學合理的工作安排和有效的溝通協調機制，提高工作效率，確保行政工作的準確性和及時性。3.勤儉節約原則在行政輔助工作中，要合理利用公司資源，避免浪費，降低行政成本，提高資源利用效率。二、行政前臺管理（一）接待管理1.來訪登記對來訪人員進行詳細登記，包括姓名、單位、來訪時間、來訪事由等信息。及時與被訪人員取得聯系，確認是否預約及是否接待。2.接待引導對于預約來訪人員，引導至相應的接待區域，并提供茶水等服務。對于未預約來訪人員，禮貌地告知其需先預約，并協助其進行預約登記。根據來訪事由，引導來訪人員至相關部門或人員處，確保其順利完成訪問。3.特殊情況處理對于緊急來訪或重要客戶來訪，應立即通知相關領導或部門，并優先安排接待。對于情緒激動或無理取鬧的來訪人員，要保持冷靜，耐心溝通，妥善處理，避免影響公司正常秩序。（二）電話接聽與轉接1.電話接聽規范電話鈴響三聲內接聽，使用禮貌用語，如"您好，[公司名稱]"。準確記錄來電信息，包括來電號碼、來電人姓名、來電事由等。2.電話轉接根據來電事由，及時準確地將電話轉接至相關部門或人員。對于無法直接轉接的電話，要向來電人說明情況，并提供相應的解決方案，如幫忙轉達留言、告知聯系電話等。3.重要電話處理對于重要來電，要及時記錄相關信息，并立即向相關領導或部門匯報。做好重要電話的跟進和反饋工作，確保問題得到妥善處理。（三）辦公用品管理1.辦公用品采購根據各部門需求，定期統計辦公用品庫存情況，制定辦公用品采購計劃。選擇合適的供應商進行采購，確保辦公用品的質量和價格合理。對采購的辦公用品進行驗收，核對數量、規格、質量等是否與采購訂單一致。2.辦公用品發放建立辦公用品發放臺賬，記錄辦公用品的領取部門、領取人、領取時間、領取數量等信息。根據辦公用品庫存情況和各部門需求，按照規定的標準進行發放。對于限量使用的辦公用品，要嚴格控制發放數量，并做好登記和監督工作。3.辦公用品保管設立專門的辦公用品倉庫，對辦公用品進行分類存放，確保擺放整齊、易于查找。定期對辦公用品進行盤點，核對庫存數量與臺賬記錄是否一致，發現問題及時查找原因并進行處理。做好辦公用品倉庫的安全管理工作，防止辦公用品丟失、損壞或被盜。三、行政專員管理（一）文件管理1.文件收發負責公司各類文件的收發工作，包括紙質文件和電子文件。對收到的文件進行登記，注明文件名稱、文號、來文單位、收文日期等信息。及時將文件傳遞給相關領導或部門，并跟蹤文件的處理情況。2.文件傳閱根據文件內容和領導批示，確定文件傳閱范圍和順序。對傳閱的文件進行跟蹤，確保文件在規定時間內傳閱完畢，并及時收回。對于重要文件或緊急文件，要優先安排傳閱，并提醒相關人員及時處理。3.文件歸檔定期對公司各類文件進行整理和歸檔，按照文件類別、時間順序等進行分類存放。建立文件索引目錄，便于文件的查找和查閱。做好文件歸檔的電子備份工作，確保文件的安全性和完整性。（二）會議組織與安排1.會議籌備根據會議需求，確定會議時間、地點、參會人員等信息，并提前通知相關人員。準備會議所需的資料，如會議議程、會議文件、會議記錄表格等。布置會議場地，包括擺放桌椅、調試音響設備、準備茶水等。2.會議服務在會議期間，負責會議簽到、發放會議資料等工作。做好會議記錄，準確記錄會議內容、討論要點、決議事項等。為會議提供必要的服務支持，如添加茶水、處理突發情況等。3.會議后續工作整理會議記錄，形成會議紀要，并及時發送給相關人員。跟蹤會議決議事項的執行情況，確保決議得到有效落實。對會議資料進行歸檔保存，以備查閱。（三）印章管理1.印章保管負責公司印章的保管工作，設立專門的印章保管箱，確保印章存放安全。嚴格按照印章使用規定使用印章，不得擅自將印章轉借他人或帶出公司。2.印章使用審批建立印章使用審批制度，明確印章使用的范圍、審批流程和審批權限。對于需要使用印章的文件或事項，必須填寫印章使用申請表，經相關領導審批同意后，方可使用印章。3.印章使用登記對印章的使用情況進行詳細登記，包括使用日期、使用部門、使用人、使用事由、文件名稱等信息。定期對印章使用登記情況進行核對，確保印章使用記錄準確無誤。四、檔案管理員管理（一）檔案收集與整理1.檔案收集范圍負責收集公司各類檔案資料，包括但不限于合同協議、文件報表、財務資料、人事檔案、技術資料等。明確檔案收集的渠道和方式，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案整理標準按照檔案管理的相關規定和標準，對收集到的檔案資料進行分類、編號、編目等整理工作。建立檔案目錄索引，便于檔案的查找和查閱。對檔案資料進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊美觀和安全保存。（二）檔案保管與存儲1.檔案保管環境設立專門的檔案庫房，確保檔案庫房的溫度、濕度、通風等環境條件符合檔案保管要求。安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備，保障檔案的安全。2.檔案存儲方式根據檔案的性質和特點，選擇合適的存儲方式，如紙質檔案采用密集架存儲，電子檔案采用光盤、硬盤等存儲介質進行備份存儲。對檔案存儲介質進行定期檢查和維護，確保檔案數據的安全性和完整性。（三）檔案查閱與借閱1.檔案查閱流程公司內部人員因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案管理員處查閱。檔案管理員根據申請表提供相應的檔案資料，并在查閱現場進行監督，確保檔案資料不被損壞、涂改或遺失。2.檔案借閱流程公司外部單位或人員因特殊原因需要借閱公司檔案，需提前提交借閱申請函，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱期限等信息，并經公司相關領導審批同意。借閱人需與檔案管理員簽訂檔案借閱協議，明確雙方的權利和義務。檔案管理員按照借閱協議的規定，提供相應的檔案資料，并在借閱期限屆滿時及時收回。五、行政費用管理（一）費用預算編制1.行政費用分類明確行政費用的分類，包括辦公用品費用、辦公設備購置費用、水電費、通訊費、差旅費、會議費、車輛費用等。2.預算編制依據根據公司年度工作計劃和行政工作實際需求，參考上一年度行政費用支出情況，編制本年度行政費用預算。考慮物價變動、業務拓展等因素，對預算進行合理調整。3.預算審批流程行政部門負責人負責組織編制行政費用預算草案，并提交公司財務部門審核。財務部門審核通過后，報公司管理層審批。經公司管理層審批后的行政費用預算作為本年度行政費用控制的依據。（二）費用報銷管理1.報銷流程行政輔助人員發生行政費用支出后，應及時填寫費用報銷單，并附上相關發票、收據等原始憑證。按照公司規定的審批流程，依次提交部門負責人、財務部門、公司領導審批。審批通過后，到財務部門辦理報銷手續。2.報銷標準明確各項行政費用的報銷標準，如辦公用品費用按照采購計劃和實際使用情況報銷，差旅費按照公司差旅費管理辦法執行等。嚴格控制報銷費用的合理性和真實性，對不符合報銷標準或報銷手續不全的費用，財務部門有權拒絕報銷。（三）費用控制與分析1.費用控制措施建立行政費用臺賬，定期對行政費用支出情況進行統計和分析，及時發現費用支出異常情況。加強對行政費用支出的過程控制，嚴格執行預算審批制度，確保費用支出在預算范圍內。優化行政工作流程，提高工作效率，降低行政成本。2.費用分析報告每月末，行政部門負責人應根據行政費用臺賬和實際支出情況，撰寫行政費用分析報告。費用分析報告應包括費用支出情況、預算執行情況、費用增減原因分析、改進措施建議等內容。將行政費用分析報告提交公司管理層，為公司決策提供參考依據。六、車輛管理（一）車輛調度1.用車申請公司員工因工作需要使用車輛，需提前填寫用車申請表，注明用車時間、用車事由、用車地點、乘車人數等信息。將用車申請表提交至行政部門負責人處審批。2.車輛調度原則根據用車申請的先后順序和實際情況，合理安排車輛調度。優先保障公司重要公務活動和緊急工作用車需求。3.車輛調度通知行政部門負責人審批通過用車申請后，及時通知駕駛員安排車輛，并告知用車人車輛調度情況。（二）車輛使用與維護1.駕駛員職責駕駛員應嚴格遵守交通法規，安全駕駛車輛，確保行車安全。定期對車輛進行保養和維護，檢查車輛的各項性能指標，及時發現和排除車輛故障。保持車輛內外清潔衛生，為乘車人員提供良好的乘車環境。2.車輛使用規定乘車人員應遵守車輛使用規定，不得在車內吸煙、亂扔垃圾等。不得擅自改變車輛用途或駕駛車輛辦理私人事務。車輛使用完畢后，應及時歸還車輛，并確保車輛停放安全。3.車輛維修與保養駕駛員發現車輛故障或需要進行維修保養時，應及時向行政部門報告。行政部門根據車輛實際情況，選擇合適的維修保養廠家進行維修保養，并做好維修保養記錄。（三）車輛費用管理1.車輛費用分類明確車輛費用的分類，包括燃油費、過路費、停車費、車輛保險費、車輛維修保養費等。2.費用報銷流程駕駛員發生車輛費用支出后，應及時填寫費用報銷單，并附上相關發票、收據等原始憑證。按照公司規定的審批流程，依次提交部門負責人、財務部門、公司領導審批。審批通過后，到財務部門辦理報銷手續。3.費用控制措施建立車輛費用臺賬，定期對車輛費用支出情況進行統計和分析，嚴格控制車輛費用支出。加強對車輛油耗的監控，合理安排車輛調度，提高車輛使用效率，降低燃油消耗。七、安全與衛生管理（一）安全管理1.安全制度制定制定公司安全管理制度，明確安全管理職責、安全操作規程、安全檢查與隱患排查等內容。定期對公司員工進行安全培訓，提高員工的安全意識和安全技能。2.安全檢查與隱患排查行政部門定期組織對公司辦公區域、倉庫、車輛等進行安全檢查，及時發現和排除安全隱患。對檢查中發現的安全問題，要明確整改責任人、整改措施和整改期限，確保安全隱患得到及時有效的整改。3.應急管理制定公司應急預案，包括火災、地震、盜竊等突發事件的應急處置流程。定期組織應急演練，提高公司員工的應急處置能力。（二）衛生管理1.衛生責任區域劃分明確公司各部門的衛生責任區域，確保公司辦公環境整潔衛生。行政部門負責對公司公共區域的衛生進行定期檢查和監督。2.衛生清潔標準制定公司衛生清潔標準，包括辦公區域、會