行政前臺(tái)會(huì)務(wù)管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司行政前臺(tái)會(huì)務(wù)管理工作，提高會(huì)議組織效率，確保會(huì)議順利進(jìn)行，提升公司整體運(yùn)營(yíng)效率和溝通效果，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)與服務(wù)工作，包括但不限于公司例會(huì)、部門會(huì)議、專項(xiàng)工作會(huì)議、外部會(huì)議等。（三）職責(zé)分工1.行政前臺(tái)負(fù)責(zé)會(huì)議的統(tǒng)籌安排，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員的確定和通知。準(zhǔn)備會(huì)議所需的各類文件、資料、設(shè)備等。組織會(huì)議簽到，發(fā)放會(huì)議資料。負(fù)責(zé)會(huì)議期間的服務(wù)工作，如茶水、飲料供應(yīng)等。會(huì)議結(jié)束后，整理會(huì)議記錄，按要求進(jìn)行歸檔。2.相關(guān)部門提出會(huì)議需求，明確會(huì)議主題、目的、議程等。協(xié)助行政前臺(tái)做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，提供必要的資料和信息。安排本部門參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律。二、會(huì)議分類與組織流程（一）會(huì)議分類1.公司例會(huì)頻率：每周[x]次，通常在周[x]召開(kāi)。參會(huì)人員：公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容：總結(jié)上周工作進(jìn)展，匯報(bào)本周工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)解決跨部門問(wèn)題，傳達(dá)公司重要決策和指示。2.部門會(huì)議頻率：由各部門根據(jù)工作需要自行安排，原則上每周至少[x]次。參會(huì)人員：本部門全體員工。會(huì)議內(nèi)容：部門內(nèi)部工作溝通、任務(wù)分配、進(jìn)度跟蹤、問(wèn)題討論與解決等。3.專項(xiàng)工作會(huì)議頻率：根據(jù)專項(xiàng)工作的進(jìn)度和需求適時(shí)召開(kāi)。參會(huì)人員：涉及專項(xiàng)工作的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、工作人員等。會(huì)議內(nèi)容：針對(duì)特定的專項(xiàng)工作進(jìn)行深入討論、制定方案、明確責(zé)任分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。4.外部會(huì)議頻率：根據(jù)與外部單位的溝通和合作需求確定。參會(huì)人員：公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及工作人員。會(huì)議內(nèi)容：與外部單位進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、合作交流、信息共享等。（二）組織流程1.會(huì)議申請(qǐng)各部門如需召開(kāi)會(huì)議，應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程安排等信息。將《會(huì)議申請(qǐng)表》提交給行政前臺(tái)，行政前臺(tái)進(jìn)行初步審核，確保會(huì)議需求合理、信息完整。2.會(huì)議審批行政前臺(tái)將審核后的《會(huì)議申請(qǐng)表》提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議重要性、必要性等因素進(jìn)行審批，對(duì)于涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的會(huì)議，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.會(huì)議籌備確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，行政前臺(tái)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)確定會(huì)議的具體時(shí)間和地點(diǎn)。選擇會(huì)議地點(diǎn)時(shí)，要充分考慮交通便利性、會(huì)議室設(shè)施條件等因素。通知參會(huì)人員：行政前臺(tái)根據(jù)會(huì)議審批確定的參會(huì)人員名單，通過(guò)郵件、短信、內(nèi)部通訊工具等方式提前[x]天發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程等信息，并提醒參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。對(duì)于重要會(huì)議，可進(jìn)行電話確認(rèn)。準(zhǔn)備會(huì)議資料：根據(jù)會(huì)議主題和議程，行政前臺(tái)協(xié)助相關(guān)部門準(zhǔn)備會(huì)議所需的文件、資料、報(bào)告等，確保資料齊全、準(zhǔn)確。會(huì)議資料應(yīng)提前打印、裝訂好，并按照參會(huì)人員名單進(jìn)行分發(fā)。布置會(huì)議場(chǎng)地：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和類型，提前[x]小時(shí)對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行布置。包括擺放桌椅、調(diào)試音響設(shè)備、投影儀、燈光等，確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行。在會(huì)議室擺放會(huì)議資料、茶水、紙筆等物品。會(huì)議簽到：在會(huì)議開(kāi)始前[x]分鐘，行政前臺(tái)在會(huì)議室門口設(shè)置簽到臺(tái)，組織參會(huì)人員簽到。簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員姓名、部門、職務(wù)等信息。對(duì)于未按時(shí)簽到的人員，及時(shí)進(jìn)行聯(lián)系和提醒。4.會(huì)議進(jìn)行引導(dǎo)入座：行政前臺(tái)引導(dǎo)參會(huì)人員按照座位安排表有序入座。會(huì)議服務(wù)：會(huì)議期間，行政前臺(tái)負(fù)責(zé)為參會(huì)人員提供茶水、飲料等服務(wù)，確保會(huì)議正常進(jìn)行。同時(shí)，要注意保持會(huì)議室的整潔和安靜，及時(shí)處理會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)的突發(fā)情況。會(huì)議記錄：對(duì)于重要會(huì)議，行政前臺(tái)應(yīng)安排專人進(jìn)行會(huì)議記錄。記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議記錄，并提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。5.會(huì)議結(jié)束清理會(huì)場(chǎng)：會(huì)議結(jié)束后，行政前臺(tái)組織清理會(huì)議場(chǎng)地，收拾會(huì)議資料、茶具等物品，關(guān)閉會(huì)議設(shè)備電源，恢復(fù)會(huì)議室原狀。會(huì)議紀(jì)要整理與分發(fā)：行政前臺(tái)根據(jù)會(huì)議記錄，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議決議事項(xiàng)、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門，以便于跟蹤落實(shí)。會(huì)議評(píng)估：對(duì)于重要會(huì)議或定期召開(kāi)的會(huì)議，行政前臺(tái)可組織參會(huì)人員進(jìn)行會(huì)議評(píng)估，收集對(duì)會(huì)議組織、內(nèi)容、效果等方面的意見(jiàn)和建議，以便不斷改進(jìn)會(huì)議管理工作。三、會(huì)議準(zhǔn)備工作規(guī)范（一）文件資料準(zhǔn)備1.資料收集相關(guān)部門應(yīng)提前收集與會(huì)議主題相關(guān)的文件、資料、數(shù)據(jù)等信息，并進(jìn)行整理和匯總。確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)于重要資料應(yīng)進(jìn)行審核和把關(guān)。2.資料整理對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，以便于查閱和使用。在資料首頁(yè)或封面上標(biāo)注資料名稱、日期、來(lái)源等信息，建立資料索引目錄。3.資料分發(fā)根據(jù)參會(huì)人員名單，將整理好的會(huì)議資料提前分發(fā)到每位參會(huì)人員手中。對(duì)于臨時(shí)增加參會(huì)人員的情況，要及時(shí)補(bǔ)發(fā)資料，確保參會(huì)人員都能獲取到所需資料。（二）會(huì)議場(chǎng)地布置1.場(chǎng)地選擇根據(jù)會(huì)議規(guī)模和類型選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地。一般情況下，公司例會(huì)、部門會(huì)議可選擇在公司內(nèi)部會(huì)議室舉行；對(duì)于大型會(huì)議、外部會(huì)議等，可根據(jù)需要選擇在酒店會(huì)議室、會(huì)議中心等場(chǎng)地。考慮場(chǎng)地的交通便利性、周邊環(huán)境、停車設(shè)施等因素，確保參會(huì)人員能夠方便快捷地到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。2.座位安排根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和參會(huì)人員的身份，合理安排座位布局。一般采用圓桌會(huì)議形式，便于參會(huì)人員進(jìn)行溝通和交流；對(duì)于有領(lǐng)導(dǎo)講話或報(bào)告的會(huì)議，可采用U型或長(zhǎng)方形會(huì)議形式，突出主席臺(tái)位置。在座位上擺放參會(huì)人員的姓名牌，便于識(shí)別和就座。3.設(shè)備調(diào)試提前檢查會(huì)議場(chǎng)地的音響設(shè)備、投影儀、燈光系統(tǒng)、視頻會(huì)議設(shè)備等是否正常運(yùn)行。對(duì)會(huì)議所需的電腦、麥克風(fēng)、翻頁(yè)筆等設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備性能良好，滿足會(huì)議使用要求。準(zhǔn)備好備用設(shè)備和應(yīng)急電源，以防設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)更換和保障會(huì)議正常進(jìn)行。4.物品擺放在會(huì)議桌上擺放會(huì)議資料、紙筆、茶水杯等物品，確保物品擺放整齊、有序。在會(huì)議室入口處或顯眼位置設(shè)置垃圾桶，保持會(huì)議室環(huán)境整潔。（三）會(huì)議設(shè)備管理1.設(shè)備清單行政前臺(tái)負(fù)責(zé)建立會(huì)議設(shè)備清單，詳細(xì)記錄會(huì)議室的各類設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、維護(hù)情況等信息。定期對(duì)設(shè)備清單進(jìn)行更新和核對(duì)，確保清單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.設(shè)備維護(hù)制定會(huì)議設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備故障隱患。對(duì)于簡(jiǎn)單的設(shè)備故障，行政前臺(tái)可自行進(jìn)行維修；對(duì)于復(fù)雜的設(shè)備故障，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。3.設(shè)備更新根據(jù)會(huì)議需求和設(shè)備使用情況，適時(shí)提出會(huì)議設(shè)備更新建議。對(duì)于老舊、損壞嚴(yán)重且無(wú)法修復(fù)的設(shè)備，按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理，并及時(shí)采購(gòu)新設(shè)備進(jìn)行更換。四、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)人員紀(jì)律1.按時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)提前安排好工作，確保能夠按時(shí)參加會(huì)議。如有特殊情況不能按時(shí)參會(huì)，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假，并安排合適的人員代為參會(huì)。2.遵守會(huì)議秩序：參會(huì)人員在會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接聽(tīng)電話、收發(fā)短信或從事與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。保持會(huì)議室安靜，尊重他人發(fā)言，不得交頭接耳、大聲喧嘩。3.積極參與討論：參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議。對(duì)于會(huì)議決議事項(xiàng)，應(yīng)明確表態(tài)，如有不同意見(jiàn)可在會(huì)議上提出，經(jīng)充分討論后形成共識(shí)。4.做好會(huì)議記錄：參會(huì)人員可根據(jù)需要自行做好會(huì)議記錄，以便于會(huì)后傳達(dá)和落實(shí)會(huì)議精神。對(duì)于重要的會(huì)議決議事項(xiàng)，要重點(diǎn)記錄，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）會(huì)議組織者要求1.提前籌備：會(huì)議組織者應(yīng)按照本制度規(guī)定的組織流程，提前做好會(huì)議籌備工作，確保會(huì)議各項(xiàng)準(zhǔn)備工作充分、到位。2.明確會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目的，合理安排會(huì)議議程，確保會(huì)議內(nèi)容緊湊、有序。在會(huì)議前向參會(huì)人員明確會(huì)議議程，使參會(huì)人員能夠提前了解會(huì)議安排，做好發(fā)言準(zhǔn)備。3.控制會(huì)議時(shí)間：會(huì)議組織者應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，按照預(yù)定的議程進(jìn)行會(huì)議，避免會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短。對(duì)于超時(shí)的會(huì)議，要及時(shí)提醒會(huì)議主持人和參會(huì)人員，確保會(huì)議高效進(jìn)行。4.協(xié)調(diào)會(huì)議沖突：在安排會(huì)議時(shí)，會(huì)議組織者應(yīng)充分考慮參會(huì)人員的時(shí)間安排，避免出現(xiàn)會(huì)議沖突。對(duì)于無(wú)法避免的會(huì)議沖突，要及時(shí)與相關(guān)部門和人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，調(diào)整會(huì)議時(shí)間或參會(huì)人員，確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。五、會(huì)議記錄與紀(jì)要管理（一）會(huì)議記錄1.記錄原則會(huì)議記錄應(yīng)遵循準(zhǔn)確、完整、客觀的原則，如實(shí)記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論過(guò)程、決議事項(xiàng)等。記錄人員應(yīng)使用統(tǒng)一的記錄格式和規(guī)范，確保記錄內(nèi)容清晰、易讀。2.記錄內(nèi)容會(huì)議基本信息：包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、記錄人等。會(huì)議議程：按照會(huì)議實(shí)際進(jìn)行的順序記錄議程內(nèi)容。會(huì)議發(fā)言：詳細(xì)記錄參會(huì)人員的發(fā)言內(nèi)容，包括觀點(diǎn)、意見(jiàn)、建議等，盡量使用原話記錄。對(duì)于重要發(fā)言，可記錄發(fā)言人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。會(huì)議討論情況：記錄會(huì)議過(guò)程中的討論要點(diǎn)、爭(zhēng)議焦點(diǎn)以及各方的觀點(diǎn)和理由。會(huì)議決議事項(xiàng)：明確會(huì)議達(dá)成的決議內(nèi)容，包括決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等。3.記錄方式會(huì)議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式。紙質(zhì)記錄應(yīng)使用專用的會(huì)議記錄本，記錄清晰、工整；電子記錄可使用辦公軟件進(jìn)行記錄，如Word、Excel等，并及時(shí)保存?zhèn)浞荨?duì)于重要會(huì)議或需要多方參與的會(huì)議，可安排專人同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)記錄和電子記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（二）會(huì)議紀(jì)要1.紀(jì)要撰寫行政前臺(tái)應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議重點(diǎn)，簡(jiǎn)潔明了地概括會(huì)議的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)和工作要求。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，避免加入記錄人員的個(gè)人觀點(diǎn)和意見(jiàn)。紀(jì)要語(yǔ)言應(yīng)規(guī)范、通順，易于理解。2.紀(jì)要審核會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核紀(jì)要內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映會(huì)議決議，責(zé)任分工是否明確，時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否合理等。審核通過(guò)后的會(huì)議紀(jì)要，由領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.紀(jì)要分發(fā)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后的會(huì)議紀(jì)要，由行政前臺(tái)及時(shí)分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門。分發(fā)方式可采用郵件、內(nèi)部通訊工具等方式進(jìn)行，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取會(huì)議紀(jì)要。對(duì)于涉及公司重要決策和工作部署的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行張貼公示或在公司內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布，以便全體員工了解和執(zhí)行。4.紀(jì)要存檔會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，保存期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。存檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類存放，便于查閱和檢索。六、會(huì)議后續(xù)跟進(jìn)與反饋（一）決議事項(xiàng)跟蹤1.建立跟蹤臺(tái)賬：行政前臺(tái)負(fù)責(zé)建立會(huì)議決議事項(xiàng)跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄決議事項(xiàng)的內(nèi)容、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間、實(shí)際完成情況等信息。2.定期跟蹤檢查：按照決議事項(xiàng)的完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，定期對(duì)責(zé)任部門和責(zé)任人的工作進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤檢查。對(duì)于未按時(shí)完成的事項(xiàng)，及時(shí)與責(zé)任部門和責(zé)任人溝通，了解原因，并督促其加快工作進(jìn)度。3.及時(shí)反饋信息：責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將決議事項(xiàng)的完成情況反饋給行政前臺(tái)，行政前臺(tái)匯總后定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于重要決議事項(xiàng)的進(jìn)展情況，要隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)。（二）會(huì)議效果評(píng)估1.制定評(píng)估指標(biāo)：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和目的，制定相應(yīng)的會(huì)議效果評(píng)估指標(biāo)，如會(huì)議組織效率、參會(huì)人員滿意度、決議事項(xiàng)落實(shí)情況等。2.開(kāi)展評(píng)估工作：定期或不定期