發貨管理日常管理制度?總則目的為了規范公司發貨管理流程，確保貨物能夠準確、及時、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有產品的發貨操作及相關管理活動?；驹瓌t1.準確性原則：確保發貨信息與訂單信息一致，貨物數量、規格、型號等準確無誤。2.及時性原則：按照訂單要求的時間及時發貨，避免延誤。3.安全性原則：在發貨過程中，保證貨物不受損壞、丟失，確保運輸安全。4.責任明確原則：明確各環節的職責和權限，做到責任到人。發貨流程訂單接收與審核1.訂單接收銷售部門負責接收客戶訂單，訂單可以通過線上系統、電子郵件、傳真或電話等方式傳遞。接收訂單后，銷售內勤應及時將訂單信息錄入公司銷售管理系統，確保信息準確完整。2.訂單審核銷售內勤錄入訂單后，系統自動觸發訂單審核流程。審核內容包括客戶信用狀況、訂單金額、產品規格、交貨期等。對于信用狀況不佳的客戶，需經過信用管理部門審批后方可發貨。審核通過的訂單進入發貨準備環節，審核不通過的訂單由銷售內勤及時與客戶溝通，說明原因并協商解決方案。庫存確認1.庫存查詢發貨專員根據審核通過的訂單信息，在公司庫存管理系統中查詢相應產品的庫存情況。確認庫存數量是否滿足訂單需求，如庫存不足，需及時反饋給銷售部門。2.庫存調整若庫存不足，銷售部門應及時與客戶溝通，協商交貨期或部分發貨等解決方案。同時，采購部門應根據庫存情況和訂單需求，及時安排補貨計劃，確保庫存能夠滿足后續訂單發貨。發貨準備1.貨物分揀發貨專員按照訂單要求，從倉庫中分揀出相應的貨物。在分揀過程中，仔細核對貨物的數量、規格、型號等信息，確保與訂單一致。將分揀好的貨物放置在指定的發貨區域，做好標識。2.包裝加固根據貨物的特性和運輸要求，對貨物進行適當的包裝。對于易碎品、易損品等，應采取特殊的包裝防護措施，如使用泡沫、氣墊、木箱等進行加固包裝。在包裝上標明產品名稱、規格、數量、收貨地址等信息。3.發貨文件準備發貨專員準備好發貨所需的文件，如發貨清單、裝箱單、發票、運輸合同等。發貨清單應詳細列出訂單號、產品名稱、規格、數量、收貨地址等信息，確保與貨物實際情況一致。將發貨文件隨貨物一同放置，以便客戶和運輸方核對。運輸安排1.運輸方式選擇根據貨物的性質、重量、體積、交貨期以及客戶要求等因素，選擇合適的運輸方式。常見的運輸方式包括公路運輸、鐵路運輸、航空運輸等。對于緊急訂單或高價值貨物，優先選擇航空運輸或特快專遞等快速運輸方式；對于大批量、低價值貨物，可選擇公路運輸或鐵路運輸。2.運輸服務商選擇建立合格運輸服務商名錄，發貨專員應從名錄中選擇信譽良好、服務質量高、價格合理的運輸服務商。與運輸服務商簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務，包括運輸費用、運輸時間、貨物安全保障等條款。3.貨物交接發貨專員與運輸服務商進行貨物交接，填寫貨物交接清單。在交接過程中，雙方應仔細核對貨物的數量、規格、型號、包裝等信息，確保貨物完好無損。運輸服務商在接收貨物后，應在交接清單上簽字確認，并負責將貨物安全運輸至目的地。發貨通知1.發貨信息通知客戶貨物發出后，發貨專員應及時將發貨信息通知客戶。發貨信息包括訂單號、發貨日期、運輸單號、預計到貨日期等。通知方式可以通過電子郵件、短信、電話等方式進行，確?？蛻裟軌蚣皶r了解貨物的運輸情況。2.物流信息跟蹤與反饋建立物流信息跟蹤系統，發貨專員可以實時跟蹤貨物的運輸狀態。如發現貨物運輸過程中出現異常情況，如延誤、破損、丟失等，應及時與運輸服務商溝通協調，并將情況反饋給客戶，同時采取相應的解決措施。發貨相關人員職責銷售部門1.負責接收客戶訂單，并及時準確地錄入銷售管理系統。2.對訂單進行初步審核，確保訂單信息完整、準確，客戶信用狀況良好。3.與客戶溝通協調訂單變更、交貨期調整等事宜，并及時反饋給相關部門。4.根據庫存情況和訂單需求，與采購部門協調補貨計劃。5.負責發貨信息的通知工作，及時向客戶告知貨物的發貨情況。倉庫管理部門1.負責貨物的存儲管理，確保貨物存儲安全、有序，賬實相符。2.根據發貨專員的要求，及時提供所需貨物，并協助發貨專員進行貨物分揀、包裝等工作。3.對貨物的出入庫情況進行記錄，定期盤點庫存，確保庫存數據準確。4.負責倉庫設施設備的維護和管理，保證倉庫環境符合貨物存儲要求。發貨專員1.負責訂單發貨的具體操作，包括庫存確認、貨物分揀、包裝加固、發貨文件準備等工作。2.按照訂單要求和發貨流程，準確、及時地安排貨物發貨，確保貨物按時、安全送達客戶手中。3.選擇合適的運輸方式和運輸服務商，并與運輸服務商進行貨物交接，填寫貨物交接清單。4.跟蹤貨物的運輸狀態，及時處理運輸過程中出現的異常情況，并將情況反饋給銷售部門和客戶。5.負責發貨相關文件的整理和歸檔工作，確保文件資料完整、準確。采購部門1.根據庫存情況和訂單需求，及時安排貨物采購計劃，確保庫存能夠滿足發貨需求。2.與供應商溝通協調采購合同的簽訂、執行等事宜，保證貨物按時、按質、按量供應。3.負責采購貨物的到貨驗收工作，確保采購貨物符合訂單要求。信用管理部門1.負責客戶信用狀況的評估和管理，建立客戶信用檔案。2.對銷售部門提交的訂單進行信用審核，對于信用狀況不佳的客戶，提出風險防范建議，并監督發貨情況。發貨過程中的異常處理貨物短缺或損壞1.在發貨前發現貨物短缺或損壞，發貨專員應立即停止發貨操作，并通知倉庫管理部門進行核實。2.倉庫管理部門核實后，如確實存在貨物短缺或損壞情況，應及時查明原因，并采取相應的補貨或換貨措施。3.對于因倉庫管理不善導致的貨物短缺或損壞，倉庫管理部門應承擔相應責任；對于因供應商原因導致的問題，采購部門應及時與供應商溝通解決。4.在發貨后發現貨物短缺或損壞，發貨專員應及時與運輸服務商聯系，了解情況并要求其出具相關證明。5.同時，發貨專員應將情況反饋給銷售部門，由銷售部門與客戶溝通協調解決方案。解決方案可以包括補貨、換貨、退款等，具體方式根據客戶要求和實際情況協商確定。6.對于貨物短缺或損壞造成的損失，應按照公司相關規定進行責任認定和賠償處理。運輸延誤1.發貨專員發現運輸延誤后，應立即與運輸服務商聯系，了解延誤原因和預計到貨時間。2.將運輸延誤情況及時反饋給銷售部門，由銷售部門與客戶溝通協調，向客戶說明情況并爭取客戶諒解。3.對于因不可抗力因素導致的運輸延誤，如自然災害、交通管制等，運輸服務商應及時提供相關證明，公司應與客戶協商調整交貨期。4.對于因運輸服務商自身原因導致的運輸延誤，公司應按照運輸合同的約定，要求運輸服務商承擔相應的違約責任，如賠償損失、減免運輸費用等。5.發貨專員應跟蹤運輸延誤的處理情況，及時向銷售部門和客戶反饋最新進展，直至貨物安全送達客戶手中。貨物丟失1.發現貨物丟失后，發貨專員應立即向運輸服務商報案，并要求其出具貨物丟失證明。2.同時，發貨專員應將貨物丟失情況及時報告給銷售部門和公司領導。3.銷售部門與客戶溝通協調，根據貨物價值、客戶要求等因素，協商確定賠償方案。4.公司相關部門對貨物丟失事件進行調查，查明原因，確定責任歸屬。5.對于因運輸服務商責任導致的貨物丟失，運輸服務商應按照運輸合同的約定進行賠償；對于因其他原因導致的貨物丟失，應根據公司內部規定進行責任認定和賠償處理。發貨記錄與檔案管理發貨記錄1.發貨專員應對每一筆發貨業務進行詳細記錄，記錄內容包括訂單號、發貨日期、運輸單號、產品名稱、規格、數量、收貨地址、客戶名稱、運輸方式、運輸服務商等信息。2.發貨記錄應及時、準確地錄入公司發貨管理系統，確保系統數據與實際發貨情況一致。3.發貨記錄應保存紙質檔案和電子檔案，紙質檔案按照日期順序進行整理裝訂，電子檔案應進行備份存儲，以便查詢和追溯。檔案管理1.發貨相關的文件資料，如訂單、發貨清單、裝箱單、發票、運輸合同、貨物交接清單、物流信息跟蹤記錄等，應進行分類整理和歸檔。2.檔案管理人員負責檔案的保管和維護，確保檔案資料的完整、安全。3.發貨檔案的保存期限應按照公司相關規定執行，一般為[x]年。保存期滿后，經審批同意方可進行銷毀處理。4.建立檔案查閱制度，因工作需要查閱發貨檔案的人員，應填寫檔案查閱申請表，經相關部門負責人審批后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱，并做好查閱記錄。考核與獎懲考核指標1.發貨準確率：考核發貨信息與訂單信息的一致程度，發貨準確率應達到[x]%以上。2.發貨及時率：考核訂單按時發貨的比例，發貨及時率應達到[x]%以上。3.客戶滿意度：通過客戶反饋調查，考核客戶對發貨服務的滿意程度，客戶滿意度應達到[x]%以上。4.運輸破損率：考核貨物在運輸過程中的破損情況，運輸破損率應控制在[x]%以內。5.異常處理及時率：考核對發貨過程中出現的異常情況的處理效率，異常處理及時率應達到[x]%以上。獎勵措施1.對于發貨工作表現優秀的員工，給予表彰和獎勵。連續[x]個月發貨準確率、發貨及時率等考核指標均達到公司要求，且客戶滿意度較高的員工，可評為"發貨之星"，給予一定的物質獎勵和榮譽證書。在發貨過程中，提出創新性建議或方法，有效提高發貨效率、降低成本、提升客戶滿意度的員工，給予專項獎勵。2.對在發貨異常處理中表現突出的員工，給予獎勵。能夠及時、妥善處理發貨過程中的異常情況，避免公司損失或降低損失程度的員工，根據貢獻大小給予相應的獎勵。在處理運輸延誤、貨物丟失等重大異常事件中，表現出色的員工，給予特別獎勵。懲罰措施1.對于發貨工作中出現失誤或違反制度的員工，給予相應的懲罰。發貨準確率未達到公司要求，每出現一次錯誤，視情節