發(fā)貨管理日常管理制度?總則目的為了規(guī)范公司發(fā)貨管理流程，確保貨物能夠準(zhǔn)確、及時、安全地送達(dá)客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品的發(fā)貨操作及相關(guān)管理活動。基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保發(fā)貨信息與訂單信息一致，貨物數(shù)量、規(guī)格、型號等準(zhǔn)確無誤。2.及時性原則：按照訂單要求的時間及時發(fā)貨，避免延誤。3.安全性原則：在發(fā)貨過程中，保證貨物不受損壞、丟失，確保運輸安全。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任到人。發(fā)貨流程訂單接收與審核1.訂單接收銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，訂單可以通過線上系統(tǒng)、電子郵件、傳真或電話等方式傳遞。接收訂單后，銷售內(nèi)勤應(yīng)及時將訂單信息錄入公司銷售管理系統(tǒng)，確保信息準(zhǔn)確完整。2.訂單審核銷售內(nèi)勤錄入訂單后，系統(tǒng)自動觸發(fā)訂單審核流程。審核內(nèi)容包括客戶信用狀況、訂單金額、產(chǎn)品規(guī)格、交貨期等。對于信用狀況不佳的客戶，需經(jīng)過信用管理部門審批后方可發(fā)貨。審核通過的訂單進(jìn)入發(fā)貨準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，審核不通過的訂單由銷售內(nèi)勤及時與客戶溝通，說明原因并協(xié)商解決方案。庫存確認(rèn)1.庫存查詢發(fā)貨專員根據(jù)審核通過的訂單信息，在公司庫存管理系統(tǒng)中查詢相應(yīng)產(chǎn)品的庫存情況。確認(rèn)庫存數(shù)量是否滿足訂單需求，如庫存不足，需及時反饋給銷售部門。2.庫存調(diào)整若庫存不足，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，協(xié)商交貨期或部分發(fā)貨等解決方案。同時，采購部門應(yīng)根據(jù)庫存情況和訂單需求，及時安排補貨計劃，確保庫存能夠滿足后續(xù)訂單發(fā)貨。發(fā)貨準(zhǔn)備1.貨物分揀發(fā)貨專員按照訂單要求，從倉庫中分揀出相應(yīng)的貨物。在分揀過程中，仔細(xì)核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保與訂單一致。將分揀好的貨物放置在指定的發(fā)貨區(qū)域，做好標(biāo)識。2.包裝加固根據(jù)貨物的特性和運輸要求，對貨物進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b。對于易碎品、易損品等，應(yīng)采取特殊的包裝防護(hù)措施，如使用泡沫、氣墊、木箱等進(jìn)行加固包裝。在包裝上標(biāo)明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址等信息。3.發(fā)貨文件準(zhǔn)備發(fā)貨專員準(zhǔn)備好發(fā)貨所需的文件，如發(fā)貨清單、裝箱單、發(fā)票、運輸合同等。發(fā)貨清單應(yīng)詳細(xì)列出訂單號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址等信息，確保與貨物實際情況一致。將發(fā)貨文件隨貨物一同放置，以便客戶和運輸方核對。運輸安排1.運輸方式選擇根據(jù)貨物的性質(zhì)、重量、體積、交貨期以及客戶要求等因素，選擇合適的運輸方式。常見的運輸方式包括公路運輸、鐵路運輸、航空運輸?shù)取τ诰o急訂單或高價值貨物，優(yōu)先選擇航空運輸或特快專遞等快速運輸方式；對于大批量、低價值貨物，可選擇公路運輸或鐵路運輸。2.運輸服務(wù)商選擇建立合格運輸服務(wù)商名錄，發(fā)貨專員應(yīng)從名錄中選擇信譽良好、服務(wù)質(zhì)量高、價格合理的運輸服務(wù)商。與運輸服務(wù)商簽訂運輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運輸費用、運輸時間、貨物安全保障等條款。3.貨物交接發(fā)貨專員與運輸服務(wù)商進(jìn)行貨物交接，填寫貨物交接清單。在交接過程中，雙方應(yīng)仔細(xì)核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、包裝等信息，確保貨物完好無損。運輸服務(wù)商在接收貨物后，應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，并負(fù)責(zé)將貨物安全運輸至目的地。發(fā)貨通知1.發(fā)貨信息通知客戶貨物發(fā)出后，發(fā)貨專員應(yīng)及時將發(fā)貨信息通知客戶。發(fā)貨信息包括訂單號、發(fā)貨日期、運輸單號、預(yù)計到貨日期等。通知方式可以通過電子郵件、短信、電話等方式進(jìn)行，確保客戶能夠及時了解貨物的運輸情況。2.物流信息跟蹤與反饋建立物流信息跟蹤系統(tǒng)，發(fā)貨專員可以實時跟蹤貨物的運輸狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)貨物運輸過程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、破損、丟失等，應(yīng)及時與運輸服務(wù)商溝通協(xié)調(diào)，并將情況反饋給客戶，同時采取相應(yīng)的解決措施。發(fā)貨相關(guān)人員職責(zé)銷售部門1.負(fù)責(zé)接收客戶訂單，并及時準(zhǔn)確地錄入銷售管理系統(tǒng)。2.對訂單進(jìn)行初步審核，確保訂單信息完整、準(zhǔn)確，客戶信用狀況良好。3.與客戶溝通協(xié)調(diào)訂單變更、交貨期調(diào)整等事宜，并及時反饋給相關(guān)部門。4.根據(jù)庫存情況和訂單需求，與采購部門協(xié)調(diào)補貨計劃。5.負(fù)責(zé)發(fā)貨信息的通知工作，及時向客戶告知貨物的發(fā)貨情況。倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)貨物的存儲管理，確保貨物存儲安全、有序，賬實相符。2.根據(jù)發(fā)貨專員的要求，及時提供所需貨物，并協(xié)助發(fā)貨專員進(jìn)行貨物分揀、包裝等工作。3.對貨物的出入庫情況進(jìn)行記錄，定期盤點庫存，確保庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。4.負(fù)責(zé)倉庫設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保證倉庫環(huán)境符合貨物存儲要求。發(fā)貨專員1.負(fù)責(zé)訂單發(fā)貨的具體操作，包括庫存確認(rèn)、貨物分揀、包裝加固、發(fā)貨文件準(zhǔn)備等工作。2.按照訂單要求和發(fā)貨流程，準(zhǔn)確、及時地安排貨物發(fā)貨，確保貨物按時、安全送達(dá)客戶手中。3.選擇合適的運輸方式和運輸服務(wù)商，并與運輸服務(wù)商進(jìn)行貨物交接，填寫貨物交接清單。4.跟蹤貨物的運輸狀態(tài)，及時處理運輸過程中出現(xiàn)的異常情況，并將情況反饋給銷售部門和客戶。5.負(fù)責(zé)發(fā)貨相關(guān)文件的整理和歸檔工作，確保文件資料完整、準(zhǔn)確。采購部門1.根據(jù)庫存情況和訂單需求，及時安排貨物采購計劃，確保庫存能夠滿足發(fā)貨需求。2.與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)采購合同的簽訂、執(zhí)行等事宜，保證貨物按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.負(fù)責(zé)采購貨物的到貨驗收工作，確保采購貨物符合訂單要求。信用管理部門1.負(fù)責(zé)客戶信用狀況的評估和管理，建立客戶信用檔案。2.對銷售部門提交的訂單進(jìn)行信用審核，對于信用狀況不佳的客戶，提出風(fēng)險防范建議，并監(jiān)督發(fā)貨情況。發(fā)貨過程中的異常處理貨物短缺或損壞1.在發(fā)貨前發(fā)現(xiàn)貨物短缺或損壞，發(fā)貨專員應(yīng)立即停止發(fā)貨操作，并通知倉庫管理部門進(jìn)行核實。2.倉庫管理部門核實后，如確實存在貨物短缺或損壞情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補貨或換貨措施。3.對于因倉庫管理不善導(dǎo)致的貨物短缺或損壞，倉庫管理部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；對于因供應(yīng)商原因?qū)е碌膯栴}，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。4.在發(fā)貨后發(fā)現(xiàn)貨物短缺或損壞，發(fā)貨專員應(yīng)及時與運輸服務(wù)商聯(lián)系，了解情況并要求其出具相關(guān)證明。5.同時，發(fā)貨專員應(yīng)將情況反饋給銷售部門，由銷售部門與客戶溝通協(xié)調(diào)解決方案。解決方案可以包括補貨、換貨、退款等，具體方式根據(jù)客戶要求和實際情況協(xié)商確定。6.對于貨物短缺或損壞造成的損失，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定和賠償處理。運輸延誤1.發(fā)貨專員發(fā)現(xiàn)運輸延誤后，應(yīng)立即與運輸服務(wù)商聯(lián)系，了解延誤原因和預(yù)計到貨時間。2.將運輸延誤情況及時反饋給銷售部門，由銷售部門與客戶溝通協(xié)調(diào)，向客戶說明情況并爭取客戶諒解。3.對于因不可抗力因素導(dǎo)致的運輸延誤，如自然災(zāi)害、交通管制等，運輸服務(wù)商應(yīng)及時提供相關(guān)證明，公司應(yīng)與客戶協(xié)商調(diào)整交貨期。4.對于因運輸服務(wù)商自身原因?qū)е碌倪\輸延誤，公司應(yīng)按照運輸合同的約定，要求運輸服務(wù)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，如賠償損失、減免運輸費用等。5.發(fā)貨專員應(yīng)跟蹤運輸延誤的處理情況，及時向銷售部門和客戶反饋最新進(jìn)展，直至貨物安全送達(dá)客戶手中。貨物丟失1.發(fā)現(xiàn)貨物丟失后，發(fā)貨專員應(yīng)立即向運輸服務(wù)商報案，并要求其出具貨物丟失證明。2.同時，發(fā)貨專員應(yīng)將貨物丟失情況及時報告給銷售部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。3.銷售部門與客戶溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)貨物價值、客戶要求等因素，協(xié)商確定賠償方案。4.公司相關(guān)部門對貨物丟失事件進(jìn)行調(diào)查，查明原因，確定責(zé)任歸屬。5.對于因運輸服務(wù)商責(zé)任導(dǎo)致的貨物丟失，運輸服務(wù)商應(yīng)按照運輸合同的約定進(jìn)行賠償；對于因其他原因?qū)е碌呢浳飦G失，應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定和賠償處理。發(fā)貨記錄與檔案管理發(fā)貨記錄1.發(fā)貨專員應(yīng)對每一筆發(fā)貨業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括訂單號、發(fā)貨日期、運輸單號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址、客戶名稱、運輸方式、運輸服務(wù)商等信息。2.發(fā)貨記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確地錄入公司發(fā)貨管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際發(fā)貨情況一致。3.發(fā)貨記錄應(yīng)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案按照日期順序進(jìn)行整理裝訂，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，以便查詢和追溯。檔案管理1.發(fā)貨相關(guān)的文件資料，如訂單、發(fā)貨清單、裝箱單、發(fā)票、運輸合同、貨物交接清單、物流信息跟蹤記錄等，應(yīng)進(jìn)行分類整理和歸檔。2.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，確保檔案資料的完整、安全。3.發(fā)貨檔案的保存期限應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[x]年。保存期滿后，經(jīng)審批同意方可進(jìn)行銷毀處理。4.建立檔案查閱制度，因工作需要查閱發(fā)貨檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。考核與獎懲考核指標(biāo)1.發(fā)貨準(zhǔn)確率：考核發(fā)貨信息與訂單信息的一致程度，發(fā)貨準(zhǔn)確率應(yīng)達(dá)到[x]%以上。2.發(fā)貨及時率：考核訂單按時發(fā)貨的比例，發(fā)貨及時率應(yīng)達(dá)到[x]%以上。3.客戶滿意度：通過客戶反饋調(diào)查，考核客戶對發(fā)貨服務(wù)的滿意程度，客戶滿意度應(yīng)達(dá)到[x]%以上。4.運輸破損率：考核貨物在運輸過程中的破損情況，運輸破損率應(yīng)控制在[x]%以內(nèi)。5.異常處理及時率：考核對發(fā)貨過程中出現(xiàn)的異常情況的處理效率，異常處理及時率應(yīng)達(dá)到[x]%以上。獎勵措施1.對于發(fā)貨工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎勵。連續(xù)[x]個月發(fā)貨準(zhǔn)確率、發(fā)貨及時率等考核指標(biāo)均達(dá)到公司要求，且客戶滿意度較高的員工，可評為"發(fā)貨之星"，給予一定的物質(zhì)獎勵和榮譽證書。在發(fā)貨過程中，提出創(chuàng)新性建議或方法，有效提高發(fā)貨效率、降低成本、提升客戶滿意度的員工，給予專項獎勵。2.對在發(fā)貨異常處理中表現(xiàn)突出的員工，給予獎勵。能夠及時、妥善處理發(fā)貨過程中的異常情況，避免公司損失或降低損失程度的員工，根據(jù)貢獻(xiàn)大小給予相應(yīng)的獎勵。在處理運輸延誤、貨物丟失等重大異常事件中，表現(xiàn)出色的員工，給予特別獎勵。懲罰措施1.對于發(fā)貨工作中出現(xiàn)失誤或違反制度的員工，給予相應(yīng)的懲罰。發(fā)貨準(zhǔn)確率未達(dá)到公司要求，每出現(xiàn)一次錯誤，視情節(jié)