部門工作痕跡管理制度?一、總則（一）目的為加強公司內部管理，規范各部門工作流程，確保工作的可追溯性，提高工作效率和質量，特制定本部門工作痕跡管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及其員工在日常工作中產生的各類工作痕跡的管理。（三）定義1.工作痕跡：指公司各部門及其員工在執行工作任務過程中，通過各種方式形成的能夠反映工作過程和結果的記錄，包括但不限于文件、報告、報表、合同、協議、會議紀要、電子郵件、工作記錄、圖片、視頻等。2.痕跡管理：指對工作痕跡進行分類、收集、整理、存儲、檢索、利用和銷毀等全過程的管理活動。二、工作痕跡管理的原則（一）真實性原則工作痕跡應如實反映工作的實際情況，不得偽造、篡改。（二）完整性原則工作痕跡應涵蓋工作的全過程，包括工作的發起、執行、監督、反饋等環節，確保信息的全面性。（三）及時性原則工作痕跡應在工作完成后及時形成，并按照規定的流程進行傳遞和處理，避免信息延誤。（四）保密性原則對于涉及公司商業秘密、敏感信息的工作痕跡，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。（五）可追溯性原則工作痕跡應具備清晰的標識和索引，以便在需要時能夠快速、準確地追溯到相關工作的詳細信息。三、工作痕跡的分類與編號（一）分類1.行政類：包括公司文件、通知、報告、會議紀要、辦公用品采購記錄等。2.業務類：根據不同業務部門的工作內容進行細分，如銷售合同、采購訂單、生產計劃、質量檢驗報告等。3.財務類：財務報表、發票、報銷憑證、預算執行情況記錄等。4.人事類：員工檔案、招聘記錄、培訓資料、績效考核文件等。5.其他類：不屬于上述分類的其他工作痕跡，如客戶投訴處理記錄、項目驗收報告等。（二）編號為便于工作痕跡的管理和查詢，對每一類工作痕跡進行編號。編號規則如下：[部門代碼（2位）][年份（4位）][順序號（4位）]例如：行政部2023年第0001號文件。部門代碼由公司統一制定，具體如下：1.行政部：012.銷售部：023.市場部：034.采購部：045.生產部：056.質量部：067.財務部：078.人力資源部：089.法務部：0910.其他部門：10四、工作痕跡的產生與收集（一）產生各部門員工在工作過程中應按照公司規定和業務流程及時產生工作痕跡。工作痕跡應使用公司統一的格式和模板，確保內容規范、準確。（二）收集1.各部門應指定專人負責工作痕跡的收集工作，確保工作痕跡的及時、完整收集。2.對于紙質工作痕跡，應按照類別和時間順序進行整理，定期移交至公司檔案室或指定的存儲地點。3.對于電子工作痕跡，應按照規定的文件夾結構進行存儲，并定期進行備份。備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。五、工作痕跡的整理與存儲（一）整理1.收集到的工作痕跡應進行分類整理，去除重復、無效的記錄。2.對工作痕跡進行編號、標注日期、注明來源等信息，確保工作痕跡的標識清晰、準確。3.對于涉及多個部門的工作痕跡，應按照主要負責部門進行分類整理，并在相關部門之間進行共享。（二）存儲1.紙質工作痕跡應存放在專門的檔案柜或文件架中，按照類別和編號順序進行排列，便于查找和借閱。2.電子工作痕跡應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，建立完善的文件夾結構和索引目錄，方便快速檢索。3.工作痕跡的存儲環境應保持安全、整潔、干燥，防止文件損壞、丟失或泄露。六、工作痕跡的檢索與利用（一）檢索1.公司員工可通過公司內部辦公系統或檔案室提供的檢索工具，按照工作痕跡的編號、關鍵詞、日期等信息進行檢索。2.對于涉及公司商業秘密或敏感信息的工作痕跡，檢索權限應嚴格按照公司保密制度進行設定，確保信息安全。（二）利用1.員工因工作需要查閱工作痕跡時，應填寫《工作痕跡查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案室或相關部門進行查閱。2.如需借閱工作痕跡，應填寫《工作痕跡借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經所在部門負責人和檔案室負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的工作痕跡，不得轉借他人，不得在工作痕跡上涂改、損壞或擅自復制。借閱期滿后，應及時歸還。4.公司內部其他部門因工作需要共享工作痕跡時，應填寫《工作痕跡共享申請表》，經雙方部門負責人批準后，由檔案室或相關部門進行共享操作。七、工作痕跡的銷毀（一）銷毀條件工作痕跡在保存期限屆滿后，或因工作需要不再具有保存價值時，應進行銷毀。（二）銷毀程序1.各部門應定期對本部門保存的工作痕跡進行清理，確定需要銷毀的工作痕跡清單，并填寫《工作痕跡銷毀申請表》。2.《工作痕跡銷毀申請表》應經所在部門負責人審核簽字后，報檔案室負責人審批。3.檔案室負責人審批通過后，組織相關人員對需要銷毀的工作痕跡進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒、電子數據擦除等方式，確保工作痕跡無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀日期、銷毀工作痕跡的名稱、數量、銷毀方式等，并由參與銷毀的人員簽字確認。5.對于涉及公司商業秘密或敏感信息的工作痕跡，銷毀過程應嚴格按照公司保密制度進行，確保信息安全。八、工作痕跡管理的監督與考核（一）監督1.公司設立工作痕跡管理監督小組，由公司領導、各部門負責人組成，負責對各部門工作痕跡管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組應重點檢查工作痕跡的真實性、完整性、及時性、保密性和可追溯性等方面的情況，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核1.將工作痕跡管理納入公司績效考核體系，對各部門及員工的工作痕跡管理工作進行量化考核。2.考核內容包括工作痕跡的產生、收集、整理、存儲、檢索、利用和銷毀等環節的執行情況，以及工作痕跡管理對部門工作效率和質量的提升效果等。3.根據考核結果，對工作痕跡管理工作表現優秀的部門和員工進行表彰和獎