企業采購部管理制度?一、總則（一）目的為規范企業采購工作，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業采購部及與采購活動相關的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本最低化，實現企業經濟效益最大化。3.質量原則：確保所采購的物資和服務符合企業生產經營的要求和質量標準。4.誠信原則：在采購活動中誠實守信，維護企業良好形象。5.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，對所有供應商一視同仁，公平競爭，公正評標。二、采購組織與職責（一）采購部架構采購部設采購經理、采購主管、采購專員等崗位，明確各崗位的職責和分工。（二）采購經理職責1.全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。2.建立和完善采購管理制度和流程，確保采購工作規范、高效運行。3.審核采購計劃、采購合同等重要文件，把控采購風險。4.協調與其他部門的關系，及時解決采購過程中出現的問題。5.負責供應商的開發、評估、管理和維護，建立供應商檔案。6.組織采購人員的培訓和考核，提高采購團隊的業務水平和綜合素質。（三）采購主管職責1.協助采購經理開展采購部日常工作，負責具體采購任務的組織和實施。2.根據采購計劃，尋找、篩選、評估供應商，組織商務談判，簽訂采購合同。3.跟蹤采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質、按量供應。4.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。5.負責采購數據的統計和分析，為采購決策提供依據。（四）采購專員職責1.按照采購主管的安排，具體負責采購任務的執行，包括市場調研、詢價、比價、議價等。2.協助采購主管與供應商溝通協調，跟進采購訂單的下達、發貨、驗收等環節。3.收集、整理供應商信息，建立供應商數據庫。4.參與采購合同的起草、審核和簽訂工作。5.完成采購主管交辦的其他臨時性工作任務。三、采購流程（一）采購需求申請1.各部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫《采購需求申請表》，詳細注明所需物資或服務的名稱、規格型號、數量、質量要求、預計到貨時間等信息。2.《采購需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購計劃制定1.采購部收到各部門的《采購需求申請表》后，進行匯總和分析。2.采購專員根據物資的采購周期、庫存情況等因素，制定采購計劃，明確采購物資的名稱、規格型號、數量、采購時間、采購方式等內容。3.采購計劃經采購主管審核后，報采購經理審批。（三）供應商選擇與評估1.根據采購計劃，采購專員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，篩選標準包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。3.組織對符合條件的供應商進行實地考察或樣品評估，了解供應商的實際情況。4.建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估，評估內容包括供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。（四）采購談判與合同簽訂1.采購專員與選定的供應商就采購物資的價格、質量、交貨期、付款方式等條款進行談判。2.在談判過程中，采購專員應充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取最有利的采購條件。3.談判達成一致后，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。4.采購合同經采購主管審核后，報采購經理審批。審批通過后，與供應商簽訂正式采購合同。（五）采購訂單下達1.根據采購合同，采購專員及時下達采購訂單，明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單經采購主管審核后，發送給供應商，并跟蹤供應商的確認情況。（六）采購進度跟蹤1.采購專員定期與供應商溝通，了解采購訂單的執行情況，包括生產進度、發貨情況等。2.如發現供應商出現交貨延遲、質量問題等異常情況，及時與供應商協商解決，并向采購主管匯報。3.對于重要物資的采購，采購專員應到供應商現場進行監造或檢驗，確保物資質量符合要求。（七）物資驗收1.物資到貨前，采購專員應通知相關部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，由采購專員、使用部門、質量檢驗部門等相關人員組成驗收小組，按照采購合同和質量標準對物資進行驗收。3.驗收內容包括物資的名稱、規格型號、數量、質量、外觀等方面。驗收合格后，填寫《物資驗收單》，各方簽字確認。4.如發現物資存在質量問題或數量不符等情況，驗收小組應及時與供應商聯系，要求供應商更換或補貨，并做好記錄。（八）付款結算1.采購專員根據采購合同和物資驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、發票、物資驗收單等相關憑證。2.《付款申請單》經采購主管審核后，報采購經理審批。3.審批通過后，按照企業的財務管理制度辦理付款手續。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部根據企業年度生產經營計劃和采購計劃，編制采購預算草案。2.采購預算草案應包括采購物資的名稱、規格型號、數量、價格、采購時間等內容，并詳細說明預算編制的依據和方法。3.采購預算草案經采購經理審核后，報財務部門進行匯總和審核。（二）預算執行與控制1.采購部嚴格按照采購預算執行采購任務，不得隨意突破預算。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購部應提出書面申請，說明調整的原因、內容和金額，經采購經理審核后，報財務部門和企業管理層審批。3.財務部門定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現問題并采取措施加以解決。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場價格波動風險：建立價格預警機制，關注市場價格動態，及時與供應商協商調整價格；簽訂長期采購合同，鎖定價格；合理安排采購時間，避免在價格高峰期采購。2.供應商違約風險：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商；在采購合同中明確違約責任，加大對供應商違約的處罰力度；定期對供應商進行評估和考核，及時淘汰不合格供應商。3.質量風險：嚴格把控采購物資的質量標準，加強對供應商的質量監督；在采購合同中明確質量條款和驗收標準；到貨后進行嚴格的驗收，發現質量問題及時處理。4.法律風險：加強對采購人員的法律法規培訓，提高法律意識；在采購活動中嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定；審核采購合同條款，確保合同合法合規。六、采購信息管理（一）信息收集1.采購專員通過多種渠道收集與采購相關的信息，如市場價格信息、供應商信息、行業動態信息等。2.建立采購信息收集渠道檔案，記錄信息來源、收集時間、信息內容等。（二）信息整理與分析1.采購專員對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫。2.定期對采購信息進行分析，提取有價值的信息，為采購決策提供依據。如分析市場價格走勢，預測物資價格變化；分析供應商績效，評估供應商合作情況等。（三）信息共享1.采購部內部實現采購信息共享，采購專員、采購主管、采購經理等人員可以根據工作需要查閱相關信息。2.與其他部門建立信息共享機制，及時將采購信息傳遞給相關部門，如將物資到貨信息通知使用部門，將采購合同信息告知財務部門等。七、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：衡量采購價格是否合理，與預算相比節約或超支情況。2.采購質量：評估采購物資是否符合質量標準，因質量問題導致的損失情況。3.交貨期：考核供應商是否按時交貨，交貨延遲對企業生產經營的影響程度。4.供應商管理：包括供應商開發數量、供應商評估情況、供應商合作穩定性等方面。5.采購效率：如采購周期、采購流程的執行情況等。（二）評估方法1.定期對采購績效進行評估，評估周期可以為月度、季度或年度。2.采用定量與定性相結合的評估方法，如通過數據分析采購成本、交貨期等指標，通過問卷調查、訪談等方式收集對采購質量、供應商管理等方面的評價。3.將采購績效評估結果與采購人員的績效考核掛鉤，激勵采購人員提高工作績效。八、采購監督與審計（一）內部監督1.企業內部審計部門定期對采購部的采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否合法有效、采購資金使用是否合理等。2.采購部內部建立相互監督機制，采購專員、采購主管、采購經理之間相互監督，防止采購過程中出現違規行為