行政公務印章管理制度?總則目的為加強公司行政公務印章的管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益和形象，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的行政公務印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。管理原則1.分級負責原則：公司行政公務印章實行分級管理，明確各級管理人員的職責權限，確保印章管理責任落實到人。2.規范使用原則：印章使用必須嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定，按照規定的程序和權限進行審批，確保印章使用的規范性和合法性。3.安全保密原則：加強印章的安全保管，采取必要的安全措施，防止印章被盜用、冒用或遺失，確保印章信息的安全保密。印章的種類及用途公司公章公司公章是公司對外行使權力的象征，代表公司的意志和行為。主要用于以下方面：1.以公司名義發出的各類文件、函件、通知、報告等；2.公司簽訂的各類合同、協議、意向書等；3.公司出具的各類證明、介紹信等；4.其他需要加蓋公司公章的事項。合同專用章合同專用章用于公司簽訂各類經濟合同、協議等法律文件。使用合同專用章簽訂的合同具有法律效力，受法律保護。財務專用章財務專用章用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務活動。主要用于以下方面：1.公司開具的發票、收據等財務票據；2.銀行結算憑證、支票等；3.其他與財務相關的文件、報表等。法人章法人章用于公司法定代表人在特定文件上的簽字確認，具有代表公司法定代表人意志的法律效力。主要用于以下方面：1.公司重要文件、合同等需要法定代表人簽字的場合；2.銀行預留印鑒等與公司財務相關的事項。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司行政公務印章的刻制由公司辦公室統一負責，根據公司實際需要提出刻制申請，經公司領導批準后，由辦公室會同相關部門選擇具有資質的印章刻制單位進行刻制。2.刻制印章時，應提供公司出具的刻制印章介紹信，并明確印章的種類、名稱、規格、用途等信息。3.印章刻制完成后，刻制單位應將印章及印模交付公司辦公室，辦公室應對印章的質量、規格等進行核對，確認無誤后，辦理簽收手續。印章啟用1.新刻制的印章啟用前，公司辦公室應填寫《印章啟用申請表》，詳細說明印章的名稱、種類、規格、啟用日期、使用范圍等信息，并附上印模。經公司領導批準后，方可啟用。2.印章啟用時，公司辦公室應發布印章啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍、管理要求等事項，確保公司各部門及相關人員知曉。3.印章啟用后，原使用的舊印章應及時廢止，并交回公司辦公室統一保管或銷毀。印章的保管保管原則1.專人保管原則：公司行政公務印章應指定專人負責保管，保管人員應具備較強的責任心和保密意識，確保印章的安全。2.分散保管原則：不同種類的印章應分別保管，避免因一枚印章的丟失或被盜用而影響其他印章的正常使用。3.保險柜存放原則：印章應存放在保險柜中，并設置密碼和鑰匙，確保印章存放的安全性。保管職責1.公司公章、合同專用章由公司辦公室指定專人保管；財務專用章由公司財務部指定專人保管；法人章由公司法定代表人或其授權的人員保管。2.印章保管人員應嚴格遵守印章保管規定，不得擅自將印章交予他人保管或使用，不得在未經授權的情況下攜帶印章外出。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章的完好無損。如發現印章有損壞、遺失等情況，應及時報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。保管環境1.印章保管場所應具備安全可靠的條件，配備必要的防盜、防火、防潮等設施，確保印章存放的安全。2.印章保管場所應保持清潔、干燥，避免印章受潮、生銹或損壞。3.印章保管人員應妥善保管保險柜鑰匙和密碼，不得隨意透露給他人。如因工作需要必須委托他人代保管印章時，應經公司領導批準，并辦理相關委托手續。印章的使用使用流程1.印章使用申請人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印時間等信息，并附上相關文件或資料。2.《印章使用申請表》應經部門負責人審核簽字后，報公司領導審批。公司領導應根據用印事項的性質、重要程度等因素進行審批，確保用印的合理性和合法性。3.印章保管人員在收到經審批的《印章使用申請表》后，應對申請表的內容進行認真核對，確認無誤后，方可在規定的位置加蓋印章。4.印章加蓋完畢后，印章保管人員應在《印章使用申請表》上注明蓋章日期，并將申請表存檔保管。同時，應對用印文件進行登記，記錄用印文件的名稱、份數、用印時間等信息。使用范圍1.公司公章的使用范圍應嚴格按照本制度規定執行，不得擅自擴大使用范圍。如遇特殊情況需要超出規定范圍使用公章時，應經公司領導批準，并在《印章使用申請表》上注明原因。2.合同專用章僅用于公司簽訂各類經濟合同、協議等法律文件，不得用于其他非合同類文件的蓋章。3.財務專用章僅用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務活動，不得用于其他非財務類文件的蓋章。4.法人章僅用于公司法定代表人在特定文件上的簽字確認，不得用于其他非法定代表人簽字的場合。使用要求1.印章使用應確保用印文件內容真實、合法、有效，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。2.印章加蓋應清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或遺漏。如因特殊原因需要在文件上加蓋多個印章時，應按照規定的順序和位置進行加蓋，確保印章之間的間距和排列整齊。3.印章使用后，應及時將印章歸還原保管人員，并辦理交接手續。印章保管人員應對歸還的印章進行檢查，確認印章完好無損后，方可辦理簽收手續。印章的停用與銷毀停用原因1.公司名稱變更、機構調整等原因導致印章不再使用；2.印章損壞、遺失等原因無法繼續使用；3.其他需要停用印章的情況。停用流程1.當出現印章停用情況時，印章保管人員應及時填寫《印章停用申請表》，詳細說明印章停用的原因、停用日期等信息，并附上相關證明材料。2.《印章停用申請表》應經部門負責人審核簽字后，報公司領導審批。公司領導批準后，印章保管人員應及時發布印章停用通知，明確印章停用的日期、停用后的處理方式等事項，確保公司各部門及相關人員知曉。3.印章停用后，印章保管人員應將印章交回公司辦公室統一保管。辦公室應對停用的印章進行登記，并妥善保管。銷毀流程1.對于需要銷毀的印章，公司辦公室應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章的名稱、種類、規格、銷毀原因等信息，并附上相關證明材料。2.《印章銷毀申請表》應經部門負責人審核簽字后，報公司領導審批。公司領導批準后，辦公室應會同公司審計部門或其他相關部門共同對印章進行銷毀。3.印章銷毀時，應采用適當的方式進行銷毀，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。4.印章銷毀后，公司辦公室應填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章銷毀的情況，并將登記表存檔保管。印章的交接與掛失交接手續1.印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應提前填寫《印章交接申請表》，詳細說明交接原因、交接時間、交接印章的名稱、種類、規格等信息，并附上印章清單。2.《印章交接申請表》應經部門負責人審核簽字后，報公司領導審批。公司領導批準后，印章保管人員應在公司辦公室或其他指定人員的監督下，與接收人員辦理印章交接手續。3.交接過程中，交接雙方應認真核對印章的數量、規格、完好程度等信息，并在《印章交接清單》上簽字確認。交接清單應一式兩份，交接雙方各執一份，公司辦公室存檔一份。4.印章交接完成后，接收人員應及時更改保險柜密碼和鑰匙，確保印章保管的安全性。同時，接收人員應按照本制度規定，認真履行印章保管職責。掛失程序1.如發現印章遺失或被盜用，印章保管人員應立即向公司辦公室報告，并填寫《印章掛失申請表》，詳細說明印章遺失或被盜用的時間、地點、印章名稱、種類、規格等信息。2.《印章掛失申請表》應經部門負責人審核簽字后，報公司領導審批。公司領導批準后，辦公室應及時發布印章掛失通知，聲明原印章作廢，并要求相關單位和個人停止使用該印章。3.公司辦公室應及時采取措施，如向公安機關報案、在媒體上刊登掛失聲明等，以防止印章被冒用而給公司造成損失。同時，辦公室應根據公司領導的指示，及時刻制新的印章，并按照本制度規定辦理印章啟用手續。監督與檢查內部監督1.公司審計部門應定期對公司行政公務印章的管理情況進行審計監督，檢查印章的保管、使用、交接、銷毀等環節是否符合本制度規定，是否存在違規操作的情況。2.公司辦公室應加強對印章管理工作的日常監督檢查，定期對印章保管人員的工作進行檢查和評估，確保印章管理工作規范、有序進行。3.各部門應積極配合公司審計部門和辦公室的監督檢查工作，如實提供印章管理相關的文件、資料和信息，不得隱瞞或虛報。外部監督1.公司應接受上級主管部門、政府相關部門及其他外部機構的監督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供印章管理相關的文件、資料和信息。2.如發現公司行政公務印章管理存在違規行為，公司應及時整改，并按照相關規定接受處罰。同時，公司應采取措施，加強印章管理，防止類似問題再次發生。責任追究違規責任1.印章保管人員如違反本制度規定，擅自將印章交予他人保管或使用，或在未經授權的情況下攜帶印章外出，給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任，并視情節輕重給予警告、記過、降職、撤職等處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。2.印章使用申請人如提供虛假用印文件或資料，騙取印章使用審批，給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任，并視情節輕重給予警告、記過、降職、撤職等處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。3.公司領導如在印章使用審批過程中把關不嚴，導致違規用印行為發生，給公司造成損失的，應承擔相應的領導責任，并視情節輕重給予警告、記過、降職、撤職等處分。賠償責任因印章保管、使用不當給公司造成經濟損失的，相關責任人員應按照公司的規定承擔相應的賠償責任。賠償金額應根據損失的大小、