行政物資庫存管理制度?總則目的為加強公司行政物資庫存管理，規范物資采購、存儲、使用及盤點等流程，確保物資供應的及時性、準確性和合理性，降低庫存成本，提高公司運營效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有行政物資的庫存管理，包括但不限于辦公用品、辦公設備、勞保用品、清潔用品、印刷品等。基本原則1.按需采購原則：根據公司實際需求和業務發展情況，合理安排物資采購計劃，避免盲目采購和積壓浪費。2.庫存控制原則：科學設定庫存標準，優化庫存結構，確保庫存物資既能滿足公司正常運營需要，又能控制庫存資金占用。3.規范管理原則：建立健全物資庫存管理制度和流程，明確各部門職責，加強物資出入庫、存儲、盤點等環節的規范化管理。4.成本效益原則：在保證物資質量和服務水平的前提下，降低物資采購成本、庫存成本和管理成本，提高公司經濟效益。職責分工行政部門1.負責制定行政物資庫存管理制度和采購計劃，并組織實施。2.負責物資的采購、驗收、入庫、存儲、發放及盤點等日常管理工作。3.定期對庫存物資進行清查盤點，及時發現和處理庫存積壓、短缺、損壞等問題。4.與其他部門溝通協調，了解物資需求情況，提供優質的物資供應服務。財務部門1.負責審核物資采購預算和費用報銷，確保資金使用的合理性和合規性。2.協助行政部門進行庫存物資的成本核算和管理，提供相關財務數據和分析報告。3.監督物資庫存管理情況，對違反財務制度的行為進行糾正和處理。使用部門1.根據工作需要，及時向行政部門提交物資需求申請。2.負責本部門領用物資的使用和保管，合理使用物資，避免浪費和損壞。3.配合行政部門進行物資盤點工作，提供相關物資使用情況的信息。物資采購管理采購計劃制定1.行政部門應定期收集各部門物資需求信息，結合庫存情況、物資消耗規律及業務發展預測，制定物資采購計劃。2.采購計劃應明確物資名稱、規格型號、數量、采購時間等內容，并報部門負責人審核批準。供應商選擇與管理1.建立合格供應商名錄，通過招標、詢價、比選等方式選擇優質供應商。選擇供應商時應綜合考慮其產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方權利義務，包括物資規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、質量保證、違約責任等條款。3.定期對供應商進行評估和考核，根據評估結果調整供應商名錄，對不合格供應商及時淘汰。采購執行1.采購人員根據批準的采購計劃，按照采購合同要求，及時與供應商聯系采購事宜，確保物資按時、按質、按量供應。2.采購過程中如需變更采購計劃或合同條款，應及時報相關領導審批，并與供應商協商一致。3.采購人員應跟蹤采購訂單執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題，如交貨延遲、質量不符等。物資驗收入庫管理驗收準備1.物資到貨前，倉庫管理人員應根據采購合同和采購計劃，做好驗收場地、工具、人員等準備工作。2.核對物資的名稱、規格型號、數量、供應商等信息，確保與采購合同一致。驗收程序1.物資到貨后，倉庫管理人員按照采購合同要求對物資的外觀、數量、質量等進行驗收。2.對于重要物資或技術含量較高的物資，可邀請相關技術人員或專業機構進行檢驗。3.驗收合格的物資，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續，填寫入庫單，注明物資名稱、規格型號、數量、供應商、入庫日期等信息，并簽字確認。4.驗收不合格的物資，倉庫管理人員應及時通知采購人員與供應商聯系退換貨事宜，并做好記錄。物資存儲管理倉庫規劃與布局1.根據物資類別、特性和使用頻率，合理規劃倉庫存儲空間，劃分不同的存儲區域，如辦公用品區、辦公設備區、勞保用品區等。2.物資應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。同時，應按照物資的出入庫頻率和流動性，合理安排存儲位置，提高倉庫空間利用率。物資存放要求1.按照物資的存儲條件要求，采取相應的存儲措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等。對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應設置專門的存儲區域，并嚴格按照相關規定進行管理。2.物資應整齊碼放，不得隨意堆放，確保物資存儲安全和穩定。對于有特殊存放要求的物資，如易碎品、精密儀器等，應采取相應的防護措施。庫存盤點1.定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。2.盤點前，倉庫管理人員應做好盤點準備工作，包括清理倉庫、核對賬目、準備盤點工具等。3.盤點過程中，應如實記錄物資的實際數量、規格型號、質量狀況等信息，并與庫存賬目進行核對。發現賬實不符的情況，應及時查明原因，編制盤點差異報告，報相關領導審批后進行處理。4.根據盤點結果，調整庫存賬目，確保庫存數據的準確性。同時，對庫存管理中存在的問題進行分析總結，提出改進措施，不斷完善庫存管理制度。物資發放管理發放原則1.按需發放原則：根據使用部門的實際需求，合理發放物資，確保物資用于公司正常業務開展。2.限額發放原則：對于部分消耗性物資，可設定合理的發放限額，控制物資浪費。3.以舊換新原則：對于部分可回收利用的物資，如辦公用品、辦公設備等，可實行以舊換新制度，鼓勵節約使用物資。發放流程1.使用部門填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字批準。2.倉庫管理人員根據審批后的領用申請表，核對庫存情況，如庫存充足，及時發放物資，并填寫出庫單，注明物資名稱、規格型號、數量、領用部門、領用日期等信息，由領用人員簽字確認。3.如庫存不足，倉庫管理人員應及時通知采購人員補貨，并告知領用部門預計到貨時間。4.對于貴重物資或限量發放的物資，領用人員應在領用申請表上注明使用責任人，確保物資使用安全和合理。庫存成本控制庫存周轉率管理1.定期分析庫存周轉率指標，計算公式為：庫存周轉率=主營業務成本/平均庫存余額。通過對庫存周轉率的分析，了解庫存物資的周轉速度和占用資金情況。2.采取措施提高庫存周轉率，如優化采購計劃、合理控制庫存水平、加快物資周轉等。對于庫存周轉率較低的物資，應及時查明原因，采取相應的處理措施，如降價促銷、與供應商協商退貨等。庫存損耗控制1.加強庫存物資的保管和維護，減少因保管不善、自然災害等原因造成的物資損耗。2.建立庫存損耗記錄制度，對物資損耗情況進行詳細記錄和分析，找出損耗原因，采取相應的改進措施，降低庫存損耗率。庫存成本核算與分析1.財務部門定期對庫存物資進行成本核算，包括采購成本、存儲成本、管理成本等，準確計算庫存物資的總成本。2.分析庫存成本構成及變化趨勢，為庫存管理決策提供依據。通過成本分析，找出成本控制的關鍵點，采取針對性措施降低庫存成本。信息化管理庫存管理系統建設1.建立公司行政物資庫存管理系統，實現物資采購、驗收、入庫、存儲、發放、盤點等業務流程的信息化管理。2.庫存管理系統應具備物資信息管理、庫存臺賬管理、采購管理、出入庫管理、盤點管理、報表生成等功能模塊，提高庫存管理工作效率和準確性。數據錄入與維護1.倉庫管理人員應及時將物資采購、入庫、出庫、盤點等信息錄入庫存管理系統，確保系統數據的實時性和準確性。2.定期對庫存管理系統中的數據進行備份，防止數據丟失。同時，對系統數據進行維護和更新，確保系統正常運行。數據分析與利用1.利用庫存管理系統提供的數據分析功能，對庫存物資的數量、金額、周轉率、損耗率等指標進行分析，為庫存管理決策提供支持。2.通過數據分析，及時發現庫存管理中存在的問題，如庫存積壓、短缺、周轉率低等，并采取相應的措施進行調整和優化。監督與考核內部審計監督1.公司內部審計部門定期對行政物資庫存管理情況進行審計監督，檢查物資采購、驗收、入庫、存儲、發放、盤點等環節的合規性和準確性。2.對審計過程中發現的問題，及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。績效考核1.建立行政物資庫存管理績效考核制度，對行政部門及相關人員的庫存管理工作進行考核評價。2.績效考核指標可包括庫存周轉率、庫存準確率、物資損耗率、采購成本控制、服務滿意度等方面。