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文檔簡介
行政管理制度培訓講課?一、總則(一)目的本行政管理制度旨在規范公司內部行政事務的處理流程,提高工作效率,確保公司各項工作的順利開展,營造良好的工作環境和秩序。(二)適用范圍本制度適用于公司全體員工。(三)基本原則1.合法性原則:制度的制定符合國家法律法規及相關政策要求。2.規范性原則:明確各項行政事務的操作流程和標準,確保工作的規范化。3.效率原則:以提高工作效率為導向,簡化流程,減少不必要的環節。4.服務原則:行政部門要樹立服務意識,為公司各部門和員工提供優質、高效的服務。二、辦公環境管理(一)辦公區域布局1.根據公司組織架構和業務需求,合理劃分辦公區域,明確各部門的辦公位置。2.辦公區域應保持整潔、明亮、通風良好,配備必要的辦公設備和設施。(二)辦公秩序維護1.員工應遵守辦公時間,按時上下班,不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假,應按照公司請假制度執行。2.保持辦公區域的安靜,不得大聲喧嘩、爭吵或進行其他影響他人工作的行為。3.愛護辦公設備和設施,不得隨意損壞或挪用。如有損壞,應及時報告并按照規定進行賠償。(三)環境衛生管理1.實行環境衛生值日制度,各部門負責本區域的環境衛生清掃和維護。2.保持辦公桌面整潔,文件、資料等應擺放整齊。3.禁止在辦公區域內吸煙、吃零食,不得隨地吐痰、亂扔垃圾。三、辦公用品管理(一)辦公用品的采購1.行政部門負責制定辦公用品采購計劃,根據各部門的需求和庫存情況,定期采購辦公用品。2.采購辦公用品應選擇質量可靠、價格合理的供應商,確保辦公用品的質量和供應及時性。(二)辦公用品的發放1.行政部門設立辦公用品發放臺賬,記錄辦公用品的發放情況。2.員工根據工作需要,到行政部門領取辦公用品。領取時應在發放臺賬上簽字確認。3.對于一些價值較高的辦公用品,如電腦、打印機等,應按照公司固定資產管理制度進行管理。(三)辦公用品的使用和節約1.員工應正確使用辦公用品,避免浪費。2.鼓勵員工節約使用辦公用品,如雙面打印、復印,減少紙張浪費等。四、文件管理(一)文件的分類和編號1.文件分為公司文件、部門文件和外來文件。2.公司文件按照文件性質和用途進行分類,如行政文件、業務文件、財務文件等,并進行編號管理。3.部門文件由各部門自行編號管理,確保文件的唯一性和可追溯性。(二)文件的起草和審核1.文件起草應主題明確、內容準確、格式規范。起草完成后,應提交部門負責人審核。2.部門負責人對文件內容進行審核,確保文件符合公司政策和實際情況。審核通過后,提交行政部門進行編號和登記。(三)文件的發布和存檔1.行政部門根據文件的性質和范圍,確定文件的發布方式,如內部發文、電子郵件等。2.文件發布后,應及時存檔,以便查閱和使用。存檔文件應按照分類和編號順序進行存放,確保文件的完整性和安全性。(四)文件的借閱和銷毀1.因工作需要借閱文件的,應填寫文件借閱申請表,經部門負責人批準后,到行政部門辦理借閱手續。2.借閱人應妥善保管文件,不得轉借他人,不得在文件上涂改、污損。借閱期限屆滿后,應及時歸還文件。3.對于已失去保存價值的文件,行政部門應定期進行清理和銷毀。銷毀文件時,應填寫文件銷毀申請表,經相關領導批準后,進行銷毀處理,并做好記錄。五、會議管理(一)會議分類1.公司會議:包括公司例會、總經理辦公會、年度總結會等,由公司高層領導主持,各部門負責人參加。2.部門會議:由各部門自行組織召開,傳達公司會議精神,安排本部門工作。3.專題會議:針對特定的工作事項或問題召開的會議,如項目研討會、業務培訓會等。(二)會議組織1.會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等,并發布會議通知。2.會議組織部門應準備好會議所需的資料、設備等,確保會議的順利進行。3.會議期間,參會人員應遵守會議紀律,不得遲到、早退、中途退場,手機應調至靜音或關機狀態。(三)會議記錄和紀要1.會議組織部門應安排專人負責會議記錄,記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等。2.會議結束后,會議組織部門應及時整理會議記錄,形成會議紀要,并發送給參會人員和相關部門。會議紀要應明確會議決議事項的責任人和完成時間,跟蹤決議事項的執行情況。六、車輛管理(一)車輛配備1.根據公司業務需要,合理配備車輛,確保工作用車需求。2.車輛分為公務用車和應急保障用車,公務用車主要用于公司日常辦公、業務往來等;應急保障用車主要用于處理突發事件、緊急公務等。(二)車輛調度1.行政部門負責車輛的調度和管理,建立車輛調度臺賬,記錄車輛的使用情況。2.員工因工作需要用車,應提前填寫用車申請表,經部門負責人批準后,提交行政部門安排車輛。3.行政部門根據車輛使用情況和員工申請,合理調度車輛,優先保障重要工作和緊急任務的用車需求。(三)車輛維護和保養1.行政部門負責制定車輛維護保養計劃,定期對車輛進行維護和保養,確保車輛性能良好。2.車輛駕駛員應按照規定的時間和里程對車輛進行保養,并及時報告車輛故障情況。3.車輛維修應選擇正規的維修廠家,維修費用應按照公司財務制度進行報銷。(四)車輛安全管理1.車輛駕駛員應遵守交通規則,安全駕駛,確保行車安全。2.定期對車輛進行安全檢查,發現安全隱患及時處理。3.車輛發生交通事故時,駕駛員應立即報告行政部門和保險公司,并積極配合處理事故。七、印章管理(一)印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。(二)印章使用規定1.印章由行政部門專人負責保管,建立印章使用臺賬,記錄印章的使用情況。2.使用印章應填寫印章使用申請表,注明使用事由、使用部門、使用人等,經相關領導批準后,方可使用印章。3.嚴禁在空白紙張、空白合同等上加蓋印章。4.印章使用完畢后,應及時歸還印章保管人,并在印章使用臺賬上簽字確認。(三)印章保管和安全1.印章保管人應妥善保管印章,確保印章的安全。印章應存放在保險柜或其他安全的地方,不得隨意放置。2.印章保管人不得擅自將印章轉借他人使用,如因工作需要臨時交接印章,應辦理交接手續,并記錄交接情況。八、證照管理(一)證照種類公司證照包括營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、許可證等。(二)證照辦理和年檢1.行政部門負責公司證照的辦理、年檢和換證工作。2.按照相關規定和要求,及時辦理證照的申請、審批、領取等手續,確保證照的合法性和有效性。3.定期進行證照年檢工作,提前準備好年檢所需的資料,按時完成年檢手續,避免因證照過期影響公司正常經營。(三)證照保管和使用1.證照由行政部門專人負責保管,建立證照管理臺賬,記錄證照的領取、使用、歸還等情況。2.因工作需要使用證照的,應填寫證照使用申請表,經相關領導批準后,到行政部門辦理借用手續。3.使用完畢后,應及時歸還證照,并在證照管理臺賬上簽字確認。九、考勤管理(一)考勤制度1.公司實行每日考勤制度,員工應按時上下班,不得遲到、早退。2.員工請假應提前填寫請假申請表,按照公司請假審批流程進行審批。請假批準后,將請假申請表交行政部門備案。3.員工曠工一天,扣發當日工資的200%;連續曠工三天或累計曠工五天以上的,公司將予以辭退。(二)考勤統計和公示1.行政部門負責每月對員工的考勤情況進行統計,統計結果經部門負責人審核后進行公示。2.員工對考勤結果有異議的,可在公示期內向行政部門提出申訴,行政部門應進行調查核實,并將處理結果反饋給員工。十、保密管理(一)保密范圍1.公司商業秘密,包括公司的技術秘密、經營秘密、客戶信息等。2.公司文件、資料、數據等涉及公司機密的信息。(二)保密措施1.與員工簽訂保密協議,明確員工的保密義務和責任。2.對涉及公司機密的文件、資料、數據等進行加密存儲和傳輸,限制訪問權限。3.在辦公區域設置保密警示標識,提醒員工注意保密。4.加強對員工的保密教育,提高員工的保密意識。(三)保密監督和檢查1.行政部門負責對公司保密制度的執行情況
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