公司打印機管理制度?一、總則1.目的為加強公司打印機的規范化管理，確保打印機的正常使用，提高工作效率，降低使用成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有打印機的使用、維護、管理等相關事宜。3.職責分工行政部門負責打印機的采購、選型、配置及報廢處理等工作。定期對打印機進行維護保養，確保打印機的正常運行。制定打印機的使用規范和操作流程，并對員工進行培訓。各部門負責本部門打印機的日常使用管理，監督員工正確使用打印機。配合行政部門進行打印機的維護和保養工作，及時反饋打印機的故障信息。員工嚴格按照本制度及打印機的操作流程使用打印機，愛護打印機設備。節約使用打印紙張等耗材，避免浪費。二、打印機采購與配置1.采購原則根據公司業務需求和實際使用情況，合理選擇打印機的品牌、型號和功能。優先考慮性能穩定、質量可靠、耗材成本低的產品。在滿足工作需要的前提下，盡量選擇環保節能型打印機。2.采購流程需求申請：各部門根據工作需要，填寫《打印機采購申請表》，詳細說明所需打印機的品牌、型號、數量、用途等信息，并提交至行政部門。審批：行政部門對各部門提交的采購申請進行審核，結合公司預算和實際情況，提出審批意見。審批通過后，報公司領導批準。采購實施：行政部門根據批準的采購申請，負責聯系供應商進行采購。在采購過程中，要嚴格按照公司的采購流程和相關規定進行操作，確保采購的打印機符合要求。驗收：打印機到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括打印機的品牌、型號、數量、外觀、配置、功能等是否與采購合同一致，以及打印機的質量和性能是否符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續，并交付使用部門。三、打印機使用規范1.開機與關機開機：先打開打印機的電源開關，再打開電腦，等待打印機自檢完成后，方可進行打印操作。關機：在完成打印任務后，先關閉打印機的電源開關，再關閉電腦。嚴禁在打印機工作時直接關閉電源，以免損壞打印機。2.打印操作選擇正確的打印機：在進行打印操作前，應確保選擇正確的打印機。如有多臺打印機，應根據打印任務的要求和打印機的使用情況，選擇合適的打印機進行打印。檢查打印內容：在打印前，應對打印內容進行仔細檢查，確保打印內容的準確性、完整性和排版格式符合要求。如有錯誤或需要修改的地方，應及時進行調整。設置打印參數：根據打印任務的要求，合理設置打印參數，如紙張大小、打印方向、打印份數等。在設置打印參數時，應注意避免浪費紙張和油墨。排隊打印：當有多個人同時提交打印任務時，打印機將按照任務提交的先后順序進行打印。員工應自覺遵守打印排隊規則，不得插隊或強行打印。3.紙張使用合理選擇紙張：根據打印內容的要求，合理選擇紙張的類型和規格。如普通文檔可使用A4紙，重要文件或需要長期保存的文檔可使用質量較好的紙張。雙面打印：在打印文檔時，應盡量采用雙面打印方式，以節約紙張。對于一些不影響閱讀的文檔，如內部通知、會議資料等，提倡雙面打印。紙張整理：打印完成后，應及時將紙張從打印機中取出，并按照順序整理好。對于不需要的紙張，應放入指定的廢紙簍中，不得隨意丟棄。4.墨盒與硒鼓更換及時更換：當打印機提示墨盒或硒鼓墨量不足時，應及時進行更換。更換墨盒或硒鼓時，應選擇與打印機型號匹配的產品，并按照操作說明進行更換。回收處理：更換下來的墨盒或硒鼓應按照環保要求進行回收處理，不得隨意丟棄。行政部門應定期聯系專業的回收公司進行回收，避免對環境造成污染。5.故障處理及時報告：當打印機出現故障時，使用部門應及時向行政部門報告。報告內容包括打印機的型號、故障現象、出現故障的時間等信息。維修記錄：行政部門接到故障報告后，應及時安排維修人員進行維修，并做好維修記錄。維修記錄應包括故障原因、維修方法、維修時間、維修人員等信息。嚴禁私自維修：未經行政部門授權，員工不得私自拆卸、維修打印機。如因私自維修導致打印機損壞的，由責任人承擔相應的賠償責任。四、打印機維護與保養1.日常維護清潔打印機：定期使用干凈的軟布擦拭打印機的機身、外殼、進紙口、出紙口等部位，清除灰塵和雜物。檢查打印機狀態：每天上班前和下班前，應檢查打印機的工作狀態，包括打印機的電源是否開啟、是否有卡紙現象、墨量是否充足等。如發現問題，應及時處理。清理打印機內部：定期清理打印機的內部部件，如搓紙輪、定影組件、硒鼓等。清理時，應使用專業的清潔工具和清潔劑，避免損壞打印機部件。2.定期保養定期檢查：行政部門應定期對打印機進行全面檢查，包括打印機的硬件設備、軟件系統、網絡連接等方面。檢查內容包括打印機的性能指標、打印質量、穩定性等。深度清潔：每隔一段時間，應對打印機進行一次深度清潔，以清除打印機內部的灰塵、污垢和雜質。深度清潔應由專業的維修人員進行操作，避免因操作不當導致打印機損壞。更換部件：根據打印機的使用情況和保養周期，及時更換打印機的易損部件，如墨盒、硒鼓、搓紙輪、定影膜等。更換部件時，應選擇質量可靠、與打印機型號匹配的產品。3.保養記錄行政部門應建立打印機保養記錄檔案，記錄打印機的保養時間、保養內容、更換部件等信息。保養記錄檔案應妥善保存，以備查閱和參考。五、打印機耗材管理1.耗材采購集中采購：公司打印機耗材實行集中采購制度，由行政部門統一負責采購。行政部門應根據打印機的使用情況和耗材庫存情況，定期制定耗材采購計劃，并報公司領導批準。選擇供應商：在采購耗材時，行政部門應選擇信譽良好、產品質量可靠、價格合理的供應商。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。質量驗收：耗材到貨后，行政部門應組織相關人員進行質量驗收。驗收內容包括耗材的品牌、型號、規格、數量、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續，并交付使用部門。2.耗材庫存管理建立庫存臺賬：行政部門應建立打印機耗材庫存臺賬，詳細記錄耗材的入庫、出庫、庫存數量等信息。庫存臺賬應定期進行核對，確保賬實相符。分類存放：打印機耗材應分類存放，標識清晰。不同品牌、型號、規格的耗材應分開存放，避免混淆。庫存盤點：行政部門應定期對打印機耗材進行庫存盤點，盤點周期為每月一次。盤點結果應及時上報公司領導，并根據盤點情況進行調整。3.耗材發放與使用按需發放：各部門根據工作需要，填寫《打印機耗材領用申請表》，經部門負責人簽字后，到行政部門領取打印機耗材。行政部門應按照申請表上的數量和規格進行發放，并做好發放記錄。限量使用：為了節約耗材，行政部門應根據打印機的使用情況和工作需要，制定耗材限量使用標準。各部門應嚴格按照限量使用標準領取和使用耗材，不得超量領取和浪費。使用監督：各部門負責人應監督本部門員工正確使用打印機耗材，避免浪費。如發現員工有浪費耗材的行為，應及時進行制止和批評教育。六、打印機安全管理1.網絡安全設置密碼：為了保證打印機的網絡安全，行政部門應對打印機設置登錄密碼，并定期更換密碼。密碼應設置為強度較高的組合，包括字母、數字和特殊字符。權限管理：根據公司的組織架構和工作需要，行政部門應對打印機的使用權限進行設置。不同部門和人員對打印機的使用權限應有所區別，嚴禁未經授權的人員使用打印機。防火墻設置：為了防止外部網絡攻擊，行政部門應在公司網絡與打印機之間設置防火墻，并定期更新防火墻規則。2.數據安全數據備份：為了防止打印機數據丟失，行政部門應定期對打印機中的重要數據進行備份。備份數據應存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地存放。數據加密：對于一些敏感數據，如公司機密文件、財務數據等，在打印前應進行加密處理。加密方式可采用軟件加密或硬件加密。訪問控制：行政部門應設置打印機的數據訪問控制權限，只有經過授權的人員才能訪問打印機中的數據。訪問數據時，應進行身份驗證和審計記錄。3.物理安全放置位置：打印機應放置在安全、干燥、通風的地方，避免陽光直射和潮濕環境。打印機周圍應保持整潔，不得堆放雜物。防盜措施：為了防止打印機被盜，行政部門應在打印機上安裝防盜鎖，并將打印機放置在有安全防護措施的房間內。如安裝監控攝像頭、門禁系統等。防止損壞：員工在使用打印機時，應注意避免碰撞和損壞打印機。如發現打印機有損壞跡象，應及時報告行政部門進行維修。七、違規處理1.違規行為未經授權使用打印機。私自拆卸、維修打印機。浪費打印紙張等耗材。在打印機上打印與工作無關的內容。故意損壞打印機設