公司對跟單管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司跟單管理工作，規(guī)范跟單流程，提高工作效率，確保訂單的順利執(zhí)行和客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及跟單工作的部門和人員，包括但不限于銷售部門、生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等。（三）原則1.準(zhǔn)確性原則：跟單人員應(yīng)確保訂單信息的準(zhǔn)確傳遞和執(zhí)行，避免因信息錯誤導(dǎo)致的工作失誤和損失。2.及時性原則：跟單工作要注重時效性，及時跟進(jìn)訂單進(jìn)度，及時處理問題，確保訂單按時交付。3.協(xié)調(diào)性原則：跟單人員需與公司內(nèi)部各部門密切協(xié)作，與客戶保持良好溝通，協(xié)調(diào)各方資源，共同推進(jìn)訂單執(zhí)行。4.客戶導(dǎo)向原則：以滿足客戶需求為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不斷提升客戶服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)客戶滿意度和忠誠度。二、跟單流程（一）訂單接收1.銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，對訂單信息進(jìn)行初步審核，包括客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、價格等。2.如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或存在疑問，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通確認(rèn)，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。3.銷售部門將審核通過的訂單錄入公司訂單管理系統(tǒng)，并將訂單副本傳遞給相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、采購部門等。（二）生產(chǎn)安排1.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求和產(chǎn)能情況，制定生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)時間節(jié)點(diǎn)等。2.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃安排生產(chǎn)任務(wù)，分配生產(chǎn)資源，包括人力、設(shè)備、原材料等。3.在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)及時跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，確保生產(chǎn)按計(jì)劃進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施解決，并向跟單人員反饋。（三）采購跟進(jìn)1.采購部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和物料清單，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等。2.采購部門負(fù)責(zé)尋找合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價等工作，確定最終供應(yīng)商并簽訂采購合同。3.采購部門應(yīng)及時跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)采購過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并向跟單人員反饋。（四）質(zhì)量控制1.質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)在生產(chǎn)過程中進(jìn)行巡檢、抽檢等工作，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。3.在產(chǎn)品入庫前，質(zhì)量控制部門應(yīng)對產(chǎn)品進(jìn)行最終檢驗(yàn)，合格后方可辦理入庫手續(xù)。（五）物流配送1.物流部門根據(jù)訂單交貨期和客戶要求，制定物流配送計(jì)劃。物流配送計(jì)劃應(yīng)明確貨物發(fā)運(yùn)時間、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線等。2.物流部門負(fù)責(zé)安排貨物的包裝、運(yùn)輸、裝卸等工作，確保貨物安全、及時送達(dá)客戶手中。3.在物流配送過程中，物流部門應(yīng)及時跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施解決，并向跟單人員反饋。（六）訂單交付與驗(yàn)收1.當(dāng)訂單產(chǎn)品生產(chǎn)完成并通過質(zhì)量檢驗(yàn)后，銷售部門應(yīng)及時通知客戶安排驗(yàn)收。2.客戶驗(yàn)收合格后，銷售部門應(yīng)與客戶辦理訂單交付手續(xù)，確認(rèn)訂單完成。3.如客戶驗(yàn)收不合格，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，了解客戶需求，協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門進(jìn)行整改，直至客戶驗(yàn)收合格。三、跟單人員職責(zé)（一）跟單專員1.負(fù)責(zé)具體訂單的跟單工作，按照跟單流程跟進(jìn)訂單進(jìn)度，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。2.與銷售部門、生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等保持密切溝通，協(xié)調(diào)各方資源，解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.及時向客戶反饋訂單執(zhí)行情況，處理客戶的咨詢和投訴，提高客戶滿意度。4.負(fù)責(zé)收集、整理訂單相關(guān)資料，如訂單合同、生產(chǎn)計(jì)劃、采購訂單、檢驗(yàn)報(bào)告、物流單據(jù)等，建立訂單檔案，以便查詢和追溯。（二）跟單主管1.負(fù)責(zé)制定和完善跟單管理制度和流程，確保跟單工作規(guī)范、高效進(jìn)行。2.組織和指導(dǎo)跟單專員開展跟單工作，對跟單專員的工作進(jìn)行監(jiān)督和考核。3.定期召開跟單工作會議，總結(jié)分析跟單工作中存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。4.與公司其他部門負(fù)責(zé)人溝通協(xié)調(diào)，共同推進(jìn)公司整體業(yè)務(wù)發(fā)展。5.負(fù)責(zé)與客戶對接，維護(hù)客戶關(guān)系，了解客戶需求和市場動態(tài)，為公司業(yè)務(wù)決策提供支持。四、溝通與協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通1.跟單人員應(yīng)與公司內(nèi)部各部門保持密切溝通，建立良好的協(xié)作關(guān)系。2.定期召開跟單工作協(xié)調(diào)會，由跟單主管主持，各相關(guān)部門參加，共同商討訂單執(zhí)行過程中存在的問題，制定解決方案。3.在日常工作中，跟單人員應(yīng)及時向相關(guān)部門傳遞訂單信息和工作進(jìn)展情況，同時及時了解其他部門的工作需求和困難，積極協(xié)調(diào)解決。（二）與客戶溝通1.跟單人員應(yīng)主動與客戶溝通，及時了解客戶需求和意見，確?？蛻魸M意度。2.在訂單執(zhí)行過程中，跟單人員應(yīng)定期向客戶反饋訂單進(jìn)度，讓客戶及時了解訂單執(zhí)行情況。3.如客戶提出變更訂單要求，跟單人員應(yīng)及時與客戶溝通，了解變更內(nèi)容和原因，評估變更對訂單執(zhí)行的影響，并及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。4.當(dāng)客戶對訂單執(zhí)行情況提出疑問或投訴時，跟單人員應(yīng)耐心傾聽客戶意見，及時協(xié)調(diào)解決問題，并將處理結(jié)果及時反饋給客戶。五、信息管理（一）訂單信息管理1.跟單人員應(yīng)及時將訂單信息錄入公司訂單管理系統(tǒng)，確保訂單信息的準(zhǔn)確、完整。2.訂單管理系統(tǒng)應(yīng)具備訂單創(chuàng)建、審核、執(zhí)行跟蹤、查詢統(tǒng)計(jì)等功能，方便公司內(nèi)部各部門共享訂單信息。3.跟單人員應(yīng)定期對訂單管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）客戶信息管理1.銷售部門應(yīng)建立客戶信息檔案，對客戶基本信息、訂單歷史、交易記錄、客戶反饋等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.客戶信息檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和及時性。3.跟單人員在跟單過程中應(yīng)充分利用客戶信息檔案，了解客戶需求和偏好，為客戶提供個性化服務(wù)。（三）文件資料管理1.跟單人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管訂單相關(guān)的文件資料，如訂單合同、生產(chǎn)計(jì)劃、采購訂單、檢驗(yàn)報(bào)告、物流單據(jù)等。2.文件資料應(yīng)分類存放，便于查詢和使用。3.對于重要文件資料，應(yīng)進(jìn)行備份保存，防止丟失。六、考核與激勵（一）考核指標(biāo)1.訂單按時交付率：考核訂單是否按照合同約定的交貨期按時交付。2.產(chǎn)品質(zhì)量合格率：考核產(chǎn)品質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。3.客戶滿意度：通過客戶反饋和調(diào)查，考核客戶對跟單工作的滿意度。4.溝通協(xié)調(diào)能力：考核跟單人員與公司內(nèi)部各部門和客戶的溝通協(xié)調(diào)效果。5.工作效率：考核跟單人員完成訂單跟單工作的速度和質(zhì)量。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度對跟單人員進(jìn)行一次考核，考核結(jié)果作為績效獎金發(fā)放和崗位晉升的依據(jù)。2.不定期考核：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和實(shí)際情況，對跟單人員進(jìn)行不定期考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）激勵措施1.績效獎金：根據(jù)跟單人員的考核結(jié)果，發(fā)放相應(yīng)的績效獎金，激勵跟單人員提高工作績效。2.崗位晉升：對于考核優(yōu)秀的跟單人員，給予崗位晉升機(jī)會，激勵跟單人員不斷提升自身能力和素質(zhì)。3.榮譽(yù)表彰：對在跟單工作中表現(xiàn)突出的跟單人員，給予榮譽(yù)表彰，如頒發(fā)"優(yōu)秀跟單員"稱號等，激勵跟單人員積極工作。七、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.跟單人員應(yīng)在訂單執(zhí)行過程中，及時識別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如客戶變更訂單、原材料供應(yīng)中斷、生產(chǎn)進(jìn)度延遲、質(zhì)量問題、物流運(yùn)輸延誤等。2.對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對不同的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。如對于客戶變更訂單風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)調(diào)，評估變更對訂單執(zhí)行的影響，并及時調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃；對于原材料供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時尋找替代供應(yīng)商，確保原材料供應(yīng)；對于生產(chǎn)進(jìn)度延遲風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)生產(chǎn)管理，增加資源投入，確保生產(chǎn)按時完成；對于質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量控制，嚴(yán)格檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，及時整改問題；對于物流運(yùn)輸延誤風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)選擇可靠的物流供應(yīng)商，提前安排運(yùn)輸，跟蹤運(yùn)輸狀態(tài)等。2.在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對過程中，跟單人員應(yīng)及時向相關(guān)部門匯報(bào)風(fēng)險(xiǎn)情況和應(yīng)對措施，共同協(xié)調(diào)解決問題。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控