非典檔案留存管理制度?一、總則（一）目的為有效應對類似非典疫情等突發公共衛生事件，確保公司在特殊時期各類檔案資料的完整留存，為后續的應急處置、經驗總結、責任追溯以及公司的持續運營和發展提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構在非典疫情期間及后續相關階段形成的各類檔案資料的留存管理，包括但不限于文件、記錄、報表、影像資料等。（三）基本原則1.全面性原則：涵蓋公司在非典疫情期間涉及的各個方面的檔案資料，確保無重大遺漏。2.真實性原則：檔案資料應如實反映公司在非典期間的實際運作情況，不得篡改、偽造。3.規范性原則：按照統一的分類標準、編號規則和整理方法進行檔案留存管理，保證檔案的系統性和規范性。4.保密性原則：對涉及公司商業秘密、員工隱私等敏感信息的檔案資料，嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案分類與范圍（一）疫情防控文件類1.政府部門發布的關于非典疫情防控的政策法規、通知公告、指導性文件等。2.公司制定的非典疫情防控工作方案、應急預案、工作制度、實施細則等。3.公司與政府部門、相關機構的往來函件，涉及疫情防控工作的溝通協調、工作匯報等。（二）員工健康管理類1.員工每日健康狀況報告記錄，包括體溫、癥狀等信息。2.員工非典疫情期間的就醫記錄、診斷證明等。3.公司組織的員工健康培訓資料、宣傳材料等。（三）工作安排與調整類1.公司業務調整方案，如遠程辦公安排、業務流程優化、部分業務暫停或縮減計劃等。2.各部門工作任務分配與調整記錄，明確在非典期間各崗位的工作重點和職責變化。3.員工工作交接記錄，特別是涉及關鍵崗位和業務連續性的交接情況。（四）物資管理類1.公司非典疫情防控物資采購計劃、采購合同、出入庫記錄等。2.物資庫存盤點記錄，確保物資數量準確、質量合格。3.物資使用情況統計報表，包括口罩、消毒液、體溫計等各類防控物資的領用明細。（五）會議記錄類1.公司召開的非典疫情防控工作會議記錄，包括會議時間、地點、參會人員、會議內容、決議事項等。2.各部門內部召開的與疫情防控相關的會議記錄。（六）客戶與合作伙伴溝通類1.與客戶溝通的函件、郵件、電話記錄等，告知客戶公司在非典期間的業務安排和服務調整情況，以及客戶反饋。2.與合作伙伴簽訂的涉及非典疫情影響的補充協議、合作調整協議等。3.公司因非典疫情對客戶和合作伙伴造成影響的分析報告及應對措施記錄。（七）財務與成本類1.非典疫情期間公司的費用支出明細，包括防控物資采購費用、員工補貼費用、業務調整相關費用等。2.公司因非典疫情導致的收入變化情況分析報告，以及財務應對策略和措施記錄。3.與稅務、社保等部門溝通協調涉及非典疫情相關財務問題的記錄。（八）宣傳與輿情類1.公司發布的關于非典疫情防控工作的宣傳稿件、通知通告、內部簡報等。2.收集整理的媒體對公司非典疫情期間報道的相關資料，包括正面報道、負面報道及輿情監測分析報告。3.公司針對輿情采取的應對措施記錄，如回應口徑、溝通協調情況等。（九）其他類1.非典疫情期間公司獲得的榮譽證書、表彰文件等。2.公司員工在非典疫情防控工作中表現突出的事跡材料、獎勵記錄等。3.其他與非典疫情相關但未納入上述類別的檔案資料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責在非典疫情期間及時收集本部門產生的各類檔案資料，并確保資料的完整性和準確性。2.對于外來文件，如政府部門的政策文件、合作單位的函件等，應及時登記、簽收，并按照要求進行分發和存檔。3.員工個人應妥善保管好與非典疫情相關的個人資料，并按照公司要求定期提交給所在部門。（二）整理方法1.按照本制度規定的檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案資料應標注清晰的日期、名稱、來源等信息，并編寫頁碼。3.對于文件類檔案，應按照文件的重要程度、時間順序等進行排序；對于記錄類檔案，應保持原始記錄的順序。4.對破損、褪色的檔案資料進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。四、檔案編號與存儲（一）編號規則1.采用統一的編號系統，為每份檔案資料賦予唯一的編號。編號應體現檔案的類別、年份、順序號等信息，便于查詢和管理。2.例如，疫情防控文件類檔案編號格式為：YQFK[年份][順序號]；員工健康管理類檔案編號格式為：YGJK[年份][順序號]，以此類推。（二）存儲方式1.設立專門的非典檔案存儲區域，配備必要的存儲設備，如檔案柜、文件盒、存儲硬盤等，確保檔案資料得到妥善保管。2.對于紙質檔案，應按照類別、年份、順序號依次排列存放在檔案柜中，并在檔案柜上標注清晰的類別標識。3.對于電子檔案，應按照存儲介質的類型進行分類存儲，如硬盤、光盤等，并建立電子檔案目錄，便于快速查找和調用。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱非典檔案資料的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門進行查閱。2.涉及公司商業秘密、員工隱私等敏感信息的檔案資料，查閱申請人需經公司保密管理部門審批通過后，方可查閱。3.公司高層管理人員查閱檔案資料不受上述審批流程限制，但應在檔案管理部門進行登記。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，查閱申請人持申請表到檔案管理部門，檔案管理人員根據申請表提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的區域內查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出指定區域，不得在檔案資料上涂改、標記、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱申請表上注明歸還日期，并歸檔保存。（三）借閱規定1.因特殊原因需要借閱非典檔案資料的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請并獲得批準。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。如因保管不善導致檔案資料損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還檔案資料時，檔案管理人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，如發現問題應及時記錄并向借閱人員所在部門反饋。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應與接觸非典檔案資料的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.對涉及公司商業秘密、員工隱私等敏感信息的檔案資料，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施，確保信息安全。3.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應嚴格遵守保密規定，不得向無關人員透露檔案內容。4.對于不再需要留存的非典檔案資料，應按照公司檔案銷毀制度進行妥善處理，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案存儲區域的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案資料的安全存儲。2.定期對檔案存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止因設備故障導致檔案資料損壞或丟失。3.制定檔案安全應急預案，明確在發生火災、水災、盜竊等突發事件時的應急處置措施，確保檔案資料能夠得到及時有效的保護。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據公司業務發展和實際需求，定期對非典檔案資料進行鑒定，確定檔案資料的留存價值。2.鑒定工作應遵循全面性、客觀性、準確性的原則，綜合考慮檔案資料的內容、形式、來源等因素。（二）鑒定組織成立非典檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括相關業務部門的代表、檔案管理人員等。鑒定工作小組負責對檔案資料進行具體的鑒定工作。（三）鑒定標準1.具有重要歷史價值、參考價值和憑證作用的檔案資料，應予以長期留存。2.對公司業務發展影響較小、保存期限已滿且無繼續留存必要的檔案資料，可考慮銷毀。3.涉及法律糾紛、未了結事項等的檔案資料，應在相關事項處理完畢后，按照規定進行銷毀。（四）銷毀程序1.鑒定工作小組對檔案資料進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經檔案管理部門負責人審核、公司分管領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案資料無法恢復。銷毀過程中應安排專人負責監督，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、方式、監銷人員等信息。4.銷毀完畢后，監銷人員和檔案管理人員應在《檔案銷毀記錄》上簽字確認，并將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀記錄》等相關資料歸檔保存。八、檔案管理監督與考核（一）監督機制1.公司內部審計部門定期對非典檔案留存管理情況進行監督檢查，重點檢查檔案資料的收集、整理、存儲、查閱、借閱、保密、銷毀等環節是否符合本制度規定。2.檔案管理部門應定期對自身工作進行自查自糾，及時發現和解決檔案管理過程中存在的問題，并向公司領導匯報自查情況。（二）考核辦法1.將非典檔案留存管理工作納入各部門績效考核