項目資料管理制度模板?一、總則（一）目的為加強公司項目資料的規范化管理，確保項目資料的完整性、準確性和安全性，提高項目管理效率，為公司的決策、運營及后續項目提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目從啟動至結束全過程中所產生的各類資料的管理，包括但不限于項目策劃書、合同文件、技術文檔、會議紀要、往來函件、驗收報告等。（三）基本原則1.真實性原則：項目資料應如實反映項目的實際情況和進展。2.完整性原則：涵蓋項目各個環節的資料，確保無遺漏。3.準確性原則：資料內容準確無誤，數據真實可靠。4.及時性原則：及時收集、整理、歸檔項目資料，保證資料的時效性。5.保密性原則：對涉及公司機密的項目資料嚴格保密，防止泄露。二、職責分工（一）項目負責人1.負責組織項目資料的收集、整理和初步審核工作。2.確保項目資料與項目實際進展同步，及時發現并解決資料管理中出現的問題。3.對項目資料的真實性、完整性和準確性負責。（二）部門資料員1.協助項目負責人進行項目資料的日常收集、整理和分類工作。2.按照公司規定的格式和要求，對資料進行規范化處理。3.負責將整理好的項目資料及時提交給公司檔案室歸檔。（三）公司檔案室1.制定并執行項目資料歸檔的具體流程和標準。2.負責接收、保管和查閱項目資料，確保資料的安全存儲和有效利用。3.定期對項目資料進行清查和盤點，對損壞或丟失的資料及時進行處理。（四）其他相關部門在各自職責范圍內，配合做好項目資料的管理工作，如提供相關資料、參與資料審核等。三、項目資料的分類與編號（一）分類1.項目策劃類：包括項目立項申請、可行性研究報告、項目策劃書等。2.合同協議類：項目相關的各類合同、協議、訂單等。3.技術文檔類：技術方案、設計圖紙、實驗報告、技術總結等。4.會議紀要類：項目過程中各類會議的紀要文件。5.往來函件類：與項目相關的對外發送和接收的函件、郵件等。6.進度管理類：項目進度計劃、進度報告、里程碑記錄等。7.質量管理類：質量計劃、質量檢驗報告、質量問題處理記錄等。8.成本管理類：項目預算、成本核算報表、費用報銷憑證等。9.風險管理類：風險評估報告、風險應對措施記錄等。10.驗收交付類：驗收申請、驗收報告、交付文檔等。（二）編號為便于項目資料的識別和管理，對每類資料進行統一編號。編號規則如下：[公司簡稱首字母縮寫][項目編號][資料類別代碼][順序號]例如：[GJ][2023001][CH][001]，表示公司[GJ]項目編號為[2023001]的策劃類資料中的第1份文件。資料類別代碼如下：1.CH項目策劃類2.HT合同協議類3.JS技術文檔類4.HY會議紀要類5.WL往來函件類6.JD進度管理類7.ZL質量管理類8.CB成本管理類9.FL風險管理類10.YS驗收交付類四、項目資料的收集與整理（一）收集要求1.項目負責人應明確資料收集的范圍和標準，及時向項目團隊成員傳達。2.項目團隊成員應按照要求，在項目進展過程中及時收集各自工作范圍內產生的資料，并提交給項目負責人或部門資料員。3.對于外部獲取的資料，如合作方提供的文件、政府部門的批復等，應確保其真實性和完整性，并及時歸檔。（二）整理要求1.資料應按照分類進行整理，同類資料按照時間順序或重要程度排序。2.對每份資料進行編號，并在資料上標注清晰的標題、日期、來源等信息。3.對于電子資料，應按照統一的命名規則進行命名，便于查找和識別。4.對資料中的圖表、數據等進行核對和修正，確保準確無誤。五、項目資料的審核與審批（一）審核流程1.項目負責人對收集整理好的項目資料進行初步審核，確保資料的完整性和準確性。2.將初步審核通過的資料提交給相關部門負責人進行審核，審核內容包括資料與項目實際情況的相符性、合規性等。3.涉及公司重要決策或重大項目的資料，需提交公司管理層進行審批。（二）審核要點1.資料是否真實反映項目實際情況，有無虛假或誤導性內容。2.資料的格式和內容是否符合公司規定的標準和要求。3.資料之間的邏輯關系是否清晰，是否相互印證。4.資料是否涵蓋了項目管理的各個關鍵環節，有無遺漏。（三）審批記錄對經過審核和審批的項目資料，應做好相應的記錄，包括審核人、審批人、審核意見、審批時間等，以便追溯和查詢。六、項目資料的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.部門資料員將審核通過的項目資料按照公司檔案室的要求進行整理和裝訂。2.填寫項目資料歸檔清單，詳細列出資料的名稱、編號、份數等信息。3.將整理好的資料和歸檔清單一并提交給公司檔案室，辦理歸檔手續。（二）存儲方式1.公司檔案室采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式。2.電子資料應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。3.紙質資料應存放在檔案柜中，按照類別和項目編號進行分類存放，便于查找和借閱。（三）存儲環境1.檔案室應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲的環境條件。2.配備必要的消防器材和防蟲藥品，確保資料的安全存儲。七、項目資料的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱項目資料的，應填寫《項目資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱和編號等信息。2.經項目負責人或相關部門負責人批準后，方可到公司檔案室查閱資料。3.涉及公司機密的項目資料，需經公司管理層批準后方可查閱。（二）借閱規定1.因工作需要借閱項目資料的，應填寫《項目資料借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得擅自復印、摘抄、涂改資料內容。4.借閱人歸還資料時，檔案室工作人員應進行仔細核對，確保資料完整無損。如發現資料有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。（三）查閱與借閱記錄檔案室應建立項目資料查閱和借閱臺賬，詳細記錄查閱人、借閱人、查閱時間、借閱時間、歸還時間等信息，以便跟蹤和管理。八、項目資料的保密管理（一）保密措施1.對涉及公司機密的項目資料，應采取加密存儲、限制訪問等保密措施。2.接觸機密資料的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.在資料的傳遞和使用過程中，應采用安全可靠的方式，防止資料泄露。（二）保密培訓1.公司定期組織項目資料保密培訓，提高員工的保密意識和技能。2.培訓內容包括保密法律法規、公司保密制度、資料保密方法等。（三）保密監督與檢查1.公司設立保密監督崗位，定期對項目資料的保密情況進行檢查。2.對違反保密制度的行為，應及時進行糾正，并按照公司規定進行處理。九、項目資料的銷毀（一）銷毀條件1.項目資料已超過保存期限，且無繼續保存價值的。2.項目已結束，相關資料經確認無需再保留的。3.因其他原因需要銷毀的資料，經公司相關部門批準后可進行銷毀。（二）銷毀流程1.由項目負責人或相關部門提出資料銷毀申請，填寫《項目資料銷毀申請表》，說明銷毀原因、資料名稱和數量等。2.經公司檔案室審核、相關部門負責人批準后，確定銷毀方式和時間。3.銷毀資料時，應至少有兩人在場，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、資料名稱和數量、銷毀人等信息。4.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。十、項目資料管理的監督與考核（一）監督機制1.公司定期對項目資料管理工作進行監督檢查，確保各項制度的有效執行。2.監督檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱、保密等環節。（二）考核指標1.資料的完整性：考核項目資料是否涵蓋了項目管理的各個方面，有無遺漏。2.資料的準確性：檢查資料中的數據、信息是否準確無誤。3.資料的及時性：評估資料是否按照規定的時間節點進行收集、整理和歸檔。4.資料的合規性：審核資料的管理是否符合公司制度和相關法律法規的要求。（三）考核結果應用1.將項目資料管理工作的考核結果與項目負責人和相關人員的績效掛鉤。2.對資料