企業(yè)外購件管理制度?一、總則（一）目的為加強企業(yè)外購件的管理，規(guī)范外購件采購、驗收、存儲、使用等環(huán)節(jié)的工作流程，確保外購件的質量符合要求，滿足生產經營需要，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)所有外購件的采購、驗收、存儲、使用、報廢等管理活動。外購件是指企業(yè)為滿足生產經營需要，從外部采購的用于產品制造、設備維修、生產運營等方面的各類零部件、原材料、輔助材料等。（三）職責分工1.采購部門負責外購件供應商的開發(fā)、評估、選擇和管理。根據生產計劃和庫存情況，編制外購件采購計劃，并組織實施采購活動。負責與供應商簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。2.質量部門制定外購件檢驗標準和檢驗流程，負責外購件的檢驗和驗收工作。對不合格外購件進行判定和處理，跟蹤不合格品的整改情況。參與供應商質量評估和管理，提供質量改進建議。3.倉庫管理部門負責外購件的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作。建立外購件庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。對外購件的存儲環(huán)境進行管理，保證外購件質量不受損。4.使用部門根據生產需要，提出外購件的需求計劃。負責對外購件的試用和使用過程中的質量反饋，協(xié)助采購部門和質量部門做好供應商管理工作。5.財務部門負責審核外購件采購合同，辦理采購款項的支付手續(xù)。對外購件采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據支持。二、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購部門根據企業(yè)生產經營需求和外購件采購計劃，通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商信息進行初步篩選，篩選條件包括供應商的生產能力、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。3.對于初步篩選合格的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察，考察內容包括供應商的生產設備、工藝流程、質量管理體系、人員配備等情況。4.根據實地考察結果，填寫供應商考察報告，對供應商進行綜合評估，確定是否納入合格供應商名錄。（二）供應商評估與選擇1.采購部門定期（每年至少一次）對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。2.質量部門負責提供供應商產品質量評估數(shù)據，倉庫管理部門負責提供供應商交貨期和交貨數(shù)量的評估數(shù)據，使用部門負責提供供應商產品使用過程中的質量反饋和售后服務評價。3.根據各部門提供的評估數(shù)據，采購部門采用加權平均法對供應商進行綜合評分，得分在[x]分以上的供應商為合格供應商，得分在[x]分以下的供應商為不合格供應商。4.對于合格供應商，采購部門根據其綜合表現(xiàn)進行分類管理，分為A、B、C三類。A類供應商為優(yōu)質供應商，采購部門應優(yōu)先與其合作；B類供應商為合格供應商，采購部門應保持與其正常合作；C類供應商為一般供應商，采購部門應加強對其管理和監(jiān)督。5.在選擇供應商時，采購部門應遵循以下原則：質量優(yōu)先原則，優(yōu)先選擇產品質量可靠的供應商。性價比最優(yōu)原則，在保證產品質量的前提下，選擇價格合理、性價比高的供應商。長期合作原則，與優(yōu)質供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，共同發(fā)展。（三）供應商日常管理1.采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。2.采購部門定期與供應商溝通，了解其生產經營情況和產品質量狀況，及時反饋企業(yè)的需求和意見，協(xié)調解決合作過程中的問題。3.質量部門定期對供應商提供的產品進行抽檢，發(fā)現(xiàn)質量問題及時通知供應商整改，并跟蹤整改情況。對于多次出現(xiàn)質量問題的供應商，采購部門應采取相應的處罰措施，直至取消其合格供應商資格。4.倉庫管理部門負責統(tǒng)計供應商的交貨情況，對于交貨期經常延誤的供應商，采購部門應與其協(xié)商解決，如仍不能解決，應考慮更換供應商。5.采購部門每年對供應商進行一次年度評價，評價結果作為下一年度供應商合作的依據。對于評價優(yōu)秀的供應商，采購部門可給予一定的獎勵；對于評價不合格的供應商，采購部門應責令其限期整改，整改仍不合格的，取消其合格供應商資格。三、采購管理（一）采購計劃編制1.使用部門根據生產計劃和庫存情況，每月底前向采購部門提交次月外購件需求計劃，需求計劃應明確外購件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期等內容。2.采購部門根據使用部門提交的需求計劃，結合庫存情況，編制外購件采購計劃。采購計劃應包括采購數(shù)量、采購時間、采購預算等內容，并報相關領導審批。3.采購計劃審批通過后，采購部門應及時組織實施采購活動。對于緊急采購需求，使用部門應填寫緊急采購申請表，經相關領導審批后，采購部門應優(yōu)先安排采購。（二）采購訂單下達1.采購部門根據采購計劃，選擇合適的供應商，向其下達采購訂單。采購訂單應明確采購產品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等內容。2.采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如遇供應商交貨期延誤或產品質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調，采取相應的措施解決問題。（三）采購合同管理1.采購部門與供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。2.采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本提交給質量部門、倉庫管理部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的工作準備。3.采購部門應定期對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題。如遇合同變更或解除，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關協(xié)議。（四）采購成本控制1.采購部門應通過市場調研、供應商談判、招標采購等方式，降低外購件采購成本。在采購過程中，應充分考慮產品質量、交貨期、售后服務等因素，確保采購成本與產品價值相匹配。2.采購部門應定期對采購成本進行分析和評估，總結采購成本控制的經驗和教訓，不斷優(yōu)化采購成本控制措施。3.財務部門應加強對采購成本的核算和監(jiān)督，嚴格審核采購費用支出，確保采購成本的真實性和合理性。四、驗收管理（一）驗收標準制定1.質量部門根據外購件的質量特性和使用要求，制定外購件檢驗標準。檢驗標準應明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗量具、合格判定標準等內容。2.檢驗標準制定后，質量部門應組織相關人員進行培訓，確保檢驗人員熟悉檢驗標準和檢驗流程。（二）驗收流程1.外購件到貨后，倉庫管理部門應及時通知質量部門進行驗收。質量部門接到通知后，應安排檢驗人員按照檢驗標準對外購件進行檢驗。2.檢驗人員首先對外購件的外包裝進行檢查，查看包裝是否完好、標識是否清晰。如發(fā)現(xiàn)外包裝破損或標識不清，應及時記錄并通知采購部門與供應商協(xié)商解決。3.檢驗人員按照檢驗標準對外購件的實物進行檢驗，檢驗項目包括外觀、尺寸、性能、質量證明文件等。對于關鍵外購件，應進行全檢；對于一般外購件，可進行抽檢。4.檢驗人員在檢驗過程中，應如實記錄檢驗數(shù)據和檢驗結果。檢驗合格的外購件，檢驗人員應在檢驗報告上簽字確認，并在產品上加蓋合格標識；檢驗不合格的外購件，檢驗人員應出具不合格報告，注明不合格原因，并將不合格產品隔離存放。5.質量部門將檢驗報告提交給采購部門，采購部門根據檢驗結果與供應商協(xié)商處理。對于合格的外購件，采購部門應安排辦理入庫手續(xù)；對于不合格的外購件，采購部門應要求供應商限期整改或退換貨。（三）驗收記錄與檔案管理1.質量部門應建立外購件驗收記錄檔案，記錄內容包括外購件名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商、到貨日期、檢驗項目、檢驗結果、檢驗人員等信息。2.驗收記錄檔案應妥善保管，保存期限不少于[x]年。保存期滿后，經相關領導批準，可進行銷毀處理。五、存儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.倉庫管理部門應根據企業(yè)生產經營需要和外購件存儲特點，合理規(guī)劃倉庫布局。倉庫應分為合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)、退貨區(qū)等不同區(qū)域，并設置明顯的標識。2.合格品區(qū)應按照外購件的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，便于管理和查找。不合格品區(qū)應將不合格外購件單獨存放，并有明顯的標識，防止與合格品混淆。待檢區(qū)應存放待檢驗的外購件，等待質量部門檢驗。退貨區(qū)應存放已辦理退貨手續(xù)的外購件。（二）入庫管理1.外購件到貨后，倉庫管理部門應按照驗收流程進行驗收。驗收合格的外購件，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明外購件名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商、到貨日期等信息。2.入庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務部門記賬，一聯(lián)交采購部門備案。倉庫管理人員應根據入庫單將外購件存放到相應的庫區(qū)，并按照規(guī)定進行標識。（三）存儲保管1.倉庫管理部門應根據外購件的特性和存儲要求，采取相應的存儲保管措施。對于易受潮、易生銹、易變質的外購件，應采取防潮、防銹、防腐等措施；對于易燃易爆、有毒有害的外購件，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。2.倉庫管理人員應定期對庫存外購件進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結束后，應編制盤點報告，說明盤點情況和盤盈盤虧原因。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。3.倉庫管理部門應保持倉庫環(huán)境整潔、通風良好，確保庫存外購件質量不受影響。同時，應做好倉庫的安全保衛(wèi)工作，防止外購件被盜、被損壞等情況發(fā)生。（四）出庫管理1.使用部門根據生產需要，填寫領料單，注明外購件名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經相關領導審批后，到倉庫領取外購件。2.倉庫管理人員接到領料單后，應認真核對領料單內容，確認無誤后，按照領料單發(fā)放外購件。發(fā)放時，應遵循先進先出、后進后出的原則，確保庫存外購件質量穩(wěn)定。3.倉庫管理人員發(fā)放外購件后，應在領料單上簽字確認，并更新庫存臺賬。領料單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交使用部門，一聯(lián)交財務部門記賬。六、使用管理（一）試用管理1.對于新采購的外購件，使用部門應按照規(guī)定進行試用。試用前，使用部門應制定試用計劃，明確試用目的、試用方法、試用時間、試用人員等內容。2.試用過程中，試用人員應認真記錄試用情況，包括產品性能、質量、使用效果等方面的信息。試用結束后，試用人員應填寫試用報告，對試用結果進行總結和評價。3.使用部門根據試用報告，對外購件是否滿足生產需要進行評估。如試用合格，使用部門應通知采購部門辦理正式采購手續(xù)；如試用不合格，使用部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。（二）日常使用管理1.使用部門應按照操作規(guī)程正確使用外購件，確保產品質量和生產安全。如發(fā)現(xiàn)外購件在使用過程中出現(xiàn)質量問題或異常情況，應及時停止使用，并通知質量部門和采購部門進行處理。2.使用部門應定期對使用的外購件進行清理和維護，保持其良好的工作狀態(tài)。對于長期不用或已損壞的外購件，使用部門應及時辦理退庫手續(xù)。3.質量部門應定期對外購件的使用情況進行跟蹤和檢查，收集使用部門的質量反饋信息，及時發(fā)現(xiàn)和解決外購件在使用過程中出現(xiàn)的質量問題。七、報廢管理（一）報廢鑒定1.對于已損壞、過期、變質等無法繼續(xù)使用的外購件，使用部門應填寫報廢申請表，注明外購件名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交給質量部門進行報廢鑒定。2.質量部門接到報廢申請表后，應組織相關人員對外購件進行鑒定，確認是否符合報廢條件。如符合報廢條件，質量部門應在報廢申請表上簽字確認，并注明鑒定意見。（二）報廢審批1.報廢申請表經質量部門鑒定通過后，使用部門應將其提交給相關領導進行審批。審批通過后，方可進行報廢處理。2.對于價值較高的外購件報廢，應報企業(yè)高層領導審批。（三）報廢處理1.經審批同意報廢的外購件，倉庫管理部門應按照規(guī)定進行處理。對于有回收價值的報廢外購件，可進行回收再利用；對于無回收價值的報廢外購件，可按照相關規(guī)定進行報廢處理，如報廢銷毀、賣給廢品回收站等。2.倉庫管理部門在進行報廢處理時，應做好記錄，包括報廢外購件名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢日期、處理方式等信息。記錄應妥善保管，保存期限不少于[x]年。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.企業(yè)內部設立監(jiān)督檢查小組，定期對外購件管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內容包括采購合同執(zhí)行情況、驗收記錄、庫存管理、使用情況、報廢處理等方面。2.監(jiān)督檢查小組應制定詳細的檢查計劃，明確檢查時間、檢查人員、檢查內容等。檢查結束后，應編寫檢查報告，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。（二）考核評價1.企業(yè)建立外購件管理考核評價制度，對采購部門、質量部門、倉庫管理部門、使用部門等