公司會議管理制度牌?一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本管理制度。本制度旨在明確各類會議的組織、流程、要求等，使會議能夠充分發揮溝通信息、協調工作、解決問題、決策部署等作用，促進公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、專項工作會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞工作目標，注重實際效果，精簡議程，提高效率，避免形式主義。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程等，相關人員需做好充分準備，確保會議能夠順利進行并達成預期目標。3.民主集中原則：鼓勵參會人員積極發言，充分表達意見和建議，同時遵循民主基礎上的集中，確保決策的科學性和準確性。4.責任落實原則：會議形成的決議、任務等應明確責任部門和責任人，確保得到有效執行和落實。二、會議分類及職責分工（一）公司級會議1.定義：由公司高層領導主持召開，涉及公司整體戰略、重大決策、重要工作部署等全局性問題的會議。2.主要類型公司年度工作會議：總結上一年度工作，部署本年度工作任務和目標。公司季度工作會議：分析季度工作進展情況，解決存在的問題，安排下季度工作重點。公司月度工作會議：匯報月度工作完成情況，協調解決工作中的困難，明確下月工作計劃。公司臨時重要會議：根據公司實際需要，臨時召開的涉及重大事項決策、重要工作協調等緊急會議。3.職責分工會議召集人：公司總經理或董事長，負責確定會議主題、議程、參會人員等，主持會議并做出決策。會議組織者：公司行政部門，負責會議的籌備工作，包括場地安排、通知發布、資料準備、會議記錄等。參會人員：公司高層領導、各部門負責人等，應按時參會，認真準備發言內容，積極參與討論和決策。（二）部門級會議1.定義：由各部門負責人主持召開，圍繞本部門工作開展情況、工作計劃、內部協調等事項的會議。2.主要類型部門周例會：每周固定時間召開，總結上周工作，安排本周工作任務，溝通部門內部工作進展和問題。部門專項工作會議：針對部門內特定專項工作召開的會議，如項目推進會議、業務培訓會議等。3.職責分工會議召集人：各部門負責人，負責確定會議主題、議程、參會人員等，主持會議并協調部門內部工作。會議組織者：各部門指定專人，負責會議的籌備工作，如通知發布、資料準備、會議記錄等。參會人員：部門全體員工或相關崗位人員，應按時參會，積極參與部門工作討論和任務安排。（三）專項工作會議1.定義：為推進公司特定專項工作而召開的會議，參會人員涉及多個部門或專業領域。2.主要類型項目啟動會議：宣布項目啟動，明確項目目標、任務、分工、時間節點等。項目進度協調會議：定期召開，匯報項目進展情況，協調解決項目推進過程中遇到的問題。跨部門溝通協調會議：針對公司內部跨部門合作事項召開的會議，促進部門間信息共享和協同工作。3.職責分工會議召集人：根據專項工作的牽頭部門或領導指定，負責確定會議主題、議程、參會人員等，主持會議并協調專項工作推進。會議組織者：專項工作的牽頭部門指定專人，負責會議的籌備工作，如通知發布、資料準備、會議記錄等。參會人員：涉及專項工作的相關部門負責人及工作人員，應按時參會，提供專業意見和建議，配合推進專項工作。三、會議組織與籌備（一）會議申請1.發起會議申請的部門或個人應填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排等信息。2.對于涉及公司級重要決策或跨部門協調的會議，需提前提交申請，經公司領導審批同意后方可召開。3.部門級會議和專項工作會議的申請，由部門負責人審批，審批通過后報行政部門備案。（二）會議通知1.行政部門或會議組織者應根據審批通過的《會議申請表》及時發布會議通知。2.會議通知應明確會議的基本信息，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等，同時可附上相關會議資料的準備要求。3.對于重要會議，應提前足夠的時間通知參會人員，確保其有足夠的時間準備。緊急會議也應在最短時間內通知到相關人員。4.會議通知可通過郵件、內部辦公系統、即時通訊工具等多種方式發布，但需確保參會人員能夠及時收到通知。（三）會議資料準備1.根據會議主題和議程，相關部門或人員應提前準備會議所需的資料，如匯報材料、數據分析報告、提案文件等。2.會議資料應內容準確、簡潔明了，突出重點，能夠支持會議討論和決策。3.會議組織者應在會議前收集并整理好各類會議資料，確保參會人員能夠在會議現場及時獲取。4.對于需要參會人員提前閱讀或研究的資料，應在會議通知中明確要求，并提前發放給參會人員。（四）會議場地安排1.根據會議規模和性質，合理安排會議場地。會議場地應具備良好的通風、采光、音響等條件，確保會議能夠順利進行。2.對于重要會議或大型會議，應提前進行場地布置，包括擺放桌椅、調試設備、設置會議標識等，營造良好的會議氛圍。3.會議場地應配備必要的服務設施，如飲用水、文具等，為參會人員提供便利。（五）會議設備調試1.在會議前，會議組織者應安排專人對會議所需的設備進行調試，包括投影儀、音響、麥克風、視頻會議設備等，確保設備正常運行。2.提前檢查設備的連接情況、信號傳輸質量等，對可能出現的問題做好預案，確保會議過程中不會因設備故障影響會議進行。3.對于視頻會議，應提前測試網絡連接情況，確保畫面清晰、聲音流暢，參會各方能夠正常溝通交流。四、會議流程（一）會議開場1.會議主持人應提前到達會議場地，做好準備工作。2.會議開始時，主持人應簡要介紹會議的主題、目的、議程安排以及參會人員，確保參會人員對會議有清晰的了解。3.主持人宣布會議開始后，可對近期公司的重要工作或事件進行簡要回顧，為會議討論做好鋪墊。（二）會議匯報與發言1.按照會議議程安排，相關人員依次進行工作匯報或發言。匯報內容應簡潔明了，重點突出工作進展、取得的成績、存在的問題及下一步工作計劃等。2.發言人員應提前做好準備，控制發言時間，避免冗長和無關內容。在發言過程中，應保持條理清晰，邏輯連貫，可適當使用數據、圖表等輔助說明。3.其他參會人員如有意見或建議，應在發言人員結束后舉手示意，經主持人同意后發表觀點。發言應尊重他人，避免打斷他人發言，注重建設性和針對性。（三）會議討論與交流1.主持人應引導參會人員圍繞會議主題進行充分討論，鼓勵不同觀點的碰撞和交流。討論過程中，應保持開放、包容的態度，充分聽取各方意見。2.對于討論中出現的分歧和爭議，主持人應及時進行協調和引導，確保討論能夠在理性、有序的氛圍中進行。必要時，可組織參會人員進行深入分析和研究，尋求最佳解決方案。3.在討論過程中，會議組織者應做好記錄，及時捕捉重要觀點和建議，為后續會議決策提供參考。（四）會議決策與決議1.根據會議討論情況，主持人應及時總結會議成果，明確會議達成的決策和決議。決策和決議應清晰、明確，具有可操作性。2.對于重要決策，應詳細闡述決策的依據、目標和實施步驟，確保參會人員對決策有全面的理解。3.會議形成的決策和決議應記錄在案，明確責任部門和責任人，以及完成時間節點等要求。（五）會議總結1.在會議接近尾聲時，主持人應對會議進行總結，回顧會議的主要內容、討論結果、決策和決議等。2.對會議中表現優秀的人員或部門給予肯定和表揚，對會議組織過程中存在的問題進行反思和總結，提出改進措施。3.主持人宣布會議結束后，參會人員應有序離場。會議組織者應及時整理會議資料，對會議記錄進行整理和歸檔。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.會議記錄應由專人負責，記錄人員應具備良好的文字記錄能力和溝通理解能力。2.會議記錄應準確、完整地記錄會議的基本信息、參會人員發言內容、討論情況、決策和決議等。記錄過程中應盡量使用原話，確保記錄的真實性和客觀性。3.會議記錄可采用紙質記錄或電子記錄的方式，記錄人員應在會議結束后及時對記錄進行整理和補充，確保記錄內容清晰、準確。4.對于重要會議或涉及公司機密信息的會議，會議記錄應妥善保管，嚴格遵守公司保密制度。（二）會議紀要1.根據會議記錄，會議組織者應及時整理會議紀要。會議紀要應突出會議的重點內容、決策和決議等，語言簡潔明了，邏輯清晰。2.會議紀要應經會議主持人審核確認后發布。對于需要公司高層領導審批的會議紀要，應按照規定流程進行審批。3.會議紀要發布后，應及時傳達給參會人員及相關部門，確保相關人員能夠了解會議精神和工作要求。4.會議紀要應作為公司重要的文件資料進行存檔，以備后續查閱和參考。六、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應遵守會議秩序，將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議期間接聽電話、玩手機、隨意走動或從事與會議無關的事情。3.參會人員應認真傾聽他人發言，積極參與會議討論，尊重他人意見，不得打斷他人發言或進行人身攻擊。4.參會人員應嚴格保守會議機密，不得將會議討論的內容泄露給無關人員。對于涉及公司商業秘密、敏感信息等會議內容，應嚴格按照公司保密制度執行。（二）會議組織者要求1.會議組織者應提前做好會議籌備工作，確保會議各項準備工作充分、到位。2.會議組織者應合理安排會議議程和時間，控制會議節奏，避免會議過長或過短，確保會議能夠高效進行。3.會議組織者應認真組織會議討論，引導參會人員圍繞會議主題進行發言和交流，確保會議討論能夠達成預期效果。4.會議組織者應及時整理會議記錄和紀要，確保記錄準確、紀要及時發布，并跟蹤會議決策和決議的執行情況。七、會議執行與監督（一）會議決策執行1.會議形成的決策和決議，責任部門和責任人應按照要求認真組織實施，確保各項工作落到實處。2.在執行過程中，如遇到問題或困難，責任部門應及時向相關領導匯報，并積極尋求解決方案。3.對于涉及多個部門協同執行的決策和決議，各部門應加強溝通與協作，共同推進工作進展。（二）會議監督與檢查1.公司行政部門或相關領導應定期對會議決策和決議的執行情況進行監督與檢查，確保各項工作按計劃推進。2.監督檢查