運輸集團會議管理制度?一、總則（一）目的為規范運輸集團會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運輸集團總部及所屬各單位召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題會議、臨時會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議議程和參會人員，提高會議效率，避免形式主義。2.分級負責原則：根據會議性質和內容，明確會議組織和主持的責任主體，分級負責會議的組織和管理。3.充分準備原則：會前應做好充分準備，明確會議主題、議程、時間、地點、參會人員等，確保會議順利進行。4.嚴肅紀律原則：參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時參會，認真聽取會議內容，積極參與討論，不得隨意遲到、早退、缺席或中途退場。二、會議分類及組織（一）工作例會1.會議周期：每周[X]召開一次，如遇節假日或特殊情況可適當調整。2.參會人員：集團領導、總部各部門負責人、所屬各單位主要負責人。3.會議內容：總結上周工作情況，分析存在的問題，部署本周工作任務；通報重要事項和工作進展情況；協調解決工作中存在的問題。4.組織部門：集團辦公室（二）專題會議1.會議周期：根據工作需要不定期召開。2.參會人員：根據會議主題確定，一般包括相關部門負責人、專業技術人員、業務骨干等。3.會議內容：針對特定的工作問題或業務領域進行深入討論和研究，提出解決方案和措施；對重要項目、工作方案、政策法規等進行審議和決策。4.組織部門：由相關業務部門負責組織，如需集團領導主持或參會，由集團辦公室協調安排。（三）臨時會議1.會議周期：根據突發情況或緊急工作需要隨時召開。2.參會人員：根據會議內容確定，一般為與相關工作直接相關的人員。3.會議內容：及時傳達上級指示精神，部署緊急工作任務；協調解決突發問題或突發事件；對臨時性工作進行安排和調度。4.組織部門：由相關部門或單位根據實際情況自行組織，如需集團領導參會，由集團辦公室協調安排。（四）視頻會議1.會議周期：根據工作需要不定期召開。2.參會人員：集團總部及所屬各單位相關人員，根據會議通知要求參加。3.會議內容：與工作例會、專題會議等類似，通過視頻會議系統進行遠程溝通和交流。4.組織部門：集團辦公室負責視頻會議系統的技術支持和保障工作，相關業務部門負責會議內容的準備和組織工作。三、會議籌備（一）會議申請1.各部門或單位如需召開會議，應提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、議程、時間、地點、參會人員、會議目的、預計會議時長等內容，并提交給會議組織部門。2.會議組織部門收到《會議申請表》后，應進行審核，對于不符合要求的申請，應及時反饋給申請部門或單位，并要求其補充或修改相關信息。（二）會議通知1.會議組織部門根據審核通過的《會議申請表》，制定會議通知，并提前[X]個工作日發送給參會人員。2.會議通知應包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員、會議要求等內容，確保參會人員清楚了解會議相關信息。3.對于重要會議或參會人員較多的會議，應采用多種通知方式，如郵件、短信、電話等，確保通知到位。（三）會議資料準備1.根據會議主題和議程，準備相關會議資料，如匯報材料、文件、數據報表、演示文稿等。2.會議資料應內容準確、邏輯清晰、重點突出，確保能夠為會議討論和決策提供充分的依據。3.會議資料應提前發放給參會人員，以便其提前了解會議內容，做好參會準備。（四）會議場地安排1.根據會議規模和參會人員數量，合理安排會議場地，確保會議場地寬敞、舒適、通風良好，并配備必要的會議設備，如投影儀、音響設備、麥克風等。2.會議組織部門應提前檢查會議場地的設施設備是否正常運行，確保會議順利進行。3.對于重要會議或有特殊要求的會議，應安排專人負責會議場地的布置和服務工作，營造良好的會議氛圍。（五）會議人員安排1.明確會議主持人，主持人應具備較強的組織協調能力和溝通能力，能夠有效地引導會議進程，確保會議按照預定議程進行。2.根據會議需要，安排會議記錄人員，負責記錄會議內容、決議和主要觀點等，形成會議紀要。3.對于大型會議或有現場演示環節的會議，應安排技術支持人員，確保會議設備的正常運行和演示效果。四、會議召開（一）會議簽到1.參會人員應提前到達會議現場，在會議簽到處簽到，簽到表應記錄參會人員姓名、部門、職務等信息。2.會議組織部門應安排專人負責會議簽到工作，對遲到、早退、缺席的參會人員進行記錄，并及時向會議主持人報告。（二）會議開場1.會議主持人應提前到達會議現場，做好會議開場準備工作。2.會議開場時，主持人應簡要介紹會議目的、議程和參會人員，強調會議紀律和要求，確保會議順利進行。（三）會議進行1.會議按照預定議程進行，主持人應引導參會人員圍繞會議主題展開討論，鼓勵大家積極發言，充分發表自己的意見和建議。2.參會人員應認真聽取他人發言，尊重他人意見，不得隨意打斷或干擾他人發言。如有不同意見，應在他人發言結束后，禮貌地提出自己的看法和建議。3.會議記錄人員應認真記錄會議內容，包括會議討論的要點、提出的問題、解決方案、決議等，確保會議記錄準確、完整。（四）會議討論1.對于重要問題或決策事項，應組織參會人員進行充分討論，廣泛征求各方意見，確保決策的科學性和合理性。2.在討論過程中，主持人應引導參會人員圍繞主題進行討論，避免跑題或偏離主題。對于討論中出現的爭議或分歧，應及時進行協調和溝通，尋求共識。3.參會人員應積極參與討論，認真分析問題，提出切實可行的解決方案和建議。對于涉及多個部門或單位的問題，應加強部門之間的溝通與協作，共同研究解決辦法。（五）會議決策1.根據會議討論情況，主持人應及時總結會議成果，形成會議決議。會議決議應明確決議事項、責任部門、責任人、完成時間等內容，確保決議能夠得到有效執行。2.對于重大決策事項，應提交集團領導班子或相關決策機構進行審議和決策。在決策過程中，應充分聽取各方意見，進行深入分析和論證，確保決策的科學性和合法性。3.會議決議形成后，應及時傳達給相關部門和人員，并要求其認真貫徹執行。對于決議執行過程中出現的問題，應及時反饋給會議組織部門，以便協調解決。（六）會議結束1.會議結束時，主持人應簡要總結會議內容和成果，再次強調會議決議和工作要求，感謝參會人員的支持與配合。2.參會人員應有序離開會議現場，不得在會議場地內逗留或喧嘩。3.會議組織部門應及時清理會議場地，整理會議資料，關閉會議設備，做好會議后續工作。五、會議紀要（一）紀要撰寫1.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，撰寫會議紀要。會議紀要應客觀、準確地反映會議內容和決議，突出重點，語言簡潔明了。2.會議紀要應包括會議基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議內容摘要、會議決議、責任部門及責任人、完成時間等內容。3.對于重要會議或有重大決策事項的會議紀要，應經會議主持人審核后，提交集團領導審閱。（二）紀要發放1.會議紀要經審核通過后，應及時發放給參會人員和相關部門。發放方式可采用郵件、內部辦公系統等形式，確保參會人員能夠及時收到會議紀要。2.會議紀要應作為工作安排和執行的重要依據，各部門和人員應認真貫徹落實會議紀要精神，按照會議決議要求開展工作。（三）紀要存檔1.會議組織部門應將會議紀要進行存檔，建立會議紀要檔案，以便日后查閱和參考。2.會議紀要檔案應按照時間順序和會議主題進行分類整理，確保檔案資料的完整性和規范性。六、會議跟蹤與反饋（一）決議跟蹤1.會議組織部門應對會議決議的執行情況進行跟蹤檢查，及時掌握決議執行進度和效果。2.責任部門應按照會議決議要求，制定詳細的工作計劃和措施，明確工作進度和責任人，確保決議能夠按時、高質量完成。3.對于決議執行過程中出現的問題或困難，責任部門應及時向會議組織部門報告，并提出解決方案和建議，以便協調解決。（二）反饋機制1.建立會議反饋機制，鼓勵參會人員對會議內容、決議執行情況等提出意見和建議。反饋方式可采用書面報告、電子郵件、內部溝通平臺等形式。2.會議組織部門應及時收集和整理參會人員的反饋意見，并進行分析和研究。對于合理的意見和建議，應及時反饋給相關部門，并督促其進行改進和完善。3.定期對會議效果進行評估，總結經驗教訓，不斷改進會議組織和管理工作，提高會議質量和效率。七、會議紀律與要求（一）參會紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會，應提前向會議主持人請假，并安排其他人員代為參會。2.參會人員應遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間接聽電話、玩手機、交頭接耳、隨意走動等，確保會議能夠順利進行。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得發表與會議主題無關的言論或進行無關的活動。（二）保密要求1.對于會議討論的涉及公司機密、商業秘密、敏感信息等內容，參會人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.在會議過程中，如需使用涉及公司機密的文件、資料、數據等，應妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。會議結束后，應及時歸還相關資料。3.對于違反保密規定的行為，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。（三）發言規范1.參會人員在會議發言時，應語言簡潔明了、邏輯清晰、觀點明確，避免冗長、繁瑣、模糊的表述。2.發言內容應圍繞會議主題展開，突出重點，避免偏離主題或泛泛而談。如有不