集團物資采購管理制度?總則1.目的為規范集團物資采購管理，加強內部控制，降低采購成本，保證物資質量，提高采購效率，滿足集團生產經營需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團總部及所屬各子公司、分公司的物資采購活動。3.基本原則按需采購原則：根據集團生產經營計劃和實際需求，合理安排物資采購，避免盲目采購和積壓浪費。質量優先原則：采購物資應符合國家相關標準和集團要求，確保物資質量可靠，滿足生產經營需要。價格合理原則：在保證物資質量的前提下，通過市場調研、招標、談判等方式，選擇性價比高的物資供應商，降低采購成本。公開透明原則：采購活動應遵循公開、公平、公正的原則，嚴格按照規定的程序和方法進行，確保采購過程透明，結果公正。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的賄賂和不正當利益，確保采購活動廉潔、公正。采購組織與職責1.采購決策機構集團設立采購決策委員會，負責審議和決策重大物資采購事項。采購決策委員會由集團領導、相關部門負責人等組成。2.采購管理部門集團總部設立采購管理部，負責集團物資采購的統一管理和協調工作。各子公司、分公司應設立相應的采購管理部門或指定專人負責物資采購管理工作。采購管理部門的主要職責包括：制定采購管理制度和流程：根據集團相關規定，制定本單位的采購管理制度和流程，并組織實施。編制采購計劃：根據集團生產經營計劃和實際需求，編制年度、季度和月度采購計劃，并組織實施。供應商管理：建立供應商檔案，對供應商進行評估、選擇、考核和管理，確保供應商提供的物資質量可靠、價格合理、交貨及時。采購執行：按照采購計劃和審批程序，組織物資采購活動，與供應商簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況，確保物資按時、按質、按量供應。采購成本控制：通過市場調研、招標、談判等方式，降低采購成本，提高采購效益。采購風險管理：識別、評估和應對采購過程中的風險，確保采購活動的順利進行。采購信息管理：收集、整理和分析采購信息，為集團決策提供支持。3.需求部門各需求部門負責提出物資采購需求，提供物資規格、型號、數量等詳細信息，并參與采購過程中的技術交流、驗收等工作。采購計劃管理1.采購計劃的編制年度采購計劃：各需求部門應于每年第四季度末，根據集團下一年度生產經營計劃和預算，編制本部門的年度采購計劃，并報采購管理部門匯總。采購管理部門對各需求部門的年度采購計劃進行審核、平衡后，編制集團年度采購計劃，報采購決策委員會審議批準。季度采購計劃：采購管理部門應于每季度末，根據集團年度采購計劃和本季度實際生產經營情況，編制下一季度采購計劃，并報采購決策委員會備案。月度采購計劃：各需求部門應于每月25日前，根據本部門的生產經營計劃和實際需求，編制下月度采購計劃，并報采購管理部門匯總。采購管理部門對各需求部門的月度采購計劃進行審核、平衡后，編制集團月度采購計劃，并組織實施。2.采購計劃的調整因生產經營計劃變更、市場需求變化等原因，需要調整采購計劃的，需求部門應及時填寫《采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容等，并報采購管理部門審核。采購管理部門審核同意后，報采購決策委員會批準。采購管理部門根據批準的采購計劃調整申請表，及時調整采購計劃，并組織實施。采購方式1.招標采購對于金額較大、技術復雜、通用性強的物資采購項目，應采用招標采購方式。招標采購應按照國家相關法律法規和集團規定的程序進行，包括發布招標公告、資格預審、發售招標文件、開標、評標、定標等環節。2.詢價采購對于金額較小、市場價格比較透明、技術要求不高的物資采購項目，可采用詢價采購方式。詢價采購應向至少三家以上供應商發出詢價函，要求供應商報價，并對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為成交供應商。3.競爭性談判采購對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的，不能事先計算出價格總額的物資采購項目，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應按照國家相關法律法規和集團規定的程序進行，包括成立談判小組、制定談判文件、確定邀請參加談判的供應商名單、談判、確定成交供應商等環節。4.單一來源采購符合下列情形之一的物資采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應按照國家相關法律法規和集團規定的程序進行，包括成立采購小組、與供應商進行談判、確定成交供應商等環節。供應商管理1.供應商選擇供應商篩選：采購管理部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫，并對供應商進行篩選，選擇符合集團要求的供應商作為潛在供應商。供應商評估：采購管理部門應對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。評估可采用實地考察、問卷調查、數據分析等方式進行。供應商選擇：采購管理部門根據供應商評估結果，選擇綜合實力較強、信譽良好、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商作為集團的合格供應商，并與合格供應商簽訂合作協議。2.供應商考核考核指標：采購管理部門應建立供應商考核指標體系，對供應商的交貨期、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行考核。考核指標應明確、具體、可量化，并根據集團實際情況進行調整。考核周期：采購管理部門應定期對供應商進行考核，考核周期可分為月度、季度、年度等。考核方式：采購管理部門可通過實地考察、數據分析、用戶反饋等方式對供應商進行考核。考核結果應及時反饋給供應商，并要求供應商針對存在的問題進行整改。3.供應商淘汰對于考核不合格、出現嚴重質量問題、違反合作協議等情況的供應商，采購管理部門應及時將其列入淘汰名單，并停止與其合作。同時，采購管理部門應及時尋找新的供應商，確保物資采購的順利進行。采購合同管理1.合同簽訂采購管理部門應根據采購計劃和審批結果，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同執行采購管理部門應跟蹤采購合同的執行情況，及時掌握供應商的生產進度、發貨情況、到貨時間等信息。如發現供應商未能按照合同約定履行義務，應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取措施解決問題。如供應商未能按時交貨、產品質量不符合要求等，采購管理部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。3.合同變更與解除在采購合同履行過程中，如因市場變化、生產經營計劃調整等原因需要變更合同內容的，采購管理部門應及時與供應商協商，簽訂合同變更協議。如因不可抗力、供應商違約等原因需要解除合同的，采購管理部門應按照合同約定和相關法律法規的規定，及時通知供應商，并辦理合同解除手續。4.合同歸檔采購管理部門應建立采購合同檔案，對采購合同的簽訂、執行、變更、解除等情況進行詳細記錄，并妥善保管。采購合同檔案應包括合同文本、審批文件、往來信函、驗收報告、付款憑證等資料。采購驗收管理1.驗收標準采購管理部門應根據采購合同和相關標準，制定物資驗收標準。驗收標準應明確物資的規格、型號、數量、質量、外觀等方面的要求。2.驗收程序到貨通知：物資到貨前，采購管理部門應及時通知需求部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。初步驗收：物資到貨后，需求部門應組織相關人員對物資的數量、規格、型號、外觀等進行初步驗收。初步驗收合格后，需求部門應填寫《物資初步驗收報告》。質量檢驗：質量檢驗部門應按照驗收標準對物資進行質量檢驗。質量檢驗合格后，質量檢驗部門應填寫《物資質量檢驗報告》。最終驗收：需求部門和質量檢驗部門完成初步驗收和質量檢驗后，采購管理部門應組織相關人員對物資進行最終驗收。最終驗收合格后，采購管理部門應填寫《物資最終驗收報告》。3.驗收結果處理驗收合格：如物資驗收合格，采購管理部門應按照采購合同約定及時辦理付款手續。驗收不合格：如物資驗收不合格，采購管理部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取措施解決問題。如供應商未能按時解決問題或解決后仍不符合要求的，采購管理部門應按照合同約定追究供應商的違約責任，并要求供應商退換貨或賠償損失。采購付款管理1.付款申請采購管理部門應根據采購合同和物資驗收情況，及時填寫《采購付款申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、價格、合同編號、驗收情況等信息，并附上采購合同、驗收報告、發票等相關資料，報財務部門審核。2.付款審批財務部門應按照集團財務管理制度和審批流程，對采購付款申請表進行審核。審核內容包括采購合同的真實性、合法性、有效性，物資驗收情況的真實性、準確性，發票的真實性、合法性等方面。審核通過后，報相關領導審批。3.付款執行財務部門根據領導審批結果，及時辦理采購付款手續。付款方式應按照采購合同約定執行，可采用支票、匯票、電匯、網上銀行等方式支付。采購風險管理1.風險識別采購管理部門應定期對采購過程中的風險進行識別，識別內容包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等方面。2.風險評估采購管理部門應采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，評估風險發生的可能性和影響程度。3.風險應對采購管理部門應根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，降低風險發生的可能性和影響程度。風險應對措施可包括風險規避、風險減輕、風險轉移、風險接受等方面。監督與檢查1.內部審計監督集團內部審計部門應定期對集團物資采購管理情況進行審計監督，檢查采購管理制度的執行情況、采購計劃